De nombreux noms de fichiers de bureau contiennent des codes fixes, tels que des codes de ville, des codes de service, des numéros de client ou des abréviations de projet. Si ces codes se trouvent au milieu du nom de fichier, le tri manuel est très inefficace. Cet article montre comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour classer les fichiers par lot selon les caractères 4 à 6 du nom de fichier, en organisant automatiquement les fichiers contenant des codes comme LON, NYC, PAR, SYD, TYO dans les dossiers correspondants, ce qui convient à l'archivage par lot de documents tels que txt, doc, docx, xls, xlsx, pdf.
Dans le travail d'archivage de fichiers, on rencontre souvent ce type de situation : le nombre de fichiers est important, les noms de fichiers semblent complexes, mais il y a toujours un segment de code qui est crucial. Par exemple, 128LON75957.txt, 200LON66460.txt, 213TYO11946.txt, 230SYD60610.txt, 378PAR56483.txt. Les caractères LON, TYO, SYD, PAR au milieu de ces noms de fichiers représentent souvent une ville, une agence, un client, un projet ou un type d'activité.
Si l'on souhaite classer ces fichiers dans différents dossiers en fonction de ces codes, la méthode traditionnelle consiste à examiner d'abord le nom du fichier, puis à créer manuellement les dossiers LON, TYO, SYD, PAR, etc., avant de les déplacer un par un par glisser-déposer. Cela peut être acceptable quand il y a peu de fichiers, mais dès qu'ils sont nombreux, des problèmes d'oubli de classement, d'erreur de classement ou de déplacement en double peuvent facilement survenir. C'est particulièrement vrai pour les postes administratifs, des ressources humaines, financiers, opérationnels ou de gestion de projet, qui doivent souvent traiter des volumes de documents, rapports, pièces comptables, images ou enregistrements textuels exportés, le classement manuel faisant perdre énormément de temps.
Cet article présente une approche plus adaptée au contexte bureautique : utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour classer automatiquement les fichiers en fonction des caractères situés dans une plage fixe au milieu du nom de fichier. Dans notre exemple, nous extrairons les caractères de la 4e à la 6e position du nom de fichier comme critère de classement, pour finalement créer les dossiers LON, NYC, PAR, SYD, TYO, etc., afin de réaliser la création par lot de dossiers de classement et l'archivage des fichiers.
Scénarios adaptés : Idéal lorsque le nom de fichier contient un code fixe au milieu
La condition préalable au classement par un code situé au milieu du nom de fichier est que la dénomination des fichiers suive une certaine régularité. Il n'est pas nécessaire que les noms de fichiers soient identiques, seulement que le code de classement apparaisse à la même position. Par exemple, la structure de nommage des fichiers de cet exemple peut être grossièrement comprise comme : un numéro à trois chiffres + un code de classement à trois caractères + un numéro de série à cinq chiffres + l'extension.
Cette structure est très courante dans les fichiers bureautiques. Les systèmes exportent souvent des commandes, des enregistrements d'équipement, des dossiers du personnel, des documents logistiques, des pièces jointes de rapports ou des textes de données, en incluant un champ clé dans le nom de fichier. Si ce champ est à une position fixe, on peut utiliser la méthode de « classement par caractères dans une plage de positions personnalisée » pour un traitement par lots.
Les scénarios typiques adaptés à cette méthode incluent :
1. Archivage en lot par ville ou région, par exemple LON, NYC, PAR, SYD, TYO ;
2. Classement en lot des dossiers par code de service, par exemple FIN pour les finances, HRD pour les ressources humaines, MKT pour le marketing ;
3. Répartition en lot des contrats, factures, devis ou documents de livraison par code client ;
4. Classement en lot des documents Word, docx et des rapports PDF par abréviation de projet ;
5. Classement en lot des fichiers Excel xls, xlsx ou de données txt par numéro de lot ;
6. Classement en lot des pièces jointes comme les images, les fichiers audio et vidéo par identifiant fixe dans le nom de fichier.
Ces tâches ont en commun leur caractère répétitif, des règles de discrimination claires et une faible valeur de l'opération manuelle. Utiliser un outil bureautique pour le traitement par lots libère l'utilisateur des déplacements mécaniques de fichiers et permet de consacrer plus de temps à la vérification du contenu et à l'analyse métier.
Aperçu du résultat : D'une liste de fichiers en désordre à des dossiers de classement clairs
Avant le traitement, tous les fichiers sont entassés dans le même répertoire. Comme on peut le voir sur la capture d'écran, la liste de fichiers contient plusieurs fichiers txt, et chaque nom de fichier inclut un code de trois lettres anglaises. Les marques rouges soulignent la position de ces codes, qui constituent précisément la base de ce classement.
Dans cette liste, 128LON75957.txt et 200LON66460.txt contiennent tous deux LON, ce qui indique qu'ils doivent être regroupés dans la même catégorie ; 213TYO11946.txt et 307TYO91489.txt contiennent TYO, donc ils doivent aller dans le dossier TYO ; 230SYD60610.txt, 233SYD50778.txt, 254SYD54598.txt contiennent SYD, donc ils doivent être classés dans le dossier SYD. Le classement manuel nécessite d'observer constamment ces caractères et de déplacer les fichiers, alors que l'outil peut le faire automatiquement selon une règle uniforme.
Après traitement, le répertoire ne contient plus une multitude de fichiers dispersés, mais plusieurs dossiers nommés par codes. Sur la capture d'écran, on peut voir les dossiers LON, NYC, PAR, SYD, TYO, ce qui montre que les fichiers ont bien été classés selon le code à trois caractères extrait des noms de fichiers.
Ce résultat présente deux avantages directs : premièrement, le nom du dossier est le code de classement, ce qui rend la recherche très intuitive ; deuxièmement, les fichiers de même catégorie sont regroupés, ce qui facilite la copie, la compression, l'envoi et l'archivage ultérieurs.
Procédure : Archivage en lot selon les caractères 4 à 6 du nom de fichier
La procédure suivante est expliquée en suivant le flux de travail réel visible dans les captures d'écran de l'outil. HeSoft Doc Batch Tool est un outil de traitement par lots orienté fichiers bureautiques, dont l'interface propose des entrées catégorielles telles que l'organisation de fichiers, les outils Word, Excel, PowerPoint, PDF et les outils texte. L'utilisation actuelle porte sur la capacité de classement par nom de fichier dans la section Organisation de fichiers.
Étape 1 : Ouvrir la fonction de classement par nom de fichier dans Organisation de fichiers
Après avoir lancé l'outil, sélectionnez « Organisation de fichiers » dans la barre de navigation à gauche. Les cartes des fonctions liées à l'organisation de fichiers s'affichent à droite, la première étant « Classer les fichiers par nom de fichier ». La flèche rouge sur la capture d'écran pointe vers cette fonction, indiquant qu'il s'agit du point d'entrée pour cette tâche.
La raison pour choisir cette fonction est claire : notre critère de classement provient du nom de fichier, et non de l'extension, de la date de création ou du contenu du fichier. L'outil répartira les fichiers en lot dans différents dossiers selon les règles basées sur les caractères du nom de fichier.
Après avoir franchi cette étape, on accède à l'interface de type assistant du « Classer les fichiers par nom de fichier ». La partie supérieure de l'interface affiche le flux de traitement, incluant la sélection des enregistrements à traiter, la configuration des options de traitement, le choix de l'emplacement de sauvegarde et le lancement du traitement. Ce flux guide l'utilisateur pour accomplir le traitement par lots étape par étape, réduisant ainsi le risque d'omettre une configuration essentielle.
Étape 2 : Importer les fichiers à organiser et vérifier la liste
Une fois dans l'interface de la fonction, on se trouve à l'étape 1 « Sélectionner les enregistrements à traiter ». Le coin supérieur droit offre deux entrées principales : « Ajouter des fichiers » et « Importer des fichiers depuis un dossier ». Si les fichiers cibles sont dispersés, on peut utiliser « Ajouter des fichiers » ; s'ils sont tous dans le même répertoire, utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier » est plus simple.
Après l'importation, les fichiers apparaissent dans un tableau. La capture d'écran montre un tableau avec des colonnes pour le numéro d'ordre, le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification et les actions. Dans l'exemple, 20 enregistrements ont été importés, tous avec l'extension txt, et le chemin d'accès aux fichiers est dans le répertoire D:\test.
Ne vous précipitez pas pour passer à l'étape suivante, il est conseillé de faire trois vérifications : premièrement, le nombre d'enregistrements correspond-il au nombre de fichiers à traiter ? Deuxièmement, les noms de fichiers suivent-ils tous la même règle de nommage ? Troisièmement, des fichiers à ne pas traiter se sont-ils glissés dans la liste ? Si une anomalie est détectée, on peut utiliser l'action de suppression dans l'interface ou « Vider » la liste puis réimporter.
Une fois l'importation et la vérification terminées, cliquez sur « Suivant » en bas pour passer aux options de traitement.
Étape 3 : Définir le mode de classement sur la plage de positions personnalisée
À l'étape 2 « Configurer les options de traitement », l'outil propose plusieurs règles de classement par nom de fichier. La capture d'écran montre les options incluant : classer par premier caractère, par premier chiffre, par première lettre anglaise, par premier caractère chinois, par première lettre anglaise ou caractère chinois, par les premiers caractères, par les derniers caractères, par les caractères dans une plage de positions personnalisée, par une expression régulière personnalisée, etc.
Dans cet exemple, le code de classement se trouve au milieu du nom de fichier, ni au début ni à la fin, il faut donc choisir « Classer par les caractères dans une plage de positions personnalisée ». Une fois sélectionné, saisissez 4:6 dans le champ « Plage ».
4:6 signifie qu'il faut extraire les caractères de la 4e à la 6e position du nom de fichier incluses, et utiliser ces trois caractères comme nom du dossier de classement. En prenant 128LON75957.txt comme exemple, les trois premiers caractères sont 128, les caractères 4 à 6 sont LON, donc le résultat du classement est LON ; pour 943PAR93548.txt, les caractères 4 à 6 sont PAR, le résultat est donc PAR.
Ce paramétrage est la clé de toute l'opération. Si la plage est correcte, l'outil peut identifier le code de classement en lot selon la règle ; si la plage est mal saisie, par exemple 3:5 ou 5:7, les caractères extraits pourraient ne pas être le code attendu, et le résultat du classement s'écartera de l'objectif. C'est pourquoi, avant un traitement à grande échelle, il est conseillé de compter manuellement les positions des caractères sur quelques fichiers types.
Étape 4 : Confirmer le mode de conversion de la casse
En dessous du mode de classement, on trouve le paramètre « Conversion de la casse des lettres », avec les options « Par défaut », « Convertir en majuscules », « Convertir en minuscules ». La capture d'écran montre le choix « Par défaut ».
Si tous les codes dans les noms de fichiers sont déjà en majuscules, comme LON, NYC, PAR, il suffit de garder le paramètre par défaut. Si les fichiers proviennent de différents systèmes et qu'il peut y avoir un mélange comme lon, Lon, LON, on peut alors envisager de convertir uniformément en majuscules ou en minuscules, pour que le même code soit classé dans le même dossier.
Dans cet exemple, le format du code est cohérent, on peut donc utiliser le paramètre par défaut. Les noms de dossiers résultants conserveront la casse du code dans le nom de fichier d'origine.
Étape 5 : Continuer pour définir l'emplacement de sauvegarde et exécuter le traitement
Une fois les options de traitement configurées, continuez en cliquant sur « Suivant ». Selon le flux de l'interface, il faut ensuite accomplir l'étape 3 « Définir l'emplacement de sauvegarde » et l'étape 4 « Lancer le traitement ». Bien que la capture d'écran ne montre pas ces deux pages, les noms des étapes sont clairement affichés : il faut d'abord déterminer où sauvegarder les résultats du classement, puis lancer le traitement par lots.
Il est conseillé de choisir un emplacement de sortie facilement identifiable, par exemple en créant un dossier de résultats à côté du répertoire source, ou en utilisant un répertoire d'archivage dédié. Cela permet de bien distinguer les fichiers avant et après traitement, et facilite la vérification.
Une fois le traitement lancé, l'outil effectuera automatiquement le classement selon les caractères 4 à 6. En ouvrant l'emplacement de sauvegarde, on verra les dossiers nommés par code, comme LON, NYC, PAR, SYD, TYO. Les fichiers correspondant à chaque code y ont été placés, réalisant ainsi l'archivage en lot.
Point clé : Comment déterminer la plage de caractères du nom de fichier
Lors du classement par plage de positions, le plus important est de déterminer la position de début et de fin. Une méthode pratique consiste à prendre un nom de fichier représentatif et à compter les caractères un par un de gauche à droite.
Par exemple, pour le nom de fichier 128LON75957.txt, si l'on ne regarde que le nom principal 128LON75957 : la 1ère position est 1, la 2e est 2, la 3e est 8, la 4e est L, la 5e est O, la 6e est N. Autrement dit, LON est situé aux positions 4 à 6, d'où la saisie 4:6.
Prenons un autre exemple avec 662PAR30266.txt, dans le nom principal 662PAR30266, les positions 1 à 3 sont 662, les positions 4 à 6 sont PAR, il sera donc classé dans le dossier PAR. Pour 975TYO35070.txt, les positions 4 à 6 sont TYO, il sera classé dans le dossier TYO.
Si vos fichiers ne commencent pas par un numéro à trois chiffres, mais par exemple par un numéro à deux chiffres suivi d'un code à trois caractères, alors la plage pourrait être 3:5 ; si le nom de fichier commence par une date, comme 20260622LON001.txt, la position du code pourrait être 9:11. Il ne faut pas recopier aveuglément 4:6, mais déterminer la plage en fonction de la structure de vos propres noms de fichiers.
Foire aux questions et remarques importantes
1. Est-il approprié de traiter un très grand nombre de fichiers en une seule fois ?
Les outils de traitement par lots sont conçus pour réduire le travail répétitif, mais lorsque le nombre de fichiers est particulièrement élevé et les données très importantes, il est conseillé de tester d'abord sur un petit échantillon. Une fois que le résultat du classement est confirmé comme correct, on peut traiter le répertoire complet.
2. Une longueur de nom de fichier non uniforme affectera-t-elle le classement ?
Si le code de classement se trouve toujours dans la même plage de positions, cela n'a généralement pas d'impact ; si la position du code varie d'un fichier à l'autre, l'extraction selon une plage fixe peut ne pas convenir. Dans ce cas, il faut d'abord uniformiser la règle de nommage ou choisir un autre mode de classement selon la situation réelle.
3. Peut-on traiter des fichiers Word, Excel, PDF ?
L'exemple de capture d'écran de cet article concerne des fichiers txt, mais la logique de classement par nom de fichier ne se limite pas aux txt. Tant que le nom de fichier suit la règle, les fichiers .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf ainsi que les images peuvent aussi utiliser cette méthode de classement par lot. Avant le traitement réel, il faut se référer à la liste d'importation affichée par l'outil.
4. Des différences de casse peuvent-elles créer plusieurs dossiers ?
Si le paramètre par défaut est conservé, des codes avec une casse différente peuvent être considérés comme des noms différents. Ainsi, s'il y a dans les noms de fichiers un mélange comme LON, lon, Lon, il est conseillé de choisir l'unification de la casse dans « Conversion de la casse des lettres » pour éviter que des fichiers de la même catégorie ne soient divisés.
5. Pourquoi faut-il définir un emplacement de sauvegarde ?
Définir un emplacement de sauvegarde permet de garder une séparation nette entre les résultats du traitement et les fichiers originaux, ce qui facilite la vérification et le retour en arrière. Pour les tâches d'archivage en lot, il est conseillé de ne pas tester directement dans des répertoires originaux importants, mais d'utiliser un répertoire de test ou de travailler sur des copies de sauvegarde.
Résumé : Faire de l'archivage de fichiers une opération en lot basée sur des règles plutôt qu'un glisser-déposer manuel
Classer les fichiers d'après un code à trois caractères au milieu du nom de fichier revient essentiellement à confier une règle de décision manuelle à l'outil. Tant que la structure du nom de fichier est stable, par exemple si les caractères 4 à 6 représentent un code de ville, de service, de client ou de projet, on peut rapidement réaliser l'archivage grâce à HeSoft Doc Batch Tool .
Le flux clé de cet exemple est le suivant : entrer dans Organisation de fichiers, sélectionner « Classer les fichiers par nom de fichier » ; importer les fichiers à traiter ; dans les options de traitement, choisir « Classer par les caractères dans une plage de positions personnalisée » ; définir la plage sur 4:6 ; confirmer le mode de casse ; continuer pour définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement. Une fois le traitement terminé, les fichiers sont organisés dans des dossiers de classement nommés selon les codes LON, NYC, PAR, SYD, TYO.
Si vous êtes souvent confronté à de nombreux fichiers bureautiques ayant une règle de nommage similaire, il est suggéré d'intégrer ce type de méthode de classement par lots dans votre flux de travail quotidien. Cela permet non seulement d'économiser du temps de déplacement manuel des fichiers, mais aussi de réduire le risque d'erreur ou d'oubli de classement, rendant la gestion des fichiers plus claire, plus standardisée et plus efficace.