PDF 파일 수가 많고 키워드가 완전히 일치하지 않을 경우, 기존의 정밀 검색 및 바꾸기는 비효율적인 경우가 많습니다. 이 글에서는 실제 스크린샷을 통해 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 PDF 텍스트를 일괄 바꾸는 방법을 설명합니다. 먼저 여러 PDF 파일을 가져온 후, 처리 옵션에서 수식 퍼지 검색으로 텍스트를 찾고, April|May를 사용하여 여러 영문 월을 매칭하며, \d{4}로 네 자리 연도를 매칭한 다음, 각각 August와 2026으로 바꿉니다. 이는 사무직 직원이 PDF 보고서, 계약서, 번호 및 날짜 정보를 일괄 업데이트하는 데 적합합니다.
파일 보관, 자료 업데이트, 계약 수정 및 보고서 유지 관리에서 PDF 키워드 일괄 교체는 매우 일반적인 사무실 요구 사항입니다. 많은 경우 하나의 PDF만 수정하는 것이 아니라 여러 개의 PDF를 일괄적으로 수정해야 하며, 완전히 동일한 단어 하나만 교체하는 것이 아니라 유사한 텍스트 유형을 교체해야 합니다. 예를 들어 어떤 파일에는 April이 있고 어떤 파일에는 May가 있으며, 어떤 파일의 연도는 2017이고 어떤 파일은 다른 네 자리 숫자일 수 있습니다. PDF를 하나씩 열어 수동으로 검색하면 시간이 많이 걸릴 뿐만 아니라 모든 처리를 일관되게 유지하기도 어렵습니다.
이 글에서는 "와일드카드를 사용하여 여러 PDF 파일의 키워드를 일괄적으로 퍼지 검색 및 교체"하는 방법을 중심으로 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 활용하여 이러한 작업을 완료하는 방법을 시연합니다. 이 소프트웨어는 사무실 문서 일괄 처리 도구에 속하며, 핵심 가치는 반복적인 파일 작업을 구성 가능하고 일괄 실행 가능한 워크플로우로 전환하는 데 있습니다. 이 글의 예시에서는 PDF 내의 "April 13, 2017"을 "August 13, 2026"으로 처리하며, 여기서 월과 연도는 규칙 매칭을 통해 처리되고 날짜의 "13"은 그대로 유지됩니다.
적용 시나리오: 유사 텍스트가 고정 텍스트보다 퍼지 검색에 더 적합합니다.
일반 찾기 및 바꾸기는 고정된 텍스트 처리에 적합합니다. 예를 들어 모든 "이전 회사 이름"을 "새 회사 이름"으로 교체하는 경우입니다. 하지만 여러 PDF 파일에서는 텍스트 구조는 유사하지만 구체적인 내용이 다른 경우가 더 많습니다. 이때 퍼지 검색이나 와일드카드 규칙이 더욱 실용적입니다. 여러 변형을 한 번에 매칭할 수 있기 때문입니다.
다음 시나리오는 특히 이 글에서 설명하는 방법을 사용하기에 적합합니다.
- PDF의 날짜를 일괄 업데이트하여 이전 월과 연도를 새 날짜 정보로 통일 교체합니다.
- PDF 보고서의 번호(예: 프로젝트 번호, 보고서 번호, 배치 번호)를 일괄 처리합니다.
- 계약서, 공지사항, 규정 파일의 부서명, 담당자 이름, 단체명을 일괄 교체합니다.
- PDF 템플릿의 버전 번호, 연도, 월, 게시 주기를 일괄 수정합니다.
- 여러 PDF를 동시에 처리해야 하며, 원본 레이아웃을 유지하고 싶고 Word나 docx로 하나씩 복사하여 수정하고 싶지 않은 경우.
업무에서 doc, docx, xlsx, pptx 등의 파일도 다루는 경우 동일한 일괄 처리 방식을 적용할 수 있습니다. 먼저 파일 형식을 확인하고, 해당 도구를 선택한 다음, 통일된 규칙을 설정하면 됩니다. 이 글에서는 PDF 형식에 중점을 둡니다. PDF는 공식 문서에서 가장 흔하게 사용되며, 사용자가 반복적으로 파일을 열고 수동으로 수정하는 워크플로우에 빠지기 쉽기 때문입니다.
결과 미리보기: 처리 전후 비교로 규칙의 작용을 더 쉽게 이해합니다.
예시에서는 처리 전에 4개의 PDF 파일이 있으며, 각각 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf로 명명되었습니다. 이 파일들은 동일한 업데이트 대상 자료 그룹으로 간주할 수 있으며, 동일한 키워드 교체 규칙을 적용하는 것이 목표입니다.
처리 전 PDF를 열면 표지 날짜 위치에 "April 13, 2017"이 표시됩니다. 빨간색 상자는 수정해야 할 월과 연도를 각각 표시합니다. 여기서 "April 13, 2017" 전체 문자열을 하나의 완전한 문자열로 교체하는 것이 아닙니다. 그렇게 하면 날짜의 일수까지 포함되기 때문입니다. 더 유연한 방법은 월과 연도만 매칭하고 중간의 "13"은 자연스럽게 유지되도록 하는 것입니다.
처리 후 PDF 페이지의 날짜는 "August 13, 2026"으로 표시됩니다. 비교해 보면, 소프트웨어가 대상 부분을 정확하게 교체했음을 알 수 있습니다. April은 August로, 2017은 2026으로 변경되었습니다. 이 결과는 여러 행 규칙과 퍼지 매칭을 통해 PDF의 유사한 텍스트를 수동으로 일일이 편집하지 않고 일괄 교체할 수 있음을 보여줍니다.
작업 단계: 도구 선택부터 와일드카드 규칙 설정까지
1단계: PDF 도구 분류 열기
HeSoft Doc Batch Tool 메인 인터페이스의 왼쪽은 기능 분류로, 파일명, 폴더명, 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구 등이 있습니다. 이번 처리 대상이 PDF 파일이므로 먼저 "PDF 도구"를 선택합니다. 오른쪽 기능 카드에서 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 찾습니다.
이 기능을 선택하면 전용 PDF 키워드 찾기 및 바꾸기 워크플로우로 진입할 수 있습니다. 스크린샷에서 이 기능의 설명은 "PDF 파일 내용에서 키워드 일괄 찾기 및 바꾸기"로, 이 글의 요구 사항과 완벽하게 일치합니다. 많은 양의 PDF 텍스트를 처리해야 하는 사람에게 먼저 올바른 기능 진입점으로 들어가는 것은 단일 파일 편집 도구에서 반복 작업하는 것을 방지해 줍니다.
2단계: PDF 파일 추가 또는 가져오기
기능 페이지에 들어가면 첫 번째 단계는 "처리할 레코드 선택"입니다. 인터페이스 오른쪽 상단에는 "파일 추가"와 "폴더에서 파일 가져오기"가 제공됩니다. 지정된 몇 개의 PDF만 처리해야 하는 경우 파일 추가를 사용할 수 있습니다. 모든 PDF가 동일한 디렉토리에 있다면 폴더에서 가져오기가 더 편리합니다.
가져오기가 완료되면 파일이 표에 나타납니다. 예시 표에는 파일명, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간을 포함한 4개의 PDF 레코드가 표시됩니다. 여기서 두 가지를 중점적으로 확인하는 것이 좋습니다. 첫째, 레코드 수가 처리할 파일 수와 일치하는지, 둘째, 경로가 올바른 디렉토리인지입니다. 일괄 처리의 특징은 한 번의 작업으로 여러 파일에 영향을 미친다는 점이므로 초기 목록 확인은 매우 중요합니다.
3단계: 처리 옵션 진입 및 수식 퍼지 찾기 활성화
파일이 정확한지 확인했으면 인터페이스 하단의 "다음"을 클릭하여 "처리 옵션 설정"으로 들어갑니다. 찾기 방식 영역에서 "텍스트 정확히 찾기"와 "수식으로 퍼지 찾기" 두 가지 옵션을 볼 수 있습니다. 이 예에서는 월과 연도를 규칙으로 매칭해야 하므로 "수식으로 퍼지 찾기"를 선택합니다.
대상 텍스트에 변동이 있을 때, 수식 기반 퍼지 찾기가 정확히 찾기보다 더 적합합니다. 예를 들어 모든 PDF에 어떤 연도가 나타나는지 확실히 알지 못하지만 연도가 모두 네 자리 숫자임을 확신하거나, April과 May를 모두 August로 교체하려는 경우입니다. 이 경우 가능한 모든 텍스트를 나열하는 것보다 규칙으로 대상을 표현하는 것이 더 효율적입니다.
4단계: 왼쪽 및 오른쪽 목록에 해당 교체 관계 작성
"찾을 키워드 목록"에서 첫 번째 줄에 "April|May"를, 두 번째 줄에 "\d{4}"를 입력합니다. 여기서 "April|May"는 April 또는 May를 매칭함을 의미하고, "\d{4}"는 연속된 네 자리 숫자를 매칭함을 의미합니다. "바꿀 키워드 목록"에서는 첫 번째 줄에 "August", 두 번째 줄에 "2026"을 입력합니다.
작성 시 핵심 원칙을 이해해야 합니다. 왼쪽의 각 줄과 오른쪽의 각 줄은 일대일로 대응됩니다. 왼쪽 첫 번째 줄에서 매칭된 내용은 오른쪽 첫 번째 줄의 내용으로 교체되고, 왼쪽 두 번째 줄에서 매칭된 내용은 오른쪽 두 번째 줄의 내용으로 교체됩니다. 따라서 이 예시에서 최종적으로 달성하는 효과는 월을 August로, 연도를 2026으로 교체하는 것입니다. 이후 다른 키워드를 추가로 교체해야 한다면 행을 계속 추가할 수 있지만, 행 번호가 어긋나지 않도록 해야 합니다.
스크린샷에는 "도움말", "변수"와 같은 안내 진입점과 "입력하지 않으면 삭제"라는 설명도 표시됩니다. 이 글의 목표는 삭제가 아닌 교체이므로 오른쪽 교체 내용을 완전하게 입력해야 합니다. 중요한 파일의 경우, 규칙의 의미를 이해하지 못한 상태에서 일괄 삭제 작업을 실행하는 것은 권장되지 않습니다.
5단계: 지정된 위치에 저장 및 결과 확인
설정이 완료되면 계속 "다음"을 클릭합니다. 작업 흐름에서 이어서 저장 위치를 설정한 후 처리를 시작합니다. 안전을 위해 처리된 PDF를 원본 파일을 직접 덮어쓰지 않고 새로운 출력 디렉토리에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 특정 규칙의 매칭 범위가 너무 넓다는 것을 발견해도 규칙을 수정하여 다시 처리할 수 있습니다.
처리가 완료되면 출력 PDF를 열어 결과를 확인합니다. 먼저 예시에서 빨간색 상자 위치가 "April 13, 2017"에서 "August 13, 2026"으로 변경되었는지 확인한 후 다른 PDF를 무작위로 검사할 수 있습니다. 일괄 작업의 경우, 텍스트가 성공적으로 교체되었는지 확인하는 것뿐만 아니라 PDF 페이지 표시가 정상인지, 특히 텍스트 길이 변화가 시각적 레이아웃에 영향을 미치지 않는지도 확인해야 합니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. 와일드카드 규칙은 포괄적일수록 좋을까요?
그렇지 않습니다. 규칙이 포괄적일수록 관련 없는 내용을 매칭할 위험이 높아집니다. 예를 들어 "\d{4}"는 연도를 매칭할 수 있지만 특정 네 자리 번호도 매칭할 수 있습니다. PDF에 보고서 번호, 페이지 번호 또는 기타 네 자리 숫자가 동시에 존재하는 경우 잘못 교체될 가능성을 먼저 평가해야 합니다. 필요한 경우 규칙 범위를 좁히거나 배치별로 처리해야 합니다.
2. 소량의 PDF로 먼저 테스트하는 것이 권장되는 이유는 무엇인가요?
일괄 처리의 장점은 속도이지만, 규칙을 잘못 작성하면 오류도 빠르게 확대됩니다. 먼저 1~2개의 PDF로 테스트하여 규칙, 교체 내용, 출력 위치가 모두 정확한지 확인할 수 있습니다. 테스트 결과 이상이 없으면 모든 파일을 처리하여 재작업 위험을 줄일 수 있습니다.
3. 교체된 PDF는 수동으로 재검토해야 하나요?
재검토하는 것이 좋습니다. 특히 공식 계약서, 보고서, 외부 배포 자료의 경우 일괄 처리 후 주요 페이지를 무작위로 확인해야 합니다. PDF 텍스트 교체는 글꼴, 위치, 길이 변경을 수반할 수 있으므로, 재검토를 통해 결과가 정확하고 레이아웃 요구 사항을 충족하는지 확인할 수 있습니다.
4. Word로 변환 후 바꾸는 것과 비교했을 때 어떤 이점이 있나요?
PDF를 Word, docx로 변환한 후 바꾸는 것도 하나의 방법이지만, 변환 과정에서 레이아웃이 변경될 수 있습니다. PDF에서 직접 일괄 찾기 및 바꾸기를 수행하면 변환 단계를 줄일 수 있어 소량의 텍스트 필드만 수정하는 시나리오에 더 적합합니다. 물론 본문 구조를 대대적으로 편집해야 한다면 실제 필요에 따라 적절한 도구를 선택해야 합니다.
요약: 여러 PDF의 유사한 키워드를 한 번에 처리 완료
이 글에서는 실제 예시를 통해 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 여러 PDF 파일에 대해 수식 기반 퍼지 찾기 및 키워드 일괄 교체를 실행하는 방법을 설명했습니다. 작업 방식은 복잡하지 않습니다. PDF 도구로 진입하여 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 선택하고, 여러 PDF를 가져온 다음, 처리 옵션에서 "수식으로 퍼지 찾기"를 선택한 후, 찾기 규칙과 교체 결과를 입력하고, 마지막으로 저장 위치를 설정하고 처리를 시작합니다.
날짜, 연도, 월, 번호, 이름 등 규칙적으로 변하는 콘텐츠의 경우 와일드카드와 수식 기반 퍼지 찾기를 통해 반복 작업을 크게 줄일 수 있습니다. 정식 처리하기 전에 먼저 파일을 백업하고 규칙을 테스트한 후 일괄 실행하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 사무용 소프트웨어의 파일 일괄 처리 효율성을 활용하면서 잘못된 교체로 인한 위험도 최대한 피할 수 있습니다.