Lorsqu'il existe des abréviations anglaises, des numéros numériques, des codes de cours ou d'autres textes réguliers dans plusieurs documents Word, il est très inefficace d'ouvrir des fichiers un par un. Cet article prend 6 fichiers docx comme exemple pour vous présenter comment HeSoft Doc Batch Tool En utilisant la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", entrez une expression régulière via la méthode de recherche floue de formule, remplacez les trois lettres majuscules par A et remplacez le nombre par B. L'article couvre les effets avant et après le traitement, les étapes de fonctionnement détaillées et les précautions, et convient aux utilisateurs de bureau qui ont besoin de modifier le contenu Word par lots.
Lors du tri du matériel anglais, des descriptions de cours, des documents de projet ou des pièces jointes au contrat, vous rencontrez souvent la situation selon laquelle «le même type de contenu est dispersé dans de nombreux fichiers Word». Par exemple, plusieurs documents docx ont trois abréviations anglaises, des nombres, des heures, des numéros de page ou des codes internes. Le traitement manuel consiste généralement à ouvrir le premier Word, à rechercher la substitution, à enregistrer la fermeture; à ouvrir le deuxième Word et à répéter la même action. Plus il y a de documents, plus le travail répétitif est évident et il est difficile de garantir que chaque document est traité de manière cohérente.
Si ces mots-clés ont des règles évidentes, vous pouvez utiliser la formule de caractère générique d'expression régulière pour compléter la substitution par lots. Cet article utilise HeSoft Doc Batch Tool Montre comment trouver et remplacer par lots des mots-clés dans Word. Ce logiciel est un outil logiciel bureautique, orienté vers les scénarios de traitement par lots de fichiers tels que Word, Excel et PDF. La valeur fondamentale est de concentrer les opérations de documents répétitives et mécaniques dans un processus de tâche.
Scène applicable: remplacement par lots de texte régulier dans Word
La méthode de cet article est adaptée pour traiter les mots-clés réguliers dans un grand nombre de documents Word, docx et doc, pas seulement pour remplacer un mot fixe. Par exemple, le document a trois abréviations en majuscules telles que ABC, BOT et ELA; il y a des nombres tels que 60, 100 et 2026; il y a des numéros de projet, des numéros de cours, des numéros de termes, etc. Si ces contenus doivent être remplacés, désensibilisés ou remplacés par des espaces réservés, vous pouvez utiliser la formule pour la recherche floue.
Par rapport au remplacement manuel, les avantages des outils en vrac se reflètent principalement dans trois aspects. Premièrement, les fichiers peuvent être importés à la fois et n'ont pas besoin d'être ouverts un par un. Deuxièmement, les règles de recherche ne sont définies qu'une seule fois et peuvent être appliquées à tous les fichiers. Troisièmement, plusieurs règles peuvent être traitées simultanément. Par exemple, une règle traite des abréviations en majuscules et une autre règle traite des nombres. Pour ceux qui organisent fréquemment des modèles, des règles et règlements, du matériel de cours et des documents en anglais, ce type d'opération peut gagner beaucoup de temps.
Il convient de souligner qu'une expression régulière est un moyen de "faire correspondre le texte par des règles". Il est très puissant, mais il demande également aux utilisateurs de savoir explicitement à quoi ils correspondent. Plus la règle est précise, plus le résultat du remplacement par lots est contrôlable.
Aperçu des effets: fichiers et contenu du document avant le traitement
À partir de la capture d'écran avant le traitement, vous pouvez voir qu'il y a 6 documents Word dans cet exemple de dossier, et les noms de fichiers sont 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx. Ces fichiers serviront d'objet de traitement pour le même lot de tâches.
Après avoir ouvert l'un des documents, vous pouvez voir que le contenu du corps contient plusieurs cibles à remplacer. BOT apparaît dans la position du titer, ELA apparaît dans le texte principal et il y a 60 heures de contenu numérique dans la phrase. La flèche rouge pointe vers certaines cibles représentatives, indiquant que ces mots-clés ne sont pas concentrés dans une seule position, mais sont dispersés dans le titer, le paragraphe et le texte explicatif.
Si vous ne traitez qu'un seul document, la recherche manuelle est acceptable; mais lorsque ces contenus existent dans 6, 60 ou plus, les opérations manuelles ne sont plus efficaces. Plus important encore, bien que BOT et ELA aient des contenus spécifiques différents, ils appartiennent tous deux à la catégorie des "trois lettres majuscules" et peuvent être uniformément appariés avec la même formule.
Aperçu des effets: les abréviations et les chiffres anglais sont remplacés uniformément après traitement
Une fois le traitement terminé, regardez l'effet du document et vous pouvez voir que les trois lettres majuscules d'origine sont remplacées par A et les nombres sont remplacés par B. Par exemple, la position de début du titer passe de BOT à A, le contenu lié à ELA dans le texte devient A et les positions numériques d'origine telles que 60, 2 et 5 deviennent B.
Cela montre que les règles de remplacement par lots sont déjà en vigueur pour le contenu du document. Pour la scène de bureau réelle, vous pouvez remplacer A et B par le contenu dont vous avez besoin, comme "une organization", "un certain nombre", "le numéro est masqué", "le code du projet", etc. La clé est que la formule de recherche de gauche et le texte de remplacement de droite doivent correspondre un par un.
Étape 1: Ouvrez la fonction Rechercher des substitutions dans l'outil Word
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez "Outils Word" dans la barre de navigation de gauche. L'interface principale affiche plusieurs fonctions de traitement par lots Word, cette fois en utilisant "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word". À partir de la capture d'écran, vous pouvez voir que cette fonctionnalité se trouve dans le premier élément de la liste des outils Word, indiquant que son objectif est de rechercher et de remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word.
Une fois la fonction sélectionnée, le logiciel entre dans un processus de traitement spécialisé. L'interface est conçue pour une opération étape par étape. Il suffit aux utilisateurs de terminer la sélection des fichiers, les options de traitement, l'emplacement d'enregistrement et le traitement de démarrage dans l'ordre. Pour les personnes qui ne sont pas familiarisées avec le traitement par lots, cette conception de processus peut réduire les étapes manquantes.
Étape 2: Importer le document docx qui doit être traité
Après être entré dans la page des fonctionnalités, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. Deux entrées principales, "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers à partir de dossiers" sont disponibles en haut à droite de la page. Si le nombre de fichiers est petit, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers"; si les fichiers sont tous placés dans le même dossier, il est recommandé de cliquer sur "Importer des fichiers à partir du dossier", ce qui est plus conforme à l'utilisation du traitement par lots.
La liste importée dans la capture d'écran contient 6 fichiers docx. Le logiciel affiche le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification. Le bas indique le nombre d'enregistrements 6, le nombre de fichiers utilisés pour confirmer cette tâche. Après l'importation, vous devez vous concentrer sur deux points: l'un est de savoir si le chemin du fichier est correct et l'autre est de savoir si l'extension est le type de fichier Word attendu.
Si vous avez importé un fichier qui n'a pas besoin d'être traité, vous pouvez supprimer un seul enregistrement via la colonne d'action; si la liste entière doit être resélectionnée, vous pouvez cliquer sur "Vider". Après confirmation, cliquez sur "Suivant" en bas de la page pour accéder aux paramètres des règles.
Étape 3: Activer le flou de formule pour trouver du texte
La deuxième étape consiste à définir les options de traitement. Dans la zone "Méthode de recherche", l'interface fournit deux options uniques, "Recherche précise du texte" et "Recherche de texte avec une formule floue". Étant donné que cet exemple correspond à une classe de texte plutôt qu'à un mot fixe, vous devez sélectionner "Utiliser la formule pour brouiller la recherche de texte".
La recherche précise du texte convient au traitement de mots-clés clairs, par exemple en remplaçant «ancien nom» par «nouveau nom». La recherche floue de formule du texte convient au traitement du contenu modifié, tel que tous les nombres, les trois majuscules, une certaine structure de numérotation, etc. Dans cet exemple, BOT et ELA peuvent être appariés par des formules majuscules à trois chiffres; des nombres tels que 60, 2 et 5 peuvent être appariés par des formules numériques.
Étape 4: Entrez la formule de caractère générique de l'expression régulière
Dans la liste des mots-clés à rechercher à gauche, entrez la formule à rechercher par ligne. Dans la capture d'écran, remplissez [A-Z]{3} à la première ligne et \ d à la deuxième ligne.
[A-Z]{3} peut être compris comme: les lettres majuscules de A à Z apparaissent 3 fois de suite. Par conséquent, il correspondra aux trois abréviations majuscules telles que BOT et ELA. \ D peut être compris comme un ou plusieurs nombres. Il correspond donc à un contenu numérique tel que 60, 2, 5.
L'avantage de cette configuration est qu'il n'est pas nécessaire de lister à l'avance toutes les abréviations et chiffres possibles. Tant qu'ils sont conformes aux règles décrites par la formule, le logiciel peut les trouver dans le contenu du document Word et les remplacer selon les règles de droite.
Étape 5: Définir les résultats de remplacement et vérifier la correspondance
Dans la "Liste des mots-clés remplacés" à droite, remplissez A à la ligne 1 de l'exemple de capture d'écran et B à la ligne 2. En d'autres termes, tout le texte correspondant par [A-Z]{3} sera remplacé par A, et tout le texte correspondant par \ d sera remplacé par B.
Assurez-vous de vérifier la correspondance des numéros de ligne ici. La première ligne à gauche correspond à la première ligne à droite et la deuxième ligne à gauche correspond à la deuxième ligne à droite. Si vous souhaitez ajouter plus de règles, vous devez également conserver cette structure ligne à ligne. Par exemple, pour trouver un certain nombre à la ligne 3, vous devez remplir le contenu de remplacement correspondant à la ligne 3 à droite.
L'option "Ignorer la casse des lettres" est également affichée dans l'interface. La sélection doit être déterminée en fonction des besoins réels. Si vous souhaitez uniquement faire correspondre les abréviations en majuscules, il n'est généralement pas recommandé d'ignorer la casse à volonté; si votre document est mélangé à la casse et doit être traité, vous pouvez le combiner avec un exemple de test de document.
Étape 6: Définir la position de sortie et effectuer le traitement par lots
Une fois les règles remplies, cliquez sur "Suivant". Le processus supérieur indique qu'il existe également "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Il est recommandé d'enregistrer les fichiers traités dans un nouveau dossier au lieu d'écraser directement le fichier d'origine. De cette manière, même si vous constatez que la plage de formule est trop grande ou que le contenu de remplacement est incorrect, vous pouvez réexécuter la tâche avec le fichier d'origine.
Après avoir commencé le traitement, le logiciel exécute le même ensemble de règles de recherche et de remplacement un par un selon les fichiers de la liste d'importation. Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier de résultats pour vérifier. Lors de la vérification, ne vous contentez pas de regarder le premier remplacement, il est préférable de vérifier le titer, le corps, la liste, les descriptions entre parenthèses et d'autres positions pour vous assurer que la plage de remplacement est conforme aux attentes.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi les nombres dans l'exemple sont-ils devenus B?Parce que la deuxième ligne à gauche utilise \ d, la deuxième ligne à droite remplit B. Toute position qui correspond à un ou plusieurs nombres sera remplacée par B.
2. Et si vous voulez remplacer seulement 60 et ne voulez pas remplacer d'autres nombres?Alors vous ne devriez pas utiliser un \ d trop large. Vous pouvez passer à des recherches plus précises ou concevoir des formules plus strictes basées sur des formats réels. La plage de correspondance doit être jugée avant le remplacement par lots.
3. La formule à trois lettres majuscules remplacera-t-elle par erreur d'autres abréviations?Ce sera possible. [A-Z]{3} correspondra à toutes les 3 majuscules consécutives. S'il y a des abréviations à trois chiffres dans le document qui ne veulent pas être remplacées, elles seront également affectées. Par conséquent, avant le traitement formel, il doit être vérifié avec un exemple de document.
4. Que signifie remplacer la liste comme vide?L'interface invite "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer". Si une ligne à droite ne remplit pas le contenu, la correspondance correspondante peut être supprimée. La liste de droite doit être vérifiée lors du traitement par lots pour éviter les omissions.
5. Comment fonctionner de manière plus sûre lorsque le nombre de fichiers est important?Il est recommandé de prédiriger 1 à 2 tests de fichiers représentatifs, de confirmer que les règles sont correctes, puis d'importer tous les fichiers pour traitement par lots. Cela peut éviter d'affecter trop de documents à la fois.
Résumé: Transformez le remplacement répété en un seul paramètre avec un outil par lots
La difficulté de remplacer des mots-clés par lots par plusieurs documents Word n'est pas une seule action de remplacement, mais un grand nombre de répétitions, un contenu dispersé et des règles faciles à manquer. HeSoft Doc Batch Tool Grâce à la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", plusieurs fichiers docx sont centralisés dans une tâche et prennent en charge l'utilisation de formules pour trouver du texte.
Dans cet exemple, les utilisateurs n'ont besoin d'importer que 6 fichiers docx, de sélectionner la méthode de recherche de formule, d'entrer [A-Z]{3} et \ d, puis de définir les résultats de remplacement A et B pour compléter la substitution par lots des abréviations anglaises et des nombres. Pour le personnel de bureau qui doit traiter un grand nombre de documents Word, docx et doc, il est recommandé d'utiliser cette méthode pour la mise à jour de modèle, la désensibilisation des données, la spécification de numérotation et le nettoyage de contenu par lots, réduisant ainsi considérablement le travail répété.