この記事では、オフィスソフトウェアのWord一括検索置換機能を使用して、正規表現のワイルドカード式で複数のdocxドキュメントのキーワードを一度に処理する方法について説明します。 例では、複数のWord文書の3桁の大文字の略語をAに、連続した数字をBに、統一的に置き換えます契約書、論文、トレーニング資料、テンプレート文書の番号、略語、コード、プレースホルダを一括修正するのに適しています。 文章には処理前後の効果プレビュー、詳細な操作手順と注意事項が含まれており、ユーザーがWordを一つずつ開いて手動で検索して置換する重複労働を減らすのに役立つ。
日常業務では、多くの人が同様の問題に直面しています。一つのフォルダには数十個から数百個のword文書があり、その中には同じタイプのキーワード、番号、英語の略語またはプレースホルダーが分散しています。統一的に置き換える必要があります。 Docxまたはdocファイルを一つずつ開いて、Wordに付属している検索で置き換えると、時間がかかるだけでなく、変更が漏れやすい。 特に、置換するのは固定テキストではなく、規則的な内容で、例えば「3つの連続大文字」「連続数字」「ある番号の書式」の場合普通の検索は柔軟性がないことが多い。
この記事では、スクリーンショットの例に基づいて、どのように使用するかを紹介します HeSoft Doc Batch Tool このようなオフィスソフトは、「Wordのキーワードを検索して置き換える」機能を通じて、正規表現のワイルドカード式を組み合わせて、複数のWordファイルの内容のキーワードを一括して置き換える。 例には6つのdocxファイルがあり、ドキュメント内の3桁の大文字の略語をAに、連続した数字をBに置き換える必要があります。 一度の構成で、ソフトウェアはすべてのファイルを一括処理できるため、重複労働を減らし、文書整理と資料標準化の効率を高めることができる。
適用シーン: 正規表現で一括置換するのに適したword文書
Wordの内容を正規表現のワイルドカード式を使用して一括して置き換え、「規則的だが全く同じではない」テキストを扱うのに適しています。 通常の固定キーワード置換よりも、タイプのテキストを一括認識するのに適しています。 例えばスクリーンショットで使用する[A-Z]{3}3つの連続した大文字のアルファベットにマッチできます\ D連続した数字にマッチさせることができます。 つまり、BOT、ELA、BUDのような3つの大文字の略語はすべて同じ式で識別でき、60、3、5のような数字も同じ式で識別できる。
一般的なアプリケーションシナリオは次のとおりです
- 一括置換の略語:たとえば、複数のdocxドキュメントの部門コード、コースコード、プロジェクトコードを新しい略称に統一して置き換えます。
- ロット処理数字番号:例えば、word文書のページ番号の引用、条項番号、金額の数字、授業時などを統一的にプレースホルダに置き換えると、脱感やテンプレート化が容易になる。
- バッチ整理テンプレートのプレースホルダ:たとえば、ドキュメントにはABC、DEF、XYZなどのプレースホルダがあり、ルールに置き換える必要があります。
- 一括脱感作資料:例えば、複数のWord文書の番号、証明書の断片、統計数字を統一文字に置き換えることで、外部での共有が容易になる。
- 古いバージョンのドキュメントを一括標準化するには:たとえば、複数のdoc、docxファイル内の古いコード、古いフィールド、古い番号ルールを新しいルールに変換します。
「多くのWord文書が変更され、修正対象に一定の規則がある」というタスクがある場合、オフィスソフトウェアを使用する一括処理機能は、手動操作よりも信頼性が高い。 手動操作では、繰り返し開いたり、検索したり、置換したり、保存したりする必要があります。一括ツールは、これらの繰り返しアクションをタスクにまとめることができます。
効果プレビュー: 処理前後のWordキーワード置換結果
処理前: 複数のdocxファイルは統一的に修正する必要があります。
処理前のスクリーンショットから分かるように、現在のフォルダには1.docxから6.docxまでの合計6つのword文書がある。 このようなシーンは非常に典型的です。ファイル数は必ずしも多くないですが、ファイルごとに同じ置換ルールを実行する必要があります。 より多くのファイルがあると、手動処理のコストが急速に増加します。
1つのドキュメントを開くと、本文に処理が必要な内容が複数あります。 例えば、タイトルのBOT、本文中のエラ、および60 hrの数字は60です。 スクリーンショットでは、置き換えたい内容の一部を赤い矢印で示し、タイトル、本文段落、リスト項目などの異なる位置に分散していることを示している。
普通の固定キーワードで置き換えると、BOT、ELA、BUDなどの複数の略語を探し、それぞれ60、3、5などの数字を探す必要があるかもしれません。 これは手順が多いだけでなく、漏れやすいです。 正規表現の利点は、ある固定語だけを探すのではなく、ルールに合ったテキストを探すことです。
処理後: 式に合った内容が統一的に置き換えられます。
処理後のスクリーンショットによると、原文の中でルールに合った内容はすでに置き換えられている。 例えば、3桁の大文字がAに置き換えられ、連続した数字がBに置き換えられます。 タイトルのBOTはA、本文のELAもA、数字60、3、5などの位置はBに置き換えられます。
この処理方式は、一括脱感作、一括テンプレート化、一括標準化に非常に適している。 さらに重要なのは、ルールを置き換えるのは一度だけで、複数のWord文書は同じルールで自動的に処理され、文書ごとに重複して操作されないようにすることです。
操作手順: 用 HeSoft Doc Batch Tool Wordキーワードを一括置換します
手順1: Wordツールに入り、「Wordのキーワードを検索して置換」を選択します
ソフトウェアを開いたら、左側のツール分類から選択しますWordツール。 メインインタフェースには、透かしの追加、空白の削除、フォーマットの変換など、word文書の処理に関連する複数の機能が表示されます。 スクリーンショットによると、今回は第1項を使用する必要がありますWordのキーワードを検索して置き換えます。
このステップの目的は、Wordの内容を一括検索して置換するためのプロセスに入ることです。 Docx、docなどのWordファイルでは、置換タスクが本文の内容のキーワードであれば、この機能が優先されます。 この機能を選択すると、ソフトウェアはガイド処理ページに入り、「記録の選択、処理オプションの設定、保存場所の設定、処理の開始」の順にタスクを完了します。
手順2: 処理が必要なWordファイルを追加する
機能ページに入ると、まずステップ1「処理するレコードを選択」にあります。 ページ右上に表示ファイルを追加、フォルダからファイルをインポートする、クリア、もっとなどのボタン。 スクリーンショットにはすでに6つのdocxファイルがインポートされており、リストにはシリアル番号、名前、パス、拡張子、作成時間、修正時間などの情報が表示されています。
少数の指定ファイルを処理するだけの場合は、「ファイルを追加」をクリックして選択します。 1つのフォルダ内のすべてが処理するword文書の場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使用すると、バッチタスクに適しています。 ファイルがリストに入った後、名前とパスが正しいかどうかをチェックし、処理不要なドキュメントが誤って入っていないことを確認します。 リストの一番下には記録数が表示され、スクリーンショットの記録数は6で、今回は6つのファイルを処理することを示しています。
このステップで予想される結果は、置換されるすべてのword文書がリストに表示され、拡張子がdocxであることです。 間違いがないことを確認したら、ページの下にある「次へ」をクリックして、処理オプションの設定に入ります。
ステップ3: 式を選択してテキストを検索し、正規表現のワイルドカードを入力します
ステップ2は任務全体の核心である。 「キーワードオプションの設定」領域では、「検索方法」に2つのオプションがあることがわかりますテキストを正確に検索しますと式を使用してテキストをあいまいに検索します。 この例では、正規表現のワイルドカードでテキストを識別する必要があるため、「式を使用してテキストをあいまいに検索」を選択します。
スクリーンショットの「検索するキーワードのリスト」には、次の2行が入力されています
- [A-Z]{3}: BOT、ELAなど、3つの連続した大文字のアルファベットを一致させるために使用します。
- \ D: 60、3、5などの連続した数字を一致させるために使用します。
右側の「置換後のキーワードリスト」には、次の2行が入力されています
- A: 左側の最初の行に対応して、マッチした3桁の大文字をAに置き換えます。
- B: 左側の2行目に対応して、マッチした連続した数字をBに置き換えます。
ここでは特に「行の対応関係」に注意しなければならない。 左側の1行目の検索式は、右側の1行目の置換結果に対応する左側の2行目の検索式は、右側の2行目の置換結果に対応する。 順番を逆に書くと、置換結果も変化します。 例えば、AとBを逆に書くと、大文字の略語がBになり、数字がAになる。
また、インタフェースには「文字の大文字と小文字を無視する」オプションがあります。 スクリーンショットではこのオプションがチェックされていないので、[A-Z]{3}主に大文字にマッチします。 あなたの文書にBOTとbotがあり、一緒に処理したい場合は、実際の必要に応じて大文字と小文字の無視を有効にするかどうかを検討してください。 この記事の例では、スクリーンショットに従って設定し、項目をチェックしない。
ステップ4: 保存場所を設定して処理を開始する
検索式と置換内容の設定が完了したら、「次へ」をクリックし、「保存場所の設定」に進みます。 スクリーンショットには保存場所ページの詳細は表示されていませんが、ウィザードの上部には「保存場所の設定」、「処理開始」が表示されます。 一般的に、Wordファイルを一括処理する場合は、処理したファイルを新しいフォルダに保存し、元の文書を直接上書きしないようにすることをお勧めします。 これにより、式の設定が期待通りでなくても、元のファイルに戻って再処理することができます。
保存先を確認後、「処理開始」に進みます。 ソフトウェアはファイルリストに従ってWordの内容を一つずつ開いて処理し、ルールに合ったテキストを対応する新しい内容に置き換えます。 処理が完了したら、出力ファイルを開くと、置換後の効果が見られます。
正規表現式の説明: 複数のキーワードを一度に置き換えることができる理由
この例の鍵は、次の2つの式です
[A-Z]{3}[A-Z] はいずれかの大文字のアルファベットを表し、 {3} は連続して3回現れることを表します。 したがって、任意の3つの連続した大文字のアルファベットにマッチします。 このようにBOT、ELA、ABC、XYZを別々に入力する必要はなく、「3つの大文字」のルールを満たしていれば認識される。
\ D\ Dは数字を表し、1回以上出現することを表していると理解できる。 そのため、1、60、2026のような連続した数字が一致する可能性がある。 スクリーンショット中の60 hrがB hrになり、page 3がpage Bになるのは、数字の部分がこの式に合っているからである。
このような書き方は構造化テキストの処理に特に適しています。 正規表現を「固定キーワード」ではなく「検索ルール」と理解できます。 Word文書に類似しているが、全く同じではない内容がたくさんある場合、式のあいまいな検索がより効率的になります。
よくある質問と注意事項
1.置き换える前にWordファイルのバックアップが必要ですか?
バックアップを推奨します。 一括置換ルール設定が間違っていると、複数のdocxまたはdocファイルが影響を受ける可能性があります。 リスクを軽減するために、元のファイルをコピーするか、「保存場所の設定」で新しい出力ディレクトリを選択して、元のファイルを直接上書きしない方がいいです。
2.交換結果が予想と一致しないのはなぜですか?
一般的な原因は、正規表現の範囲が広すぎることです。 たとえば、 \ dはすべての連続した数字と一致し、ドキュメントに日付、ページ番号、番号、金額がある場合は置き換えられます。 ある種類の数字だけを置き換えるには、公式ルールをさらに狭くする必要があります。 正式に一括処理する前に、少量のファイルでテストすることができます。
3. 左右両侧のキーワードリストは1つ1つ対応している必要がありますか?
はい。 左側の「検索するキーワードのリスト」と右側の「置換されたキーワードのリスト」は、行に対応しています。 左側の最初の行が一致する内容は、右側の最初の行に置き換えられ、2番目の行は2番目の行に対応します。 複数のルールを設定するときは、必ず行数、順序、内容をチェックしてください。
4. docとdocxはこの考え方で処理できますか?
この記事のスクリーンショットのファイル拡張子はdocxです。 日常業務のWord文書では、docxが最も一般的な形式であるあなたの文書が古いdocの場合は、ソフトウェアの現在の機能がこの形式をサポートしているかどうかを確認することもできますまたはdocxに変換してから一括処理します。
5.文字全体を置き換えるのに適していますか?
完全な段落を置き換える場合は、スクリーンショットに「キーワードに基づいてWordの完全な段落を検索して置き換える」機能があります。 本編では、内容中のキーワードを差し替えたり、規則に合致したりする短い文章について説明します。 セグメント全体を削除または置換する必要がある場合は、より一致する機能を選択する必要があります。
まとめ: 一括処理ツールでWordの重複置換作業を減らす
この記事の例から分かるように、 HeSoft Doc Batch Tool の「Wordのキーワードを検索して置き換える」機能は、複数のWord文書の規則的な内容を一度に置き換えることができる。 1.Docx、2.Docx、3.Docxを1つずつ開いて手動で検索して置き換えるより、一括処理は資料整理、テンプレートメンテナンス、コンテンツ脱敏、一括標準化などのオフィスシーンに適している。
WordファイルにBOT、ELAのような略語や60、3、5のような数字がたくさんある場合は、統一ルールで置き換える必要があります。まずファイルのバックアップを用意することをお勧めしますソフトウェアにファイルをインポートし、式を選択してテキストをあいまいに検索し、正規表現と置換内容を記入し、最後に保存場所を設定して処理を開始します。 これにより、元の重複、面倒、間違いやすいWordを一括してタスクに置き換えることができ、明確で制御可能な操作フローに圧縮することができる。