동시에 여러 Word 문서에서 여러 키워드를 업데이트해야합니다. 일괄 처리 도구를 사용하여 통합 교체를 완료 할 수 있습니다. 이 기사는 주위를 돌고있다. HeSoft Doc Batch Tool Word 키워드 검색 및 대체 기능은 사전 처리 파일, 문서 내용 및 사후 처리 결과를 보여 주며 기능 선택, 여러 docx 파일 가져오기, 정확한 검색 텍스트 설정, 이전 단어 및 새 단어, 처리 할 때주의가 필요한 문제.
문서 유지 관리에서 콘텐츠 업데이트는 한 번에 한 곳에서 변경되지 않는 경우가 많습니다. 예를 들어, 이전 국가 이름, 이전 고객 이름, 이전 브랜드 이름 또는 이전 프로젝트 번호가 Word 자료 세트에 동시에 나타나면 각 파일을 열어서 항목을 항목별로 교체하면 많은 시간이 걸립니다. 더 문제가되는 것은 여러 키워드가 다른 위치에 흩어져 있고, 일부는 테이블에, 일부는 텍스트에, 일부 파일은 수동 조작으로 놓치기 쉬운 여러 번 나타납니다.
이 가이드는 사무실 시나리오에 대한보다 적절한 관행을 보여줍니다: 사용 HeSoft Doc Batch Tool 한 번에 여러 Word 파일에서 여러 키워드를 바꿉니다. 예제에는 6 개의 docx 파일이 있습니다. 문서에서 호주를 캐나다로, 미국으로 일본으로 변경해야합니다. 일괄 처리를 통해 원래 반복 된 Word 검색 및 교체 작업을 중앙에서 완료하여 처리 효율성을 개선하고 변경 사항이 누락 될 확률을 줄일 수 있습니다.
적용 가능한 시나리오
Word 문서 콘텐츠의 일괄 업데이트는 기업 사무실, 데이터 배치, 교육 관리, 계약 템플릿 유지 보수, 제품 문서 유지 보수 및 기타 시나리오에서 일반적입니다. 작업이 "여러 Word 파일" 및 "여러 키워드를 균일하게 교체해야합니다" 의 특성을 충족하는 한 일괄 처리 소프트웨어를 사용하여 완료 할 수 있습니다.
예를 들어, 엔터프라이즈 브랜드가 업그레이드 된 후 이전 브랜드 이름과 이전 영어 이름을 균일하게 변경해야합니다. 프로젝트 데이터가 전달되기 전에 테스트 고객 이름을 공식 고객 이름으로 교체해야합니다. 교육 자료를 업데이트 할 때 이전 용어를 일괄 적으로 새로운 용어로 대체해야합니다. 지역 간 데이터를 현지화 할 때 국가, 도시, 통화 및 단위와 같은 단어를 균일하게 교체해야합니다. 수동 수정과 비교하여 일괄 처리의 장점은 프로세스가 더 안정적이며 작업이 더 중앙 집중화되어 있으며 처리 결과를 검토하기가 더 쉽다는 것입니다.
효과 미리보기: 먼저 무엇을 처리해야하는지 명확히하십시오.
처리 전 스크린 샷에서 볼 수 있듯이 이번에 처리 할 객체는 총 6 개의 docx 문서가있는 Word 파일 그룹이며 파일 이름은 1.docx 에서 6.docx 입니다. 이러한 배치 작업의 경우 먼저 모든 대상 파일을 동일한 폴더에 배치하여 한 번에 후속 가져오기를 용이하게하는 것이 추천.
처리하기 전에 문서의 내용을보십시오. 페이지에는 테이블 레이아웃, 사과 그림 및 여러 설명이 있습니다. 빨간색 화살표로 표시된 주요 위치는 "호주" 와 "미국" 이며 "원산지" 필드 뒤에 있습니다. 이 시간의 목표는 여러 Word 파일에서 이러한 오래된 단어를 찾아 새로운 국가 이름으로 대체하는 것입니다.
처리 후 효과는 매우 직관적입니다. 원래 호주가 캐나다가되면서 표시된 위치는 원래 미국이 일본이되면서 표시되었습니다. 그림, 테이블 테두리, 글꼴 스타일 및 기타 설명 텍스트는 크게 변경되지 않으며 지정된 텍스트에서 설명 대체 세트가 발생합니다.
실제 작업에서는 효과 미리보기 단계가 매우 중요합니다. 두 가지 질문을 확인하는 데 도움이 될 수 있습니다. 첫째, 대체 할 키워드가 실제로 문서에 존재하는지 여부. 목표가 명확하다는 것을 확인한 후 배치 작업을 수행하는 것이 더 안전합니다.
작업 1 단계: 키워드 교체 기능에서 Word 도구 열기
달리기 HeSoft Doc Batch Tool 왼쪽 탐색 모음에서 "Word Tools" 를 찾으십시오. 이 소프트웨어는 사무실 문서를위한 배치 처리 도구입니다. 인터페이스는 파일 유형 및 작업 유형에 따라 다양한 기능을 구성하므로 반복성이 강한 사무실 문서 작업을 처리하는 데 적합합니다.
Word 도구 페이지에서 Word에서 키워드 찾기 및 대체를 선택하십시오. 스크린 샷에서이 기능은 목록의 항목 1 에 있으며 설명 텍스트는 Word 파일 콘텐츠의 키워드를 찾아 일괄 적으로 대체하는 것입니다. 이 작업의 경우 사용해야하는 기능입니다.
이 기능을 선택하는 목적은 소프트웨어가 특수 Word 키워드 교체 프로세스를 입력하도록하는 것입니다. 모든 후속 작업은 문서 가져 오기, 찾기 위해 키워드를 채우고, 대체 된 키워드를 채우고, 저장 위치를 설정하고, 프로세스 시작을 포함하여이 작업을 중심으로 진행됩니다.
작업 2 단계: Word 파일을 업데이트하는 모든 필요 가져 오기
기능 페이지를 입력 한 후 첫 번째 단계는 처리해야 할 레코드를 선택하는 것입니다. 인터페이스 상단에는 "파일 추가" 및 "폴더에서 파일 가져오기" 가 있습니다. 일반적으로 파일이 이미 하나의 디렉토리에 중앙에 저장된 경우 폴더에서 파일 가져오기를 사용하거나 다른 위치에서 몇 개의 파일 만 선택하려는 경우 파일 추가를 사용하는 것이 더 편리합니다."
스크린 샷에서 소프트웨어는 6 개의 docx 파일을 성공적으로 가져 왔습니다. 테이블에는 일련 번호, 이름, 경로, 확장, 생성 시간 및 수정 시간과 같은 정보가 나열됩니다. 이 정보를 통해 사용자는 현재 작업에 올바른 파일이 포함되어 있는지 확인할 수 있습니다. 예를 들어, 경로는 D 디스크 테스트 디렉토리로 표시되고, 확장은 docx이며, 레코드 수는 6 이며, 이는 처리 전 폴더의 숫자와 일치합니다.
이 페이지의 예상 결과는 업데이트해야하는 모든 Word 문서가 목록에 표시된다는 것입니다. 파일이 적은 경우 계속 추가 할 수 있습니다. 더 많은 파일이 발견되면 작업 열을 통해 해당 레코드를 삭제할 수 있습니다. 확인 후 하단의 "다음" 을 클릭하여 처리 옵션 설정을 입력하십시오.
운영 단계 3: 검색 방법 및 키워드 해당 테이블 구성
처리 옵션 설정 페이지에서 가장 먼저 보는 것은 찾는 방법입니다. 텍스트 찾기는 스크린 샷에서 정확히 선택됩니다." 호주와 미국은 모두 명시적인 고정 텍스트이기 때문에 정확한 조회를 사용하면 대체 논리를 더 명확하게 만들 수 있습니다. "수식 블러를 사용하여 텍스트 찾기" 옆은보다 복잡한 찾기 요구에 적합하지만이 예제에서는 확장이 필요하지 않습니다.
다음은 추가 옵션입니다. 인터페이스에서 "문자의 경우 무시" 및 "단어의 일부 대신 완전한 단어 일치" 를 볼 수 있습니다. 영어 콘텐츠 대체에서는 이러한 옵션이 특히 중요합니다. 동일한 미국 만 교체하려면 사례 변경을 허용할지 여부를 고려해야합니다. 키워드가 짧으면 다른 단어 안에 나타날 수 있는지주의해야합니다. 이 예에서는 스크린 샷과 같이 정확한 텍스트 교체가 수행됩니다.
페이지의 아래쪽 절반에는 두 개의 나란히 목록이 있습니다. 왼쪽 제목은 "찾을 키워드 목록" 이고 오른쪽 제목은 "교체 후 키워드 목록" 입니다. 이 예에서는 왼쪽에 2 개의 줄을 입력하십시오: 라인 1 호주 및 라인 2 USA; 오른쪽에는 라인 1 캐나다와 라인 2 Japan의 두 줄을 입력하십시오. 그들의 서신은 다음과 같습니다.
- 호주 → 캐나다
- 미국 → 일본
같은 줄에 오래된 단어와 새로운 단어의 각 그룹을 채우십시오. 왼쪽에 3 줄이 있으면 오른쪽에 3 줄에 해당하는 새 단어를 순서대로 채워야합니다. 스크린 샷은 또한 "채우지 않으면 삭제를 의미합니다" 라는 메시지가 표시되므로 오른쪽의 행이 비어 있으면 삭제 효과가 발생할 수 있습니다. 텍스트 만 교체하려는 사용자의 경우 오른쪽의 교체가 완료되었는지 확인하십시오.
4 단계: 지정된 위치에 저장하고 결과를 확인하십시오.
키워드 설정이 완료되면 "다음" 을 클릭하십시오. 페이지 상단의 프로세스에서 볼 수 있듯이 "위치 저장 설정" 및 "처리 시작" 이 있습니다. Word 문서를 대량으로 업데이트 할 때 결과를 원본 파일과 혼합하는 대신 별도의 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 이는 전처리 버전과 후처리 버전을 명확하게 구별할 수 있게 한다.
저장 위치를 설정 한 후 시작 처리 단계로 진행합니다. 이 소프트웨어는 목록에있는 Word 파일을 하나씩 검색하고 대체하여 호주를 캐나다와 미국을 일본으로 대체합니다. 처리 후 확인을 위해 출력 디렉토리에서 문서를 엽니 다. 확인할 때 원본 키워드의 위치에 초점을 맞추거나 Word의 자체 검색 기능을 사용하여 이전 단어가 여전히 존재하는지 여부를 검색 할 수 있습니다.
일부 오래된 단어가 대체되지 않은 경우 사례, 공간, 구두점 또는 매칭으로 인해 발생할 수 있습니다. 이 시점에서 처리 옵션으로 돌아가서 키워드 쓰기 또는 추가 옵션을 조정 한 다음 원본 파일을 다시 처리 할 수 있습니다. 이전 권장 사항은 원본 파일을 유지하는 것이므로 다시 실행하는 것이 더 안전합니다.
자주 묻는 질문 또는주의 사항
1. 일괄 교체 전에 백업이 필요합니까?백업을 권장합니다. 도구가 효율성을 향상시킬 수 있지만 배치 작업이 잘못 설정되면 영향력의 범위도 확장됩니다. 처리 결과를 새 폴더로 출력하는 것은 백업하는 간단하고 효과적인 방법입니다.
2. 여러 키워드를 한 번에 처리 할 수 있습니까?네. 스크린 샷의 왼쪽 및 오른쪽 키워드 목록은 행별로 여러 세트의 콘텐츠를 지원합니다. 이 예는 멀티 키워드 대체의 기본 논리를 설명하는 데 적합한 호주 및 미국 키워드를 모두 처리합니다.
3. 키워드 만 삭제하려면 어떻게해야합니까?스크린 샷 오른쪽에있는 목록 옆에는 "채우지 않으면 삭제를 의미합니다. 즉, 찾을 수 있는 키워드만으로 선이 채워지고, 대체된 콘텐츠가 공백으로 남겨지면, 키워드를 삭제하는 효과가 실현될 수 있다. 실제 작업 전에 샘플 문서로 테스트하는 것이 좋습니다.
4. 왜 정확한 찾기 텍스트를 선택합니까?교체하려는 콘텐츠가 고정 된 단어라는 것을 알면 결과를 제어하는 것이 더 쉽습니다. 이 예제의 국가 이름은 명시적인 텍스트이므로 텍스트 정확한 찾기 를 선택합니다.
5. 누락 된 변경 사항이 없음을 확인하는 방법 후에 일괄 처리?문서의 일부는 처리 후 현장 검사 할 수 있으며 호주 및 미국과 같은 Word에서 이전 키워드를 검색 할 수도 있습니다. 이전 단어가 발견되지 않고 새 단어가 올바르게 표시되면 대체 결과는 기본적으로 예상대로 나타납니다.
요약
한 번에 여러 Word 문서에서 여러 키워드를 대체하는 핵심은 먼저 문서를 정렬 한 다음 정확한 키워드 서신을 설정하는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 명확한 단계별 프로세스를 제공합니다: Word 도구를 입력하고, 기능 찾기 및 교체, 여러 docx 파일 가져오기, 정확한 찾기 텍스트 설정, 이전 및 새 단어 목록 작성, 마지막으로 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하십시오.
많은 수의 Word 데이터를 오랫동안 유지해야하는 사용자에게이 일괄 처리 방법은 시간을 크게 절약 할 수 있습니다. 특히 계약, 사양, 보고서, 템플릿, 코스 자료 등과 같은 문서에서 콘텐츠 업데이트는 종종 반복적입니다. 공식 처리 전에 샘플 파일 테스트 규칙을 준비한 다음 정확한지 확인한 후 일괄 적으로 실행하는 것이 좋습니다. 이는 효율성을 향상시킬뿐만 아니라 문서 업데이트의 품질을 보장 할 수 있습니다.