Wenn viele docx-Dateien feste Schlüsselwörter enthalten, die gelöscht werden müssen, können Sie vermeiden, Word einzeln zu öffnen, um sie manuell zu bearbeiten. Dieser Artikel nimmt 6 Word-Dateien als Beispiel, um zu demonstrieren, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool das Word-Tool aufrufen, Schlüsselwörter suchen und ersetzen, eine Dateiliste importieren, eine genaue Textsuche einstellen und die ersetzte Schlüsselwortliste leer lassen, um Inhalte wie Australia, USA usw. in großen Mengen zu löschen. Geeignet für die Bereinigung von Dokumenten, das Entfernen sensibler Wörter und das einheitliche Ordnen von Materialien.
Bei der Stapelverarbeitung von Word-Dokumenten sind die häufigsten ineffizienten Vorgänge das wiederholte Öffnen von Dateien, Suchen von Text, Löschen, Speichern und Schließen. Wenn nur einige feste Schlüsselwörter gelöscht werden sollen, können diese sich wiederholenden Aktionen vollständig von der Bürosoftware übernommen werden. Dieser Artikel zeigt anhand eines Beispiels zum stapelweisen Löschen von Schlüsselwörtern in docx, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool angegebene Inhalte wie Australia, USA in mehreren Word-Dateien auf einmal löschen können.
Anwendungsszenarien
Sie können die in diesem Artikel beschriebene Methode in folgenden Fällen verwenden: Ein Ordner enthält viele docx-Dateien und es müssen dieselben Schlüsselwörter gelöscht werden; die Dokumente enthalten Regions-, Firmen-, Personen- oder Projektnamen, die nicht nach außen gezeigt werden sollen; aus Vorlagen generierte Word-Dateien enthalten Reste von Beispielinhalten; es soll nur bestimmter Text gelöscht werden, während Bilder, Tabellen und anderer Text erhalten bleiben sollen. Im Vergleich zur Einzelbearbeitung ermöglicht die Stapelverarbeitung standardisiertere Abläufe und erleichtert die Überprüfung.
Vorschau: Dokumentenvergleich vor und nach der Stapelverarbeitung
Vor der Verarbeitung werden die zu verarbeitenden Dateien zentral an einem Ort abgelegt. Im Beispiel sind 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx zu sehen.
Der Dokumentinhalt enthält die zu löschenden Schlüsselwörter. Beispielsweise erscheinen im Apple-Datenblatt hinter Country of origin die Einträge Australia und USA. Rote Pfeile im Screenshot markieren diese zu löschenden Texte.
Nach der Stapelverarbeitung werden Australia und USA nicht mehr angezeigt, die ursprüngliche Stelle ist leer. Bilder, Überschriften, Feldbezeichnungen und die Absatzformatierung im Dokument bleiben erhalten, was zeigt, dass dieser Vorgang gezielt auf die angegebenen Schlüsselwörter zum Löschen angewendet wurde.
Vorgehensweise
Schritt 1: Öffnen Sie die Funktion zum Suchen und Ersetzen im Stapel.Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool , wählen Sie links die Werkzeugkategorie „Word-Tools“ aus und klicken Sie auf „Schlüsselwörter in Word suchen und ersetzen“. Obwohl die Funktion „Ersetzen“ heißt, können Sie den Löschvorgang erreichen, indem Sie das Ersetzungsergebnis leer lassen.
Schritt 2: Mehrere Word-Dokumente hinzufügen.Klicken Sie auf der Seite „Zu verarbeitende Einträge auswählen“ auf „Datei(en) hinzufügen“, um einzelne oder mehrere Dokumente auszuwählen, oder klicken Sie auf „Dateien aus Ordner importieren“, um einen Batch-Import durchzuführen. Überprüfen Sie nach dem Import die Dateinamen und Pfade in der Liste, um sicherzustellen, dass alle zu verarbeitenden docx-Dateien enthalten sind. Der Screenshot zeigt eine Datensatzanzahl von 6, was bedeutet, dass 6 Dateien erfolgreich importiert wurden.
Schritt 3: Geben Sie die zu löschenden Schlüsselwörter ein.Nach einem Klick auf „Weiter“ gelangen Sie zu „Verarbeitungsoptionen festlegen“. Wählen Sie als Suchmodus „Text exakt suchen“ und geben Sie dann in die „Liste der zu suchenden Schlüsselwörter“ die zu löschenden Inhalte ein. In diesem Beispiel werden zwei Zeilen eingegeben: Australia, USA. Mehrere Schlüsselwörter werden in separaten Zeilen eingetragen, um die Stapelausführung zu erleichtern.
Schritt 4: Ersetzungsinhalt leer lassen.Geben Sie in der rechten Spalte „Liste der ersetzten Schlüsselwörter“ keinen Inhalt ein. Der Hinweis „Leereintrag bedeutet Löschen“ zeigt an, dass die Software Australia oder USA, wenn sie im Word-Dokument gefunden werden, durch einen leeren Eintrag ersetzt und somit gelöscht werden. Fahren Sie nach Bestätigung mit dem nächsten Schritt fort.
Schritt 5: Speichern und Verarbeitung starten.Legen Sie den Speicherort gemäß dem Ablauf fest und führen Sie die Verarbeitung aus. Es wird empfohlen, die Ausgabedateien in einem neuen Ordner zu speichern. Öffnen Sie nach Abschluss stichprobenartig einige Dokumente und prüfen Sie, ob die Löschung der Schlüsselwörter den Erwartungen entspricht.
Häufige Fragen oder Hinweise
Wird der gesamte Zeileninhalt gelöscht?Aus dem Beispieleffekt geht hervor, dass das eingegebene Schlüsselwort selbst gelöscht wird, nicht die gesamte Zeile oder der gesamte Absatz. Das Feld Country of origin bleibt erhalten, nur der Ländername dahinter wurde geleert.
Können Schlüsselwörter auch in Tabellen verarbeitet werden?Der Inhalt im Beispieldokument befindet sich innerhalb eines Tabellenlayouts. Die entsprechenden Schlüsselwörter wurden nach der Verarbeitung gelöscht, was zeigt, dass dieses Szenario mit der Funktion abgedeckt werden kann.
Wie werden Anzahl und Zuordnung von Schlüsselwörtern und Ersetzungstexten gehandhabt?In diesem Szenario geht es um Löschung, daher ist die Liste der ersetzten Schlüsselwörter leer. Wenn durch anderen Text ersetzt werden soll, muss der Ersetzungsinhalt entsprechend den tatsächlichen Regeln eingetragen werden; im Löschszenario bleibt die Liste jedoch einfach leer.
Wie vermeidet man versehentliches Löschen?Geben Sie möglichst vollständige und eindeutige Schlüsselwörter ein. Bei kurzen Begriffen oder Inhalten, die leicht in anderen Wörtern vorkommen, sollten Sie Optionen wie „Ganze Wörter abgleichen, nicht Wortteile“ sorgfältig einstellen.
Zusammenfassung
Sie können Schlüsselwörter in docx-Dateien stapelweise löschen, ohne jedes Word-Dokument einzeln öffnen zu müssen. Der Schlüssel liegt darin, die Funktion „Schlüsselwörter in Word suchen und ersetzen“ von HeSoft Doc Batch Tool zu verwenden, die zu löschenden Texte in die Schlüsselwortliste einzutragen und die Ersetzungsliste leer zu lassen. Für die einheitliche Bereinigung einer großen Anzahl von Dokumenten ist diese Methode der Stapelverarbeitung schneller, besser kontrollierbar und entspricht eher den Anforderungen effizienten Arbeitens. Es wird empfohlen, zunächst den zu verarbeitenden Ordner vorzubereiten und dann die Dateien schrittweise zu importieren und auszuführen.