De nombreuses informations de classification des documents de bureau ne se trouvent pas dans les dossiers, mais sont incluses au milieu du nom de fichier, comme le code de ville à trois chiffres après le numéro. Cet article prend comme exemple les caractères du 4e au 6e rang pour expliquer comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour extraire en masse les caractères médians des noms de fichiers et créer automatiquement des dossiers de classification tels que LON, NYC, PAR, SYD, TYO, afin d'aider les utilisateurs à archiver rapidement leurs fichiers.
Dans le travail de gestion de fichiers, une situation revient souvent : le nom du fichier contient déjà des informations de classification, mais tous les fichiers restent entassés dans le même répertoire. Par exemple, « 128LON75957.txt », « 284LON76499.txt » appartiennent à LON, « 307TYO91489.txt », « 615TYO56029.txt » appartiennent à TYO, et « 378PAR56483.txt » appartient à PAR. Le code de classification se trouve au milieu du nom de fichier, ce qui semble très régulier, mais pour un tri manuel, il faut encore consulter les noms de fichiers et déplacer les fichiers de manière répétée.
Cet article présente une méthode plus adaptée au traitement par lots au bureau : utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour classer les fichiers selon une plage de caractères fixe dans le nom. Le logiciel peut extraire les caractères situés de la 4e à la 6e position du nom de fichier, créer automatiquement les dossiers correspondants, puis regrouper les fichiers ayant les mêmes caractères. Ainsi, qu'il s'agisse de fichiers texte txt, de documents Word docx/doc, de tableaux Excel xlsx/xls, ou encore de PDF et d'images, à condition que la règle de nommage soit cohérente, la même méthode permet de réaliser un archivage par lots.
Scénario applicable : champ de classification fixe au milieu du nom de fichier
La caractéristique principale de ce type de besoin est que le champ de classification se trouve à une position fixe dans le nom de fichier, et non au début ou à la fin. La structure des noms de fichiers dans la capture d'écran peut se résumer ainsi : « code numérique à 3 chiffres + code alphabétique à 3 lettres + code numérique à 5 chiffres + extension ». Le code alphabétique à 3 lettres est le critère de classification, comme LON, NYC, PAR, SYD, TYO.
Si vos fichiers suivent une règle similaire, ils sont parfaitement adaptés à une classification par plage de positions personnalisée. Par exemple, les positions 6 à 8 dans un nom de fichier de contrat indiquent la région, les positions 4 à 5 dans un nom de scan indiquent le service, les positions 10 à 12 dans un nom de fichier d’image indiquent le projet, et certaines positions dans un nom de fichier journal indiquent le numéro de l’équipement. Tant que la position de ces caractères est stable, il n'est pas nécessaire de filtrer un par un, il suffit de laisser le logiciel traiter par lots.
Comparée à la classification par extension, la classification par caractères au milieu du nom de fichier est plus fine. L'extension permet seulement de distinguer les types de fichiers comme txt, docx, pdf, jpg, tandis que le code dans le nom de fichier représente généralement une signification métier, ce qui est plus adapté pour l'archivage de projets, l'archivage par région, l'archivage de données clients et le tri de lots de documents.
Aperçu du résultat : avant le traitement, l'information de classification est cachée dans le nom de fichier
Avant le traitement, dans la liste des fichiers, tous les fichiers txt sont situés dans le même répertoire. La position marquée en rouge montre les codes alphabétiques à trois lettres dans les noms de fichiers, ce sont les champs de classification que nous voulons extraire. Bien que l'on puisse voir d'après les noms qu'ils appartiennent à différentes catégories, il n'y a pas encore de dossiers de classification correspondants dans le système de fichiers.
Dans cet état, si un utilisateur souhaite rechercher des fichiers d'une certaine catégorie, il ne peut généralement que lancer une recherche par mot-clé ou trier manuellement. Le problème n'est pas flagrant quand le nombre de fichiers est faible, mais dès que les fichiers augmentent, le répertoire devient de plus en plus désordonné. Surtout dans un scénario de collaboration multi-utilisateurs, si la méthode de tri de chacun est différente, la recherche ultérieure et la passation seront impactées.
Aperçu du résultat : après le traitement, les fichiers de même type sont dans un dossier du même nom
Une fois le traitement par lots terminé, le logiciel crée des dossiers en fonction des caractères extraits. Dans l'exemple, cinq dossiers sont finalement générés : LON, NYC, PAR, SYD, TYO. Chaque nom de dossier provient des caractères des positions 4 à 6 du nom de fichier, et les fichiers avec le même code sont placés dans le même dossier.
Ce résultat est très adapté à la gestion ultérieure. Par exemple, s'il est nécessaire d'envoyer les fichiers relatifs à LON au responsable correspondant, il suffit de compresser le dossier LON ; pour compter les fichiers relatifs à SYD, on peut directement consulter le dossier SYD. Une fois la structure de classification claire, la recherche, le compactage, la sauvegarde et le partage des fichiers deviennent plus efficaces.
Procédure : extraire les caractères au milieu du nom de fichier pour la classification par lots
Étape 1 : Ouvrir le module de tri de fichiers
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez d'abord « Tri de fichiers » sur la gauche. Ce logiciel est conçu pour le traitement par lots de fichiers bureautiques, adapté pour accomplir des tâches répétitives comme le renommage, le tri de fichiers et le traitement de documents. Ce qu'il faut faire ici, c'est classer de nombreux fichiers par nom, donc après avoir entré dans « Tri de fichiers », sélectionnez la fiche fonction « Classer les fichiers par nom de fichier ».
Choisir la bonne fonction est très important. « Classer les fichiers par nom de fichier » se concentre sur le contenu des caractères du nom, ni sur l'extension, ni sur le contenu du fichier lui-même. Pour ce cas où un code de ville, de service ou de projet se trouve au milieu du nom de fichier, cette fonction doit être utilisée.
Étape 2 : Importer les fichiers à trier
Une fois dans la tâche, le logiciel demande d'abord de sélectionner les enregistrements à traiter. En haut de l'interface, on voit les boutons « Ajouter un fichier », « Importer des fichiers depuis un dossier », « Vider », etc. Si tous les fichiers à trier sont déjà rassemblés dans un dossier, il est conseillé de cliquer sur « Importer des fichiers depuis un dossier », ce qui permet de charger en une fois les fichiers de tout le répertoire ; si seuls certains fichiers doivent être traités, vous pouvez utiliser « Ajouter un fichier ».
Une fois l'importation terminée, le tableau liste le nom du fichier, son chemin d'accès, son extension, sa date de création et sa date de modification. Dans la capture d'écran, on peut voir que le chemin des fichiers est D:\test\ et que le nombre d'enregistrements est 20. À ce stade, il est conseillé de parcourir d'abord la liste pour confirmer que tous les noms de fichiers satisfont bien la même structure. Si certains fichiers ne font pas partie des objets à trier cette fois-ci, ils peuvent être retirés avant de commencer le traitement, afin d'éviter de générer des dossiers de classification inutiles.
Étape 3 : Choisir « Classer par caractères dans une plage de positions personnalisée »
Cliquez sur « Suivant » pour accéder aux paramètres des options de traitement. La zone Mode de classification propose diverses règles, parmi lesquelles classer par premier caractère, par premier chiffre, par première lettre anglaise, par les derniers caractères, par les premiers caractères, par expression régulière personnalisée, etc. Le code de classification de cet exemple se trouve au milieu du nom de fichier, il faut donc choisir « Classer par caractères dans une plage de positions personnalisée ».
Après avoir choisi, entrez « 4:6 » dans le champ « Plage ». Ce paramètre indique au logiciel : à partir de la 4e position du nom de fichier, prendre les caractères jusqu'à la 6e position, et utiliser le contenu obtenu comme nom de dossier. En prenant « 200LON66460.txt » comme exemple, les positions 4 à 6 sont LON, donc il ira dans le dossier LON ; pour « 943PAR93548.txt », les positions 4 à 6 sont PAR, donc il ira dans le dossier PAR.
Si le champ de classification de vos noms de fichiers n'est pas aux positions 4 à 6, il faut modifier la plage en fonction de la situation réelle. Par exemple, si le champ de classification est aux positions 2 à 4, entrez « 2:4 » ; s'il est aux positions 8 à 10, entrez « 8:10 ». Ne copiez pas mécaniquement les chiffres de l'exemple, l'essentiel est d'abord de clarifier la position du champ de classification dans le nom de fichier.
Étape 4 : Conserver le paramètre de casse et passer à l'étape suivante
Sur la capture d'écran, « Conversion de la casse des lettres » est réglé sur « Par défaut ». Lorsque le code dans le nom de fichier est déjà unifié en majuscules, garder le paramètre par défaut suffit. De cette façon, les dossiers générés conserveront la forme originale du code, par exemple LON, NYC, PAR. Si les noms de fichiers réels ont un mélange de majuscules et minuscules, l'utilisateur peut décider de la nécessité d'une conversion selon le standard de tri, mais dans cet exemple aucun ajustement n'est nécessaire.
Après avoir terminé les réglages du mode de classification et de la plage, cliquez sur « Suivant » en bas. La barre de progression du logiciel montre qu'il reste « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Démarrer le traitement ». Il est conseillé de définir le chemin de sortie sur un nouveau dossier, pour faciliter la vérification du résultat final et protéger la structure du répertoire d'origine des fichiers.
Étape 5 : Définir l'emplacement de sauvegarde et exécuter le traitement par lots
Une fois à l'étape de l'emplacement de sauvegarde, choisissez le chemin où les résultats du traitement doivent être stockés. Après confirmation, passez à « Démarrer le traitement ». Le logiciel va lire la liste de fichiers un par un, déterminer la classification selon les caractères des positions 4 à 6 du nom de fichier, et créer automatiquement les dossiers correspondants. Enfin, les fichiers avec le même code seront placés dans le même dossier, formant une structure d'archivage claire.
Tout le processus ne nécessite pas que l'utilisateur crée manuellement les dossiers LON, NYC, PAR, SYD, TYO, ni qu'il fasse glisser les fichiers un par un. Pour un répertoire de test de 20 enregistrements, cela peut être terminé presque instantanément ; pour un plus grand nombre de fichiers, l'avantage en efficacité du traitement par lots est encore plus évident.
Questions fréquentes ou points d'attention
1. Le champ de classification inclut-il l'extension ?
Généralement, lors du paramétrage de la plage, on se concentre sur les caractères du nom principal du fichier. Dans l'exemple, « 4:6 » extrait les caractères du nom de fichier LON, TYO, etc., qui sont avant l'extension txt, et non l'extension txt elle-même. Le paramétrage doit se baser sur le corps du nom de fichier, en évitant d'inclure le point ou l'extension dans le champ de classification.
2. Que faire si le nom de fichier contient des caractères chinois ?
Théoriquement, si les caractères chinois sont aussi à une position fixe, ils peuvent également servir de base de classification. Par exemple, si les positions 4 à 5 du nom de fichier sont « 财务 » ou « 人事 », on peut classer selon la plage correspondante. Cependant, il faut faire attention à ce que la longueur de nommage et la position des caractères des différents fichiers soient cohérentes, sinon le résultat de la classification pourrait être inexact.
3. Peut-on trier simultanément des fichiers avec différentes extensions ?
D'après la logique de fonctionnement, le logiciel importe des enregistrements de fichiers, le tableau affiche les extensions. Tant que la règle de nommage des fichiers est la même pour différentes extensions, il est aussi possible de classer par caractères à la même position. Par exemple, si un même lot de documents de projet contient à la fois des docx, xlsx, pdf, et que les positions 4 à 6 sont toutes le code projet, on peut archiver par code projet.
4. Faut-il faire une sauvegarde avant le traitement ?
Pour les documents importants, il est conseillé de faire d'abord une sauvegarde ou de sortir les résultats vers un nouveau répertoire. L'avantage des opérations par lots est la rapidité, mais cela signifie aussi qu'une règle erronée peut rapidement affecter un grand nombre de fichiers. Tester d'abord sur un petit échantillon si « 4:6 » est correct est une habitude de travail plus sûre.
Résumé : Remplacer le jugement manuel par des règles pour un tri de fichiers plus stable
Lorsque le nom de fichier contient un code de classification fixe en son milieu, la méthode de tri la plus efficace n'est pas de les déplacer manuellement un par un, mais de convertir la position du code en règle de traitement par lots. HeSoft Doc Batch Tool , via la fonction « Classer les fichiers par nom de fichier », permet d'extraire des caractères selon une plage personnalisée, de créer automatiquement des dossiers de classification et d'archiver les fichiers.
Si vos fichiers bureautiques sont, comme dans l'exemple, avec l'information de classification aux positions 4 à 6 du nom de fichier, vous pouvez vous référer directement au paramètre « 4:6 » de cet article pour le traitement. Pour une grande quantité de fichiers txt, doc, docx, xls, xlsx, pdf, etc., cette méthode peut réduire considérablement le travail répétitif, diminuer le risque d'erreur de classement, et transformer un répertoire chaotique en une structure de gestion de fichiers claire.