많은 시스템에서 내보낸 자료 폴더에는 ABC20240101, DEF20240202처럼 자동으로 문자 접두사나 임시 코드가 붙는 경우가 있습니다. 뒤의 날짜 번호만 필요하다면, 앞 3글자를 일일이 삭제하는 것은 매우 비효율적입니다. 본 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 "폴더 이름에서 텍스트 삭제" 및 "위치 범위 1:3" 규칙을 통해 폴더 이름 앞 3자를 일괄 제거하여, 빠르게 규격화된 통일된 날짜 폴더 이름을 얻는 방법을 소개합니다.
사무 자료를 정리할 때 폴더 이름이 통일되어 있는지 여부는 검색 효율에 직접적인 영향을 미칩니다. 예를 들어, 디렉터리에 날짜 번호로 명명된 폴더가 많이 있지만, 각 이름 앞에 3자리 알파벳 접두사가 붙어 있는 경우입니다: ABC20240101, BCD20241010, DEF20240202. 실제로 가치 있는 정보는 뒤의 날짜 번호이며, 앞의 알파벳은 내보내기 시스템, 프로젝트 출처 또는 임시 분류로 인해 남은 불필요한 내용입니다.
하나의 폴더만 변경한다면 F2 키를 눌러 이름을 바꾸고 몇 글자만 삭제하면 됩니다. 하지만 수십 개에서 수백 개에 달하는 폴더를 처리할 때는 수동 작업이 반복적인 노동으로 변합니다. 폴더 선택, 이름 변경 진입, 커서 이동, 문자 삭제, 확인 후 다음 폴더 처리 순으로 진행되죠. 이 과정은 느릴 뿐만 아니라 날짜 자릿수를 잘못 삭제하여 이후 정렬 및 보관에 오류가 발생하기 쉽습니다.
이 문서에서는 사무 환경에 더 적합한 방법을 소개합니다. HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 폴더 이름의 지정된 위치 범위에 있는 텍스트를 일괄 삭제하는 방법입니다. 예시에서는 각 폴더 이름의 처음 3자를 삭제합니다. 즉, 위치 범위를 1:3으로 설정하여 최종적으로 뒤의 숫자 날짜만 남깁니다.
적용 시나리오: 폴더 이름 접두사를 일괄 정리해야 하는 사무 디렉터리
이 방법은 특히 구조가 일관된 폴더 이름을 처리하는 데 적합합니다. 예를 들어, 판매 주문 폴더 앞에 채널 약칭이 있고 뒤에 주문 날짜가 있는 경우, 프로젝트 납품 폴더 앞에 프로젝트 팀 코드가 있고 뒤에 납품 회차가 있는 경우, 재무 증빙 폴더 앞에 내보내기 식별자가 있고 뒤에 월 또는 날짜가 있는 경우, 다운로드 플랫폼에서 생성된 폴더 앞에 임의의 알파벳이 있고 뒤에 식별 가능한 번호가 있는 경우 등입니다.
이러한 불필요한 내용의 위치가 일치하기만 하면, "위치 범위"를 사용하여 일괄 삭제할 수 있습니다. 이 문서의 예시에서는 각 폴더 이름의 1번째부터 3번째까지의 알파벳이 필요 없고, 뒤의 8자리 숫자는 유지해야 합니다. 따라서 이러한 작업은 ABC, BCD, DEF를 하나씩 찾을 필요도 없고 복잡한 스크립트를 작성할 필요도 없이 삭제 범위를 설정하기만 하면 됩니다.
HeSoft Doc Batch Tool 는 사무용 소프트웨어에 속하는 일괄 처리 도구로, 핵심 가치는 반복 작업 감소입니다. 이 도구는 폴더 이름 처리를 단계별 워크플로우로 구성하여, 명령줄이나 스크립트에 익숙하지 않은 사용자에게 더 친숙합니다. 또한 행정, 재무, 운영, 자료 관리자 등 일상적인 사무직 종사자가 사용하기에 더 적합합니다.
효과 미리보기: 처리 전, 이름 접두사는 통일되지 않았지만 길이는 일정함
처리 전 스크린샷에서 볼 수 있듯이, 폴더 이름 왼쪽에는 노란색 폴더 아이콘이 있으며, 이름은 알파벳 접두사와 숫자로 구성되어 있습니다. 빨간색 표시는 ABC, BCD, DEF, GHI, JKL과 같은 이름 시작 부분의 알파벳 부분을 강조합니다. 이러한 접두사 내용은 완전히 동일하지는 않지만, 길이는 모두 3자리입니다.
이것이 바로 "위치 범위 삭제"의 전형적인 시나리오입니다. 삭제할 텍스트가 동일한 고정 단어는 아니지만 모두 동일한 위치에 나타납니다. 일반적인 찾아 바꾸기 기능을 사용한다면 ABC, BCD, DEF 등 여러 접두사를 개별적으로 처리해야 하지만, 위치 범위를 사용하면 소프트웨어에 1번째부터 3번째까지 삭제하라고만 알려주면 됩니다.
효과 미리보기: 처리 후 폴더 이름이 순수 날짜 번호로 변경됨
처리 후 폴더 이름이 디지털 형식으로 통일되었습니다. 원래 ABC20240101은 20240101로, GHI20240303은 20240303으로, MNO20240505는 20240505로 변경되었습니다. 이러한 이름은 더욱 간결하며 날짜별로 정렬하기에도 더 적합합니다.
결과에서 알 수 있듯이, 일괄 삭제는 뒤의 핵심 번호를 변경하지 않고 앞의 불필요한 3자리 문자만 제거했습니다. 날짜, 월, 회차별로 디렉터리를 관리해야 하는 사용자에게 이러한 처리는 후속 검색 및 통계 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다.
작업 단계 1: 폴더 이름 분류에서 텍스트 삭제 기능 선택
소프트웨어를 연 후, 먼저 좌측 상단의 제품 이름을 확인하세요. 이것이 HeSoft Doc Batch Tool 임을 알 수 있습니다. 소프트웨어 좌측에서는 홈, 작업 흐름, 모든 도구, 파일 이름, 폴더 이름, 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구, 텍스트 도구, 이미지 도구, 비디오 도구, 오디오 도구 등을 포함한 여러 도구 분류를 제공합니다.
이번에 처리할 대상은 폴더 이름이지, 파일 내용이나 Word, Excel, PDF 문서 내용이 아닙니다. 따라서 좌측의 폴더 이름 분류를 클릭해야 합니다. 진입 후, 기능 카드에서 폴더 이름에서 텍스트 삭제를 선택합니다.
이 단계의 작업 목적은 올바른 일괄 이름 변경 기능 모듈로 진입하는 것입니다. 이 기능을 선택하면, 소프트웨어는 마법사 방식으로 폴더 추가, 삭제 규칙 설정 및 일괄 처리를 안내합니다. 폴더 이름 접두사, 접미사 또는 지정 범위 문자를 일괄 삭제하는 데 있어 이 진입점이 가장 직접적입니다.
작업 단계 2: 일괄 처리할 폴더 추가
기능 페이지에 진입하면, 상단에 현재 작업이 "폴더 이름에서 텍스트 삭제"로 표시됩니다. 페이지 우측 상단에는 폴더 추가 버튼이 있으며, 동시에 비우기, 더보기 등의 작업 진입점도 있습니다. 폴더 추가를 클릭한 후, 이름을 통일적으로 정리해야 할 폴더를 목록에 추가합니다.
추가가 완료되면, 표에는 각 폴더의 일련번호, 이름, 경로, 생성 시간, 수정 시간 및 작업이 나열됩니다. 스크린샷에는 총 10개의 레코드가 있으며, 경로는 D:\test\ 디렉터리 아래에 있고, 이름은 각각 ABC20240101, BCD20241010, DEF20240202 등입니다.
이 단계에서는 목록을 신중하게 확인하는 것이 좋습니다. 일괄 처리의 특성상 한 번에 여러 레코드에 영향을 미치기 때문에, 실수로 처리할 필요가 없는 폴더를 추가하면 동일한 규칙으로 수정됩니다. 확인 시 "이름" 열과 "경로" 열에 중점을 두어, 동일한 처리 대상 디렉터리에서 왔으며 이름 구조가 "앞 3자리는 삭제하고 뒤 내용은 유지"하는 규칙에 부합하는지 확인하세요.
확인 후 페이지 하단의 다음을 클릭합니다. 예상 결과는 소프트웨어가 두 번째 단계인 "처리 옵션 설정"으로 진입하여, 폴더 이름의 어느 부분을 삭제할지 정의할 수 있게 되는 것입니다.
작업 단계 3: 위치 범위 1:3을 사용하여 처음 3자 삭제
처리 옵션 설정 페이지에서 소프트웨어는 여러 가지 삭제 유형을 제공합니다. 스크린샷에서 볼 수 있는 옵션으로는 모든 숫자, 모든 공백, 가장 오른쪽 몇 개의 텍스트, 두 텍스트 사이의 모든 내용, 모든 한자, 모든 내용, 특정 텍스트 왼쪽의 모든 내용, 위치 범위, 모든 영문자, 가장 왼쪽 몇 개의 텍스트, 특정 텍스트 오른쪽의 모든 내용 등이 있습니다.
목표가 "폴더 이름 앞 3자리 문자 삭제"인 경우, 가장 직관적인 방법은 위치 범위를 선택한 다음 범위 입력 상자에 1:3을 입력하는 것입니다. 스크린샷에는 이미 위치 범위가 선택되어 있고 1:3이 입력되어 있습니다.
여기서 범위의 의미를 이해해야 합니다. 1은 폴더 이름의 1번째 문자부터 시작함을 의미하고, 3은 3번째 문자에서 끝남을 의미하며, 가운데는 콜론으로 연결됩니다. 실행 후 소프트웨어는 각 폴더 이름에서 1번째부터 3번째까지의 텍스트를 모두 삭제합니다. ABC20240101을 예로 들면, ABC가 삭제되고 20240101이 유지됩니다. PQR20240606을 예로 들면, PQR이 삭제되고 20240606이 유지됩니다.
만약 폴더 접두사가 3자리가 아니라 4자리 또는 5자리라면, 실제 상황에 맞게 범위를 수정해야 합니다. 예를 들어 앞 4자리를 삭제하려면, 1:3을 그대로 입력하는 것이 아니라 해당하는 시작 및 종료 범위로 설정해야 합니다. 일괄 처리 전에 먼저 한두 개의 이름으로 문자 위치를 정확하게 세어 규칙 설정 오류를 방지하는 것이 가장 좋습니다.
작업 단계 4: 다음 단계로 계속 진행하여 처리 실행
위치 범위를 설정한 후, 하단의 다음을 클릭합니다. 페이지 흐름에 따라 이후에는 "저장 위치 설정" 및 "처리 시작" 단계로 진입합니다. 실제 시작하기 전에, 처리 목록이 올바른지, 삭제 범위가 올바른지, 폴더가 다른 프로그램에 의해 점유되고 있지 않은지 세 가지 내용을 다시 확인하세요.
폴더 이름 변경 시 가장 흔한 문제는 특정 폴더가 열려 있거나 프로그램에 의해 점유되어 이름 변경이 불가능할 수 있다는 점입니다. 따라서 처리 전에 관련 파일 탐색기 창의 하위 디렉터리, 문서 편집기 또는 폴더를 점유할 수 있는 기타 프로그램을 닫는 것이 좋습니다. 이상이 없음을 확인한 후, 소프트웨어 마법사에 따라 처리 시작 단계로 진입하여 도구가 자동으로 일괄 이름 변경을 완료하도록 합니다.
처리가 완료되면 원래 디렉터리로 돌아가 결과를 확인합니다. 폴더 이름이 "알파벳 접두사 + 날짜 번호"에서 "날짜 번호"로 변경되었다면, 지정 범위 텍스트의 일괄 삭제가 완료된 것입니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. "모든 영문자" 옵션을 사용하지 않는 이유는 무엇인가요?
스크린샷에서 실제로 "모든 영문자" 옵션을 볼 수 있습니다. 폴더 이름에 시작 부분에만 알파벳이 있다면, 이 옵션을 사용해도 비슷한 효과를 얻을 수 있을지 모릅니다. 하지만 이 문서가 강조하는 것은 "사용자 정의 범위 내의 모든 텍스트"이며, 특히 삭제할 내용이 알파벳, 숫자, 기호 또는 혼합 문자를 포함할 수 있을 때, 위치 범위가 몇 번째부터 몇 번째까지 삭제할지를 명확히 하는 데 더 적합하고 범용적입니다.
2. 폴더 이름 길이가 다르면 영향을 미치나요?
삭제할 대상 문자의 위치가 동일하다면, 길이가 약간 달라도 일반적으로 영향을 미치지 않습니다. 하지만 일부 폴더 이름이 3자리에 미치지 못하거나, 앞 3자리가 삭제해야 할 내용이 아니라면 동일한 배치로 함께 처리해서는 안 됩니다. 구조가 동일한 폴더를 먼저 선별한 후 일괄 작업하는 것이 좋습니다.
3. 일괄 이름 변경 전에 백업이 필요한가요?
중요한 자료는 먼저 백업하거나 테스트 디렉터리를 복사해 두는 것이 좋습니다. 이번 작업은 폴더 이름만 수정할 뿐이며, 폴더 내의 docx, doc, xlsx, pdf, 이미지 등의 파일을 능동적으로 삭제하지는 않습니다. 하지만 일괄 이름 변경 규칙을 잘못 설정하면 복구에 추가적인 작업량이 발생합니다.
4. 처리 후 순서가 왜 변경되나요?
폴더 이름이 변경되면, 파일 탐색기가 새 이름에 따라 재정렬할 수 있습니다. 처리 후 디지털 날짜 형식으로 변경되면, 시스템은 새로운 이름 순서에 따라 표시하며 이는 정상적인 현상입니다.
요약
폴더 이름 앞 3자리를 일괄 제거하는 핵심은 수동 반복 삭제를 규칙 기반 처리로 전환하는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 을 통해, 먼저 폴더 이름 분류로 진입한 다음 "폴더 이름에서 텍스트 삭제"를 선택하고, 처리할 폴더를 추가한 후 마지막으로 작업 유형에서 "위치 범위"를 선택하고 1:3을 입력하면, 여러 폴더 이름의 시작 3자리 문자를 한 번에 삭제할 수 있습니다.
이 방법은 시스템 내보내기 디렉터리, 프로젝트 폴더, 날짜별 보관 폴더 및 일괄 다운로드 자료를 정리하는 데 적합합니다. 반복 작업을 줄이고 수동 이름 변경 오류를 낮춰 폴더 명명을 더욱 표준화할 수 있습니다. 다음에 많은 폴더 이름에서 고정 위치의 텍스트를 삭제해야 할 때, 일일이 수동으로 이름을 변경하는 대신 이러한 일괄 처리 방식을 우선적으로 사용할 수 있습니다.