문서 마스킹, 자료 외부 발송 및 템플릿 정리 시 여러 Word 파일에서 민감한 단어나 지정된 텍스트를 삭제해야 하는 경우가 많습니다. 본문은 HeSoft Doc Batch Tool 을 기반으로, Word 도구의 키워드 찾기 및 바꾸기 기능을 통해 docx 파일을 일괄 가져오고, 정확한 텍스트 찾기를 설정한 후 Australia, USA 등의 키워드 바꾸기 내용을 비워 두어 최종적으로 지정된 텍스트를 일괄 삭제하는 방법을 설명합니다. 또한 처리 효과, 단계별 목적 및 작업 시 주의사항에 대해서도 설명합니다.
문서를 외부로 발송하기 전에 특정 민감어, 지역명, 고객 정보 또는 내부 식별자를 삭제해야 하는 경우가 많습니다. 이러한 내용이 다수의 Word 문서에 분산되어 있다면 수동 처리는 느리고 불안정합니다. 이 문서에서는 Word 파일에서 Australia, USA를 삭제하는 예를 통해 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 지정된 텍스트를 일괄 삭제하는 방법을 소개합니다. 기본 원리는 간단합니다. 대상 키워드를 찾아 빈 값으로 바꾸는 것입니다.
적용 시나리오
Word 민감어 일괄 삭제는 계약서, 보고서, 교육 자료, 제품 소개서, 리서치 문서 등의 파일 정리 시나리오에 적합합니다. 여러 docx 또는 Word 파일에서 동일한 텍스트를 삭제해야 하는 경우라면 모두 일괄 찾기 및 바꾸기 방식을 사용할 수 있습니다. 특히 파일 수가 많고, 키워드가 비교적 명확하며, 원본 문서 구조를 유지해야 하는 작업에 효과적입니다.
효과 미리보기: 민감어 삭제, 문서 구조 유지
처리 전, 정리해야 할 Word 파일 수가 많습니다. 예시에서는 같은 폴더에 6개의 docx 문서가 있습니다. 일괄 처리 전에 파일 범위를 확인하여 불필요한 문서가 작업에 포함되지 않도록 해야 합니다.
처리 전 문서를 열면 본문 표에 Australia와 USA라는 두 개의 지정된 텍스트가 있는 것을 볼 수 있습니다. 이들은 Country of origin 필드 뒤에 위치하며, 이번에 삭제해야 할 내용입니다.
처리 완료 후, 원래 키워드 위치는 공백이 되었지만 Size, Colour, Taste 등의 다른 정보와 이미지 내용은 그대로 유지됩니다. 이러한 효과는 문서 익명화 및 지정 텍스트 정리에 적합합니다.
조작 단계
1단계: Word 일괄 처리 도구로 이동합니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 열고, 왼쪽에서 "Word 도구"를 선택합니다. 기능 카드에서 "Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 클릭합니다. 이 기능은 Word 파일 내용을 일괄 수정할 수 있으며, 민감어 삭제의 주요 진입점입니다.
2단계: 처리할 레코드를 선택합니다.기능 페이지 진입 후, "파일 추가" 또는 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하여 익명화가 필요한 Word 문서를 목록에 추가합니다. 목록에는 파일명, 경로, 확장자 등의 정보가 표시됩니다. 스크린샷에서 1.docx부터 6.docx까지 가져온 것을 볼 수 있으며, 처리 전에 항목별로 확인하기 편리합니다.
3단계: 정확한 텍스트 찾기를 설정합니다."처리 옵션 설정"으로 이동한 후, "찾기 방법"에서 "정확한 텍스트 찾기"를 선택합니다. 이 설정은 Australia, USA와 같은 명확한 고정 단어를 삭제하는 데 적합합니다. 그런 다음 "찾을 키워드 목록"에 해당 단어들을 한 줄씩 입력합니다.
4단계: 바꿀 내용을 비워 두어 삭제를 완료합니다.오른쪽의 "바꿀 키워드 목록"에는 내용을 입력하지 않습니다. 인터페이스 설명에 "입력하지 않으면 삭제"라고 되어 있으므로, 소프트웨어가 일괄 처리 시 찾은 키워드를 빈 값으로 대체합니다. 키워드 목록이 정확한지 확인한 후, 다음을 클릭하여 계속 진행합니다.
5단계: 저장 위치를 설정하고 실행합니다.인터페이스 마법사에 따라 계속 진행하여 "저장 위치 설정" 및 "처리 시작" 단계로 이동합니다. 안전을 위해 새 디렉터리에 출력하는 것이 좋으며, 처리 완료 후 결과 파일을 열어 확인합니다. 확인 후 처리된 파일을 보관하거나 외부로 발송합니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
민감어 삭제 전에 먼저 목록을 작성해야 합니다.삭제할 키워드 목록을 먼저 정리하고, 철자, 대소문자 및 공백을 확인하여 입력 오류로 인한 삭제 누락을 방지하는 것이 좋습니다.
너무 짧은 단어를 목록에 무분별하게 추가하지 마십시오.키워드가 너무 짧으면 다른 일반 단어 안에 포함될 수 있습니다. 인터페이스에서 "단어의 일부가 아닌 완전한 단어 일치" 등의 옵션을 제공하므로, 실제 내용에 따라 신중하게 선택해야 합니다.
원본 파일을 보관하는 것이 더 안전합니다.일괄 익명화는 한 번 실행되면 여러 파일에 영향을 미칩니다. 새로운 저장 위치를 사용하여 결과를 출력하고, 원본 파일을 백업으로 보관하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 되돌리기 쉽습니다.
처리 후에는 표본 검사가 필요합니다.일괄 도구라도 처리 후 몇 개의 결과 파일을 열어 핵심 위치를 확인하여 삭제 결과가 요구 사항에 맞는지 점검하는 것이 좋습니다.
요약
Word 문서 민감어 일괄 삭제는 "찾아서 빈 값으로 바꾸기" 방법을 통해 효율적으로 완료할 수 있습니다. HeSoft Doc Batch Tool 은(는) Word 파일 대상의 일괄 처리 프로세스를 제공하며, 파일 가져오기부터 키워드 설정, 결과 출력까지 오피스 환경에서의 대량 문서 정리에 적합합니다. 문서 익명화나 자료 정리가 자주 필요한 사용자라면 일괄 처리 방식을 우선 사용하여 수동 반복 작업을 줄이고 삭제 누락 확률을 낮추는 것이 좋습니다.