Wenn viele Word-Dokumente aus Webseiten, PDF-Konvertie rungen oder Vorlagen anderer Personen sortiert werden, kann der Text mit einer großen Anzahl von Seiten umbruch zeichen gemischt werden, wodurch der Inhalt zwangsweise in die nächste Seite unterteilt wird. Öffnen Sie Docx-oder Doc-Dateien nacheinander, um sie manuell zu finden und zu löschen, was nicht nur zeit aufwändig ist, sondern auch leicht zu übersehen ist. Dieser Artikel basiert auf HeSoft Doc Batch Tool Stellen Sie beispiels weise vor, wie Sie die Seiten umbrüche in mehreren Word-Dateien stapel weise löschen können, indem Sie die Schlüssel wort funktion in Word suchen und ersetzen und Paging-Variablen verwenden, um Benutzern zu helfen, die Dokumenten bereinigung und das Layout schnell abzuschließen.
Seiten umbrüche sind ein häufiges, aber leicht zu übersehendes Problem beim Organisieren einer großen Anzahl von Word-Dokumenten. Nach dem Kopieren von Inhalten von Webseiten, dem Konvertieren von PDF in Word, dem Zusammenführen mehrerer Materialien, dem Herunter laden von Besprechung materialien oder dem Generieren von Berichten in Stapeln können beispiels weise viele manuelle Seiten umbrüche im Dokument vorhanden sein. Sie zwingen den Inhalt, Seiten an unerwünschter Stelle zu wechseln, was zu leeren Seiten, getrennten Absätzen, erhöhten Druckseiten und sogar zu nachfolgenden Satz-und Katalog prüfungen führt.
Wenn es nur eine Datei gibt, wird nach dem Öffnen von Word ein Bearbeitungs zeichen angezeigt, und das manuelle Löschen des Seiten umrizers ist akzeptabel. Wenn es sich jedoch um Dutzende oder Hunderte von Docx-oder Doc-Dateien handelt, muss jede Datei geöffnet, lokalisiert, gelöscht und gespeichert werden. Es gibt viele sich wiederholende Arbeiten, und es ist leicht, durch fehlende Löschungen inkonsistente Ergebnisse zu erzielen. Dieses Problem soll in diesem Artikel gelöst werden: Verwenden Sie eine für Office-Szenen orientierte Stapel verarbeitung software, finden Sie die Seiten umbrüche in mehreren Word-Dateien gleichzeitig und löschen Sie sie stapel weise, indem Sie sie durch leere ersetzen.
Die folgende Operation ist der Screenshot HeSoft Doc Batch Tool Zum Beispiel. Es ist als Batch-Tool für die Dokumenten verarbeitung in Office-Software positioniert. Der Kernwert besteht darin, die Word-Datei sortier aufgabe zu zentralisieren, für die ursprünglich manuelle Wiederholung vorgänge erforderlich waren, um sie in einem Prozess abzuschließen. In diesem Artikel werden die Renderings vor und nach der Verarbeitung sowie die Screenshots der Software operationen kombiniert, um zu veranschaulichen, wie Seiten umbrüche in Word-, Docx-und Doc-Dokumenten stapel weise gelöscht werden.
Anwendbare Szenarien: Welche Situationen eignen sich zum Entfernen von Word-Seiten umbruch in großen Mengen
Das Batch-Löschen von Seiten umbrüche dient nicht nur dazu, das Dokument kompakter aussehen zu lassen. Es tritt normaler weise bei der Standard isierung von Dokumenten, der Daten aggregation und der Format bereinigung auf. Die folgenden Szenarien eignen sich hervorragend für diese Methode:
- Viele Seiten umbrüche erscheinen, nachdem PDF zu Word gewechselt ist:Viele PDF-Konvertierungs tools fügen Seiten umbrüche entsprechend der ursprünglichen Seiten struktur ein. Die konvertierte Word-Datei scheint vollständig zu sein, aber jede Seite ist während der Bearbeitung künstlich getrennt.
- Das Layout ist verwirrend, nachdem die Webseiten informationen in Word kopiert wurden:Beim Kopieren von Webseiten, Papier materialien, Konferenz agenda oder Schulungs materialien kann der Text unsichtbare Formate wie Seiten umbrüche, Zeilen umbrüche und leere Absätze enthalten.
- Mehrere Word-Berichte erfordern einen einheitlichen Satz:Beispiels weise müssen Projekt materialien, Lehr dokumente, Konferenz zusammenfassungen, erste Entwürfe von Beiträgen usw. zuerst die obligato rische Paginierung löschen und dann Titel, Absätze und Ränder einheitlich festlegen.
- Reduzieren Sie bedeutungs lose leere Seiten vor dem Stapel druck:Seiten umbrüche können leere Seiten oder halbseitige Inhalte erzeugen, wenn die Position nicht zumutbar ist, was die Druckkosten erhöht.
- Sie müssen Word-Dateien weiter zusammenführen, konvertieren oder archivieren:Löschen Sie vor dem Zusammenführen von Docx-und Doc-Dateien zu einem Dokument oder konvertieren Sie sie in eine PDF-Datei, indem Sie redundante Seiten umbrüche löschen, um spätere Layout anomalien zu reduzieren.
Mit anderen Worten, solange das Problem "Viele Word-Dateien haben Seiten umbrüche und müssen einheitlich gelöscht oder ersetzt werden" lautet, können Sie die Methode dieses Artikels verwenden. Anstatt nur ein einzelnes Dokument zu verarbeiten, ist es ein Office-Effizienz schema, das auf Stapel dateien ausgerichtet ist.
Effekt vorschau: Was sind die Änderungen bei der Verarbeitung von Seiten umbruch vor und nach
Vor der Verarbeitung: In Word gibt es offen sichtliche Seiten markierungen
Aus dem Screenshot vor der Verarbeitung geht hervor, dass die Bearbeitungs marke im Word-Dokument geöffnet ist und die Markierung "Seiten umbruch" unter dem Text angezeigt wird. Dieser Seiten umbruch zwingt den folgenden Inhalt zur nächsten Seite, auch wenn auf der aktuellen Seite leere Bereiche vorhanden sind, werden nachfolgende Absätze nicht weiter gesetzt.
Die von den roten Feldern und Pfeilen markierten Bereiche sind genau die Seiten umbrüche, die verarbeitet werden müssen. Für eine einzelne Datei kann sie manuell in Word gelöscht werden. Wenn jedoch mehrere Dokumente in einer ähnlichen Situation vorliegen, ist es sehr ineffizient, die Dateien einzeln zu öffnen und dann zu löschen. Insbesondere beim Stapeln von englischen Materialien, Konferenz materialien, Papier fragmenten und Vertrags vorlagen ist die Verteilung der Seiten umbrüche nicht festgelegt, und die manuelle Suche ist zeit aufwändiger.
Nach der Verarbeitung: Der Seiten umbruch wird gelöscht und der nachfolgende Inhalt wird natürlich verbunden
Im Screenshot nach der Verarbeitung wird der Paging-Text nicht mehr an der ursprünglichen Position des "Paging-Symbolen" angezeigt, und nachfolgende Absätze können weiterhin auf der aktuellen Seite gesetzt werden. Im roten Rahmen befinden sich nur normale Absatz markierungen oder Leerzeilen, was darauf hinweist, dass der erzwungene Paging-Effekt entfernt wurde.
Es ist zu beachten, dass das Löschen von Seiten umbruch nicht bedeutet, den Inhalt des Textes zu löschen. Die Methode in diesem Artikel besteht darin, die Seiten umbruch variablen im Word-Dokument zu finden und durch leer zu ersetzen, um das erzwungene Seiten umbruch symbol zu entfernen. Normale Texte, Aufzählung zeichen, fett gedruckte Inhalte, Absatz texte usw. werden aufgrund des Löschens des Seiten umsatzes nicht als Ganzes gelöscht. Es wird weiterhin empfohlen, die Original dokumente während der tatsächlichen Verarbeitung zu sichern, insbesondere wenn es sich um formelle Verträge, Papiere, Berichte oder archivierte Materialien handelt.
Aktions schritte: Batch-Ersetzen oder Löschen von Seiten umbruch in mehreren Word-Dateien
Der vollständige Ablauf wird unten in der Reihenfolge der Screenshots erläutert. Die Gesamt idee lautet: Geben Sie zuerst die Such-und Ersetzung funktion im Word-Tool ein, importieren Sie die zu verarbeitete Word-Datei, geben Sie dann die Paging-Variable in die Verarbeitung optionen ein, lassen Sie den Ersatz inhalt leer und fahren Sie schließlich mit dem nächsten Schritt fort, um das Speichern und Verarbeiten abzuschließen.
Schritt 1: Geben Sie das Word-Tool ein, wählen Sie das Schlüssel wort in Word suchen und ersetzen
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Später sehen Sie auf der linken Seite mehrere Werkzeug kategorien, darunter Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools, Text-Tools, Bild-Tools usw. Da ich mich diesmal mit dem Seiten umbruch im Word-Dokument befassen möchte, müssen Sie die linke Seite eingebenWord-ToolsKlassifizierung.
In der Liste der Word-Tools wird das erste Element im Screenshot hervor gehoben:Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word. Der Zweck dieser Funktion besteht darin, Schlüssel wörter im Word-Datei inhalt in großen Mengen zu finden und zu ersetzen. Obwohl Seiten umbrüche kein normaler sichtbarer Text sind, bietet die Software eine Methode zum Schreiben von Variablen, mit der Seiten umbrüche als Such objekte verarbeitet werden können.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, den richtigen Batch-Verarbeitung eingang auszuwählen. Viele Benutzer denken, dass Seiten umbrüche nur in der in Word integrierten Suche und Ersetzung verarbeitet werden können. Für mehrere Dateien ist es wichtiger, eine Office-Software zu haben, die Dateien stapel weise importieren, Such-und Ersetzung regeln einheitlich festlegen und zentral ausführen kann. Nach dem Aufrufen dieser Funktion können Sie mehrere docx-Dateien in derselben Aufgabe ausführen.
Schritt 2: Hinzufügen von Word-Dateien, die verarbeitet werden müssen
Nach dem Aufrufen der Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" werden oben auf der Benutzer oberfläche die Prozess schritte angezeigt: Wählen Sie den zu verarbeiten den Datensatz aus, legen Sie die Verarbeitung optionen fest, legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Verarbeitung. Der aktuelle Screenshot befindet sich in Schritt 1, bei dem die zu verarbeiten den Datensätze ausgewählt werden.
Oben rechts zu sehenDateien hinzufügen,Dateien aus Ordnern importieren,Entleeren,MehrWarten Sie auf die Bedien taste. Die Liste im Screenshot wurde in 6 Word-Dateien importiert, die Dateinamen sind 1.docx bis 6.docx, der Pfad wird im Verzeichnis D:\ test \ angezeigt und die Erweiterung lautet docx.
Wenn Sie nur eine kleine Anzahl von Dateien verarbeiten, können Sie sie einzeln mit "Dateien hinzufügen" auswählen. Wenn die Dateien bereits in einem Ordner zentral isiert sind, können Sie sie einmal mit "Dateien aus Ordnern importieren" importieren. Nach dem Import listet die Software die Seriennummer, den Namen, den Pfad, die Erweiterung, die Erstellung szeit, die Änderungs zeit und andere Informationen in der Tabelle auf, um zu überprüfen, ob die richtige Datei ausgewählt wurde.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist: Alle Word-Dokumente, die den Seiten umbruch entfernen müssen, werden in der Liste angezeigt. Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Anzahl der Dateien korrekt ist, klicken Sie unten aufWeiterGeben Sie die Einstellungen für die Verarbeitung optionen ein. Die Anzahl der Datensätze, die unten in der Liste im Screenshot angezeigt werden, ist 6, was darauf hinweist, dass die aktuelle Batch-Aufgabe 6 Docx-Dateien gleichzeitig verarbeitet.
Schritt 3: Legen Sie die Such methode fest, verwenden Sie die Seiten umbruch variable als Such inhalt
Nach dem Aufrufen von Schritt 2 lautet der Titel der Benutzer oberfläche Verarbeitung optionen festlegen, und der Hauptbereich lautet "Schlüssel wort optionen festlegen". In "Find the Weg" wählt der ScreenshotText genau findenGibt es auch die Option "Text mit Formel unschärfe suchen". Für die Aufgabe, Seiten umbrüche zu löschen, wählen Sie normaler weise die genaue Suche aus, da wir mit eindeutigen Seiten umbruch variablen übereinstimmen möchten, nicht mit Fuzzy-Text.
In der "Liste der zu suchen den Schlüssel wörter" wird der Screenshot eingegeben{Hesoft. word.page}. Dies ist die zugehörige Schreib methode für Seiten umbrüche, die über "Variablen" in der Software oberfläche bereit gestellt wird und zur Darstellung von Seiten umbruch in einem Word-Dokument verwendet wird. Nachdem Sie es in der Such liste ausgefüllt haben, sucht die Software nach Seiten umbruch in der importierten Word-Datei.
Dieser Schritt ist kritisch. Seiten umbrüche sind kein gewöhnlicher Text in Word. Sie können nicht einfach die drei Wörter "Seiten umbrüche" eingeben, um sie zu löschen. Die Variablen form {hesoft.word.page} wird im Screenshot verwendet, damit die Software das Paging-Objekt im Dokument erkennen kann. Es wird empfohlen, das in der Benutzer oberfläche angezeigte Variablen format genau zu befolgen, einschl ießlich geschweifter Klammern, englischer Punkte und vollständiger Zeichen, um zu vermeiden, dass mehr Leerzeichen oder weniger Symbole nicht übereinstimmen.
Schritt 4: Die Ersatz schlüssel wort liste wird leer gelassen, um Seiten umbrüche zu löschen
Auf der rechten Seite des Screenshots befindet sich "Ersetzte Keyword-Liste" und mit "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" gekennzeichnet. Wenn das Ziel darin besteht, Seiten umbrüche in Word-Dateien stapel weise zu entfernen, geben Sie auf der rechten Seite keinen neuen Inhalt ein und lassen Sie die Ersatz liste leer. Auf diese Weise wird der gesuchte Seiten umbruch bei der Ausführung der Software durch leeren Inhalt ersetzt, dh der Seiten umbruch wird gelöscht.
Wenn Sie nicht löschen, sondern den Seiten umbruch durch andere Inhalte ersetzen müssen, z. B. durch normale Absätze oder bestimmten Text, können Sie den ersetzten Inhalt gemäß den tatsächlichen Regeln ausfüllen. Das Thema dieses Artikels besteht jedoch darin, Seiten umbrüche in mehreren Word-Dokumenten zu entfernen, sodass die rechte Seite leer bleiben sollte.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist: {hesoft.word.page} ist in der Such liste links vorhanden, die Ersatz liste rechts ist leer und die Such methode besteht darin, den Text genau zu finden. Nachdem Sie bestätigt haben, dass es korrekt ist, klicken Sie untenWeiter, Geben Sie die Einstellungen für den Speicherort ein.
Schritt 5: Legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Stapel verarbeitung
Aus dem Schnitts telle prozess geht hervor, dass es nach den Verarbeitung optionen zwei Schritte gibt: "Speichern" und "Verarbeitung starten". Obwohl der Screenshot die spezifische Speicherseite nicht anzeigt, muss der Benutzer gemäß dem Software prozess weiterhin auf Weiter klicken, den Speicherort der verarbeiteten Datei gemäß den Anweisungen der Benutzer oberfläche festlegen und dann den Start prozess eingeben.
Wenn Sie Word-Dateien in großen Mengen ändern, wird empfohlen, die verarbeiteten Dateien in einem neuen Ordner zu speichern, anstatt die Original datei direkt zu überschreiben. Dies hat den Vorteil: Wenn Sie feststellen, dass das Layout einzelner Dokumente weiter angepasst werden muss, können Sie jederzeit zur Original datei zurückkehren und diese erneut verarbeiten. Wenn die Verarbeitung sergeb nisse den Erwartungen entsprechen, können Sie sie archivieren, drucken oder in PDF konvertieren.
Nachdem Sie die Einstellungen für den Speicherort abgeschlossen haben, geben Sie den Schritt zum Starten der Verarbeitung ein und führen Sie die Stapel aufgabe aus. Die Software öffnet und verarbeitet den Inhalt des Word-Dokuments nacheinander gemäß der Liste der zuvor importierten Dateien und ersetzt die übereinstimmen den Seiten umbruch variablen durch leer. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die Überprüfung der Ausgabe datei, um fest zustellen, dass der Seiten umbruch gelöscht wurde.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Warum eine Variable verwenden, anstatt "Seiten umbrüche" direkt einzugeben?
Da Seiten umbrüche in Word zu speziellen Bearbeitungs marken gehören, sind sie keine normalen Text zeichen. Die direkte Eingabe von "Seiten umbruch" entspricht nur dem Text, der wirklich "Seiten umbruch" im Dokument geschrieben hat, nicht dem Seiten umbruch in Word. Variablen wie {hesoft.word.page} werden im Screenshot verwendet, damit die Software Seiten umbruch objekte erkennen kann.
2. Wird der gesamte Text nach dem Ausfüllen der Ersatz schlüssel wort liste gelöscht?
Befolgen Sie die Anweisungen auf der Screenshot-Oberfläche: "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" bezieht sich auf das Löschen des gesuchten Schlüssel worts oder Variablen objekts. Mit anderen Worten, wenn die linke Seite nach der Seiten umbruch variablen sucht und die rechte Seite leer ist, besteht das Verarbeitung sziel darin, den Seiten umbruch selbst zu löschen, nicht den Text absatz vor und nach dem Seiten umbruch. Unterschied liche Dokuments trukturen können jedoch unterschied lich sein. Es wird empfohlen, vor der formalen Stapel verarbeitung eine kleine Anzahl von Kopien zum Testen zu verwenden.
3. Können sowohl doc-als auch docx-Dateien auf diese Weise verarbeitet werden?
Die in der Screenshot-Liste angezeigte Erweiterung ist docx, und das Artikel thema eignet sich auch für die Word-Dokument-Batch-Szene. Bei Dateien im Doc-Format hängt die Frage, ob sie direkt verarbeitet werden können, vom tatsächlichen Software-Support und den Ergebnissen des Datei imports ab. Wenn die Software die Doc-Datei normal importieren und identifizieren kann, können Sie die Paging-Variable für die Verarbeitung gemäß der gleichen Idee festlegen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, können Sie zuerst eine Doc-Datei zum Testen verwenden.
4. Warum gibt es nach dem Löschen des Seiten umrichtens noch leere Zeilen?
Nachdem das Seiten umbruch zeichen gelöscht wurde, enthält die ursprüngliche Position möglicher weise noch Absatz markierungen, Zeilen umbrüche, leere Absätze oder andere Formate. Diese Inhalte sind nicht dasselbe Objekt wie das Seiten umbruch zeichen. Nach der Verarbeitung sehen Sie im roten Feld des Screenshots normale Absatz markierungen, was darauf hinweist, dass das Seiten umbruch zeichen nicht mehr gezwungen ist, Seiten zu wechseln. Wenn Sie leere Absätze weiter bereinigen müssen, können Sie das entsprechende Word-Tool zur Verarbeitung leerer Inhalte verwenden oder die wichtigsten Dokumente manuell überprüfen.
5. Müssen Sie Word-Dokumente vor der Stapel verarbeitung schließen?
Um zu vermeiden, dass die Datei belegt wird oder das Speichern fehlschlägt, wird empfohlen, die bearbeitete Word-Datei vor der Stapel verarbeitung zu schließen. Insbesondere die Dateien in der Import liste sollten nicht gleichzeitig in Word geöffnet bleiben. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die Ausgabe datei zur Überprüfung.
Zusammenfassung: Verwenden Sie Stapel verarbeitung software, um die sich wiederholende Arbeit der Word-Paging-Bereinigung zu reduzieren
Das Massen löschen von Seiten umbruch in Word-Dateien ist im Wesentlichen ein typisches Problem bei der Büro automatisierung. Bei der manuellen Verarbeitung muss jedes Dokument geöffnet, gesucht, gelöscht und gespeichert werden HeSoft Doc Batch Tool , Sie können mehrere Docx-oder Doc-Dateien einheitlich importieren, mithilfe der Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" die Variable {hesoft.word.page} verwenden, um Seiten umbrüche zu finden, und den Ersatz inhalt leer lassen, um das Löschen stapel weise abzuschließen.
Für Benutzer, die häufig Berichte, Papiere, Konferenz materialien, Schulungs dokumente und PDF-zu-Word-Dateien organisieren, kann diese Methode die sich wiederholende Arbeit erheblich reduzieren und die Dokumenten bereinigung von Datei-für-Datei-Operationen auf eine Einstellung und Stapel ausführung ändern. Es wird empfohlen, die Quelldateien vor der formellen Verarbeitung zu sichern und den Effekt mit einer kleinen Anzahl von Beispiel dokumenten zu überprüfen. Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Regeln korrekt sind, importieren Sie den gesamten Stapel von Word-Dateien in die Software verarbeitung. Dies kann nicht nur die Effizienz verbessern, sondern auch das Risiko einer fehlenden Löschung und Fehl bedienung verringern.