複数のWord文書を統一的に修正する必要がある場合、文書を一つずつ開くのは効率的ではない。 本文はオフィスシーンに適した一括処理方法を紹介し、使用する HeSoft Doc Batch Tool 一度に複数のdocxファイルをインポートし、複数の検索語と置換語を設定して、Wordの内容を統一的に改語する。 例では、オーストラリアをカナダに、USAをJapanに置き換えて、処理前後の変化、操作手順、および一括置換の詳細を理解するのに役立ちます。
多くの事務員はこのような状況に遭遇します。一部のword文書はすでに作成されましたが、中のキーワードは突然統一的に修正する必要があります。 例えば、顧客資料の国の名称が変わった場合、製品説明の型番が更新され、契約テンプレートの会社名が交換され、研修資料の用語が統一されている必要がある。 書類が1部しかない場合は、Wordで直接検索して置換すればよいしかし、docx、docファイルがたくさんあると、1つずつ修正を開くと、重複して退屈で間違いやすい仕事になる。
本稿で紹介した核心的な方法は、オフィスソフトを使うことである」 HeSoft Doc Batch Tool 」を一括検索して、Wordファイルの内容にあるキーワードを検索して置き換えます。 一度に複数のWord文書をインポートし、複数のキーワードの対応関係を設定することで、ソフトウェアが自動的に統一的に置き換えることができる。 次は、6つのdocxファイルを例にして、ドキュメントのオーストラリアをカナダに、USAをJapanに変更する方法を示します。
適用シーン: Wordの複数のキーワードを一括して置き換える必要がある理由
Wordキーワードを一括交換するのは技術者だけではなく、日常業務によく見られる。 行政人員は制度書類の部門名を一括更新する必要があるかもしれない販売員は見積書の顧客名、地域名を一括修正する必要があるかもしれない教師や訓練員は講義中の用語を統一的に調整する必要があるかもしれない企業のドキュメント管理者は、大量の履歴データを標準化して整理する必要がある場合があります。
これらのシーンには共通の特徴があります。文書数は多いが、修正ルールは比較的明確である。 例えば、古い名前を新しい名前に、古い住所を新しい住所に、古い番号を新しい番号に置き換えます。 手動で処理する場合、各ファイルはオープン、検索、置換、保存、クローズのプロセスを経る必要があります。 6つのファイル、2つのキーワードがあると仮定すると、手動操作はすでに面倒である数十のファイル、十数組のキーワードに拡張すると、手動処理のコストが著しく増加する。
一括処理ツールの価値は重複労働を減らすことである。 Wordに代わるのではなく、大量の反復的なファイル操作を1つのプロセスにまとめて完成させる。 このようなツールは、Word、Excel、PDFなどのオフィス文書を頻繁に処理する必要があるユーザーにとって、文書の整理と内容の更新をより制御できる。
エフェクトプレビュー: 処理前から処理后の変化
今回の例のオリジナルファイルは、6つのファイルで、ファイル拡張子は.docxです。 ファイル名は1.docxから6.docxまで、同じテストディレクトリに格納されます。 このようなファイル構造は、「フォルダからファイルをインポート」を使用して一括追加するのに適しています。
処理前のword文書を開くと、ページにリンゴの品種を含む紹介内容が表示されます。 赤い矢印で示されているフィールドは、Country of origin、つまり原産地情報です。 左侧のコンテンツのうち、原産地はじゅうたん、右侧のコンテンツのうち、原産地はUSAとなっている。 この2つの単語は、今回置き換えが必要なターゲットキーワードです。
一括処理が完了したら、対応する文書を開くと、オーストラリアが表示されていた場所がカナダに、USAが表示されていた場所がJapanになっていることがわかります。 つまり、ソフトウェアはユーザーが設定した2つの置換関係に基づいてコンテンツの更新が完了した。
効果図から、本文段落、表中の普通のテキストなどの内容を一括置換するのに適していることがわかる。 実際のオフィス文書では、置換ルールの設定が正確であれば、複数のファイルで統一的な修正結果を得ることができる。
操作手順: Wordファイルの内容を一括検索して置換します
ソフトウェア操作のスクリーンショットに従って説明します。 誤操作を避けるために、正式に処理する前に元のファイルをバックアップとしてコピーし、「検索語」と「置換語」の対応リストを用意することをお勧めします。
ステップ1: Wordツールで一括置換機能を見つける
開く HeSoft Doc Batch Tool その後、左側の機能欄に異なる種類のツール分類があります。 ここでは「Wordツール」を選択します。今回の処理対象はWord文書だからです。 Wordツールに入ったら、機能カードで「Wordファイルの内容のキーワードを一括検索して置換」を見つけます。
このステップの目標は正しい機能の入り口に入ることである。 スクリーンショットには、この機能カードが明らかに表示されており、Wordテキストの内容を一括修正するための入り口であることを示している。 この機能を選択すると、ソフトウェアはガイドページに入り、ファイルの選択、処理オプションの設定、保存場所の設定、処理の開始をユーザーに案内します。
ステップ2: 一括修正が必要なdocxファイルをインポートする
機能ページに入ったら、まず処理するレコードを選択する必要があります。 インタフェースの上には、「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」の2つの一般的なポータルがあります。 ファイルが異なる場所に分散している場合は、1つずつ追加できますファイルが1つのフォルダに集中している場合は、フォルダから直接インポートする方が時間がかかります。
スクリーンショットには6つのWordファイルが正常にインポートされ、リストにはファイル名、パス、拡張子、作成時間、変更時間が表示されます。 たとえば、1.docx、2.docxなどのファイルは、D:\ test \ パスの下にあり、拡張子はdocxです。 下部の集計領域には、現在の処理待ちファイル数が6であることを示すレコード数が表示されます。
インポート後、急いで次のステップに進まないでください。まず、第一に、ファイル数が正しいかどうかをチェックすることをお勧めします2つ目は、ファイルパスが宛先フォルダかどうかです3つ目は、拡張子が今回の処理ニーズを満たしているかどうかです。 間違いがないことを確認したら、「次へ」をクリックします。
ステップ3: 正確な検索テキストを選択し、キーワードリストを入力します
「処理オプションの設定」ページでは、検索方法と置換内容を設定する必要があります。 スクリーンショットで選択したのは「テキストを正確に検索」です。 この方式は、明確で固定的なキーワード、例えばオーストラリア、USA、会社名、製品名、番号などを置き換えるのに適している。
ページの左側に「検索するキーワードのリスト」、右側に「置換されたキーワードのリスト」があります。 例では、左側の1行目にオーストラリア、2行目にUSAを記入します右側の1行目にカナダ、2行目にJapanを記入します。 ソフトウェアは行番号に基づいて対応関係を確立します。
この設計は、複数のキーワードを一括して置き換えるのに適しています。 20個の古い言葉を20個の新しい言葉に更新する必要があるとしたら、順番に左右のリストに入れておけば、一度に配置を完了できます。 右側の行が入力されていない場合、画面に「入力されていない場合は削除」というメッセージが表示されます。これは、対応するキーワードが置換ではなく削除される可能性があることを意味します。 そのため、新しいコンテンツに置き換えたい場合は、右側の対応する行が完全に入力されていることを確認してください。
追加オプションでは、インタフェースには「文字の大文字と小文字を無視する」と「単語の一部ではなく完全な単語に一致する」も表示されます。 キーワードが英語の大文字と小文字の違いに関係している場合や、他の単語の一部に置き換えることを心配している場合は、状況に合わせて選択できます。 この記事の例では、スクリーンショットの設定を保持し、正確なキーワードの置き換えを重点的に示します。
ステップ4: 保存場所の設定を続けて処理を開始する
キーワードの設定が完了したら、「次へ」をクリックします。 一番上のプロセスから、次のステップには「保存場所の設定」と「処理の開始」があります。 一括置換はファイルの内容に実際の影響を与えるため、処理結果を元のファイルと区別しやすいように新しいディレクトリに出力することをお勧めします。
保存場所を設定したら、処理を開始します。 ソフトウェアは、前にインポートしたファイルのリストに基づいて、word文書ごとに検索と置換を実行します。 処理が完了したら、出力ディレクトリにあるファイルを开いて结果をチェックすることができます。 例での処理の結果、オーストラリアはカナダに置き換えられ、USAはJapanに置き換えられ、複数のキーワードの置き換えが有効であることを示した。
より多くのファイルを処理する必要がある場合は、まずファイルをインポートし、キーワード対応リストを維持し、最後に一括処理を実行する方法も同じです。 重要なのは、前期のルール整理が正確であることである。
よくある質問と注意事項
1.複数のキーワードを一度に置き換えることはできますか
いいですよ。 スクリーンショットの設定方法から、ソフトウェアは「検索するキーワードリスト」と「置換されたキーワードリスト」に複数行の内容を入力することをサポートしています。 各行は一連の置換関係である。 左右両側の行数と順序が正しい限り、複数のキーワードを同時に置き換えることができる。
2. docxとdocファイルは処理できますか?
スクリーンショット例ではdocxファイルをインポートしています。 実際に使用する場合は、ソフトウェアインタフェースがサポートするファイル形式を基準にすることをお勧めします。 あなたのファイルにdocxとdocがある場合は、まず少量のテストをして、フォーマットのサポートと置換結果が正常であることを確認してから、大量に処理することができます。
3.交換後、元のファイルは上書きされません。
ソフトウェアフローには、「保存場所の設定」手順が含まれます。 セキュリティのため、処理されたファイルは元のファイルを直接上书きするのではなく、新しい场所に保存することをお勧めします。 これにより、キーワードの設定に誤りがあった場合でも、バックアップファイルを使用して再処理することができます。
4.キーワードの大文字と小文字が違うのはどうしたらいいですか
「文字の大文字と小文字を無視する」オプションが設定ページに表示されます。 ドキュメントにUSA、usa、Usaなどが同時に登場する可能性がある場合は、必要に応じてこのオプションをチェックするかどうかを検討してください。 大文字と小文字を厳密に区別する必要がある場合は、勝手に有効にしないでください。
5.間違った交換を避ける方法
誤置換を避ける鍵は、キーワードをできるだけ明確にすることである。 短い略語、アルファベット、または他の言葉に出やすい内容については、慎重に処理しなければならない。 まず少量のファイルでテストし、置換結果を重点的にチェックすることができます。 単語の一部に置き換えることを心配している場合は、インタフェース内の完全な単語マッチング関連オプションに注目することができます。
6.バッチ処理の前にどのような準備が必要か
3つの内容を用意することをお勧めします。1つ目は、元のWordファイルをバックアップすることです2つ目は、検索語と置換語のリストを整理することです3つ目は、Wordや他のプログラムによってファイルが占有されていないことを確認することです。 十分に準備してから一括して実行すると、やり直しを減らすことができる。
まとめ: 一括処理でword文書のメンテナンス効率を高める
複数のWord文書の内容を統一的に改語することは、典型的な高重複事務タスクである。 手動方式で処理すると、効率が悪いだけでなく、改ざん、間違い、保存の混乱が起こりやすい。 助けを借りる HeSoft Doc Batch Tool 、複数のdocxファイルを一度にインポートし、複数行のキーワードリストで置換関係を確立し、ソフトウェアが自動的に一括検索置換を完了できるようにします。
この記事の例は、6つのWordファイルからオーストラリアとUSAを一括して置き換える完全なプロセスを示しています。 処理する前に、文書にオーストラリア、USAが表示されます。処理後、対応する内容はカナダ、Japanになります。 プロセス全体がはっきりと制御でき、Wordのコンテンツを一括メンテナンスする必要があるオフィススタッフに適しています。
キーワードを統一的に修正する必要があるword文書を処理している場合は、本論文の手順に従ってファイルとリストを整理し、ソフトウェアで一括操作を完了することができます。 ドキュメントの変更を1つずつ開くよりも、時間を大幅に節約し、ファイルの更新をより統一し、より効率的にすることができます。