Dieser Artikel konzentriert sich auf die Anforderungen des Batch-Ersatzes von Schlüssel wörtern in mehreren Docx-Dateien und erklärt, wie HeSoft Doc Batch Tool Wählen Sie das Word-Tool aus, importieren Sie Dateien, aktivieren Sie die Formel unschärfe, um Text zu finden, und verwenden Sie die Platzhalter regel, um Großbuchstaben und numerische Inhalte abzustimmen. Durch einmalige Einstellung und Ausführung mehrerer Dateien kann es den ineffizienten Vorgang des wiederholten Öffnens von Word-Dokumenten ersetzen.
Viele Word-Dokumente in Büros haben ein gemeinsames Merkmal: Die Anzahl der Dateien ist groß und die Inhalts struktur ist ähnlich, aber der Text, der geändert werden muss, ist in Titel, Text, Nummer und Beschreibung absätze verstreut. Beispiels weise erscheinen in einer Reihe von Kurs beschreibungen, Schulungs materialien und Projekt dokumenten englische Abkürzungen, Zahlen und Nummern gleichzeitig. Wenn Sie 1.docx, 2.docx, 3.docx einzeln öffnen und manuell ersetzen, kann die Verarbeitung von 6 Dateien kaum abgeschlossen werden, und die Verarbeitung von Dutzenden von Dateien ist sehr ineffizient.
Dieser Artikel zeigt eine Methode, die für das Massen büro besser geeignet ist: Verwenden HeSoft Doc Batch Tool Aktivieren Sie "Text mit Formel unschärfe suchen" in mehreren Word-Dokumenten, um Schlüssel wörter stapel weise durch reguläre Ausdrücke oder Platzhalter regeln zu ersetzen. Auf diese Weise können sowohl feste Schlüssel wörter als auch Text verarbeitet werden, der "einem bestimmten Gesetz entspricht", z. B. drei aufeinander folgende Großbuchstaben, fortlaufende Zahlen usw.
Der Schwerpunkt dieses Artikels liegt nicht auf der komplexen regulären Syntax, sondern auf der Kombination der tatsächlichen Screenshots, auf die der Benutzer klicken sollte, wie die Docx-Datei importiert wird, wo die Such formel ausgefüllt wird und was das Ergebnis nach der Ersetzung ist.
Anwendbare Szenarien: Batch-Ersetzen von Text in Word, Docx, Doc
Wenn der zu ersetzende Inhalt in einer Word-Datei offen sichtliche Regeln aufweist, ist die Platzhalter formel einfacher als das Ersetzen gewöhnlicher Schlüssel wörter. Die folgenden Bedingungen eignen sich insbesondere für die Verwendung der Methode:
- Mehrere Docx-Dateien enthalten unterschied liche englische Abkürzungen, die durch neue Tags ersetzt werden müssen.
- Der Word-Text enthält verschiedene Nummern, z. B. Stunden, Seitenzahlen, Nummern und Chargen nummern, die einheitlich verarbeitet werden müssen.
- In der Dokument vorlage sind mehrere alte Felder vorhanden, die gleichzeitig in einem Stapel von Dateien ersetzt werden müssen.
- Es gibt eine große Anzahl von Dokumenten wie Verträge, Berichte, Kurs unterlagen, Handbücher und System dokumente, die nicht für manuelle Änderungen geeignet sind.
- Sie müssen mehrere Such ersatz regeln gleichzeitig auf mehrere Word-Dateien anwenden.
HeSoft Doc Batch Tool Es ist ein Dokument-Batch-Tool in Office-Software, und sein Kernwert besteht darin, doppelte Datei verarbeitung aktionen in einen Prozess zu integrieren. Für Benutzer besteht der direkteste Vorteil darin, weniger Dateien, weniger wiederholte Klicks und weniger manuelle Überprüfung zu öffnen.
Vorschau vor der Verarbeitung: Mehrere Docx-Dateien warten auf einheitlichen Ersatz
Im Beispiel enthält der Ordner 6 Word-Dokumente mit Dateinamen von 1.docx bis 6.docx. Sie sind die Verarbeitung objekte für diese Massen ersatz aufgabe.
Wenn Sie eines der Dokumente öffnen, können Sie sehen, dass auf der Seite mehrere austauschbare Inhalte vorhanden sind. Der rote Pfeil im Screenshot markiert die Positionen "BOT" im Titel und "60" im Text. Darüber hinaus erscheinen englische Abkürzungen wie "ELA" im Text.
Was diesen Inhalten gemeinsam ist: Sie sind nicht unbedingt identisch, können aber mit Regeln beschrieben werden. Beispiels weise sind BOT und ELA alle drei Großbuchstaben, 60 ist eine Zahl, und in anderen Dateien können Zahlen mit unterschied lichen Ziffern angezeigt werden. Aus diesem Grund ist die Verwendung der Platzhalter formel zum Suchen flexibler als die Eingabe von Schlüssel wörtern nacheinander.
Vorschau nach der Verarbeitung: Abgestimmte Abkürzungen und Zahlen werden stapel weise ersetzt
Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das Word-Dokument und sehen Sie, dass der Inhalt, der den Regeln entspricht, ersetzt wurde. Im Beispiel werden die drei Großbuchstaben durch "A" und die Zahlen durch "B" ersetzt.
Aus den Verarbeitung sergeb nissen ist intuitiv ersichtlich, dass die ursprüngliche Abkürzung im Titel zu A geworden ist, mehrere Abkürzungen im Text ebenfalls zu A geworden sind und die numerische Position zu B geworden ist. Für denselben Stapel von Docx-Dateien wird die Software, solange die Regeln korrekt festgelegt sind, gemäß derselben Logik stapel weise ausgeführt, ohne manuell nach Dateien suchen zu müssen.
Schritt 1: Suchen Sie den Ersatz eintrag im Word-Tool
Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool Wählen Sie anschließend in der linken Navigations leiste "Word Tools" aus. In dieser Kategorie werden Stapel vorgänge im Zusammenhang mit Word-Dokumenten zentral isiert, z. B. das Ändern des Seiten layouts, das Löschen von Leerzeichen, das Ersetzen von Bildern, die Konvertierung von Word in PDF, die Konvertierung von Word in Doc oder Docx usw.
Der Eintrag, den Sie dieses Mal verwenden möchten, ist "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word". In der Haupt oberfläche befindet es sich im ersten Element der Liste der Word-Tools, das besagt, dass der Text die Schlüssel wörter im Inhalt der Word-Datei für die Stapel suche und ersetzt.
Der Zweck der Auswahl dieser Funktion besteht darin, eine Assistenten seite aufzurufen, die dem Suchen und Ersetzen von Word-Inhalten gewidmet ist. Im Gegensatz zum Betrieb einer einzelnen Datei in der Word-Software können Sie zuerst mehrere Dateien hinzufügen und dann die Ersatz regel einheitlich festlegen.
Schritt 2: Dateien hinzufügen oder docx-Dokumente aus einem Ordner importieren
Nach dem Aufrufen der Funktions seite lautet der erste Schritt "Auswählen der zu verarbeiten den Datensätze". Über der Benutzer oberfläche befinden sich zwei Haupte in gänge, "Dateien hinzufügen" und "Dateien aus Ordnern importieren". Wenn die Dateien verstreut sind, können Sie sie einzeln hinzufügen. Wenn sich die Dateien bereits im selben Verzeichnis befinden, ist der Import aus einem Ordner besser geeignet.
6 Datensätze wurden in den Screenshot importiert, die Namen sind 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx. In der Liste werden auch der Datei pfad, die Erweiterung, die Erstellung szeit, die Änderungs zeit und andere Informationen angezeigt, um den Datei bereich vor der Verarbeitung zu bestätigen.
Hier sind zwei Punkte zu beachten: Stellen Sie zunächst sicher, dass der Import die Ziel-Word-Datei ist, und fügen Sie der Aufgabe keine irrelevanten Dokumente hinzu. Überprüfen Sie zweitens, ob die Erweiterung den Erwartungen entspricht. Die Erweiterungen im Beispiel sind alle docx, was darauf hinweist, dass das diesmal verarbeitete Objekt eine neue Version des Word-Dokument formats ist.
Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Liste korrekt ist, klicken Sie unten auf "Weiter", um die Optionen für die Keyword-Verarbeitung aufzurufen.
Schritt 3: Aktivieren Sie die Formel-Fuzzy-Suche und füllen Sie die Ersatz regel aus
Nachdem Sie die Seite "Verarbeitung optionen festlegen" aufgerufen haben, sehen Sie den Bereich "So suchen". Es gibt zwei Optionen für "Text genau suchen" und "Text mit Formel unschärfe finden". Da dieser Artikel den Inhalt gemäß den Regeln abgleichen soll, sollten Sie "Text mit Formel unschärfe suchen" auswählen.
Geben Sie anschließend die zu übereinstimmende Regel in die Liste der zu suchen den Schlüssel wörter auf der linken Seite ein. Im Screenshot wurden zwei Zeilen eingegeben:
- [A-Z]{3}: Wird verwendet, um 3 aufeinander folgende englische Großbuchstaben wie Abkürzungen wie BOT und ELA abzustimmen.
- \ D: Wird verwendet, um aufeinander folgende Zahlen wie 60 oder andere Zahlen abzustimmen.
Geben Sie den entsprechenden Ersatz inhalt in die Liste der ersetzten Schlüssel wörter auf der rechten Seite ein. Der Screenshot enthält auch zwei Zeilen:
- Verhalten 1.A.Entspricht der ersten Zeile auf der linken Seite [A-Z]{3}.
- Verhalten 2.B.Entspricht der zweiten Zeile auf der linken Seite \ d.
Daher werden bei der Software verarbeitung die übereinstimmen den drei Großbuchstaben durch A und die übereinstimmen den Zahlen durch B ersetzt. Auf diese Weise können mehrere Arten von Text gleichzeitig in einer Aufgabe ersetzt werden.
Schritt 4: Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort, legen Sie den Speicherort fest und führen Sie ihn aus
Klicken Sie nach dem Ausfüllen der Regeln unten auf der Seite auf "Weiter". Oben im Assistenten können Sie sehen, dass der gesamte Prozess "Datensätze auswählen, die verarbeitet werden müssen", "Verarbeitung optionen festlegen", "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten" umfasst. Daher muss die Ausgabe position vor der formalen Verarbeitung festgelegt werden.
Es wird empfohlen, die verarbeitete Word-Datei in einem neuen Verzeichnis zu speichern, insbesondere bei der ersten Massen ersetzung mit regulären Ausdrücken. Da der Übereinstimmung bereich der Platzhalter regel möglicher weise breiter als erwartet ist, ist es nicht bequem, sie wieder herzustellen, wenn die ursprüngliche Datei direkt übers chrieben wird, sobald die Regel falsch geschrieben ist.
Nachdem Sie den Speicherort festgelegt haben, gehen Sie in die Phase "Verarbeitung starten". Die Software verarbeitet automatisch mehrere Docx-Dateien basierend auf der Datei liste und den Ersatz regeln. Nach Abschluss kann der Benutzer die Ausgabe datei öffnen und das Ersetzung serge bnis anhand des Screenshots vor der Verarbeitung überprüfen.
Warum Platzhalter formeln für die Stapel verarbeitung von Word-Schlüssel wörtern geeignet sind
Bei herkömmlichen Word-Such substitutionen müssen Benutzer normaler weise eine eindeutige Suche eingeben. Suchen Sie beispiels weise nach BOT, um durch A zu ersetzen, suchen Sie dann nach ELA, um durch A zu ersetzen, und suchen Sie dann nach 60, um durch B zu ersetzen. Wenn die Anzahl der Dokumente groß ist und es viele Arten von Schlüssel wörtern gibt, nimmt die Wiederholung schnell zu.
Der Vorteil einer Platzhalter formel besteht darin, dass sie eine Klasse von Text anstelle eines einzelnen Textes ausdrücken kann. Zum Beispiel kümmert sich [A-Z]{3} nicht darum, ob es sich um BOT oder ELA handelt. Solange es sich um drei aufeinander folgende Großbuchstaben handelt, können sie übereinstimmen. \ D kümmert sich nicht um die spezifische Zahl, solange es sich um eine fortlaufende Zahl handelt, kann sie übereinstimmen.
Für die Stapel verarbeitung von Docx-und Doc-Dateien kann diese Methode viele verstreute Vorgänge zu einer Regel aufgabe zusammenführen. Der Benutzer muss die Regel nur einmal im Tool festlegen, damit die Software dieselbe Such-und Ersetzung aktion für mehrere Dateien ausführen kann.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Ersetzt [A-Z]{3} alle drei großen Abkürzungen?
Ja, solange der Text die Regel von drei aufeinander folgenden Großbuchstaben erfüllt, kann er abgeglichen werden. Wenn das Dokument drei Großbuchstaben enthält, die Sie nicht ersetzen möchten, müssen Sie die Regel sorgfältig verwenden oder zuerst die Testdatei verwenden, um den Effekt zu überprüfen.
2. Welche Inhalte werden mit \ d übereinstimmen?
\ D bezeichnet normaler weise eine oder mehrere aufeinander folgende Zahlen. Daher können fortlaufende Zahlen wie 1, 60, 2026 abgeglichen werden. Wenn Sie nur bestimmte Ziffern verarbeiten möchten, müssen Sie genauere Formel regeln verwenden.
3. Wie entspricht die Ersatz regel und das Ersetzung serge bnis?
Aus dem Layout der Benutzer oberfläche entspricht die Such liste links und die Ersatz liste rechts Zeilen. Mit anderen Worten, die Regel der linken Zeile 1 verwendet das Ergebnis der rechten Zeile 1 und die Regel der linken Zeile 2 verwendet das Ergebnis der rechten Zeile 2. Halten Sie die Reihenfolge beim Ausfüllen genau.
4. Ist es in Ordnung, den Ersatz inhalt auf der rechten Seite nicht auszufüllen?
Die Benutzer oberfläche fordert "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" auf. Wenn eine Zeile auf der rechten Seite leer ist, wird möglicher weise der Text gelöscht, der der Regel auf der linken Seite entspricht. Es wird nicht empfohlen, leer zu bleiben, es sei denn, Ihr Zweck ist das Löschen.
5. Benötigen Sie eine Sicherung vor dem Batch-Austausch?
Eine Sicherung wird empfohlen. Insbesondere wenn Sie Formel unschärfe verwenden, um Text zu finden, können die Regeln mit mehr Inhalten übereinstimmen. Es ist eine sicherere Büro gewohnheit, die Ausgabe datei in einem neuen Ordner zu speichern und das ursprüngliche Word-Dokument beizu behalten.
Zusammenfassung: Beenden Sie die Word-Batch-Ersetzung mehrerer Dateien mit einmaligen Regel einstellungen
In diesem Artikel wird anhand von 6 Beispielen für Docx-Dateien die Verwendung erläutert HeSoft Doc Batch Tool Batch-Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word. Der gesamte Prozess kann wie folgt zusammen gefasst werden: Geben Sie das Word-Tool ein, wählen Sie "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word", importieren Sie mehrere Word-Dateien, aktivieren Sie "Text mit Formel-Fuzzy suchen", geben Sie die Such regeln ein und ersetzen Sie den Inhalt, legen Sie den Speicherort fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung.
Bei der Änderung von Stapel dokumenten im täglichen Büro ist diese Methode effizienter als das Öffnen von Word-Dateien nacheinander. Insbesondere wenn der zu ersetzende Inhalt kein festes Wort ist, sondern ein regulärer Text wie englische Abkürzungen, Zahlen und Nummern, können reguläre Ausdrücke und Platzhalter formeln die sich wiederholende Arbeit erheblich reduzieren.
Wenn Sie häufig mit vielen Word-, Docx-oder Doc-Dateien arbeiten müssen, wird empfohlen, mit einfachen Regeln wie [A-Z]{3} und \ d in diesem Artikel zu beginnen. Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Ergebnisse den Erwartungen entsprechen, wenden Sie dieselben Regeln auf weitere Dateien an, um einen stabilen und effizienten Batch-Austausch zu erreichen.