Lorsque plusieurs projets, années ou clients nécessitent la même hiérarchie de dossiers, vous pouvez d'abord préparer un répertoire modèle, puis utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour générer de nouveaux dossiers par lots. Cet article prend les répertoires modèles A, B, C et une liste de nouveaux noms de 2001 à 2005 comme exemple pour expliquer comment ajouter des dossiers existants, définir les fichiers à ignorer pour ne conserver que la structure du répertoire, choisir l'emplacement de sauvegarde et exécuter le traitement, aidant ainsi les utilisateurs à créer rapidement une structure de dossiers bureautiques normalisée.
De nombreux employés de bureau rencontrent une tâche répétitive : créer la même structure de dossiers à de multiples reprises. Par exemple, un dossier de projet contient invariablement les sous-dossiers Contrats, Devis, Conception, Livraison, Réception, Archivage ; chaque année, il faut créer des répertoires d'archives selon la même classification ; chaque client nécessite un répertoire standard pour stocker les documents Word, les contrats docx, les listes Excel, les scans PDF et les pièces jointes image. La structure du répertoire elle-même n'est pas complexe, mais s'il faut en créer des dizaines ou des centaines, cela prend énormément de temps.
Ce qui est encore plus gênant, c'est qu'en copiant manuellement un dossier modèle, on copie souvent aussi les anciens fichiers. Pour les scénarios où l'on souhaite uniquement une structure de répertoires vide, cela peut semer la confusion dans les données : trouver d'anciens fichiers doc dans le dossier d'un nouveau projet, ou mélanger des PDF de l'année précédente dans le nouveau répertoire d'archives annuel, ce qui rend le nettoyage ultérieur plus laborieux. Par conséquent, ce dont beaucoup d'utilisateurs ont vraiment besoin n'est pas de copier des fichiers, mais de dupliquer en masse la structure des répertoires et de générer un ensemble de nouveaux dossiers selon des noms spécifiés.
Cet article explique comment utiliser le logiciel de bureau « HeSoft Doc Batch Tool » pour accomplir cette opération. Il s'agit d'un outil de traitement par lots conçu pour les environnements de bureau, adapté à la gestion de nombreuses tâches liées aux fichiers et aux dossiers. L'exemple ci-dessous étendra par lots les dossiers modèles existants A, B, C en nouveaux répertoires comme 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, tout en conservant leur structure de sous-dossiers d'origine.
Scénarios applicables : tâches de bureau par lots nécessitant un modèle de répertoire unifié
Dès lors que votre travail implique le besoin de créer des dossiers avec « une structure identique mais des noms différents », la méthode décrite ici est appropriée. Il ne s'agit pas simplement de créer des dossiers vides, mais de générer de nouveaux répertoires à partir d'un dossier modèle existant, ce qui est particulièrement adapté aux travaux de gestion documentaire exigeant une hiérarchie fixe.
Par exemple, les personnels administratifs ou archivistes peuvent avoir besoin de créer des dossiers par année, chaque année contenant les mêmes catégories d'archivage ; les chefs de projet peuvent avoir besoin d'établir le même répertoire de livrables pour plusieurs projets ; le personnel comptable peut avoir besoin de créer des répertoires (factures, contrats, relevés, etc.) pour différents clients ; les organismes de formation peuvent avoir besoin de créer des dossiers pour différentes classes ou apprenants. Par le passé, ces tâches reposaient souvent sur le copier-coller et le renommage manuel. Avec un outil de traitement par lots, il suffit de préparer le modèle et une liste de noms pour une génération rapide.
S’il faut ensuite y stocker des fichiers bureautiques comme Word, doc, docx, xlsx, pdf, jpg, il est très important de normaliser la structure des répertoires en amont. Une structure normalisée permet aux membres de l'équipe de trouver les informations plus rapidement et de prendre plus facilement l'habitude d'un archivage uniforme.
Avant le traitement : le répertoire modèle est déjà organisé
Sur la capture d'écran avant traitement, trois dossiers modèles ont été préparés dans le répertoire racine « test » : A, B, C. Le dossier A contient A-001, A-002, A-003 ; le dossier B contient B1, B2, B3 ; le dossier C contient C1, C2, C3. Ces sous-dossiers représentent la structure de répertoires à conserver par la suite.
Dans un contexte professionnel réel, A, B, C peuvent correspondre à différents types de classification, comme « Contrats, Finances, Livrables », ou à différents départements, gammes de produits ou phases d'activité. Le point clé est que ces répertoires modèles représentent déjà la structure standard que vous souhaitez réutiliser. Le logiciel créera ensuite de nouveaux dossiers en masse sur la base de ces dossiers existants, vous évitant ainsi de devoir les créer un par un à partir de zéro.
Après le traitement : plusieurs nouveaux dossiers générés dans chaque répertoire modèle
La capture d'écran après traitement montre que le répertoire de sortie est « hesoft-output ». On peut y voir que les trois répertoires de niveau supérieur A, B, C sont toujours présents, et que les sous-dossiers 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 ont été générés par lots dans chacun d'eux. En développant le répertoire A, on constate que les sous-dossiers A-001, A-002, A-003 sont conservés dans A\2001, A\2002, A\2003, etc.
C'est là l'effet principal de la duplication en masse de la structure de répertoires : les nouveaux noms sont générés par lots et la hiérarchie d'origine est conservée. L'utilisateur n'a pas besoin d'entrer manuellement dans A, B, C pour créer 2001 à 2005, ni de dupliquer les sous-dossiers de manière répétitive. Dans le cas de nombreux millésimes, numéros de projet ou noms de clients, cette méthode réduit considérablement le travail répétitif.
Étape 1 : Trouver la fonction de création de dossiers par lots dans « Organisation des fichiers »
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , accédez d'abord à « Organisation des fichiers » depuis la navigation de gauche. C'est la zone fonctionnelle du logiciel liée à la structure des dossiers, au classement des fichiers et à la gestion des informations du système de fichiers. Une fois sur place, choisissez « 3. Créer de nouveaux dossiers par lots à partir de dossiers existants » parmi les fiches fonctionnelles.
Sur la capture d'écran, une description accompagne cette fiche, indiquant qu'elle permet de dupliquer des dossiers existants en de nombreux exemplaires et de personnaliser les noms des nouveaux dossiers. Il est important de noter que « dupliquer », dans le contexte de cet article, signifie principalement dupliquer la structure des dossiers, pas nécessairement copier le contenu des fichiers. L'option « Ignorer tous les fichiers, ne conserver que la structure des dossiers » permettra de générer uniquement les répertoires sans y inclure les anciens fichiers.
Le résultat attendu de cette étape est d'accéder à la page de traitement dédiée à cette fonction. La page guidera l'utilisateur à travers un assistant pour sélectionner les enregistrements, configurer les options de traitement, définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement.
Étape 2 : Ajouter les dossiers existants comme enregistrements modèles
Une fois sur la page de la fonction, la première étape consiste à « Sélectionner les enregistrements à traiter ». Cliquez sur le bouton « Ajouter un dossier » en haut à droite pour inclure dans la liste les dossiers existants qui serviront de modèles. Dans l'exemple, les trois dossiers A, B, C ont été ajoutés ; la liste affiche leurs noms et chemins, par exemple D:\test\A\, D:\test\B\, D:\test\C\.
Une fois l'ajout terminé, il est important de vérifier attentivement la liste, car les dossiers sélectionnés ici détermineront la source de la génération par lots ultérieure. S'il manque un modèle, la classification correspondante ne sera pas générée dans les résultats ; si un mauvais dossier est choisi, le logiciel risque de créer de nouveaux répertoires basés sur une structure erronée. L'interface montre une option de suppression à droite de chaque enregistrement, permettant de retirer une entrée si nécessaire ; un bouton « Vider » en haut à droite peut être utilisé pour recommencer la sélection.
Après avoir confirmé que les dossiers modèles A, B, C, etc. sont correctement ajoutés, cliquez sur « Suivant » en bas. Le but de cette étape est de fournir au logiciel les modèles sources pour préparer la génération par lots des dossiers aux noms spécifiés.
Étape 3 : Activer « Conserver uniquement la structure des dossiers » pour éviter de copier les anciens fichiers
Après être passé à la deuxième étape « Configurer les options de traitement », la première option visible est « Ignorer tous les fichiers, ne conserver que la structure des dossiers ». Cette option correspond parfaitement aux besoins de cet article. Une fois activée, le logiciel se concentre sur la hiérarchie des dossiers lors de la génération des nouveaux répertoires, sans y copier les fichiers contenus dans les dossiers modèles.
Pourquoi recommander ce paramètre ? Parce que les dossiers modèles ne sont pas toujours de véritables modèles vides ; ils peuvent déjà contenir des fichiers d'anciens projets, des fichiers de test, d'anciens documents Word, des contrats docx, des tableaux Excel ou des scans PDF. Si l'on copiait le répertoire entier, ces anciens fichiers seraient également transférés dans les nouveaux répertoires, et leur suppression ultérieure serait fastidieuse. Choisir de ne conserver que la structure permet d'obtenir un résultat plus propre, idéal pour initialiser les données d'un nouveau projet, d'une nouvelle année ou d'un nouveau client.
Bien entendu, si votre besoin réel est de copier aussi les fichiers modèles, il vous faudra alors décider vous-même, selon les options de l'interface, de conserver ou non les fichiers. Mais dans le scénario courant de « création en masse de nombreux nouveaux dossiers avec conservation de la structure », copier uniquement les répertoires est généralement plus sûr.
Étape 4 : Saisir les noms de dossiers ligne par ligne dans la nouvelle liste de noms
Sur la même page se trouve une zone obligatoire : « Nouvelle liste de noms ». Sur la capture d'écran, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 ont été saisis. Chaque ligne représente un nouveau nom de dossier. Le logiciel appliquera ces noms par lots aux dossiers modèles ajoutés précédemment.
Prenons l'exemple : trois répertoires modèles (A, B, C) ont été ajoutés, et la liste de noms contient 5 entrées. Après traitement, le logiciel générera les dossiers 2001 à 2005 sous A, 2001 à 2005 sous B, et 2001 à 2005 sous C, tout en conservant leurs structures de sous-répertoires respectives. En d'autres termes, l'utilisateur ne saisit qu'une seule fois la liste de noms, et celle-ci est appliquée simultanément à plusieurs dossiers modèles.
Lors de la saisie des noms, vous pouvez les remplacer par d'autres contenus selon vos besoins métier, par exemple :
- Années : 2024, 2025, 2026.
- Mois : 01_Mois, 02_Mois, 03_Mois.
- Numéros de projet : P001, P002, P003.
- Noms de clients : ClientA, ClientB, ClientC.
- Régions ou points de vente : Est_de_la_Chine, Sud_de_la_Chine, Boutique_Pékin, Boutique_Shanghai.
Il est important de noter qu'il faut éviter autant que possible les caractères spéciaux non autorisés par le système de fichiers Windows dans les noms de dossiers. Pour faciliter la recherche ultérieure, il est conseillé d'adopter un format de nommage uniforme, par exemple en utilisant toujours des années sur quatre chiffres ou des numéros de projet de même longueur.
Étape 5 : Choisir l'emplacement de sortie et lancer l'exécution
Après avoir configuré les options de traitement, cliquez sur « Suivant » pour accéder à « Définir l'emplacement de sauvegarde ». Bien que la capture d'écran ne détaille pas l'interface spécifique de cet emplacement, la barre de progression inclut explicitement cette étape. L'utilisateur doit suivre les invites du logiciel pour sélectionner un répertoire destiné à recevoir les résultats. La capture d'écran d'après traitement montre que le résultat final se trouve dans le dossier « hesoft-output ».
Il est recommandé de définir l'emplacement de sortie sur un répertoire indépendant, plutôt que d'écraser directement le répertoire modèle d'origine. Cela permet de vérifier d'abord si la structure générée par lots est conforme aux attentes. En cas d'erreur dans la liste de noms ou de sélection incomplète du modèle, on peut s'en rendre compte à temps et recommencer le traitement sans affecter les dossiers originaux.
Une fois l'emplacement de sauvegarde confirmé, passez à l'étape « Démarrer le traitement ». Le logiciel créera automatiquement les dossiers par lots selon les dossiers modèles ajoutés, la liste de noms définie et la règle de conservation seule de la structure des dossiers. Une fois le traitement terminé, ouvrez le répertoire de sortie pour consulter le résultat.
Vérification des résultats : Contrôler à trois niveaux (supérieur, noms et sous-répertoires)
Après le traitement par lots, il est déconseillé de l'utiliser immédiatement pour la production ; il est préférable d'effectuer d'abord une vérification des résultats. Confirmez dans l'ordre suivant :
- Vérifier les répertoires de niveau supérieur : assurez-vous que toutes les classifications modèles comme A, B, C ont bien été générées.
- Vérifier les répertoires aux nouveaux noms : confirmez que 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 apparaissent bien sous chaque classification modèle.
- Vérifier la structure des sous-répertoires : développez aléatoirement quelques nouveaux dossiers pour confirmer que les sous-répertoires comme A-001, A-002, A-003 ou B1, B2, B3 sont bien conservés.
- Vérifier l'absence de fichiers copiés : si l'option « Ignorer tous les fichiers, ne conserver que la structure des dossiers » a été activée, assurez-vous qu'aucun ancien fichier n'a été copié dans le répertoire de sortie.
Ces quelques vérifications garantissent que le résultat de la création par lots est directement utilisable pour l'archivage ultérieur. Surtout dans un contexte de travail collaboratif, une erreur de structure détectée tardivement rend sa correction coûteuse car de nombreuses personnes y auront déjà placé des fichiers. Ainsi, lors de la première utilisation d'un modèle, il est conseillé de tester avec un petit nombre de noms avant de procéder à un traitement à grande échelle.
Questions fréquentes et remarques importantes
1. Pourquoi les nouveaux dossiers générés apparaissent-ils sous A, B, C ?
Parce que A, B, C sont les dossiers existants ajoutés à la première étape. Le logiciel utilise ces dossiers comme enregistrements modèles, applique la nouvelle liste de noms sous ceux-ci et conserve leur structure de sous-répertoires.
2. Que faire si l'on souhaite générer seulement 2001 à 2005 sans A, B, C ?
L'exemple de cet article est basé sur la duplication de la structure à partir des répertoires modèles existants A, B, C. Si votre besoin est simplement de créer des dossiers vides simples, il pourrait être plus pertinent de choisir une autre fonction. L'accent de cet article est mis sur la création par lots basée sur un modèle de répertoire avec conservation des niveaux hiérarchiques.
3. Peut-on copier la liste de noms depuis un tableur ?
D'après l'interface, la « Nouvelle liste de noms » est une zone de saisie multiligne. Dans le travail de bureau courant, vous pouvez d'abord préparer les noms dans Excel ou un fichier texte, puis les coller ici, à raison d'un nom par ligne. Ceci est plus pratique pour de grandes listes de noms de clients, de numéros de projet ou de codes année.
4. Les fichiers Word, Excel, PDF, etc. seront-ils copiés ?
Si l'on utilise « Ignorer tous les fichiers, ne conserver que la structure des dossiers », on évite la copie des fichiers contenus dans le modèle et seule la hiérarchie des répertoires est conservée. C'est l'approche recommandée pour initialiser un nouveau dossier de données.
5. Les dossiers modèles originaux seront-ils modifiés ?
D'après le flux fonctionnel, le logiciel permet de définir un emplacement de sauvegarde et d'y générer les résultats. Par mesure de précaution, il est conseillé de choisir un répertoire de sortie indépendant et de laisser le modèle original inchangé avant le traitement. Ainsi, même si le résultat n'est pas conforme aux attentes, vous pouvez ajuster les paramètres et générer à nouveau.
Résumé : Générer des dossiers par lots à partir d'un répertoire modèle pour une gestion documentaire plus structurée
Dupliquer la structure des répertoires sans copier les fichiers est une technique pratique pour améliorer l'efficacité au bureau. Elle résout le problème de la création répétitive de nombreux répertoires et est particulièrement adaptée aux scénarios standardisés de gestion documentaire (par projet, année, client, département, archives). Grâce à HeSoft Doc Batch Tool , l'utilisateur peut d'abord ajouter les dossiers modèles existants, puis saisir une liste de nouveaux noms de dossiers, configurer l'option pour ne conserver que la structure des dossiers, choisir enfin l'emplacement de sortie et démarrer le traitement.
Comparée à la copie et au renommage manuels, cette méthode est plus rapide, plus stable et permet de maintenir plus facilement une structure de répertoires normalisée. Si vous créez fréquemment des dossiers bureautiques de structure identique, il est conseillé d'organiser vos répertoires usuels en modèles, puis d'utiliser un outil de traitement par lots pour générer les nouveaux répertoires. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire les oublis, les erreurs de copie et les problèmes de noms non uniformes, pour un archivage ultérieur plus clair et efficace de vos fichiers Word, docx, Excel, PDF, etc.