번호로 시작하는 txt 파일을 대량으로 처리할 때, 여전히 수동으로 101, 102, 103을 검색하고 폴더에 하나씩 끌어넣으면 상당한 시간이 낭비됩니다. 이 글에서는 보다 효율적인 사무 파일 정리 방법을 소개합니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 "파일을 파일명 기준으로 분류" 기능을 사용하여 파일을 가져온 후 사용자 정의 정규 표현식을 선택하고 파일명의 첫 세 자리 숫자를 추출하는 규칙을 입력하면, 번호 폴더를 일괄 생성하고 자동으로 정리할 수 있습니다.
많은 기업이나 팀이 시스템 데이터를 내보낼 때 유사한 명명 규칙의 파일들을 얻게 됩니다. 예를 들어 본 예시의 파일명에는 101LON05417.txt, 101LON09060.txt, 102LON48897.txt, 102NYC53821.txt, 103LON23328.txt 등이 포함됩니다. 파일명 시작 부분의 101, 102, 103은 분류 번호임이 명확하지만, 이러한 파일들은 내보낸 후 종종 하나의 디렉터리에 모두 쌓이게 됩니다. 이후 통계, 압축, 전송 또는 보관을 위해서는 동일한 번호의 파일들을 먼저 한곳에 모아야 합니다.
파일이 10여 개에 불과하다면 수동으로 정리해도 큰 문제는 없지만, 실제 사무 현장에서는 파일 개수가 수백, 심지어 수천 개에 달하는 경우가 많습니다. 수동 보관 시에는 파일명 접두사를 계속 확인하고, 폴더를 반복적으로 새로 만들고, 파일을 여러 번 나누어 선택해야 하며, 102 파일을 101 폴더에 잘못 끌어다 놓을까 봐 걱정해야 하는 문제들이 발생합니다. 규칙은 명확하지만 작업이 반복되는 이런 업무에는 일괄 처리 사무용 소프트웨어를 사용하는 것이 더 적합합니다.
본문은 HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 많은 txt 파일을 파일명 앞의 세 자리 번호에 따라 해당 폴더로 자동 분류하는 방법을 시연합니다. 예시는 txt 파일이지만, 번호별로 Word 문서(docx/doc), Excel 표(xlsx/xls), PDF 자료, 이미지 또는 기타 일반 사무 파일을 정리하는 데에도 동일하게 적용됩니다.
적용 시나리오: 대량 파일 보관 시 파일명 접두사를 확인해야 하는 이유
파일명 접두사별 보관은 파일명 자체에 분류 정보가 포함된 경우에 적합합니다. 대표적인 시나리오는 다음과 같습니다.
- 시스템에서 내보낸 보고서 파일로, 파일명 앞의 세 자리가 기관 번호를 나타냅니다.
- 프로젝트 번호로 시작하는 프로젝트 자료명을 프로젝트 번호별로 폴더에 분류해야 합니다.
- 고객 코드로 시작하는 고객 자료를 고객 코드별로 집중 보관해야 합니다.
- 물류, 주문, 검사, 실험 데이터가 배치 번호로 시작하므로 배치별로 보관해야 합니다.
- 로그 또는 텍스트 파일이 장비 번호로 시작하므로 장비 번호별로 분류해야 합니다.
이러한 시나리오의 공통점은 분류 기준이 파일 확장자가 아닌 파일명 속의 특정 문자열이라는 점입니다. "확장자별로 분류"를 사용하면 txt, docx, pdf만 구분할 수 있을 뿐, 101, 102, 103과 같은 업무 번호는 분류할 수 없습니다. 따라서 본 예시에서는 "파일명으로 파일 분류"를 선택하고 정규 표현식을 사용하여 처음 세 자리 숫자를 추출합니다.
효과 미리보기: 혼합된 파일 목록에서 번호 폴더로
처리 전: 모든 번호 파일이 같은 디렉터리에 혼재
처리 전 캡처 화면에는 현재 폴더에 txt 파일들이 섞여 있는 모습이 보입니다. 확장자는 동일하고 수정 시간은 비슷하지만 파일명 접두사가 다릅니다. 빨간색 표시는 우리가 추출해야 할 분류 기준인 파일명 시작 부분의 101, 102, 103을 강조합니다.
수동으로 처리한다면 보통 먼저 101, 102, 103 폴더를 새로 만들고, 이름순으로 정렬한 뒤 101로 시작하는 파일을 선택하여 101 폴더로 끌어다 놓고, 다시 102로 시작하는 파일을 선택하여 102 폴더로 끌어다 놓는 과정을 거쳐야 합니다. 이 과정은 간단해 보이지만, 폴더에 더 많은 번호가 동시에 존재할 경우 작업 부담이 급격히 증가합니다.
처리 후: 동일 번호 파일이 자동으로 한 곳에 모임
처리가 완료되면 디렉터리에 101, 102, 103 세 개의 폴더가 생성됩니다. 즉, 소프트웨어가 파일명 시작 부분에서 일치시킨 번호에 따라 해당 분류 결과를 생성한 것입니다. 이후 해당 폴더로 들어가기만 하면 동일 번호 아래의 모든 파일을 확인할 수 있습니다.
이러한 결과는 보관 및 전달에 특히 적합합니다. 예를 들어, 101 폴더를 직접 압축하여 해당 부서에 보내거나, 102 폴더를 하나의 독립된 배치로 보관하여 이후 반복적인 선별 작업을 피할 수 있습니다.
작업 단계: 앞자리 번호로 대량의 txt 파일 정리하기
단계 1: 파일 정리에서 파일명으로 분류 기능 열기
HeSoft Doc Batch Tool 을 시작하면 왼쪽에서 파일명, 폴더명, 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구 등 여러 도구 분류를 볼 수 있습니다. 이번 목표는 파일 위치 정리이므로 "파일 정리"로 들어갑니다.
파일 정리 페이지에서 "파일명으로 파일 분류"를 선택합니다. 캡처 화면에서 이 기능은 도구 목록 첫 번째에 위치해 있어, 파일명 규칙에 따라 파일을 대량 분류하는 데 특화되어 있음을 나타냅니다.
이 단계를 완료하면 소프트웨어가 해당 마법사식 처리 흐름으로 진입합니다. 인터페이스는 작업을 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작의 여러 단계로 나누어, 정규 표현식에 익숙하지 않은 사용자도 차근차근 완료할 수 있도록 합니다.
단계 2: 파일 추가 또는 폴더에서 파일 가져오기
작업 인터페이스에 진입하면 첫 단계는 "처리할 레코드 선택"입니다. 인터페이스 오른쪽 상단에는 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기", "더 보기" 등의 버튼이 있습니다. 파일 수가 많은 경우 일반적으로 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 대상 디렉터리의 파일을 한 번에 목록에 추가할 수 있어 더 편리합니다.
가져온 후 테이블에는 파일명, 경로, 확장자, 만든 날짜 및 수정한 날짜가 표시됩니다. 예시에서 파일 경로는 D:\test 디렉터리이며, 확장자는 txt이고 하단에는 레코드 수가 20개로 표시됩니다. 이후의 일괄 작업이 목록의 레코드에 적용되므로 여기서의 확인이 매우 중요합니다. 파일을 올바르게 가져왔음을 확인했으면 페이지 하단의 "다음"을 클릭합니다.
단계 3: 정규 표현식 분류 방식 선택
"처리 옵션 설정"에 진입하면 페이지에는 다양한 분류 방식이 표시됩니다. 첫 번째 문자로만 분류할 경우 첫 문자로 분류하기를 선택할 수 있고, 시작 부분의 고정 길이로 분류할 경우 시작 문자 몇 개로 분류하기를 사용할 수도 있습니다. 하지만 본 예시는 더 유연하고 재사용 가능한 규칙 활용을 강조하므로 "사용자 정의 정규 표현식으로 분류"를 선택합니다.
정규 표현식 입력창에 ^\d{3}을 기입합니다. 이 규칙의 기능은 파일명의 가장 처음 위치에서 연속된 세 자리 숫자를 추출하는 것입니다. 101LON05417.txt의 경우 추출 결과는 101이고, 102SYD15496.txt의 경우는 102이며, 103LON28360.txt의 경우는 103입니다. 소프트웨어는 추출 결과를 분류 이름으로 사용하여 파일을 자동으로 그룹화합니다.
이 단계는 "소프트웨어에게 폴더 이름을 파일명의 어디에서 가져와야 하는지 규칙으로 알려주는 것"으로 이해할 수 있습니다. 여러 개의 번호를 수동으로 입력하는 것과 비교하면, 정규 표현식의 장점은 규칙을 한 번만 작성해도 모든 명명 규칙에 부합하는 파일에 적용할 수 있다는 점입니다. 이후에 101, 102, 103으로 시작하는 txt 파일 묶음을 또 내보내더라도 동일한 표현식을 계속 사용할 수 있습니다.
단계 4: 출력 위치 설정 및 일괄 보관 시작
처리 옵션을 완료한 후 "다음"을 클릭하여 "저장 위치 설정"으로 들어갑니다. 저장 위치는 이번 보관 전용 디렉터리 등 새로운 출력 폴더로 설정하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 처리 완료 후 원본 파일과 정리된 결과를 명확히 구분할 수 있고, 모두 성공적으로 보관되었는지 확인하기도 편리합니다.
마지막으로 "처리 시작" 단계에 진입합니다. 소프트웨어는 가져온 목록의 파일명을 하나씩 읽어 정규 표현식에 따라 앞의 세 자리 숫자를 매칭하고, 동일 번호의 파일을 같은 폴더에 저장합니다. 처리가 끝나면 출력 디렉터리에서 101, 102, 103 등의 분류 폴더를 확인할 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 101, 102, 103을 수동으로 검색하면 안 되는 이유
수동 검색은 소량의 파일 임시 처리에는 적합하지만, 장기간 반복 사용에는 적합하지 않습니다. 번호가 새로 추가되거나 파일 수가 늘어날 때마다 다시 검색하고 끌어다 놓아야 합니다. 정규 표현식 분류는 규칙만 설정하면 소프트웨어가 일괄 실행하므로 사무 자동화 정리에 더 적합합니다.
2. 파일명 앞 세 자리가 반드시 숫자여야 하나요
본 예시에서는 ^\d{3}을 사용했으므로 파일명 시작이 세 자리 숫자여야 합니다. 만약 파일명이 A01, B02와 같이 문자와 숫자 조합이라면 자신에게 맞는 정규 표현식으로 바꿔야 합니다. 정규식 규칙은 실제 명명 구조와 일치해야 분류 결과가 정확해집니다.
3. 분류 전 백업이 필요한가요
파일을 일괄 처리하기 전에 원본 파일을 유지하거나 독립된 저장 위치를 선택하는 것이 좋습니다. 특히 처음 규칙을 설정할 때는 소량의 샘플로 테스트하는 것이 더 안전합니다. 출력 폴더와 분류 결과에 문제가 없음을 확인한 후 전체 디렉터리를 처리하십시오.
4. txt가 아닌 파일에도 사용할 수 있나요
사용할 수 있습니다. 파일명으로 분류하는 것은 파일 내용이 아닌 명명 규칙에 기반합니다. 파일명에 추출 가능한 번호가 포함되어 있기만 하면 docx, doc, xlsx, xls, pptx, pdf, jpg, png 등 파일도 유사한 방법으로 정리할 수 있습니다.
요약: 번호별 보관을 수동 작업에서 일괄 처리로 전환
대량의 txt 파일을 번호별로 보관하는 것은 본질적으로 규칙은 명확하지만 반복성이 매우 높은 사무 업무입니다. HeSoft Doc Batch Tool 에서 제공하는 "파일명으로 파일 분류" 기능은 파일명 앞의 세 자리 번호를 추출하여 자동으로 해당 폴더를 생성할 수 있습니다. "사용자 정의 정규 표현식으로 분류"를 선택하고 ^\d{3}을 입력하면, 101, 102, 103으로 시작하는 파일들을 신속하게 정리하여 한곳에 모을 수 있습니다.
일상 업무에서 시스템에서 내보낸 텍스트 파일, 계약 문서, 표 보고서 또는 PDF 자료를 자주 정리해야 한다면, 이러한 파일명 정규식 기반의 일괄 분류 방법을 정규 프로세스에 추가해 보시기 바랍니다. 반복적인 노동을 크게 줄여 파일 보관을 더 체계화하고, 이후 검색과 전달 효율도 높여줄 것입니다.