여러 Word 문서에 약어, 숫자, 코스 코드 또는 기타 정사이즈 텍스트가있는 경우 파일을 하나씩 여는 것은 매우 비효율적입니다. 이 기사에서는 6 개의 docx 파일을 예로 들어 방법을 보여줍니다. HeSoft Doc Batch Tool "Word에서 키워드 찾기 및 대체" 기능을 사용하고, 공식 퍼지 검색을 통해 정사이즈 표현식을 입력하고, 3 개의 대문자를 a로 바꾸고, 숫자를 B로 바꿉니다. 이 기사는 처리 전후의 효과, 자세한 작업 단계 및 예방 조치를 다루며 Word 내용을 일괄 적으로 수정해야하는 사무실 사용자에게 적합합니다.
영어 자료, 과정 설명, 프로젝트 문서 또는 계약 첨부 파일을 분류 할 때 "동일한 유형의 콘텐츠가 많은 Word 문서에 흩어져있는 경우가 종종 있습니다. 예를 들어 여러 docx 문서에는 세 가지 약어, 숫자, 시간, 페이지 번호 또는 내부 코드가 있습니다. 수동 처리는 일반적으로 첫 번째 Word를 열고, 찾아서 교체, 저장 및 닫는 것입니다. 그런 다음 두 번째 Word를 열고 동일한 작업을 반복하십시오. 문서가 많을수록 작업의 중복이 분명해지며 각 문서가 일관되게 처리되도록하기가 어렵습니다.
이러한 키워드에 명백한 규칙이 있는 경우 정사이즈 식 와일드 카드 공식을 사용하여 일괄 대체를 완료할 수 있습니다. 이 기사에서는 사용 HeSoft Doc Batch Tool Word에서 키워드를 찾아서 교체하는 방법을 보여줍니다. 이 소프트웨어는 Word, Excel, PDF 및 기타 파일 배치 처리 시나리오를위한 사무용 소프트웨어 도구이며, 핵심 값은 기계 문서 작업을 완료 할 작업 프로세스로 반복하는 것입니다.
해당 시나리오: 일괄 교체 Word 정사이즈 텍스트
이 방법은 고정 된 단어를 대체하는 것이 아니라 많은 수의 Word, docx 및 doc 문서에서 정사이즈 키워드를 처리하는 데 적합합니다. 예를 들어, 문서에는 ABC, BOT 및 ELA와 같은 세 가지 대문자 약어가 있습니다. 60, 100 및 2026 과 같은 숫자가 있습니다. 프로젝트 번호, 코스 번호, 기사 번호 등이 있습니다. 이러한 내용을 균일하게 교체, 감작 또는 플레이스 홀더로 변경해야하는 경우 공식 퍼지 조회를 사용할 수 있습니다.
수동 교체와 비교하여 배치 도구의 장점은 주로 세 가지 측면에 반영됩니다. 첫째, 파일을 한 번에 가져올 수 있으며 하나씩 열 필요가 없습니다. 둘째, 검색 규칙은 한 번만 설정되며 모든 파일에 적용 할 수 있습니다. 셋째, 자본 약어를 다루는 규칙과 숫자를 다루는 규칙과 같은 여러 규칙을 동시에 처리 할 수 있습니다. 템플릿, 규칙 및 규정, 코스 자료 및 영어 문서를 자주 구성하는 사람들을 위해 이러한 종류의 작업은 많은 시간을 절약 할 수 있습니다.
정사이즈 표현은 "규칙에 따라 텍스트를 일치시키는 방법" 이라는 점을 강조해야합니다. 매우 강력하지만 사용자가 정확히 일치시키고 싶은 것을 알아야합니다. 규칙 설정이 정확할수록 배치 교체 결과를 제어 할 수 있습니다.
효과 미리보기: 파일 및 문서 내용 사전 처리
처리 전 스크린 샷에서 볼 수 있듯이 샘플 폴더에 6 개의 Word 문서가 있으며 파일 이름은 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx 및 6.docx입니다. 이러한 파일은 동일한 작업 배치로 처리됩니다.
문서 중 하나를 열면 신체 내용에 교체해야하는 여러 대상이 포함되어 있음을 알 수 있습니다. 제목에 BOT가 나타나고, ELA가 텍스트 단락에 나타나며, 문장에는 60 시간의 디지털 콘텐츠가 있습니다. 빨간색 화살표는 대표 대상 중 일부를 가리키며, 이러한 키워드는 한 곳에 집중되지 않고 제목, 단락 및 설명 텍스트 전체에 흩어져 있음을 나타냅니다.
하나의 문서만 처리되면 수동 조회가 허용되지만, 콘텐츠가 6 개, 60 개 또는 그 이상의 파일에 존재하는 경우 수동 조작이 더 이상 효율적이지 않습니다. 더 중요한 것은 BOT와 ELA가 서로 다른 특정 내용을 가지고 있지만 둘 다 "세 대문자" 범주에 속하며 동일한 공식과 균일하게 일치 할 수 있다는 것입니다.
효과 미리보기: 처리 후 영어 약어와 숫자가 균일하게 대체됩니다.
처리가 완료된 후 문서 효과를 다시 확인하십시오. 원래 3 개의 대문자가 A로 대체되고 숫자가 B로 대체되었음을 알 수 있습니다. 예를 들어, 타이틀의 시작 위치가 BOT에서 A로 변경되고, 텍스트에서 ELA 관련 콘텐츠가 A로 변경되고, 원본 60, 2 및 5 번호가 B로 변경됩니다.
이는 대량 교체 규칙이 문서 내용에 영향을 미쳤음을 나타냅니다. 실제 사무실 시나리오의 경우 A와 B를 "조직", "숫자", "숨겨진 번호", "프로젝트 코드" 등과 같이 필요한 것으로 대체 할 수 있습니다. 키는 왼쪽 검색 수식과 오른쪽 대체 텍스트 사이의 일대일 대응에 있습니다.
작업 1 단계: Word 도구에서 찾기 및 교체 기능을 엽니 다.
오픈 HeSoft Doc Batch Tool 그런 다음 왼쪽 탐색 모음에서 "Word Tools" 를 선택하십시오. 메인 인터페이스는 여러 Word 일괄 처리 기능을 표시합니다. 이번에는 "Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 가 사용됩니다. 스크린 샷에서 알 수 있듯이이 기능은 Word 도구 목록의 항목 1 에 있으며, 그 목적은 Word 파일의 내용에서 키워드를 찾아서 일괄 처리하는 것임을 나타냅니다.
이 기능을 선택하면 소프트웨어가 특수 프로세스 흐름에 들어갑니다. 인터페이스는 단계별 작업을 위해 설계되었으며 사용자는 파일 선택, 옵션 처리, 위치 저장 및 순서대로 처리 만 완료하면됩니다. 배치 처리에 익숙하지 않은 사람들을 위해이 프로세스 설계는 누락 된 단계의 수를 줄일 수 있습니다.
2 단계: docx 문서 가져오기
처리될기능 페이지를 입력 한 후 첫 번째 단계는 "처리 할 레코드를 선택" 하는 것입니다. 페이지 오른쪽 상단에는 "파일 추가" 및 "폴더에서 파일 가져오기" 두 가지 기본 항목이 있습니다. 파일 수가 적 으면 "파일 추가" 를 클릭 할 수 있습니다. 파일이 모두 같은 폴더에 있으면 "폴더에서 파일 가져 오기" 를 클릭하는 것이 좋습니다. 이는 일괄 처리 사용과 일치합니다.
스크린 샷에서 가져온 목록에는 6 개의 docx 파일이 포함되어 있습니다. 소프트웨어는 일련 번호, 이름, 경로, 확장, 생성 시간 및 수정 시간을 보여줍니다. 하단에 표시된 레코드 수는 6 이며, 이 작업의 파일 수를 확인하는 데 사용됩니다. 가져온 후 두 점을 확인해야합니다. 하나는 파일 경로가 올바른지, 다른 하나는 확장자가 예상되는 Word 파일 형식인지 여부입니다.
처리할 필요가 없는 파일을 가져오는 경우 작업 열을 통해 단일 레코드를 삭제할 수 있습니다. 전체 목록을 다시 선택해야하는 경우 "빈" 을 클릭하십시오. 정확한지 확인한 후 페이지 하단에서 "다음" 을 클릭하여 규칙 설정을 입력하십시오.
작업 단계 3: 공식 퍼지 검색 텍스트 사용
두 번째 단계는 "처리 옵션 설정" 입니다. Find By 영역에서 인터페이스는 텍스트 정확한 찾기 및 Formula Blur를 사용하여 텍스트 찾기 및 텍스트 찾기 두 가지 옵션을 제공합니다. 이 예제는 고정 된 단어가 아닌 텍스트 유형과 일치하므로 "수식을 사용하여 퍼지에서 텍스트를 찾으십시오" 를 선택해야합니다.
정확한 찾기 텍스트는 "이전 이름" 을 "새 이름" 으로 대체하는 것과 같은 명시적인 키워드를 다루는 데 적합합니다. 수식 퍼지 검색 텍스트는 모든 숫자, 세 대문자, 어떤 종류의 번호 구조 등과 같은 변경 사항을 처리하는 데 적합합니다. 이 예에서는 BOT와 ELA를 세 자리 대문자 공식으로 일치시킬 수 있습니다. 60, 2 및 5 와 같은 숫자는 수식으로 일치 할 수 있습니다.
작업 단계 4: 정사이즈 표현 와일드 카드 공식 입력
왼쪽에서 찾을 키워드 목록에 줄별로 찾을 수식을 입력하십시오. 스크린 샷에서 1 행의 [A-Z]{3} 과 2 행의 \ d를 입력하십시오.
[A-Z]{3} 는 다음과 같이 이해할 수 있습니다. A에서 Z까지의 대문자는 3 번 연속으로 나타납니다. 따라서 BOT 및 ELA와 같은 3 비트 자본 약어와 일치합니다. \ d는 하나 이상의 숫자로 이해할 수 있습니다. 따라서 60, 2, 5 등의 디지털 콘텐츠와 일치합니다.
이 설정의 장점은 가능한 모든 약어와 숫자를 미리 나열 할 필요가 없다는 것입니다. 수식에 설명 된 규칙을 준수하는 한 소프트웨어는 Word 문서의 내용을 찾아 오른쪽 규칙에 따라 대체 할 수 있습니다.
작동 단계 5: 교체 결과를 설정하고 해당 관계를 확인하십시오.
오른쪽의 "대체 키워드 목록" 에서 스크린 샷 예제의 1 줄에서 A와 2 줄에서 B를 채우십시오. 즉, [A-Z]{3} 에 의해 매칭된 모든 텍스트는 A로 대체되고, \ d로 매칭된 모든 텍스트는 B로 대체될 것이다.
여기에서 줄 번호 서신을 확인하십시오. 왼쪽의 첫 번째 행은 오른쪽의 첫 번째 행에 해당하고 왼쪽의 두 번째 행은 오른쪽의 두 번째 행에 해당합니다. 더 많은 규칙을 추가하려면이 라인별 구조를 유지해야합니다. 예를 들어, 3 행에서 특정 번호를 찾는 경우 오른쪽 3 행의 해당 교체 내용을 입력해야합니다.
문자 무시 옵션도 인터페이스에 표시됩니다. 확인 여부는 실제 수요에 따라 다릅니다. 대문자 약어 만 일치시키고 싶다면 일반적으로 케이스를 마음대로 무시하지 않는 것이 좋습니다. 문서를 대문자 및 소문자로 혼합하여 처리해야 하는 경우 샘플 문서와 함께 테스트할 수 있습니다.
6 단계 작업: 출력 위치를 설정하고 일괄 처리 수행
규칙을 완료 한 후 "다음" 을 클릭하십시오. 최상위 프로세스 디스플레이 뒤에는 "저장 위치 설정" 및 "처리 시작" 이 이어집니다. 원래 파일을 직접 덮어 쓰는 대신 처리 된 파일을 새 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게하면 공식 범위가 너무 크거나 대체 내용이 올바르지 않은 경우에도 원본 파일로 작업을 다시 실행할 수 있습니다.
처리가 시작되면, 소프트웨어는 가져오기 리스트의 각 파일에 대해 하나씩 동일한 세트의 찾기 대체 규칙을 실행한다. 처리 후 검사 결과 파일을 엽니 다. 확인할 때 첫 번째 교체 만 보지 마십시오. 교체 범위가 기대에 부합하는지 확인하려면 제목, 본문, 목록 및 설명과 같은 여러 위치를 대괄호로 보는 것이 가장 좋습니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. 왜 예제의 모든 숫자가 B가됩니까?\ D는 왼쪽의 두 번째 줄에서 사용되고 B는 오른쪽의 두 번째 줄에서 사용됩니다. 하나 이상의 숫자와 일치하는 모든 위치는 B로 대체됩니다.
2. 60 만 교체하고 다른 숫자를 대체하고 싶지 않으면 어떻게해야합니까?너무 넓은 a \ d를 사용해서는 안됩니다. 보다 정확한 조회를 대신 사용하거나 실제 형식을 기반으로 보다 엄격한 수식을 디자인할 수 있습니다. 일괄 교체 전에 일치 범위를 결정합니다.
3. 3 자리 대문자 공식이 실수로 다른 약어를 대체합니까?가능합니다. [A-Z]{3} 은 3 개의 연속 대문자와 일치합니다. 문서에 교체하고 싶지 않은 세 가지 약어가 있으면 영향을받습니다. 따라서 샘플 문서는 정식 처리 전에 확인을 위해 사용해야합니다.
4. 대체 목록이 비어 있다는 것은 무엇을 의미합니까?인터페이스 프롬프트 "채우지 않으면 삭제를 의미합니다". 오른쪽 행에 콘텐츠가 없는 경우 해당 일치가 삭제될 수 있습니다. 누락 된 것을 피하기 위해 배치 처리 중에 오른쪽의 목록을 확인해야합니다.
5. 파일 수가 많을 때 더 안전하게 작동하는 방법은 무엇입니까?테스트를 위해 1 ~ 2 개의 대표 파일을 가져온 다음 규칙이 올바른지 확인한 후 일괄 처리를 위해 모든 파일을 가져 오는 것이 좋습니다. 이것은 한 번에 너무 많은 문서에 영향을 미치지 않습니다.
요약: 배치 도구를 사용하여 반복 교체를 하나의 설정으로 변경
여러 Word 문서에 대한 키워드의 일괄 교체의 어려움은 단일 대체 작업이 아니라 반복 횟수, 분산 된 내용 및 규칙 누락에 있습니다. HeSoft Doc Batch Tool "Word에서 키워드 찾기 및 대체" 기능을 통해 여러 docx 파일을 하나의 작업에 넣고 공식 퍼지 찾기 텍스트의 사용을 지원합니다.
이 예에서 사용자는 6 개의 docx 파일을 가져오고, 수식 검색 방법을 선택하고, [A-Z]{3} 및 \ d를 입력 한 다음 대체 결과 A와 B를 설정하여 영어 약어와 숫자의 배치 교체를 완료하면됩니다. 많은 수의 Word, docx 및 doc 문서를 처리해야하는 사무원의 경우 템플릿 업데이트, 데이터 감작, 번호 지정 사양 및 배치 콘텐츠 청소에이 방법을 사용하여 작업 중복을 크게 줄이는 것이 좋습니다.