문서 탈감작, 데이터 발신 및 템플릿 마무리에서 여러 Word 문서에서 민감한 단어 또는 지정된 텍스트를 삭제해야하는 경우가 많습니다. 이 논문은 HeSoft Doc Batch Tool , Word 도구에서 키워드 검색 및 대체 기능을 사용하는 방법을 설명하고, 일괄 적으로 docx 파일을 가져오고, 정확한 검색 텍스트를 설정하고, 호주 및 미국과 같은 키워드의 대체 내용을 비우고, 마지막으로 지정된 텍스트의 일괄 제거를 실현합니다. 동시에이 기사는 치료 효과, 단계의 목적 및 수술에주의가 필요한 사항을 설명합니다.
문서가 발송되기 전에 특정 민감한 단어, 지역 이름, 고객 정보 또는 내부 로고를 제거해야합니다. 이러한 내용이 많은 Word 문서에 흩어져 있으면 수동 처리가 느리고 불안정합니다. 이 기사에서는 Word 파일의 호주와 미국을 예로 들어 사용 방법을 소개합니다. HeSoft Doc Batch Tool 지정된 텍스트를 대량으로 지우십시오. 전체 아이디어는 간단합니다. 대상 키워드를 찾아 비어있는 것으로 바꿉니다.
적용 가능한 시나리오
단어 민감한 단어의 일괄 제거는 계약, 보고서, 교육 자료, 제품 소개 및 연구 문서와 같은 문서 배열 시나리오에 적용됩니다. 여러 docx 또는 Word 파일에서 동일한 텍스트를 제거해야하는 한 배치 찾기 대체 방법을 사용할 수 있습니다. 많은 수의 문서, 비교적 명확한 키워드를 다루고 원본 문서 구조를 유지해야하는 작업에 특히 적합합니다.
효과 미리보기: 민감한 단어가 삭제되고 문서 구조가 유지됩니다.
처리하기 전에 많은 수의 Word 파일을 정리해야합니다. 이 예에서는 같은 폴더에 6 개의 docx 문서가 있습니다. 파일의 범위는 작업에 처리 할 필요가없는 문서를 추가하지 않도록 일괄 처리 전에 확인해야합니다.
처리하기 전에 문서를 열면 본문 테이블에 호주와 미국의 두 개의 지정된 텍스트가 있음을 알 수 있습니다. 그들은 원산지 필드 다음에 나타나며 이번에는 지워야 할 내용에 속합니다.
처리가 완료된 후, 원래의 키워드 위치는 공백이 되고, 크기, 색상, 맛 및 다른 필드 및 화상 컨텐츠와 같은 다른 정보가 여전히 존재한다. 이 효과는 문서 탈감작 및 지정된 텍스트 정리에 적합합니다.
운영 단계
첫 번째 단계: Word 일괄 처리 도구를 입력하십시오.오픈 HeSoft Doc Batch Tool 왼쪽에있는 Word Tools를 선택하십시오." 기능 카드에서 Word "에서 키워드 찾기 및 대체를 클릭하십시오. 이 기능은 일괄 적으로 Word 파일의 내용을 수정할 수 있으며 민감한 단어를 지우기위한 주요 입구입니다.
두 번째 단계: 레코드를 처리 할 필요성을 선택하십시오.기능 페이지를 입력 한 후 "파일 추가" 또는 "폴더에서 파일 가져오기" 를 사용하여 탈감작이 필요한 Word 문서를 목록에 추가하십시오. 파일 이름, 경로, 확장자 및 기타 정보가 목록에 표시됩니다. 스크린 샷에서 1.docx ~ 6.docx가 가져온 것을 볼 수 있으므로 처리하기 전에 항목별로 항목을 확인하는 것이 편리합니다.
3 단계: 정확한 검색 텍스트를 설정합니다."처리 옵션 설정" 을 입력 한 후 "검색 방법" 에서 "정확한 텍스트 검색" 을 선택하십시오. 이 설정은 호주, 미국과 같은 명시적인 고정 단어를 삭제하는 데 적합합니다. 그런 다음이 단어들은 "찾을 키워드 목록" 에 줄별로 입력됩니다.
4 단계: 삭제를 완료하기 위해 교체 결과를 비워 둡니다.오른쪽의 "대체 키워드 목록" 은 내용을 채우지 않습니다. 인터페이스 설명 "채우지 않으면 삭제를 의미합니다." 따라서 소프트웨어는 배치 처리 중에 발견 된 키워드를 공백으로 대체합니다. 키워드 목록이 올바른지 확인한 후 다음을 클릭하여 계속합니다.
5 단계: 저장 위치를 설정하고 실행합니다.인터페이스 마법사를 따라 위치 저장 설정 및 처리 시작 "을 계속합니다. 안전을 위해 새 디렉토리로 출력 한 다음 처리가 완료된 후 확인을 위해 결과 파일을 여는 것이 좋습니다. 확인 후 처리 된 문서는 제출 또는 발신에 사용됩니다.
자주 묻는 질문 또는주의 사항
첫 번째 목록 전에 지울 민감한 단어.먼저 삭제할 키워드 목록을 구성하고 입력 오류로 인해 누락 된 삭제를 피하기 위해 철자, 케이스 및 공백을 확인하는 것이 좋습니다.
목록에 짧은 단어를 추가하지 마십시오.키워드가 너무 짧으면 다른 일반 단어로 나타날 수 있습니다. 인터페이스는 "단어의 일부 대신 완전한 단어 일치" 와 같은 옵션을 제공하며, 실제 동작에서 콘텐츠와 함께 신중하게 선택해야합니다.
원본 파일을 더 안전하게 유지하십시오.배치 탈감작이 수행되면 여러 파일이 영향을받습니다. 새 저장 위치를 사용하여 결과를 출력하는 것이 좋습니다. 원본 파일은 역 추적을 용이하게하기 위해 백업으로 사용됩니다.
현장 검사가 필요한 후 처리.배치 도구의 경우에도 처리 후 여러 결과 파일을 열어 주요 위치를 확인하여 삭제 효과가 요구 사항을 충족하는지 확인하는 것이 좋습니다.
요약
민감한 단어의 Word 문서 일괄 제거, 효율적인 완료의 "빈 찾기 및 대체" 방법을 통해 할 수 있습니다. HeSoft Doc Batch Tool 파일 가져오기에서 키워드 설정, 결과 출력까지 Word 파일에 대한 일괄 처리 프로세스를 제공하며 이는 사무실 시나리오에서 많은 수의 문서를 정리하는 데 적합합니다. 문서를 민감하지 않고 데이터를 자주 구성해야하는 사용자의 경우 먼저 일괄 처리를 사용하여 수동 반복 작업을 줄이고 누락 된 삭제 가능성을 줄이는 것이 좋습니다.