Lorsque vous devez mettre à jour plusieurs mots-clés dans plusieurs documents Word en même temps, vous pouvez effectuer une substitution unifiée à l'aide de l'outil de traitement par lots. Cet article tourne autour HeSoft Doc Batch Tool La fonction de recherche et de remplacement du mot-clé Word affiche les fichiers avant le traitement, le contenu du document et les résultats après le traitement, et explique en détail comment sélectionner les fonctions, importer plusieurs fichiers docx, définir une recherche précise du texte, remplir la liste correspondante des anciens et nouveaux mots, et les précautions lors du traitement.
Dans les travaux de maintenance de documents, les mises à jour de contenu ne sont souvent pas un seul endroit à la fois. Par exemple, l'ancien nom de pays, l'ancien nom de client, l'ancien nom de marque ou l'ancien numéro de projet apparaissent dans un ensemble de données Word. Si chaque fichier est ouvert pour vérification et remplacé article par article, cela prendra beaucoup de temps. Ce qui est plus gênant, c'est que plusieurs mots-clés sont dispersés dans différentes positions, certains dans le tableau, certains dans le texte principal et certains fichiers apparaissent plusieurs fois, ce qui est facile à manquer manuellement.
Ce guide présentera une pratique plus adaptée à la scène de bureau: utiliser HeSoft Doc Batch Tool , Remplacez plusieurs mots-clés dans plusieurs fichiers Word à la fois. Il y a 6 fichiers docx dans l'exemple, vous devez changer Australia dans le document en Canada et USA en Japan. Grâce au traitement par lots, les actions de recherche et de remplacement Word dupliquées peuvent être effectuées de manière centralisée, ce qui améliore l'efficacité du traitement et réduit la probabilité d'omissions.
Scènes applicables
Les mises à jour par lots de contenu de document Word sont courantes dans les bureaux d'entreprise, le tri des données, la gestion de l'enseignement, la maintenance de modèles de contrats, la maintenance de documents de produits et d'autres scènes. Tant que votre tâche répond aux deux caractéristiques de "plusieurs fichiers Word" et "plusieurs mots-clés doivent être remplacés de manière uniforme", vous pouvez envisager d'utiliser un logiciel de traitement par lots pour le faire.
Par exemple, après la mise à niveau de la marque d'entreprise, l'ancien nom de marque et l'ancien nom anglais doivent être modifiés de manière unifiée; avant la livraison des données du projet, le nom du client test doit être remplacé par le nom officiel du client; lorsque le matériel de formation est mis à jour, l'ancien terme doit être remplacé par de nouveaux termes par lots; lors de la localisation des données interrégionales, le pays, la ville et le pays doivent être remplacés uniformément devise, unité et autres mots. Par rapport à la modification manuelle, les avantages du traitement par lots sont que le processus est plus stable, le fonctionnement est plus centralisé et les résultats du traitement sont plus faciles à examiner.
Aperçu des effets: clarifiez d'abord ce qu'il faut traiter
À partir de la capture d'écran avant le traitement, vous pouvez voir que cet objet en attente est un ensemble de fichiers Word, avec un total de 6 documents docx, avec des noms de fichiers allant de 1.docx à 6.docx. Pour ce type de tâches par lots, il est recommandé de placer tous les fichiers cibles dans le même dossier pour une importation unique ultérieure.
Regardez le contenu du document avant le traitement. Il y a une composition de tableau, des images Apple et un certain nombre de textes explicatifs sur la page. Les emplacements clés indiqués par la flèche rouge sont respectivement "Australia" et "USA", qui se trouvent derrière le champ "Country of Origin". L'objectif est de trouver ces anciens mots dans plusieurs fichiers Word et de les remplacer par de nouveaux noms de pays.
L'effet après traitement est très intuitif: la position initialement affichée comme Australia devient Canada, et la position initialement affichée comme USA devient Japan. Il n'y a pas de changement évident dans les images, les bordures des tableaux, les styles de police et les autres textes explicatifs, et le remplacement des instructions se produit sur le texte spécifié.
Dans le travail réel, cette étape de prévisualisation des effets est très importante. Cela peut vous aider à confirmer deux problèmes: premièrement, si le mot-clé à remplacer existe réellement dans le document; deuxièmement, si le contenu remplacé répond aux attentes. Une fois que la cible est confirmée, il est plus sûr d'effectuer des opérations par lots.
Étape 1: Ouvrez la fonction de remplacement de mot-clé dans l'outil Word
Exécuter HeSoft Doc Batch Tool Après cela, trouvez "Outils Word" dans la barre de navigation de gauche. Le logiciel est un outil de traitement par lots de documents de bureau. L'interface organise une variété de fonctions en fonction du type de fichier et du type de tâche, ce qui convient au traitement des tâches de fichiers de bureau à forte répétabilité.
Dans la page Outils Word, sélectionnez "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word". Dans la capture d'écran, la fonction se trouve dans le premier élément de la liste, indiquant que le texte est la recherche par lots et le remplacement des mots-clés dans le contenu du fichier Word. Pour cette tâche, c'est exactement la fonction à utiliser.
Le but de la sélection de cette fonction est de permettre au logiciel d'entrer dans un processus de remplacement de mot-clé Word dédié. Toutes les opérations suivantes seront effectuées autour de cette tâche, y compris l'importation de documents, la saisie des mots-clés à rechercher, la saisie des mots-clés remplacés, la définition de l'emplacement d'enregistrement et le début du traitement.
Étape 2: Importer tous les fichiers Word qui doivent être mis à jour
Après être entré dans la page des fonctionnalités, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. Au-dessus de l'interface, il y a "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers à partir de dossiers". Il est généralement plus pratique d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier" si les fichiers sont déjà enregistrés de manière centralisée dans un même répertoire. Si vous souhaitez uniquement sélectionner quelques fichiers à partir d'emplacements différents, vous pouvez utiliser "Ajouter des fichiers".
Dans la capture d'écran, le logiciel a importé avec succès 6 fichiers docx. Le tableau répertorie des informations telles que le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification. Grâce à ces informations, l'utilisateur peut confirmer si la tâche en cours contient les fichiers appropriés. Par exemple, le chemin est affiché sous forme de répertoire de test de disque D, avec l'extension docx et le nombre d'enregistrements 6, ce qui correspond au nombre de dossiers avant le traitement.
Le résultat attendu de cette page: Tous les documents Word qui doivent être mis à jour apparaissent dans la liste. Si vous constatez qu'il y a moins de fichiers, vous pouvez continuer à ajouter; si vous trouvez plus de fichiers, vous pouvez supprimer l'enregistrement correspondant via la colonne d'action. Après confirmation, cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder aux paramètres des options de traitement.
Étape d'opération 3: Configurez la méthode de recherche et le tableau correspondant aux mots-clés
Dans la page "Définir les options de traitement", la première chose que vous voyez est le mode de recherche. "Recherche précise du texte" est coché dans la capture d'écran. Étant donné que Australia et USA sont tous deux des textes clairs et fixes, l'utilisation d'une recherche précise peut rendre la logique de remplacement plus claire. La recherche de texte à l'aide de formules floues convient à des besoins de recherche plus complexes, mais cet exemple n'a pas besoin d'être déplié.
Vient ensuite les options supplémentaires. "Ignorer la casse de la lettre" et "correspondre au mot complet au lieu d'une partie du mot" peuvent être vus dans l'interface. Ces options nécessitent une attention particulière dans les remplacements de contenu en anglais. Si vous souhaitez uniquement remplacer un USA parfaitement cohérent, vous devez vous demander si vous souhaitez autoriser les changements de casse; si le mot-clé est plus court, faites attention à savoir s'il peut apparaître à l'intérieur d'autres mots. Dans l'exemple, le texte exact est remplacé par capture d'écran.
La moitié inférieure de la page est constituée de deux listes côte à côte. Le titer de gauche est "Liste des mots-clés à rechercher" et le titer de droite est "Liste des mots-clés remplacés". Dans cet exemple, entrez deux lignes à gauche: la ligne 1 Australia, la ligne 2 USA; la droite entre également deux lignes: la ligne 1 Canada et la ligne 2 Japan. Leur correspondance est la suivante:
- Australia → Canada
- USA → Japan
Lors du remplissage, mettez chaque groupe de mots anciens et nouveaux sur la même ligne. S'il y a 3 lignes à gauche, les nouveaux mots correspondant à 3 lignes à droite doivent également être remplis dans l'ordre. La capture d'écran indique également que "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer", donc si une ligne sur le côté droit est vide, un effet de suppression peut être formé. Pour les utilisateurs qui souhaitent simplement remplacer le texte, assurez-vous que le contenu de remplacement à droite est rempli.
Opération Étape 4: Enregistrer à l'emplacement spécifié et vérifier le résultat
Une fois les paramètres de mot-clé terminés, cliquez sur "Suivant". Comme vous pouvez le voir depuis le processus en haut de la page, il y a aussi "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement" derrière. Lorsque vous mettez à jour un document Word par lots, il est recommandé d'enregistrer les résultats dans un dossier séparé au lieu de les mélanger avec le fichier d'origine. Cela permet de distinguer clairement les versions avant et après traitement.
Après avoir défini l'emplacement de sauvegarde, entrez l'étape de démarrage du traitement. Le logiciel recherchera et remplacera un par un selon les fichiers Word de la liste, remplacera Australia par Canada et USA par Japan. Une fois le traitement terminé, ouvrez le document dans le répertoire de sortie pour le vérifier. Lors de la vérification, vous pouvez vous concentrer sur la position des mots-clés d'origine, ou utiliser la fonction de recherche de Word pour rechercher si les anciens mots existent toujours.
S'il est constaté que certains anciens mots ne sont pas remplacés, cela peut être causé par la casse, l'espace, la ponctuation ou la correspondance. À ce stade, vous pouvez revenir aux options de traitement pour ajuster la rédaction de mots-clés ou les options supplémentaires, puis retraiter avec le fichier d'origine. Comme il a été recommandé précédemment de conserver le fichier d'origine, la réexécution sera plus sûre.
Questions fréquentes ou considérations
1. Besoin de sauvegarde avant le remplacement en masse?La sauvegarde est recommandée. Bien que les outils puissent améliorer l'efficacité, une fois qu'une tâche par lots est mal définie, la portée de l'impact s'élargit également. La sortie des résultats du traitement dans un nouveau dossier est un moyen simple et efficace de sauvegarder.
2. Plusieurs mots-clés peuvent-ils être traités à la fois?Peut. Les deux listes de mots-clés gauche et droite de la capture d'écran prennent en charge le remplissage de plusieurs groupes de contenu par ligne. Cet exemple traite deux ensembles de mots-clés, Australia et USA, et convient à la logique de base du remplacement de plusieurs mots-clés.
3. Que faire si vous souhaitez simplement supprimer un mot clé?À côté de la liste sur le côté droit de la capture d'écran, il y a une invite "Supprimer si vous ne remplissez pas". En d'autres termes, si une ligne ne remplit que le mot-clé à rechercher et que le contenu remplacé reste vide, l'effet de suppression du mot-clé peut être obtenu. Il est recommandé de tester avec un exemple de document avant l'opération réelle.
4. Pourquoi choisir de trouver exactement le texte?Lorsque vous savez que ce que vous remplacez est un mot fixe, il est plus facile de trouver avec précision pour contrôler le résultat. Le nom du pays dans cet exemple est un texte clair, vous pouvez donc choisir de trouver le texte exactement.
5. Comment confirmer qu'il n'y a pas de modification manquée après le traitement par lots?Vous pouvez vérifier au hasard certains des documents traités ou rechercher d'anciens mots-clés dans Word, tels que Australia et USA. Si vous ne recherchez pas l'ancien mot et que le nouveau mot est affiché correctement, cela signifie que le résultat de remplacement est fondamentalement conforme aux attentes.
Résumé
Remplacez plusieurs mots-clés dans plusieurs fichiers Word à la fois. Le cœur est d'organiser d'abord les fichiers, puis d'établir une correspondance précise des mots-clés. HeSoft Doc Batch Tool Fournit un processus clair étape par étape: entrez dans l'outil Word, sélectionnez la fonction de recherche et de remplacement, importez plusieurs fichiers docx, définissez la recherche précise du texte, remplissez la liste des anciens mots et des nouveaux mots, et enfin définissez l'emplacement d'enregistrement et commencez le traitement.
Pour les utilisateurs qui ont besoin de maintenir un grand nombre de données Word pendant une longue période, cette méthode de traitement par lots peut gagner beaucoup de temps. Surtout dans les contrats, manuels, rapports, modèles, matériel de cours et autres documents, les mises à jour de contenu sont souvent répétitives. Il est recommandé de préparer des règles de test de fichier échantillon avant le traitement formel, puis de les exécuter par lots après confirmation, afin d'améliorer l'efficacité et de garantir la qualité des mises à jour des documents.