複数のword文書の複数のキーワードを同時に更新する必要がある場合は、一括処理ツールを使用して一括置換を行うことができる。 本文は HeSoft Doc Batch Tool のWordキーワード検索置換機能は、処理前のファイル、文書の内容、処理後の結果を示します機能の選択、複数のdocxファイルのインポート、正確な検索テキストの設定、古い単語と新しい単語の対応リストの記入、処理時の注意事項を詳しく説明します。
ドキュメントのメンテナンス作業では、コンテンツの更新は一度に1箇所だけではありません。 例えば、Word資料のセットには、旧国名、旧顧客名、旧ブランド名、旧項目番号が同時に表示され、各ファイルを開いてチェックし、項目ごとに置き換えると、多くの時間がかかります。 さらに厄介なのは、複数のキーワードが異なる場所に分散していること、あるものは表の中にあること、あるものは本文の中にあること、あるものは何度も現れていること、人工操作が漏れやすいことである。
このガイドでは、オフィスシーンに適した方法を示します HeSoft Doc Batch Tool 、複数のWord文書の複数のキーワードを一度に置き換える。 例には6つのdocxファイルがあり、ドキュメント中のAustraliaをCanadaに、USAをJapanに変更する必要がある。 一括処理によって、元の重複したWord検索置換動作を集中的に完成させ、処理効率を高め、改ざん確率を下げることができる。
適用シーン
Word文書の内容の一括更新は、企業のオフィス、資料整理、教育管理、契約テンプレートのメンテナンス、製品文書のメンテナンスなどの場面でよく見られる。 あなたのタスクが「複数のWord文書」と「複数のキーワードを統一的に置き換える必要がある」という2つの特徴に合っていれば、一括処理ソフトを使って完成することが考えられる。
例えば、企業ブランドがアップグレードされた後、古いブランド名と古い英語名を統一的に改める必要があるプロジェクト資料を納品する前に、テスト顧客名を正式な顧客名に置き換える必要がありますトレーニング資料が更新されたとき古い用語を一括して新しい用語に置き換える必要があります地域を越えた資料のローカリゼーションでは、国、都市、通貨、単位などの言葉を統一的に置き換える必要がある。 手動修正よりも一括処理のメリットは、プロセスがより安定し、操作がより集中し、処理結果がより検討しやすいことである。
効果プレビュー: まず何を処理するかを明確にします。
処理前のスクリーンショットから、今回の処理対象はWord文書のセットで、6つのdocx文書があり、ファイル名は1.docxから6.docxまでです。 このような一括タスクでは、すべてのターゲットファイルを同じフォルダに入れておくことをお勧めします。
処理前の文書の内容を見てください。 ページには、表のレイアウト、リンゴの写真、複数の説明文があります。 赤い矢印が示す重要な位置は「Australia」と「USA」で、「Country of origin」フィールドの後ろにあります。 今回の目標は、複数のWord文書でこれらの古い単語を検索し、新しい国名に置き換えることです。
処理後の効果は直感的である: オーストラリアと表示されていた場所はカナダに、USAと表示されていた場所はJapanになった。 画像、表の枠線、フォントスタイル、その他の説明テキストは明らかに変化しておらず、説明置換は指定されたテキストに集中している。
実際の仕事では、効果プレビューのステップが重要です。 2つの問題を確認するのに役立ちます。1つ目は、置換するキーワードが文書に存在するかどうかです2つ目は、置換された内容が期待通りかどうかです。 目標がはっきりしていることを確認してから、一括操作を行う方が安全です。
操作手順1: Wordツールのキーワード置換機能を開く
実行 HeSoft Doc Batch Tool 左側のナビゲーションバーで「Wordツール」を見つけます。 このソフトウェアはオフィス文書の一括処理ツールに属し、インタフェースにはファイルタイプとタスクタイプ別に複数の機能が整理されており、再現性の高いオフィス文書タスクを処理するのに適している。
Wordツールページで、「Word内のキーワードを検索して置換」を選択します。 スクリーンショットのこの機能はリストの第1項にあり、説明文はWordファイルの内容を一括検索して置換するキーワードである。 今回のタスクでは、これが必要な機能です。
この機能を選択する目的は、ソフトウェアを特別なWordキーワード置換プロセスに入れることである。 その後のすべての操作は、ドキュメントのインポート、検索するキーワードの入力、置換されたキーワードの入力、保存場所の設定、処理の開始など、このタスクを中心に展開されます。
操作手順2: 更新が必要なすべてのWordファイルをインポートします
機能ページに入ったら、最初のステップは処理するレコードを選択することです。 画面の上に「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」があります。 ファイルが1つのディレクトリに集中的に保存されている場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使用する方が便利です異なる場所からいくつかのファイルを選択するだけの場合は、「ファイルを追加」を使用できます。
スクリーンショットでは、ソフトウェアは6つのdocxファイルを正常にインポートしました。 表には、シリアル番号、名前、パス、拡張子、作成時間、変更時間などの情報がリストされています。 これらの情報により、ユーザーは現在のタスクに正しいファイルが含まれているかどうかを確認できます。 たとえば、パスはdディスクtestディレクトリ、拡張子はdocx、レコード数は6と表示され、処理前のフォルダの数と一致します。
このページの予想される結果は、更新が必要なすべてのword文書がリストに表示されることです。 ファイルが少ない場合は、追加を続けることができますファイルが多い場合は、列を操作して対応するレコードを削除できます。 間違いがないことを確認したら、下部の「次へ」をクリックして、処理オプションの設定に入ります。
操作手順3: 検索方式とキーワード対応表の設定
「処理オプションの設定」ページで、最初に表示されるのは検索方法です。 スクリーンショットで「テキストを正確に検索」が選択されています。 AustraliaとUSAはどちらも明確な固定テキストなので、精確なルックアップを使用すると、置換ロジックがより明確になります。 横の「式を使用してテキストをあいまいに検索」は、より複雑な検索ニーズに適していますが、この例では展開する必要はありません。
次は追加オプションです。 「アルファベットの大文字と小文字を無視する」と「単語の一部ではなく完全な単語にマッチする」が画面に表示されます。 英語のコンテンツ置換では、これらのオプションは特に注意が必要です。 完全に一致したUSAだけを置き換える場合は、大文字と小文字の変化を許可するかどうかを考慮しますキーワードが短い場合は、他の単語の内部に表示される可能性があるかどうかに注意してください。 例では、スクリーンショットのように正確なテキスト置換を行います。
ページの下半分は2つの並列リストです。 左側のタイトルは「検索するキーワードリスト」、右側のタイトルは「置換後のキーワードリスト」です。 この例では、左側に2行を入力します。1行目オーストラリア、2行目USA; 右側にも2行を入力します。1行目Canada、2行目Japan。 それらの対応関係は以下の通りです。
- オーストラリア → カナダ
- USA → Japan
記入するときは、古い言葉と新しい言葉のセットを同じ行に置く。 左側に3行がある場合、右側にも3行に対応する新語を順番に記入してください。 スクリーンショットでは「入力しないと削除を表示します」というメッセージも表示されますので、右側の行を空白にしておくと、削除効果になる可能性があります。 文字だけを置き換えたいユーザーは、右側の置換内容が完全に入力されていることを確認する必要があります。
操作手順4: 指定した場所に保存し、結果を確認します
キーワードの設定が完了したら、「次へ」をクリックします。 ページ上部の流れから、後ろに「保存場所の設定」と「処理の開始」があることがわかります。 Word文書を一括更新する場合は、元のファイルと混同するのではなく、別のフォルダに結果を保存することをお勧めします。 これにより、処理前と処理後のバージョンを明確に分けることができます。
保存先を設定したら、処理開始に進みます。 ソフトウェアは、リスト内のWordファイルごとに検索置換を実行し、オーストラリアをカナダ、USAをJapanに置き換える。 処理が終わったら、出力ディレクトリにあるドキュメントを開いて照合します。 照合時に元のキーワードの位置を重点的に見ることができ、Wordの独自の検索機能を使って古い単語がまだ存在しているかどうかを検索することもできる。
古い単語が置換されていない場合は、大文字と小文字、スペース、句読点、または一致方法が原因である可能性があります。 この場合、処理オプションに戻ってキーワードの書き方やオプションを調整し、元のファイルで再処理することができます。 は前に元のファイルを残しておくことをお勧めしますので、再実行したほうが安全です。
よくある質問または注意事項
1.一括置换前にバックアップが必要ですか?バックアップを推奨します。 ツールは効率を高めることができますが、一括タスクの設定が間違っていると、影響範囲も拡大します。 処理結果を新しいフォルダに出力することは、簡単で効果的なバックアップ方法です。
2.複数のキーワードを一度に処理できますか?いいですよ。 スクリーンショットの左右の2つのキーワードリストは、行ごとに複数のグループの内容を入力することをサポートしています。 この例では、オーストラリアとUSAの2つのキーワードを同時に処理し、複数のキーワードの置き換えの基本的なロジックを説明するのに適しています。
3.あるキーワードだけを削除したい场合はどうすればいいですか?スクリーンショットの右側のリストの横に「入力しないと削除を表示します」というメッセージが表示されます。 つまり、検索するキーワードだけを入力し、置き換えた内容を空白にすると、そのキーワードを削除する効果がある可能性があります。 実際に操作する前にサンプル文書でテストすることをお勧めします。
4.正確なテキスト検索を選択する理由置換する内容が固定語であることが分かっている場合、正確な検索は結果を制御しやすい。 この例の国の名前は明確なテキストなので、正確な検索テキストを選択すればいいです。
5.バッチ処理後にどのようにして変更漏れがないことを確認しますか?部分的に処理された文書を抽出したり、Wordで古いキーワードを検索したりすることができます。 古い単語が検索できず、新しい単語が正しく表示されている場合、置換結果は基本的に期待通りであることを示します。
まとめ
一度に複数のWord文書の複数のキーワードを置き換えるのは、まず文書を整理してから、正確なキーワード対応関係を確立することが核心である。 HeSoft Doc Batch Tool 明確な段階的なプロセスを提供しています。Wordツールに入り、検索置換機能を選択し、複数のdocxファイルをインポートし、正確な検索テキストを設定し、古い単語と新しい単語のリストを入力します最後に保存場所を設定して処理を開始します。
大量のWord資料を長期的に維持する必要があるユーザーにとって、この一括処理方式は時間を大幅に節約できる。 特に契約書、説明書、報告書、テンプレート、カリキュラム資料などの文書では、内容の更新が再現性があることが多い。 正式に処理する前にサンプルファイルのテストルールを準備し、間違いがないことを確認してから一括して実行することをお勧めします。これにより、効率が向上し、文書の更新品質も保証できます。