Bei der Desensi bilisierung von Dokumenten, dem Outsourcing von Daten und dem Sortieren von Vorlagen ist es häufig erforderlich, vertrauliche Wörter oder bestimmten Text aus mehreren Word-Dateien zu löschen. Dieser Artikel basiert auf HeSoft Doc Batch Tool , Erklären Sie, wie Sie die Funktion zum Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern im Word-Tool verwenden, docx-Dateien stapel weise importieren, den genauen Such text festlegen, den Ersatz inhalt von Schlüssel wörtern wie Australien und USA leer lassen und schließlich den angegebenen Text stapel weise löschen. Der Artikel erläutert auch den Verarbeitung effekt, den Zweck der Schritte und die Vorsicht maßnahmen für den Betrieb.
Vor dem Versenden von Dokumenten müssen häufig bestimmte sensible Wörter, Gebiets namen, Kunden informationen oder interne Identitäten gelöscht werden. Wenn diese in einer großen Anzahl von Word-Dokumenten verstreut sind, ist die manuelle Verarbeitung sowohl langsam als auch instabil. In diesem Artikel wird die Verwendung von Australia und USA in Word-Dateien als Beispiele beschrieben HeSoft Doc Batch Tool Löschen Sie den angegebenen Text stapel weise. Die ganze Idee ist einfach: Finden Sie das Ziel-Schlüssel wort und ersetzen Sie es durch leer.
Anwendbare Szenarien
Die Stapel entfernung von Word-sensiblen Wörtern eignet sich für die Datei sortierung szenarien wie Verträge, Berichte, Schulungs materialien, Produkte in führungen und Forschungs dokumente. Solange Sie denselben Text aus mehreren Docx-oder Word-Dateien entfernen müssen, können Sie die Substitution methode für die Massen suche verwenden. Es eignet sich besonders für Aufgaben, bei denen eine große Anzahl von Dateien, relativ klare Schlüssel wörter und die Beibehaltung der ursprünglichen Dokuments truktur erforderlich sind.
Effekt vorschau: Sensible Wörter werden gelöscht, Dokumenten struktur beibehalten
Vor der Verarbeitung muss eine große Anzahl von Word-Dateien bereinigt werden. Im Beispiel befinden sich 6 docx-Dokumente im selben Ordner. Der Datei umfang sollte vor der Stapel verarbeitung bestätigt werden, um zu vermeiden, dass unerwünschte Dokumente zur Aufgabe hinzugefügt werden.
Öffnen Sie das Pre-Processing-Dokument, und Sie können sehen, dass in der Text tabelle zwei angegebene Texte von Australia und USA vorhanden sind. Sie erscheinen hinter dem Feld Country of Origin und gehören zu den Inhalten, die dieses Mal gelöscht werden müssen.
Nach Abschluss der Verarbeitung ist die Position des ursprünglichen Schlüssel worts leer geworden, während andere Informationen wie Size, Color, Taste und andere Felder sowie der Bildinhalt beibehalten werden. Dieser Effekt eignet sich für die Desensi bilisierung von Dokumenten und die angegebene Text bereinigung.
Betriebs schritte
Schritt 1: Geben Sie das Word Batch Processing Tool ein.Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Wählen Sie auf der linken Seite "Word-Tools". Klicken Sie in der Funktions karte auf "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen". Diese Funktion kann den Inhalt von Word-Dateien stapel weise ändern und ist der Haupteingang zum Löschen sensibler Wörter.
Schritt 2: Wählen Sie die Datensätze aus, die verarbeitet werden müssen.Verwenden Sie nach dem Aufrufen der Funktions seite "Datei hinzufügen" oder "Datei aus einem Ordner importieren", um Word-Dokumente, die desensi bilisiert werden müssen, zur Liste hinzuzufügen. In der Liste werden Informationen wie Dateiname, Pfad, Erweiterung usw. angezeigt. Im Screenshot ist zu sehen, dass 1.docx auf 6.docx importiert wurde, was vor der Verarbeitung leicht zu bestätigen ist.
Schritt 3: Stellen Sie die genaue Suche nach Text ein.Wählen Sie nach dem Aufrufen von "Verarbeitung optionen festlegen" unter "Such methode" die Option "Text genau suchen". Diese Einstellung eignet sich zum Löschen eindeutiger fester Wörter wie Australia, USA. Diese Wörter werden dann Zeile für Zeile in die Liste der zu suchen den Schlüssel wörter eingegeben.
Schritt 4: Das Ersetzung serge bnis wird leer gelassen, um die Löschung abzuschließen.Die rechte Seite "Liste der ersetzten Keywords" füllt den Inhalt nicht aus. Beschreibung der Benutzer oberfläche "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen", sodass die Software die gesuchten Schlüssel wörter während der Stapel verarbeitung durch leere ersetzt. Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Keyword-Liste korrekt ist, klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
Schritt 5: Legen Sie den Speicherort fest und führen Sie ihn aus.Fahren Sie gemäß dem Schnitts telle assistenten mit "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten" fort. Aus Sicherheits gründen wird empfohlen, in ein neues Verzeichnis auszugeben und die Ergebnis datei nach Abschluss der Verarbeitung zu öffnen. Nachdem Sie bestätigt haben, dass es korrekt ist, verwenden Sie die verarbeiteten Dateien zur Archivierung oder zum Senden.
Häufig gestellte Fragen oder Überlegungen
Eine Liste sollte erstellt werden, bevor sensible Wörter gelöscht werden.Es wird empfohlen, eine Liste der zu löschenden Schlüssel wörter zu organisieren und Rechtschreib ung, Groß-und Kleinschreibung sowie Leerzeichen zu überprüfen, um fehlende Löschungen aufgrund von Eingabe fehlern zu vermeiden.
Fügen Sie der Liste nicht zu kurze Wörter nach Belieben hinzu.Wenn das Schlüssel wort zu kurz ist, kann es in anderen normalen Wörtern vorkommen. Die Benutzer oberfläche bietet Optionen wie "Übereinstimmung mit einem vollständigen Wort anstelle eines Teils eines Wortes". In der Praxis sollte sie in Verbindung mit dem Inhalt sorgfältig ausgewählt werden.
Es ist sicherer, die Original datei beizu behalten.Sobald die Batch-Desensi bilisierung ausgeführt wird, sind mehrere Dateien betroffen. Es wird empfohlen, den neuen Speicherort zu verwenden, um das Ergebnis auszugeben, und die Original datei wird als Backup verwendet, um das Zurückverfolgen zu erleichtern.
Nach der Verarbeitung sind Stichproben erforderlich.Selbst wenn es sich um ein Batch-Tool handelt, wird empfohlen, mehrere Ergebnis dateien nach der Verarbeitung zu öffnen, um wichtige Stellen zu überprüfen, um sicher zustellen, dass der Lösch effekt den Anforderungen entspricht.
Zusammenfassung
Das stapel weise Löschen vertraulicher Wörter in Word-Dokumenten kann effizient durch die Methode "Suchen und Ersetzen durch leer" erfolgen. HeSoft Doc Batch Tool Bietet einen Stapel verarbeitung prozess für Word-Dateien, vom Importieren von Dateien über das Festlegen von Schlüssel wörtern bis hin zu Ausgabe ergebnissen, der für die Bereinigung einer großen Anzahl von Dokumenten in Office-Szenen geeignet ist. Für Benutzer, die häufig Dokumente desensi bilisieren und Daten organisieren müssen, wird empfohlen, der Stapel verarbeitung Vorrang einzu räumen, um manuelle wiederholte Vorgänge zu reduzieren und die Wahrscheinlichkeit fehlendes Löschen zu verringern.