Überflüssige Seiten umbrüche in Word-Dokumenten führen dazu, dass der Inhalt zwangsweise geändert wird, was sich auf Satz, Druck und nachfolgende Zusammenschlüsse auswirkt. Bei mehreren Docx-oder Doc-Dateien ist es sehr ineffizient, Seiten umbrüche einzeln zu öffnen und zu löschen. Dieser Artikel beschreibt die Verwendung HeSoft Doc Batch Tool Suchen und Ersetzen von Word-Schlüssel wörtern, Importieren mehrerer Word-Dateien, genaue Suche mit Hilfe von Seiten umbruch variablen und Festlegen des Ersatz inhalts auf leer, wodurch Seiten umbrüche stapel weise gelöscht werden, die für die Dokumenten sortierung, Format bereinigung und Daten archivierung szenarien geeignet sind.
Im täglichen Büro werden viele Word-Dokumente nicht von Grund auf neu bearbeitet, sondern aus dem Kopieren von Webseiten, der PDF-Konvertierung, dem System export, Vorlagen anderer Personen oder dem Spleißen mehrerer Dateien. Solche Dokumente haben häufig ein verstecktes Format, von dem der Seiten umbruch das einfluss reichste Layout ist. Durch den Seiten umbruch wird Word gezwungen, an der angegebenen Position zur nächsten Seite zu wechseln. Wenn die Anzahl groß ist, treten Probleme wie leere Seiten, zerlegte Absätze und die Unfähigkeit zur kontinuier lichen Anzeige von Inhalten auf.
Wenn Sie nur mit einer Word-Datei arbeiten müssen, können Sie die Anzeige bearbeitungs marker in Word öffnen und löschen, nachdem Sie den Seiten umbruch gefunden haben. Wenn jedoch die Anzahl der Dateien steigt, z. B. ein Dutzend oder Dutzende von Docx-Dokumenten in einem Ordner oder ein Stapel historischer Doc-Dateien, die mit Seiten umbruch bereinigt werden müssen, ist die manuelle Verarbeitung sehr langsam. Noch problema tischer ist, dass Seiten umbrüche normaler weise auf verschiedenen Seiten verteilt sind und die manuelle Prüfung leicht übersehen werden kann.
In diesem Artikel wird eine besser geeignete Verarbeitung methode für Batch-Büros vorgestellt: Verwendung HeSoft Doc Batch Tool , Suchen Sie mit der Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" den Seiten umbruch als spezielle Variable und ersetzen Sie ihn dann durch leer. Auf diese Weise können Sie die obligato rische Paginierung in mehreren Word-Dateien gleichzeitig bereinigen, die sich wiederholende Arbeit reduzieren und die Effizienz der Dokumenten erfassung verbessern.
Anwendbares Szenario: Wann müssen Sie Word-Seiten umbrüche in Stapeln finden und ersetzen?
Der Seiten umbruch selbst ist kein Fehler. In der offiziellen Typografie ist es manchmal erforderlich, ein neues Kapitel mit einem Seiten umbruch von der nächsten Seite aus zu starten. Das Problem ist jedoch, dass die Seiten umbrüche in vielen Dokumenten nicht absichtlich festgelegt werden, sondern automatisch während der Konvertierung, Replikation und Zusammen führung generiert werden. Die folgenden Arten von Szenen sind besonders häufig:
- Bereinigung nach der Konvertierung von PDF in Word:Das Konvertierungs werkzeug teilt den Word-Inhalt möglicher weise entsprechend der PDF-Seite auf und fügt Seiten umbrüche zwischen den einzelnen Seiten ein, was zu Schwierigkeiten bei der nachfolgenden Bearbeitung führt.
- Stapel herunter geladene oder exportierte Daten:In einigen vom System exportierten Word-Berichten, Lebensläufen, Konferenz materialien und Vorlesung unterlagen für Kurs unterlagen kann es zu unnötiger obligato rischer Paginierung kommen.
- Bereiten Sie mehrere Dokumente für einen einheitlichen Satz vor:Löschen Sie übers chüssige Seiten umbrüche, bevor Sie Schriftarten, Absätze, Ränder, Verzeichnisse oder Kopf-und Fuß zeilen einheitlich festlegen, um Layout konflikte zu reduzieren.
- Vor verarbeitung vor dem Zusammenführen von Word-Dateien:Wenn sich in jeder Datei zusätzliche Seiten umbrüche befinden, wird nach dem Zusammenführen eine große Anzahl leerer Bereiche angezeigt, die sich auf das Gesamt lesen auswirken.
- Seiten optimierung vor dem Drucken oder Umdrehen von PDF:Durch das Entfernen unnötiger Seiten umbrüche können leere und halbseitige Inhalte reduziert und die Druck-und Archivierung qualität verbessert werden.
Die gemeinsamen Merkmale dieser Szenarien sind: eine große Anzahl von Dateien, wiederholte Verarbeitung aktionen und konsistente Ergebnisse. HeSoft Doc Batch Tool Als Office-Software eignet sie sich für die zentral isierte Verarbeitung dieser Art von sich wiederholen den Word-Sortier arbeiten, anstatt Benutzern zu ermöglichen, nacheinander manuell zu arbeiten.
Effekt vorschau: Vom Seiten umbruch zum Seiten umbruch wird bereinigt
Vor der Verarbeitung: Erzwungene Paginierung markierungen im Dokument
Die folgende Abbildung zeigt den Word-Dokument effekt vor der Verarbeitung. Sie können sehen, dass unter dem Inhalt des Textes eine offen sichtliche Markierung "Seiten umbruch" angezeigt wird. Die Position, auf die das rote Feld und der Pfeil zeigen, ist der Bereich, in dem die obligato rische Paginierung angezeigt wird. Der Seiten umbruch führt dazu, dass der nachfolgende Inhalt von einer neuen Seite aus beginnt und nicht weiter nach unten angeordnet wird, auch wenn auf der aktuellen Seite noch Platz vorhanden ist.
Diese Art von Seiten umbruch wird nach dem Öffnen von „ Bearbeitetem Marker anzeigen/ausblenden “leichter sichtbar. Für ein Dokument ist dies möglicher weise nur ein kleines Problem. Wenn jedoch solche Seiten umbrüche in einer Reihe von Docx-Dateien vorhanden sind, nimmt das manuelle Löschen nacheinander viel Zeit in Anspruch. Insbesondere bei der Stapel verarbeitung von fremd sprach iger Literatur, Produkt beschreibungen, Projekt materialien und Besprechung protokollen ist die Anzahl der Seiten umbrüche möglicher weise nicht festgelegt und die Inspektion mit bloßem Auge nicht zuverlässig.
Nach der Verarbeitung: Der Seiten umbruch verschwindet und der Inhalt setzt weiterhin normal
Der Effekt nach der Verarbeitung ist wie folgt. Die ursprüngliche Position, an der "Seiten umbruch" angezeigt wird, wurde bereinigt, und das erzwungene Seiten wechsel zeichen wird nicht mehr auf der Seite angezeigt. Der nachfolgende Inhalt kann weiterhin gemäß den natürlichen Satz regeln von Word angezeigt werden, anstatt künstlich auf die nächste Seite verschoben zu werden.
Wie aus dem Screenshot hervor geht, bleibt der Text des Dokuments nach dem Löschen des Seiten umsatzes erhalten, und das Aufzählung symbol, der Fetttext, der Absatz inhalt usw. wurden durch das Bereinigen des Seiten umsatzes nicht beschädigt. Es ist zu verstehen, dass sich die Methode in diesem Artikel mit dem Seiten umbruch objekt selbst befasst. Wenn sich in der Nähe des Seiten umsatzes normale leere Absätze oder Zeilen umbrüche befinden, bleiben diese möglicher weise weiterhin erhalten und müssen gemäß den tatsächlichen Layout anforderungen weiter bereinigt werden.
Aktions schritte: Entfernen Sie mehrere Word-Seiten umbrüche mit Batch-Such substitution
Der gesamte Vorgang kann in fünf Phasen unterteilt werden: Wählen Sie das Word-Such ersatz werkzeug aus, importieren Sie die Datei, legen Sie die Paging-Variable fest, setzen Sie sie als leere Ersetzung fest, speichern Sie sie und starten Sie die Verarbeitung. Das Folgende wird Schritt für Schritt in Kombination mit Software-Screenshots erklärt.
Schritt 1: Öffnen Sie die Such-und Ersetzung funktion im Word-Tool
Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool Danach sehen Sie in der linken Navigations leiste verschiedene Arten von Office-Datei-Tools. Was hier verarbeitet werden soll, ist ein Word-Dokument. Klicken Sie also links aufWord-Tools.
Wählen Sie auf der Seite Word Tools die erste Funktion aus:Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word. Die Funktions karte wurde im Screenshot hervor gehoben, und in der Eingabe aufforderung blase wird auch "Batch-Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern im Word-Datei inhalt" angezeigt.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, Funktions module aufzurufen, mit denen der Inhalt von Word-Dokumenten stapel weise geändert werden kann. Obwohl wir Seiten umbrüche löschen möchten, kein gewöhnlicher Text, können Seiten umbrüche durch Suche und Substitution in Form von Variablen verwendet werden. Daher ist es sinnvoll, diesen Funktions eingang zu verwenden.
Für Personen, die häufig Dokumente organisieren, spiegelt dieser Schritt auch den Wert der Stapel verarbeitung software wider: Sie müssen Word nicht wiederholt öffnen, Sie müssen Strg H nicht manuell drücken, um in jeder Datei zu suchen und zu ersetzen, sondern konfigurieren die Regeln einmal, um die Software zuzulassen Batch-Ausführung.
Schritt 2: Importieren Sie die Word-Datei, in der Sie den Seiten umbruch bereinigen möchten
Nach dem Aufrufen der Funktion wird oben auf der Benutzer oberfläche der aktuelle Aufgaben name "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word" angezeigt. Oben rechtsDateien hinzufügenUndDateien aus Ordnern importierenSchaltflächen, die für verschiedene Arten der Datei organization geeignet sind.
Wenn die zu verarbeiten den Word-Dateien an verschiedenen Speicherorten verteilt sind, können Sie auf "Dateien hinzufügen" klicken, um sie auszuwählen. Wenn sich die Dateien bereits im selben Verzeichnis befinden, z. B. in einem anstehenden Ordner, können Sie auf "Dateien aus Ordnern importieren" klicken. Im Screenshot wurden 6 docx-Dateien mit den Namen 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx importiert, und der Pfad befindet sich in D:\ test \.
Nach dem Import werden in der Tabelle die Seriennummer, der Name, der Pfad, die Erweiterung, die Erstellung szeit, die Änderungs zeit und andere Informationen der Datei angezeigt. Benutzer können anhand dieser Informationen bestätigen, ob die falsche Datei ausgewählt wurde. Wenn Sie feststellen, dass eine Datei nicht verarbeitet werden muss, können Sie sie mit dem Lösch vorgang auf der rechten Seite der Tabelle entfernen. Wenn die Liste nicht korrekt ist, können Sie sie auch mit "Entleeren" erneut importieren.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist, dass alle Word-Dateien, für die ein Seiten umbruch entfernt werden muss, in der Liste enthalten sind und die Anzahl der Datensätze mit der Anzahl der tatsächlich zu verarbeiten den Dateien überein stimmt. Nachdem Sie bestätigt haben, dass es korrekt ist, klicken Sie untenWeiter, Geben Sie die Verarbeitung regeln ein.
Schritt 3: Wählen Sie den genauen Such text aus und füllen Sie die Seiten umbruch variablen aus
Nach dem Aufrufen von Schritt 2 "Verarbeitung optionen festlegen" sehen Sie den Bereich "Schlüssel wort optionen festlegen". "Such methode" im Screenshot ausgewähltText genau finden. Da Seiten umbrüche explizit spezielle Objekte sind und keine Fuzzy-Übereinstimmungen erfordern, ist es einfacher, die genaue Suche zu verwenden.
Geben Sie in die Liste der gesuchten Schlüssel wörter ein{Hesoft. word.page}. Dieser Inhalt ist kein gewöhnlicher Text, sondern eine Variable, die in der Software verwendet wird, um den Word-Seiten umbruch darzustellen. Der Eintrag "Variablen" ist auch oben im Screenshot zu sehen, was darauf hinweist, dass diese Funktion die Verwendung von Variablen zur Darstellung spezieller Inhalte unterstützt.
Dieser Schritt ist der Kern des gesamten Tutorials. Viele Benutzer versuchen nicht, Seiten umbrüche zu löschen, weil sie Seiten umbrüche als Text verwenden. Wenn Sie beispiels weise "Seiten umbruch" in das Suchfeld eingeben, können Sie nur die drei tatsächlichen chinesischen Zeichen im Dokument finden, aber nicht mit dem Seiten umbruch objekt von Word übereinstimmen. Nach Verwendung der Variable {hesoft.word.page} kann die Software die Seiten umbrüche gemäß den Regeln erkennen und verarbeiten.
Es wird empfohlen, beim Ausfüllen drei Punkte zu beachten: Verwenden Sie erstens englische Klammern, zweitens verpassen Sie nicht den Punkt in der Mitte der Variablen und drittens geben Sie vor und nach der Variablen keine Leerzeichen ein. Jeder Zeichen fehler kann dazu führen, dass der Seiten umbruch nicht gefunden wird.
Schritt 4: Der Ersetzung inhalt bleibt leer, was bedeutet, dass der Seiten umbruch gelöscht wird
Im rechten Bereich sehen Sie "Liste der ersetzten Schlüssel wörter" mit der Eingabe aufforderung "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen". Wenn das Ziel darin besteht, Word-Seiten umbrüche in großen Mengen zu entfernen, müssen Sie also keine Ersetzungen auf der rechten Seite eingeben. Halten Sie sie einfach leer.
Nach dieser Einstellung wird die links gesuchte Seiten umbruch variable während der Ausführung der Software durch leeren Inhalt ersetzt. Mit anderen Worten, der Seiten umschlag wird aus dem Dokument entfernt und nicht in einen anderen Text umgewandelt. Diese Logik ähnelt dem "Ersetzen durch leer" in der eigenen Suche und Ersetzung von Word, hat jedoch den Vorteil, dass sie auf mehrere Dateien einwirken kann.
Wenn Benutzer spezielle Anforderungen haben, z. B. das Ersetzen des Seiten umsatzes durch normale Zeilen umbrüche, festen getrennten Text oder andere Inhalte, können sie den Ersatz inhalt entsprechend der tatsächlichen Situation auf der rechten Seite ausfüllen. Im Szenario der Bereinigung des erzwungenen Seiten wechsels besteht die am häufigsten verwendete Einstellung darin, die rechte Seite leer zu lassen.
Schritt 5: Legen Sie den Speicherort fest und führen Sie die Stapel verarbeitung durch
Wie Sie aus dem oberen Prozess sehen können, gibt es nach dem Einstellen der Verarbeitung optionen Schritt 3 "Speicherort festlegen" und Schritt 4 "Verarbeitung starten". Klicken Sie nach Abschluss der Einstellungen für die Paging-Variable und den leeren Ersatz untenWeiter, Befolgen Sie weiterhin die Anweisungen der Benutzer oberfläche, um den Speicherort festzulegen.
Bei der Stapel verarbeitung von Word-Dateien wird empfohlen, die Verarbeitung sergeb nisse in einem neuen Ausgabe verzeichnis zu speichern. Auf diese Weise können die Original dateien beibehalten werden, was für den Vergleich der Seiten umbrüche vor und nach der Verarbeitung praktisch ist, und es kann auch vermieden werden, dass sie nach Fehl bedienung nicht wieder hergestellt werden können. Insbesondere für offizielle Dokumente, Verträge, Papiere, Kunden informationen und andere Dokumente wird empfohlen, diese zu sichern und dann in Stapeln zu verarbeiten.
Nachdem Sie den Speicherort festgelegt haben, gehen Sie zum Start-Verarbeitung schritt und lassen Sie die Software alle Word-Dateien in der Reihenfolge der Liste verarbeiten. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die Dokument prüfung im Ausgabe verzeichnis. Sie können sich auf den Screenshot nach der Verarbeitung vor diesem Artikel beziehen, um zu bestätigen, ob der Seiten umbruch verschwunden ist und ob der Text wie erwartet kontinuierlich gesetzt wird.
Häufig gestellte Fragen oder Überlegungen
Sind Seiten umbrüche und leere Seiten dasselbe?
Nicht. Seiten umbrüche können leere Seiten verursachen, aber leere Seiten können auch durch leere Absätze, Abschnitts umbrüche, Tabellen höhe, Seiten ränder, Abstände vor und nach Absätzen verursacht werden. Die Methode in diesem Artikel wird haupt sächlich zum Löschen von Seiten umbruch verwendet. Wenn nach dem Löschen des Seiten umsatzes immer noch leere Seiten vorhanden sind, müssen Sie das Dokument weiterhin auf andere Formatierung faktoren prüfen.
Warum gibt es nach der Verarbeitung Absatz markierungen?
Nach der Verarbeitung im Screenshot wird möglicher weise immer noch die Absatz markierung angezeigt. Dies ist die normale Bearbeitungs markierung von Word, die nicht dem Seiten umbruch entspricht. Durch das Löschen des Seiten umsatzes wird nur der erzwungene Seiten wechsel aufgehoben und nicht automatisch alle leeren Absätze gelöscht. Wenn Sie Leerzeilen weiter komprimieren müssen, können Sie andere Vorgänge zum Bereinigen von Leerzeichen kombinieren.
Benötigen Sie eine Sicherungs datei vor der Stapel verarbeitung?
Eine Sicherung wird empfohlen. Obwohl das Ziel des Vorgangs in diesem Artikel klar ist, werden nur Seiten umbrüche gelöscht, aber die Stapel verarbeitung wirkt sich gleichzeitig auf mehrere Dateien aus. Der gesamte Stapel von Dokumenten kann betroffen sein, sobald die Regeln falsch ausgefüllt sind, z. B. das falsche Ausfüllen von Such inhalten oder das Ersetzen von Inhalten, die nicht den Erwartungen entsprechen. Das Speichern der Original datei in einem separaten Verzeichnis ist eine sicherere Büro gewohnheit.
Kann ich nur einen Teil der Datei bearbeiten?
Kann. Aus der Liste der Dateien im Screenshot geht hervor, dass jede Import datei einen eigenständigen Datensatz und einen Lösch vorgang auf der rechten Seite hat. Wenn für einige Dokumente vorerst keine Seiten umbrüche erforderlich sind, können Sie sie aus der Liste entfernen, bevor Sie mit der Verarbeitung beginnen, oder nur die zu verarbeiten den Dateien importieren.
Ist docx-und doc-Datei verarbeitung gleich?
Im Screenshot-Beispiel wird eine docx-Datei importiert. Bei Doc-Dateien wird empfohlen, zunächst zu bestätigen, ob die Software ordnungs gemäß importiert und verarbeitet werden kann. Wenn Sie der Liste beitreten und eine Such substitution durchführen können, können Sie auf dieselbe Methode verweisen, um die Seiten umbruch variablen zu verwenden. Wenn das Dateiformat in der tatsächlichen Arbeit älter ist, können Sie es auch vor der einheitlichen Verarbeitung in docx konvertieren.
Zusammenfassung: Verwandeln Sie die Seiten umbruch bereinigung von einer manuellen Operation in eine Stapel aufgabe
Das Word-Paging-Problem scheint einfach zu sein, aber wenn es wiederholt in mehreren Dateien verarbeitet wird, wird es schnell zu einer ineffizienten Wiederholung arbeit. Durch HeSoft Doc Batch Tool , Sie können mehrere Docx-oder Doc-Dokumente in dieselbe Aufgabe importieren, die Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" verwenden, {hesoft.word.page} als Such objekt verwenden und die Liste der ersetzten Schlüssel wörter leer lassen, um das Löschen von Batch-Seiten umbrüche zu realisieren.
Diese Methode eignet sich für verschiedene Office-Szenen wie Dokumenten sortierung, Daten archivierung, Bereinigung nach PDF-Übertragung in Word, einheitliche Layout von Berichten und Optimierung vor dem Drucken. Es wird empfohlen, die Regeln mit einer kleinen Anzahl von Dateien zu testen, um zu bestätigen, dass der Effekt nach der Verarbeitung den Erwartungen entspricht, und dann den gesamten Stapel von Dateien auszuführen. Verglichen mit dem manuellen Löschen von Word nacheinander kann die Stapel verarbeitung erheblich Zeit sparen und die Reinigungs regeln für den gesamten Stapel von Dokumenten konsistent halten. Wenn Sie mit einem Problem mit dem Seiten umbruch in einer großen Anzahl von Word-Dateien konfrontiert sind, können Sie die Schritte in diesem Artikel befolgen, um sofort zu versuchen, damit umzugehen.