Wenn mehrere Word-Dateien die Schlüssel wörter einheitlich ändern müssen, ist die Effizienz des Öffnens von Dokumenten nacheinander sehr gering. In diesem Artikel wird eine Stapel verarbeitung methode vorgestellt, die für Büros zen arien geeignet ist. HeSoft Doc Batch Tool Importieren Sie mehrere Docx-Dateien gleichzeitig und legen Sie mehrere Gruppen von Suchwörtern und Ersatz wörtern fest, um eine einheitliche Wort änderung im Word-Inhalt zu erreichen. Ersetzen Sie im Beispiel Australia durch Canada und USA durch Japan, um Benutzern das Verständnis der Änderungen vor und nach der Verarbeitung, der Betriebs schritte und der Details zu erleichtern, die beim Batch-Austausch zu beachten sind.
Viele Büro mitarbeiter werden auf diese Situation stoßen: Eine Reihe von Word-Dokumenten wurde erstellt, aber einige darin enthaltene Schlüssel wörter müssen plötzlich einheitlich geändert werden. Beispiels weise hat sich der Ländername im Kunden profil geändert, das Modell in der Produkt beschreibung muss aktualisiert werden, der Firmenname in der Vertrags vorlage muss geändert werden und die Begriffe in den Schulungs materialien müssen verein heit licht werden. Wenn es nur eine Kopie der Datei gibt, können Sie sie direkt in Word suchen und ersetzen. Wenn jedoch viele Docx-und Doc-Dateien vorhanden sind, wird das Öffnen und Ändern nacheinander zu einer sich wiederholen den, langweiligen und fehler anfälligen Aufgabe.
Die in diesem Artikel vorgestellte Kern methode ist die Verwendung von Office-Software." HeSoft Doc Batch Tool ", Um Schlüssel wörter im Word-Datei inhalt in großen Mengen zu finden und zu ersetzen. Durch das gleichzeitige Importieren mehrerer Word-Dateien und das Festlegen mehrerer Sätze von Schlüssel wort korrespondenz kann die Software die einheitliche Ersetzung automatisch abschließen. Nehmen wir als Beispiel 6 Docx-Dateien, um zu zeigen, wie Australia im Dokument in Kanada und USA in Japan geändert werden.
Anwendbares Szenario: Warum Sie mehrere Schlüssel wörter in Word stapel weise ersetzen müssen
Das Batch-Ersetzen von Word-Schlüssel wörtern ist nicht nur für Techniker geeignet, sondern wird häufiger im täglichen Büro verwendet. Admini strato ren müssen möglicher weise den Abteilungs namen in den System dokumenten stapel weise aktualisieren, Vertriebs mitarbeiter müssen möglicher weise den Kunden namen und den Regional namen im Angebot stapel weise ändern, Lehrer oder Trainer müssen möglicher weise die Begriffe in den Handouts einheitlich anpassen, und Admini strato ren von Unternehmens dokumenten müssen möglicher weise eine große Anzahl von Informationen erstellen Historische Daten sind standard isiert.
Diese Szenarien haben ein gemeinsames Merkmal: Die Anzahl der Dokumente ist groß, aber die Änderungs regeln sind relativ klar. Ersetzen Sie beispiels weise den alten Namen durch den neuen Namen, die alte Adresse durch die neue Adresse und die alte Nummer durch die neue Nummer. Wenn es manuell verarbeitet wird, muss jede Datei geöffnet, gesucht, ersetzt, gespeichert und geschlossen werden. Unter der Annahme, dass es 6 Dateien und 2 Sätze von Schlüssel wörtern gibt, ist die manuelle Bedienung bereits umständlich. Wenn sie auf Dutzende von Dateien und ein Dutzend Sätze von Schlüssel wörtern erweitert wird, steigen die Kosten für die manuelle Verarbeitung erheblich.
Der Wert von Massen verarbeitung werkzeugen liegt in der Reduzierung von Doppel arbeit. Anstatt einfach Word zu ersetzen, werden viele sich wiederholende Datei vorgänge in einem Prozess durchgeführt. Für Benutzer, die häufig mit Office-Dateien wie Word, Excel und PDF arbeiten müssen, können solche Tools die Datei sortierung und Inhalts aktualisierung steuerbarer machen.
Effekt vorschau: Änderungen von der Vor verarbeitung bis zur Nach verarbeitung
Die Original datei für dieses Beispiel ist eine Gruppe von Word-Dokumenten, insgesamt 6 Dateien, alle Datei erweiterungen. Docx. Die Dateinamen von 1.docx bis 6.docx werden im selben Test verzeichnis gespeichert. Eine solche Datei struktur eignet sich hervorragend zum Hinzufügen von Stapeln mit der Methode "Dateien aus Ordnern importieren".
Öffnen Sie das Word-Dokument vor der Verarbeitung, und Sie können sehen, dass die Seite die Einführung der Apfels orten enthält. Das durch den roten Pfeil markierte Feld ist Country of Origin, die Herkunfts information. Der Ursprung im linken Inhalt ist Australia und der Ursprung im rechten Inhalt ist USA. Diese beiden Wörter sind die Ziels chl üssel wörter, die dieses Mal ersetzt werden müssen.
Öffnen Sie nach Abschluss der Stapel verarbeitung das entsprechende Dokument. Sie können sehen, dass die Position, an der Australien ursprünglich angezeigt wurde, Kanada und die Position, an der USA ursprünglich angezeigt wurde, Japan geworden ist. Mit anderen Worten, die Software ver vollständigt die Inhalts aktualisierung gemäß den beiden vom Benutzer festgelegten Ersatz beziehungen.
Aus den Renderings ist ersichtlich, dass der Batch-Ersatz für die Verarbeitung von Text absätzen, normalem Text in der Tabelle usw. geeignet ist. Bei tatsächlichen Office-Dokumenten können Sie ein einheitliches Änderungs ergebnis in mehreren Dateien erzielen, sofern die Ersatz regeln korrekt festgelegt sind.
Betriebs schritte: Suchen und Ersetzen des Word-Datei inhalts in großen Mengen
Folgen Sie unten dem Screenshot der Software bedienung, um es zu erklären. Um Fehl bedienungen zu vermeiden, wird empfohlen, vor der formalen Verarbeitung eine Original datei als Backup zu kopieren und eine entsprechende Liste von "Suchbegriffen" und "Ersatz wörtern" vor zubereiten.
Schritt 1: Finden Sie die Batch-Ersatz funktion im Word-Tool
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Danach gibt es in der linken Funktions leiste verschiedene Arten von Werkzeug kategorien. Wählen Sie hier "Word-Tool", da das Objekt dieses Mal ein Word-Dokument ist. Nach dem Aufrufen des Word-Tools finden Sie in der Funktions karte "Batch-Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern im Inhalt der Word-Datei".
Das Ziel dieses Schritts ist es, in den richtigen Funktions eingang zu gelangen. Die Funktions karte im Screenshot ist deutlich markiert, was darauf hinweist, dass es sich um einen Eintrag zur Stapel änderung des Word-Textinhalts handelt. Nach Auswahl dieser Funktion ruft die Software die Richtungs seite auf, um den Benutzer durch die Datei auswahl, die Einstellung der Verarbeitung optionen, die Einstellung des Speicherorts und den Beginn der Verarbeitung zu führen.
Schritt 2: Importieren Sie die Docx-Datei, die eine einheitliche Änderung erfordert
Nach dem Aufrufen der Funktions seite müssen Sie zunächst den Datensatz auswählen, den Sie verarbeiten möchten. Über der Benutzer oberfläche stehen zwei häufig verwendete Eingänge zum Hinzufügen von Dateien und zum Importieren von Dateien aus Ordnern zur Verfügung. Wenn die Dateien an verschiedenen Speicherorten verteilt sind, können Sie sie einzeln hinzufügen. Wenn die Dateien in einem Ordner gesammelt werden, spart das direkte Importieren aus dem Ordner Zeit.
6 Word-Dateien wurden erfolgreich in den Screenshot importiert. In der Liste werden der Dateiname, der Pfad, die Erweiterung, die Erstellung szeit und die Änderungs zeit angezeigt. Beispiels weise befinden sich 1.docx, 2.docx und andere Dateien unter dem Pfad D:\ test \ mit der Erweiterung docx. Der zusammenfassende Bereich unten zeigt die Anzahl der Datensätze als 6 an, was bedeutet, dass die aktuelle Anzahl der zu verarbeiten den Dateien 6 beträgt.
Beeilen Sie sich nicht, nach dem Import mit dem nächsten Schritt fortzufahren. Es wird empfohlen, zuerst drei Punkte zu überprüfen: Erstens, ob die Anzahl der Dateien korrekt ist, zweitens, ob der Datei pfad ein Ziel ordner ist, drittens, ob die Erweiterung den Anforderungen dieser Verarbeitung entspricht. Klicken Sie nach Bestätigung auf "Weiter".
Schritt 3: Wählen Sie die genaue Suche nach Text und füllen Sie die Liste der Schlüssel wörter aus
Auf der Seite "Verarbeitung optionen festlegen" müssen Sie festlegen, wie Sie suchen und Inhalte ersetzen können. Die Auswahl im Screenshot lautet "Text genau suchen". Diese Methode eignet sich zum Ersetzen klarer und fester Schlüssel wörter wie Australien, USA, Firmenname, Produktname, Nummer usw.
Auf der linken Seite befindet sich "Liste der gesuchten Keywords" und auf der rechten Seite "Liste der ersetzten Keywords". Füllen Sie im Beispiel Australia in der ersten Zeile links und USA in der zweiten Zeile aus, Kanada in der ersten Zeile rechts und Japan in der zweiten Zeile. Die Software stellt eine Korrespondenz gemäß der Zeilennummer her, dh Australia entspricht Kanada und USA entspricht Japan.
Dieses Design eignet sich hervorragend zum Ersetzen mehrerer Schlüssel wörter in großen Mengen. Angenommen, Sie haben 20 alte Wörter, die auf 20 neue Wörter aktualisiert werden müssen. Solange Sie sie in der linken und rechten Liste in der Reihenfolge platzieren, können Sie die Konfiguration auf einmal abschließen. Es ist zu beachten, dass, wenn eine Zeile auf der rechten Seite nicht ausgefüllt wird, in der Benutzer oberfläche die Meldung "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" angezeigt wird, was bedeutet, dass das entsprechende Schlüssel wort möglicher weise gelöscht und nicht ersetzt wird. Wenn Sie den neuen Inhalt ersetzen möchten, sollten Sie daher sicherstellen, dass die entsprechende Zeile auf der rechten Seite vollständig ausgefüllt ist.
In den zusätzlichen Optionen zeigt die Benutzer oberfläche auch "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren" und "Übereinstimmung mit einem vollständigen Wort anstelle eines Teils eines Wortes". Wenn Ihre Schlüssel wörter Unterschiede in der englischen Groß-und Kleinschreibung beinhalten oder sich Sorgen machen, sie durch Teile anderer Wörter zu ersetzen, können Sie sie basierend auf der tatsächlichen Situation auswählen. In diesem Artikel werden die Einstellungen im Screenshot beibehalten und die genaue Ersetzung von Schlüssel wörtern hervor gehoben.
Schritt 4: Setzen Sie den Speicherort fort und starten Sie die Verarbeitung
Klicken Sie nach Abschluss der Keyword-Konfiguration auf "Weiter". Aus dem oberen Prozess geht hervor, dass die nächsten Schritte "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten" umfassen. Das Ersetzen von Stapeln hat tatsächliche Auswirkungen auf den Datei inhalt. Daher wird empfohlen, die Verarbeitung sergeb nisse in ein neues Verzeichnis auszugeben, um die Unterscheidung von der Original datei zu erleichtern.
Geben Sie nach dem Einstellen des Speicher orts den Start prozess ein. Die Software sucht und ersetzt jedes Word-Dokument basierend auf der Liste der zuvor importierten Dateien. Sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist, können Sie die Ergebnisse der Datei prüfung im Ausgabe verzeichnis öffnen. Die Verarbeitung sergeb nisse im Beispiel zeigen, dass Australia durch Canada und USA durch Japan ersetzt wurde, was darauf hinweist, dass die Ersetzung mehrerer Schlüssel wort gruppen wirksam wird.
Wenn Sie mehr Dateien verarbeiten müssen, ist die Methode dieselbe: Importieren Sie zuerst die Datei, pflegen Sie dann die entsprechende Liste der Schlüssel wörter und führen Sie schließlich die Stapel verarbeitung aus. Der Schlüssel liegt in der Genauigkeit der vorläufigen Regeln.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Kann ich mehrere Schlüssel wörter gleichzeitig ersetzen?
Kann. Aus den Einstellungen im Screenshot geht hervor, dass die Software die Eingabe mehrerer Inhalts zeilen in "Liste der zu suchen den Schlüssel wörter" und "Liste der ersetzten Schlüssel wörter" unterstützt. Jede Zeile ist eine Reihe von Substitution beziehungen. Solange die Anzahl der Zeilen und die Reihenfolge auf der linken und rechten Seite korrekt sind, können mehrere Schlüssel wörter gleichzeitig ersetzt werden.
2. Können Docx-und Doc-Dateien verarbeitet werden?
Im Screenshot-Beispiel wird eine docx-Datei importiert. Bei der tatsächlichen Verwendung wird empfohlen, das von der Softwares chnitt stelle unterstützte Dateiformat zu verwenden. Wenn Ihre Datei sowohl Docx als auch Doc hat, können Sie sie in kleinen Mengen testen, bestätigen, dass die Format unterstützung und das Ersetzung serge bnis normal sind, bevor Sie sie in großen Mengen verarbeiten.
3. Wird die Original datei nach dem Ersetzen übers chrieben?
Der Software prozess enthält den Schritt "Speicherort festlegen". Aus Sicherheits gründen wird empfohlen, die verarbeitete Datei an einem neuen Speicherort zu speichern, anstatt die Original datei direkt zu überschreiben. Selbst wenn Sie feststellen, dass die Keyword-Einstellungen falsch sind, können Sie die Sicherungs datei verwenden, um sie erneut zu verarbeiten.
4. Was tun, wenn die Schlüssel wörter unterschied lich sind?
Die Option "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren" wird auf der Einstellungs seite angezeigt. Wenn die Formulare USA, usa, Usa usw. möglicher weise gleichzeitig im Dokument enthalten sind, können Sie überlegen, ob die Option nach Bedarf aktiviert werden soll. Wenn die Groß-und Kleinschreibung streng unterschieden werden muss, aktivieren Sie sie nicht nach Belieben.
5. So vermeiden Sie einen falschen Ersatz
Der Schlüssel zur Vermeidung falscher Ersetzungen besteht darin, die Schlüssel wörter so klar wie möglich zu machen. Sehr kurze Abkürzungen, einzelne Buchstaben oder Inhalte, die in anderen Wörtern leicht zu finden sind, sollten mit Vorsicht behandelt werden. Sie können zuerst mit einer kleinen Anzahl von Dateien testen und sich auf die Überprüfung der Ersatz ergebnisse konzentrieren. Wenn Sie sich Sorgen machen, einen Teil eines Wortes zu ersetzen, können Sie sich auf die Optionen für die vollständige Wort übereinstimmung in der Benutzer oberfläche konzentrieren.
6. Welche Vorbereitungen müssen vor der Stapel verarbeitung getroffen werden
Es wird empfohlen, drei Elemente vor zubereiten: erstens die Original-Word-Datei sichern, zweitens die Liste der gesuchten Wörter organisieren und Wörter ersetzen und drittens bestätigen Sie, dass die Datei nicht von Word oder anderen Programmen belegt wird. Nach vollständiger Vorbereitung wird es in Chargen ausgeführt, wodurch Nacharbeiten reduziert werden können.
Zusammenfassung: Verwenden Sie die Stapel verarbeitung, um die Effizienz der Word-Dokument wartung zu verbessern
Der Inhalt mehrerer Word-Dateien wurde einheitlich geändert, was eine typische Büro aufgabe mit hoher Wiederholung ist. Die manuelle Verarbeitung ist nicht nur ineffizient, sondern auch anfällig für Fehlfunktionen, Fehler korrektionen und Speicher verwirrungen. Mit Hilfe von HeSoft Doc Batch Tool , Sie können mehrere Docx-Dateien gleichzeitig importieren und eine Ersatz beziehung über eine mehrz eilige Schlüssel wort liste herstellen, sodass die Software die Stapel suche und-ersetzung automatisch abschließen kann.
Dieses Beispiel zeigt den vollständigen Prozess des Batch-Ersetzens von Australia und USA aus 6 Word-Dateien. Vor der Verarbeitung werden Australia und USA im Dokument angezeigt, nach der Verarbeitung wird der entsprechende Inhalt zu Canada und Japan. Der gesamte Prozess ist klar und steuerbar und eignet sich für Büro mitarbeiter, die Word-Inhalte stapel weise verwalten müssen.
Wenn Sie an einer Reihe von Word-Dokumenten arbeiten, für die Schlüssel wörter einheitlich geändert werden müssen, können Sie die Schritte in diesem Artikel befolgen, um zuerst die Dateien zu organisieren und die Liste zu ersetzen, und dann den Stapel vorgang in der Software abschließen. Verglichen mit dem Öffnen von Dokumenten, die einzeln geändert werden, kann diese Methode erheblich Zeit sparen und die Datei aktualisierung einheitlicher und effizienter gestalten.