Lorsque plusieurs fichiers Word doivent modifier les mots-clés de manière uniforme, il est inefficace d'ouvrir les documents un par un. Cet article présente une méthode de traitement par lots adaptée aux scènes de bureau, en utilisant HeSoft Doc Batch Tool Importez plusieurs fichiers docx à la fois, et définissez plusieurs ensembles de mots de recherche et de mots de remplacement pour obtenir une modification unifiée du contenu Word. Dans l'exemple, remplacez Australia par Canada et USA par Japan pour aider les utilisateurs à comprendre les détails auxquels ils doivent prêter attention lors du traitement des changements avant et après, des étapes de fonctionnement et des remplacements par lots.
De nombreux employés de bureau rencontreront cette situation: un lot de documents Word a été créé, mais certains mots clés à l'intérieur doivent soudainement être modifiés de manière unifiée. Par exemple, le nom du pays dans les informations client a changé, le modèle dans la description du produit doit être mis à jour, le nom de la société dans le modèle de contrat doit être remplacé et les termes dans le matériel de formation doivent être unifiés. Lorsqu'il n'y a qu'une seule copie du fichier, vous pouvez directement rechercher la substitution dans Word; mais s'il y a beaucoup de fichiers docx et doc, ouvrir et modifier un par un deviendra un travail répétitif, ennuyeux et sujet aux erreurs.
Cet article décrit la méthode de base qui consiste à utiliser un logiciel de bureau" HeSoft Doc Batch Tool "Pour rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word. En important plusieurs fichiers Word à la fois, puis en définissant la correspondance de plusieurs groupes de mots-clés, le logiciel peut effectuer automatiquement le remplacement unifié. Voici 6 fichiers docx à titer d'exemple pour montrer comment changer Australia dans le document en Canada et USA en Japan.
Scènes applicables: Pourquoi avez-vous besoin de remplacer plusieurs mots-clés dans Word par lots
Le remplacement par lots des mots-clés Word ne convient pas seulement aux techniciens, il est plus courant dans le bureau quotidien. Le personnel administratif peut avoir besoin de mettre à jour le nom du département dans les documents du système par lots; le personnel de vente peut avoir besoin de modifier le nom du client et le nom de la région dans le livre de cotation par lots; les enseignants ou les formateurs peuvent avoir besoin d'ajuster uniformément les termes dans le document; les administrateurs de documents d'entreprise peuvent avoir besoin d'un grand nombre de documents historiques.
Ces scénarios ont une caractéristique commune: le grand nombre de documents, mais les règles de modification sont relativement claires. Par exemple, remplacez l'ancien nom par un nouveau nom, remplacez l'ancienne adresse par une nouvelle adresse et remplacez l'ancien numéro par un nouveau numéro. S'il est traité manuellement, chaque fichier doit passer par le processus d'ouverture, de recherche, de remplacement, d'enregistrement et de fermeture. En supposant qu'il y ait 6 fichiers et 2 ensembles de mots-clés, le fonctionnement manuel est déjà assez lourd; s'il est étendu à des dizaines de fichiers et à plus d'une douzaine de mots-clés, le coût du traitement manuel augmentera considérablement.
La valeur des outils de traitement par lots réside dans la réduction du travail répétitif. Il ne remplace pas simplement Word, mais centralise un grand nombre d'opérations de fichiers répétitives en un seul processus. Pour les utilisateurs qui doivent traiter fréquemment des fichiers bureautiques tels que Word, Excel, PDF, etc., ces outils peuvent rendre l'organisation des fichiers et les mises à jour de contenu plus contrôlables.
Aperçu des effets: changements de pré-traitement à post-traitement
Le fichier original de cet exemple est un ensemble de documents Word, un total de 6 fichiers, tous avec des extensions de fichier. Docx. Les noms de fichiers vont de 1.docx à 6.docx et sont stockés dans le même répertoire de test. Une telle structure de fichiers est idéale pour les ajouts par lots en utilisant la méthode "Importer des fichiers à partir de dossiers".
Ouvrez le document Word avant le traitement et vous pouvez voir le contenu d'introduction des variétés de pommes dans la page. Le champ marqué par la flèche rouge est le pays d'origine, qui est également l'information d'origine. L'origine dans le contenu de gauche est Australia et l'origine dans le contenu de droite est USA. Ces deux mots sont les mots-clés cibles qui doivent être remplacés cette fois.
Une fois le traitement par lots terminé, ouvrez le document correspondant et vous pouvez voir que l'emplacement de l'affichage original de Australia est devenu Canada, et l'emplacement de l'affichage original de USA est devenu Japan. En d'autres termes, le logiciel a terminé la mise à jour du contenu en fonction de deux ensembles de relations de remplacement définies par l'utilisateur.
On peut voir à partir des rendus que la substitution par lots convient au traitement des paragraphes du corps, du texte ordinaire dans le tableau, etc. Pour les documents de bureau réels, vous pouvez obtenir des résultats de modification uniformes dans plusieurs fichiers, à condition que les règles de remplacement soient définies avec précision.
Étapes: Rechercher et remplacer le contenu du fichier Word par lots
Suivez ci-dessous la capture d'écran de l'opération du logiciel. Afin d'éviter les erreurs de fonctionnement, il est recommandé de copier un fichier original en tant que sauvegarde avant le traitement formel et de préparer une liste correspondante de «mots de recherche» et de «mots de remplacement».
Étape 1: Trouver la fonction de remplacement par lots dans l'outil Word
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, il existe différents types de catégories d'outils dans la barre de fonction de gauche. Sélectionnez "Outil Word" ici, car cette fois l'objet de traitement est un document Word. Après avoir accédé à l'outil Word, recherchez "Recherche par lots et remplacement de mots-clés dans le contenu du fichier Word" dans la fiche de fonctionnalités.
Le but de cette étape est d'entrer dans la bonne entrée fonctionnelle. Dans la capture d'écran, la carte de fonction est clairement marquée, indiquant qu'il s'agit d'une entrée utilisée pour modifier le contenu du texte Word par lots. Après avoir sélectionné cette fonction, le logiciel entrera dans la page de guide pour guider l'utilisateur dans la sélection des fichiers, la configuration des options de traitement, la configuration de l'emplacement d'enregistrement et le début du traitement.
Étape 2: Importer le fichier docx qui nécessite une modification unifiée
Après être entré dans la page des fonctionnalités, vous devez d'abord sélectionner les enregistrements à traiter. Deux entrées communes, "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers à partir de dossiers", sont disponibles au-dessus de l'interface. Si les fichiers sont dispersés dans différents emplacements, vous pouvez les ajouter un par un; si les fichiers sont concentrés dans un dossier, l'importation directe à partir du dossier vous fera gagner du temps.
Six fichiers Word ont été importés avec succès dans la capture d'écran. La liste indique le nom du fichier, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification. Par exemple, les fichiers 1.docx, 2.docx et autres sont situés sous le chemin D:\ test \ et l'extension est docx. La zone d'agrégation inférieure affiche un nombre d'enregistrements de 6, ce qui signifie que le nombre de fichiers en attente est actuellement de 6.
Ne vous précipitez pas pour passer à l'étape suivante après l'importation. Il est recommandé de vérifier d'abord trois points: premièrement, si le nombre de fichiers est correct; deuxièmement, si le chemin du fichier est le dossier cible; troisièmement, si l'extension répond aux exigences de ce traitement. Après confirmation, cliquez sur "Suivant".
Étape 3: Choisissez de trouver exactement le texte et remplissez la liste des mots-clés
Sur la page "Définir les options de traitement", vous devez définir le mode de recherche et le contenu de remplacement. La sélection dans la capture d'écran est "Recherche précise du texte". Cette méthode convient au remplacement de mots-clés clairs et fixes, tels que Australia, USA, nom de société, nom de produit, numéro, etc.
À gauche de la page se trouve la liste des mots-clés à rechercher et à droite la liste des mots-clés remplacés. Dans l'exemple, indiquez Australia à la ligne 1 à gauche, USA à la ligne 2; Canada à la ligne 1 à droite et Japon à la ligne 2. Le logiciel établira une correspondance en fonction du numéro de ligne, c'est-à-dire que l'Australie correspond au Canada et USA correspond au Japon.
Cette conception est idéale pour remplacer plusieurs mots-clés par lots. Supposons que vous ayez 20 anciens mots qui doivent être mis à jour à 20 nouveaux mots, tant qu'ils sont placés dans la liste gauche et droite dans l'ordre, vous pouvez terminer la configuration en une seule fois. Il convient de noter que si une ligne sur le côté droit n'est pas remplie, l'interface indique "Si vous ne remplissez pas, vous supprimez", ce qui signifie que le mot-clé correspondant peut être supprimé plutôt que remplacé. Par conséquent, lorsque vous souhaitez remplacer un nouveau contenu, vous devez vous assurer que la ligne correspondante à droite est déjà remplie.
Dans les options supplémentaires, l'interface affiche également "Ignorer la casse de la lettre" et "correspondre au mot complet au lieu d'une partie du mot". Si votre mot-clé implique une différence de casse en anglais, ou si vous craignez de remplacer une partie d'un autre mot, vous pouvez choisir en combinaison avec la situation réelle. L'exemple de cet article conserve les paramètres dans la capture d'écran, en mettant l'accent sur le remplacement précis des mots-clés.
Étape 4: Continuer à définir l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement
Une fois la configuration du mot-clé terminée, cliquez sur "Suivant". Vous pouvez voir à partir du processus supérieur que les étapes suivantes incluent "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Les remplacements par lots ont un impact réel sur le contenu du fichier. Il est donc recommandé d'exporter les résultats du traitement dans un nouveau répertoire afin de les distinguer du fichier d'origine.
Après avoir défini l'emplacement de stockage, entrez le processus de démarrage. Le logiciel effectue la recherche et le remplacement de chaque document Word en fonction de la liste des fichiers précédemment importés. Une fois le traitement terminé, vous pouvez ouvrir les résultats de vérification des fichiers dans le répertoire de sortie. Les résultats du traitement dans l'exemple montrent qu'Australia a été remplacé par Canada et USA a été remplacé par Japan, indiquant que le remplacement de plusieurs groupes de mots-clés prend effet.
Si vous devez traiter plus de fichiers, la méthode est la même: entrez d'abord le fichier, puis maintenez la liste des mots-clés correspondants, et enfin effectuez le traitement par lots. La clé est que les règles précédentes doivent être compilées avec précision.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Est-il possible de remplacer plusieurs mots-clés à la fois
Peut. Comme vous pouvez le voir dans les paramètres de la capture d'écran, le logiciel prend en charge la saisie de plusieurs lignes de contenu dans "Liste des mots-clés à rechercher" et "Liste des mots-clés remplacés". Chaque ligne est un ensemble de relations de remplacement. Tant que le nombre de lignes et l'ordre des côtés gauche et droit correspondent correctement, plusieurs mots-clés peuvent être remplacés en même temps.
2. les fichiers docx et doc peuvent-ils être gérés
L'importation dans l'exemple de capture d'écran est un fichier docx. Dans la pratique, il est recommandé d'utiliser le format de fichier pris en charge par l'interface du logiciel. Si votre fichier a à la fois docx et doc, vous pouvez d'abord tester une petite quantité, confirmer que la prise en charge du format et le résultat de remplacement sont normaux, puis effectuer un traitement de masse.
3. Le fichier d'origine ne sera pas écrasé après le remplacement
L'étape «Définir l'emplacement de sauvegarde» est incluse dans le processus logiciel. Pour des raisons de sécurité, il est recommandé d'enregistrer les fichiers traités dans un nouvel emplacement au lieu d'écraser directement les fichiers d'origine. De cette manière, même si vous constatez que le paramètre de mot-clé est incorrect, vous pouvez utiliser le fichier de sauvegarde pour le retraitement.
4. Que faire si les mots clés sont différents
L'option "Ignorer la casse des lettres" est visible sur la page des paramètres. Si les formes USA, usa, Usa, etc. peuvent apparaître dans le document en même temps, vous pouvez envisager de cocher l'option selon vos besoins. Si la casse doit être strictement distinguée, ne l'activez pas à volonté.
5. Comment éviter le remplacement par erreur
La clé pour éviter le remplacement erroné est de rendre les mots-clés aussi clairs que possible. Les abréviations courtes, les lettres individuelles ou le contenu susceptible d'apparaître dans d'autres mots doivent être traités avec prudence. Vous pouvez d'abord tester avec un petit nombre de fichiers et vous concentrer sur le résultat de remplacement. Si vous craignez de remplacer une partie du mot, vous pouvez vous concentrer sur les options de correspondance de mot complet dans l'interface.
6. Quelles préparations doivent être faites avant le traitement par lots
Il est recommandé de préparer trois éléments: premièrement, sauvegarder le fichier Word original; deuxièmement, organiser la liste des mots de recherche et des mots de remplacement; troisièmement, confirmer que le fichier n'est pas occupé par Word ou d'autres programmes. Une fois que la préparation est suffisante, l'exécution par lots peut réduire les retouches.
Résumé: Améliorer l'efficacité de la maintenance des documents Word avec le traitement par lots
L'adaptation unifiée du contenu de plusieurs fichiers Word est une tâche de bureau à haute répétition typique. L'utilisation de méthodes manuelles est non seulement inefficace, mais est également sujette à des erreurs manquées, des erreurs et une confusion de stockage. Avec l'aide HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez importer plusieurs fichiers docx en même temps et établir une relation de remplacement via une liste de mots-clés multi-lignes, permettant au logiciel de compléter automatiquement la recherche et la substitution par lots.
Cet exemple présente le processus complet de remplacement par lots de Australia et USA à partir de 6 fichiers Word. Avant le traitement, Australia et USA sont affichés dans le document; après le traitement, le contenu correspondant devient Canada et Japon. L'ensemble du processus est clair et contrôlable et convient au personnel de bureau qui a besoin de maintenir le contenu Word par lots.
Si vous travaillez sur un lot de documents Word qui nécessitent une modification unifiée des mots-clés, vous pouvez suivre les étapes de cet article pour organiser les fichiers et remplacer la liste, puis terminer l'opération par lots dans le logiciel. Par rapport à l'ouverture de modifications de documents un par un, cette méthode peut gagner du temps et rendre les mises à jour de fichiers plus unifiées et plus efficaces.