Wenn mehrere Schlüssel wörter in mehreren Word-Dokumenten gleichzeitig aktualisiert werden müssen, kann die einheitliche Ersetzung mit Hilfe von Stapel verarbeitung werkzeugen abgeschlossen werden. Dieser Artikel dreht sich um HeSoft Doc Batch Tool Die Funktion zum Suchen und Ersetzen von Word-Schlüssel wörtern zeigt die Pre-Processing-Dateien, den Dokument inhalt und die Ergebnisse nach der Verarbeitung an und erklärt ausführlich, wie Sie die Funktion auswählen, mehrere Docx-Dateien importieren, den genauen Such text festlegen, die entsprechende Liste alter und neuer Wörter ausfüllen und die Verarbeitung spunkte beachten.
Bei der Dokumenten wartung wird bei der Inhalts aktualisierung häufig nicht nur ein Ort gleichzeitig geändert. Beispiels weise werden der alte Ländername, der alte Kundenname, der alte Markenname oder die alte Projekt nummer gleichzeitig in einer Reihe von Word-Daten angezeigt. Wenn jede Datei geöffnet und überprüft und dann nacheinander ersetzt wird, dauert dies viel Zeit. Noch problema tischer ist, dass mehrere Schlüssel wörter an verschiedenen Stellen verteilt sind, einige in der Tabelle, einige im Text und einige Dateien oft. Manuelle Vorgänge können leicht übersehen werden.
Dieser Leitfaden zeigt eine Praxis, die für Büros zenen besser geeignet ist: Verwenden Sie HeSoft Doc Batch Tool , Ersetzen Sie mehrere Schlüssel wörter in mehreren Word-Dateien gleichzeitig. Das Beispiel enthält 6 Docx-Dateien. Sie müssen Australia im Dokument in Kanada und USA in Japan ändern. Durch die Stapel verarbeitung können die ursprünglichen wiederholten Word-Such-und Ersatz aktionen zentral abgeschlossen werden, was die Verarbeitung effizienz verbessert und die Wahrscheinlichkeit fehlender Änderungen verringert.
Anwendbare Szenarien
Die Batch-Aktualisierung des Inhalts von Word-Dokumenten ist in Szenarien wie Unternehmens büro, Daten sortierung, Lehr verwaltung, Wartung von Vertrags vorlagen und Wartung von Produkt dokumenten üblich. Solange Ihre Aufgabe den beiden Merkmalen "Mehrere Word-Dateien" und "Mehrere Schlüssel wörter müssen einheitlich ersetzt werden" entspricht, können Sie die Verwendung einer Stapel verarbeitung software in Betracht ziehen.
Beispiels weise müssen nach dem Upgrade der Unternehmens marke der alte Markenname und der alte englische Name einheitlich geändert werden. Bevor die Projekt informationen geliefert werden, muss der Name des Test kunden durch den offiziellen Kunden namen ersetzt werden. Wenn die Schulungs materialien aktualisiert werden, müssen die alten Begriffe stapel weise durch neue Begriffe ersetzt werden. Bei der über regionalen Daten lokal isierung müssen Länder, Städte, währung, Einheit und andere Wörter. Im Vergleich zur manuellen Änderung besteht der Vorteil der Stapel verarbeitung darin, dass der Prozess stabiler, der Betrieb konzentrierter und die Überprüfung der Verarbeitung sergeb nisse einfacher ist.
Effekt vorschau: Klären Sie zuerst, was Sie tun müssen
Aus dem Screenshot vor der Verarbeitung geht hervor, dass es sich bei den zu verarbeiten den Objekten um eine Reihe von Word-Dateien mit insgesamt 6 docx-Dokumenten und Dateinamen von 1.docx bis 6.docx handelt. Für diese Art von Stapel aufgaben wird empfohlen, alle Zieldateien zuerst im selben Ordner abzulegen, um den anschließenden einmaligen Import zu erleichtern.
Schauen Sie sich den Inhalt des Dokuments vor der Verarbeitung an. Die Seite enthält Tabellen, Apple-Bilder und mehrere Beschreibung texte. Die von den roten Pfeilen markierten Schlüssel positionen sind "Australia" und "USA", die sich hinter dem Feld "Land der Ordnung" befinden. Dieses Mal ist es das Ziel, diese alten Wörter in mehreren Word-Dateien zu finden und durch neue Länder namen zu ersetzen.
Der Effekt nach der Verarbeitung ist intuitiv: Die Position, die ursprünglich als Australia angezeigt wurde, wurde Kanada, und die Position, die ursprünglich als USA angezeigt wurde, wurde Japan. Es gibt keine offen sichtlichen Änderungen in Bildern, Tabellen rändern, Schrift stilen und anderen Beschreibung texten, und die Ersetzung der Beschreibung erfolgt im angegebenen Text.
In der realen Arbeit ist es sehr wichtig, die Effekt vorschau in diesem Schritt anzuzeigen. Es kann Ihnen helfen, zwei Fragen zu bestätigen: Erstens, ob die zu ersetzenden Schlüssel wörter tatsächlich im Dokument vorhanden sind, und zweitens, ob der ersetzende Inhalt den Erwartungen entspricht. Nachdem Sie bestätigt haben, dass das Ziel klar ist, ist der Batch-Vorgang sicherer.
Schritt 1: Öffnen Sie die Funktion zum Ersetzen von Schlüssel wörtern im Word-Tool
Laufen HeSoft Doc Batch Tool Suchen Sie danach in der linken Navigations leiste nach "Word-Tools". Diese Software ist ein Tool zur Stapel verarbeitung von Office-Dokumenten. Die Benutzer oberfläche verfügt über eine Vielzahl von Funktionen nach Dateityp und Aufgaben typ, die für die Verarbeitung wiederholter Office-Datei aufgaben geeignet sind.
Wählen Sie auf der Seite Word-Tools "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen". Diese Funktion befindet sich im ersten Punkt der Liste im Screenshot, der besagt, dass der Text die Schlüssel wörter im Word-Datei inhalt in Stapeln sucht und ersetzt. Für diese Aufgabe ist dies genau die Funktion, die verwendet werden muss.
Der Zweck der Auswahl dieser Funktion besteht darin, die Software in einen speziellen Word-Keyword-Ersetzung prozess zu bringen. Alle nachfolgenden Vorgänge werden um diese Aufgabe herum ausgeführt, einschl ießlich des Imports von Dokumenten, des Ausfüllens der zu suchenden Schlüssel wörter, des Ausfüllens der ersetzten Schlüssel wörter, des Feststellungs speicherorts und des Beginne mit der Verarbeitung.
Schritt 2: Importieren Sie alle Word-Dateien, die aktualisiert werden müssen
Nach dem Aufrufen der Funktions seite ist der erste Schritt die Auswahl der Datensätze, die verarbeitet werden müssen. Über der Benutzer oberfläche befinden sich "Dateien hinzufügen" und "Dateien aus Ordnern importieren". Die Verwendung von "Dateien aus Ordnern importieren" ist in der Regel bequemer, wenn die Dateien bereits zentral in einem Verzeichnis gespeichert sind. Wenn Sie nur wenige Dateien von verschiedenen Speicherorten auswählen möchten, können Sie "Dateien hinzufügen" verwenden.
Im Screenshot hat die Software 6 Docx-Dateien erfolgreich importiert. In der Tabelle sind Informationen wie Seriennummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit und Änderungs zeit aufgeführt. Mit diesen Informationen kann der Benutzer überprüfen, ob die aktuelle Aufgabe die richtige Datei enthält. Beispiels weise wird der Pfad als Datenträger D-Test verzeichnis angezeigt, die Erweiterung lautet docx und die Anzahl der Datensätze beträgt 6, was mit der Anzahl im Ordner vor der Verarbeitung überein stimmt.
Das erwartete Ergebnis dieser Seite ist: Alle Word-Dokumente, die aktualisiert werden müssen, werden in der Liste angezeigt. Wenn Sie feststellen, dass Dateien fehlen, können Sie sie weiter hinzufügen. Wenn Sie mehr Dateien finden, können Sie den entsprechenden Datensatz über die Aktions spalte löschen. Nachdem Sie bestätigt haben, dass es korrekt ist, klicken Sie unten auf "Weiter", um die Einstellungen für die Verarbeitung optionen aufzurufen.
Schritt 3: Konfigurieren Sie die Such methode und die Keyword-Korrespondenz tabelle
Das erste, was Sie auf der Seite "Verarbeitung optionen festlegen" sehen, ist, wie Sie suchen. Im Screenshot ist "Text genau suchen" ausgewählt. Da sowohl Australia als auch USA klare feste Texte sind, kann die Verwendung einer präzisen Suche die Substitution logik klarer machen. Die Seite "Text mit Formel-Fuzzy finden" eignet sich für komplexere Such anforderungen, muss jedoch in diesem Beispiel nicht erweitert werden.
Als nächstes sind zusätzliche Optionen. "Ignorieren Sie die Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben" und "Passen Sie das gesamte Wort anstelle eines Teils des Wortes an" sind in der Benutzer oberfläche zu sehen. Bei der Ersetzung von Inhalten in englischer Sprache sind diese Optionen besonders zu beachten. Wenn Sie nur ein völlig konsistentes USA ersetzen möchten, überlegen Sie, ob Änderungen in Groß-und Kleinschreibung zulässig sind. Wenn das Schlüssel wort kürzer ist, achten Sie darauf, ob es in anderen Wörtern vorkommen kann. Die genaue Texter setzung erfolgt im Beispiel wie im Screenshot gezeigt.
Die untere Hälfte der Seite besteht aus zwei nebeneinander stehenden Listen. Die linke Überschrift lautet "Liste der gesuchten Keywords" und die rechte Überschrift lautet "Liste der gesuchten Keywords". Geben Sie in diesem Beispiel zwei Zeilen auf der linken Seite ein: Zeile 1 Australia, Zeile 2 USA, rechts zwei Zeilen: Zeile 1 Canada, Zeile 2 Japan. Ihre Korrespondenz ist wie folgt:
- Australien → Canada
- USA → Japan
Platzieren Sie beim Ausfüllen jeden Satz alter und neuer Wörter in derselben Zeile. Wenn sich auf der linken Seite 3 Zeilen befinden, sollten Sie auf der rechten Seite auch 3 Zeilen mit neuen Wörtern ausfüllen. Der Screenshot fordert außerdem "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" auf. Wenn also eine Zeile auf der rechten Seite leer bleibt, kann dies zu einem Lösch effekt führen. Für Benutzer, die nur Text ersetzen möchten, sollten Sie sicherstellen, dass der Ersatz inhalt auf der rechten Seite vollständig ist.
Schritt 4: Speichern Sie an der angegebenen Position und überprüfen Sie die Ergebnisse
Klicken Sie nach dem Einstellen der Schlüssel wörter auf "Weiter". Wie Sie dem Prozess oben auf der Seite entnehmen können, gibt es auch "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten". Bei der Stapel aktualisierung von Word-Dokumenten wird empfohlen, die Ergebnisse in einem separaten Ordner zu speichern, anstatt mit der Original datei zu mischen. Dies ermöglicht eine klare Absprache zwischen Vor-und Nach bearbeitungs versionen.
Nachdem Sie den Speicherort festgelegt haben, gehen Sie zum Prozess start. Die Software führt die Suche und Ersetzung nacheinander gemäß den Word-Dateien in der Liste aus, ersetzt Australia durch Canada und USA durch Japan. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das Dokument im Ausgabe verzeichnis, um es zu überprüfen. Bei der Überprüfung können Sie sich darauf konzentrieren, den Speicherort des ursprünglichen Schlüssel worts anzuzeigen, oder Sie können die eigene Suchfunktion von Word verwenden, um zu suchen, ob das alte Wort noch vorhanden ist.
Wenn festgestellt wird, dass einige alte Wörter nicht ersetzt werden, kann dies durch Groß-und Kleinschreibung, Leerzeichen, Inter punktion oder Übereinstimmung verursacht werden. Zu diesem Zeitpunkt können Sie zu den Verarbeitung optionen zurückkehren, um die Schreib-oder Zusatz optionen für Schlüssel wörter anzupassen, und dann die Original datei erneut verarbeiten. Da zuvor empfohlen wurde, die Original datei beizu behalten, ist es sicherer, sie erneut auszuführen.
Häufig gestellte Fragen oder Überlegungen
1. Benötigen Sie eine Sicherung vor dem Batch-Austausch?Eine Sicherung wird empfohlen. Obwohl Tools die Effizienz steigern können, werden die Auswirkungen erweitert, sobald die Batch-Aufgaben falsch eingestellt sind. Die Ausgabe der Verarbeitung sergeb nisse in einen neuen Ordner ist eine einfache und effektive Möglichkeit, sie zu sichern.
2. Können mehrere Schlüssel wörter gleichzeitig verarbeitet werden?Kann. Die linke und rechte Keyword-Liste im Screenshot unterstützen das Ausfüllen mehrerer Inhalts gruppen nach Zeilen. In diesem Beispiel werden sowohl Australia als auch USA mit Schlüssel wörtern behandelt. Dies ist geeignet, um die grundlegende Logik der Ersetzung mehrerer Schlüssel wörter zu veranschaulichen.
3. Was ist, wenn Sie nur ein Schlüssel wort löschen möchten?Neben der Liste auf der rechten Seite des Screenshots befindet sich die Eingabe aufforderung "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen". Mit anderen Worten, wenn eine bestimmte Zeile nur das zu suchende Schlüssel wort ausfüllt und der ersetzende Inhalt leer gelassen wird, kann der Effekt des Löschens des Schlüssel worts realisiert werden. Es wird empfohlen, vor dem tatsächlichen Betrieb ein Beispiel dokument zum Testen zu verwenden.
4. Warum genau Text finden?Wenn Sie wissen, dass das, was ersetzt werden soll, ein festes Wort ist, ist es einfacher, das Ergebnis mit der genauen Suche zu kontrollieren. Der Name des Landes in diesem Beispiel ist ein eindeutiger Text. Wählen Sie also die genaue Suche nach dem Text aus.
5. Wie kann ich bestätigen, dass nach der Stapel verarbeitung keine Änderungen vorhanden sind?Sie können die teilweise verarbeiteten Dokumente überprüfen oder in Word nach alten Schlüssel wörtern wie Australia und USA suchen. Wenn das alte Wort nicht durchsucht werden kann und das neue Wort korrekt angezeigt wird, entspricht das Ersetzung serge bnis im Wesentlichen den Erwartungen.
Zusammenfassung
Ersetzen Sie mehrere Schlüssel wörter in mehreren Word-Dateien gleichzeitig. Der Kern besteht darin, zuerst die Datei zu organisieren und dann eine genaue Keyword-Korrespondenz zu erstellen. HeSoft Doc Batch Tool Bietet einen klaren Schritt für Schritt: Gehen Sie zum Word-Tool, wählen Sie die Such ersatz funktion aus, importieren Sie mehrere Docx-Dateien, legen Sie den genauen Such text fest, füllen Sie die Liste der alten und neuen Wörter aus, legen Sie schließlich den Speicherort fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung.
Für Benutzer, die eine große Menge an Word-Daten über einen langen Zeitraum verwalten müssen, kann diese Stapel verarbeitung methode erheblich Zeit sparen. Insbesondere in Dokumenten wie Verträgen, Handbüchern, Berichten, Vorlagen, Kurs materialien usw. wiederholen sich häufig Inhalts aktualisie rungen. Es wird empfohlen, die Test regeln für Muster dateien vor der formellen Verarbeitung vor zubereiten und sie dann stapel weise auszuführen, nachdem sie bestätigt wurden, dass sie korrekt sind. Dies kann die Effizienz verbessern und die Qualität der Dokument aktualisie rungen sicherstellen.