La pagination redondante dans le document Word entraînera un changement de page forcé du contenu, ce qui affectera la composition, l'impression et la fusion ultérieure. Face à plusieurs fichiers docx ou doc, il est inefficace d'ouvrir et de supprimer des dépages un par un. Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool Rechercher et remplacer la fonction de mot-clé Word, importer plusieurs fichiers Word, effectuer une recherche précise à l'aide de variables de pagination et définir le contenu de remplacement comme vide, supprimant ainsi la pagination par lots, adaptée à l'organisation de documents, au nettoyage du format et à la scène d'archivage des données.
Dans le bureau quotidien, de nombreux documents Word ne sont pas édités à partir de zéro, mais proviennent de la copie de pages Web, de la conversion PDF, de l'exportation de système, de modèles d'autres personnes ou de plusieurs assemblages de fichiers. Ces documents ont souvent des formats cachés, et le plus influent est la pagination. La pagination permettra à Word de passer de force à la page suivante à l'emplacement spécifié. S'il y en a beaucoup, il y aura des problèmes tels que la page vide, les paragraphes démontés et le contenu ne peut pas être affiché en continu.
Si vous avez seulement besoin de traiter un fichier Word, vous pouvez afficher la balise d'édition dans Word et supprimer après avoir trouvé la pagination. Mais lorsque le nombre de fichiers augmente, par exemple, il y a une douzaine ou des dizaines de documents docx dans un dossier, ou un lot de fichiers doc historiques qui doivent être effacés, le traitement manuel sera très lent. Ce qui est plus gênant, c'est que la pagination est généralement dispersée sur différentes pages et que la vérification manuelle est facile à manquer.
Cet article présentera un traitement plus approprié pour le travail en bloc: en utilisant HeSoft Doc Batch Tool , Grâce à la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", recherchez la pagination comme variable spéciale, puis remplacez-la par vide. De cette manière, vous pouvez nettoyer la pagination obligatoire dans plusieurs fichiers Word à la fois, réduire la duplication du travail et améliorer l'efficacité de l'organisation des documents.
Scène applicable: Quand avez-vous besoin de rechercher par lots pour remplacer la pagination Word
La pagination elle-même n'est pas une erreur. Dans la composition officielle, il est parfois nécessaire de laisser un nouveau chapitre commencer à la page suivante avec un élément de pagination. Mais le problème est que la pagination dans de nombreux documents n'est pas définie intentionnellement, mais est générée automatiquement pendant le processus de conversion, de copie et de fusion. Les types de scènes suivants sont particulièrement courants:
- Nettoyage après la conversion de PDF en Word:L'outil de conversion peut diviser le contenu Word en fonction de la page PDF et insérer une pagination entre chaque page, ce qui entraîne des difficultés d'édition ultérieures.
- Matériel téléchargé ou exporté par lots:Dans certains rapports Word, CV, documents de réunion et documents de didacticiel exportés par le système, il peut y avoir des pages obligatoires inutiles.
- Préparation de plusieurs documents pour une composition unifiée:Avant de définir uniformément les polices, les paragraphes, les marges de page, les répertoires ou les en-têtes, supprimez les séparateurs de page supplémentaires pour réduire les conflits de mise en page.
- Prétraitement des fichiers Word avant la fusion:S'il y a des dépages supplémentaires à l'intérieur de chaque fichier, un grand nombre de zones vides apparaîtront après la fusion, ce qui affectera la lecture globale.
- Optimisation de la page avant l'impression ou la mise en PDF:La suppression de la pagination inutile peut réduire le contenu des pages blanches et des demi-pages et améliorer la qualité d'impression et d'archivage.
Les caractéristiques communes de ces scènes sont: un grand nombre de fichiers, des actions de traitement répétées et des résultats cohérents. HeSoft Doc Batch Tool En tant que logiciel bureautique, il convient au traitement centralisé de ce type de travail d'organisation Word répétitif, plutôt que de permettre aux utilisateurs de fonctionner manuellement un par un.
Aperçu de l'effet: de la pagination à la pagination est effacée
Avant le traitement: une balise de pagination forcée existe dans le document
L'image suivante est l'effet de document Word avant le traitement. Vous pouvez voir une marque évidente de "pagination" en dessous du contenu du corps, et la zone rouge et la flèche pointent vers la zone où se trouve la pagination forcée. Les dépages font que le contenu suivant commence à partir d'une nouvelle page et ne continue pas à être organisé vers le bas même si la page actuelle a encore de la place.
Ce type de pagination sera plus facile à voir après l'ouverture de la balise d'affichage/masquage d'édition. Pour un document, cela peut être juste un petit problème; mais si un tel séparateur de page existe dans un lot de fichiers docx, la suppression manuelle un par un prendra beaucoup de temps. Surtout lors du traitement par lots de documents étrangers, de descriptions de produits, de matériaux de projet et de procès-verbaux de réunion, le nombre de pages peut ne pas être fixe et l'inspection à l'œil nu n'est pas fiable.
Après le traitement: la pagination disparaît et le contenu continue d'être mis en page normalement
L'effet après le traitement est le suivant. L'emplacement d'origine de la "pagination" a été nettoyé et la balise de changement de page obligatoire n'apparaît plus dans la page. Le contenu ultérieur peut continuer à apparaître selon les règles de composition naturelle de Word, plutôt que d'être artificiellement poussé à la page suivante.
On peut voir à partir de la capture d'écran qu'après la suppression de la pagination, le corps du document est toujours conservé et les symboles d'élément, le texte en gras, le contenu du paragraphe, etc. n'ont pas été détruits en raison du nettoyage de la pagination. Ce qu'il faut comprendre, c'est que la méthode de cet article traite de l'objet de pagination lui-même; s'il y a des paragraphes vides ou des sauts de ligne ordinaires près de la pagination, ils peuvent encore être conservés et doivent être nettoyés en fonction des exigences de composition réelles.
Étapes: Supprimer plusieurs séparateurs de page Word avec la substitution de recherche par lots
L'opération entière peut être divisée en cinq étapes: sélectionner l'outil de recherche et de remplacement Word, importer des fichiers, définir des variables de pagination, définir le remplacement vide, enregistrer et commencer le traitement. Ce qui suit est expliqué étape par étape en combinaison avec des captures d'écran du logiciel.
Étape 1: Ouvrez la fonction Rechercher et remplacer dans l'outil Word
Démarrage HeSoft Doc Batch Tool Après cela, vous pouvez voir différents types d'outils de fichiers de bureau dans la barre de navigation de gauche. Voici le document Word à traiter, alors cliquez d'abord sur le côté gaucheOutils Word.
Dans la page Outils Word, sélectionnez la fonction 1:Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word. Dans la capture d'écran, la carte de fonction a été mise en surbrillance, et la bulle d'invite affiche également "Rechercher et remplacer par lots les mots-clés dans le contenu du fichier Word".
Le but de cette étape est d'entrer dans le module fonctionnel capable de modifier par lots le contenu du document Word. Bien que ce que nous voulons supprimer soit une pagination, pas du texte ordinaire, la pagination peut participer à la recherche et à la substitution par le biais de variables. Il est donc raisonnable d'utiliser cette entrée fonctionnelle.
Pour les personnes qui organisent souvent des documents, cette étape reflète également la valeur du logiciel de traitement par lots: il n'est pas nécessaire d'ouvrir Word à plusieurs reprises, il n'est pas nécessaire d'appuyer manuellement sur Ctrl H pour rechercher et remplacer dans chaque fichier, mais configurez les règles une fois pour laisser le logiciel exécuter par lots.
Étape 2: importer le fichier Word que vous souhaitez nettoyer la pagination
Une fois dans la fonction, le nom de la tâche actuelle est affiché en haut de l'interface comme "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word". En haut à droite, il y aAjouter un fichierEtImporter des fichiers à partir d'un dossierBouton, adapté à différents modes d'organisation des fichiers.
Si les fichiers Word à traiter sont dispersés dans différents emplacements, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers" pour sélectionner; si les fichiers sont déjà placés dans le même répertoire, par exemple un dossier en attente, vous pouvez cliquer sur "Importer des fichiers à partir du dossier". 6 fichiers docx ont été importés dans la capture d'écran, les noms sont 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx, et le chemin se trouve dans D:\ test \.
Après l'importation, le tableau affiche des informations telles que le numéro de série du fichier, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification. Les utilisateurs peuvent confirmer si le mauvais fichier est sélectionné sur la base de ces informations. Si vous constatez qu'un fichier n'a pas besoin d'être traité, vous pouvez le supprimer à l'aide de l'opération de suppression sur le côté droit du tableau; si la liste est incorrecte, vous pouvez également utiliser "Vider" pour le réimporter.
Le résultat attendu de cette étape est que tous les fichiers Word nécessitant la suppression de la pagination figurent dans la liste et que le nombre d'enregistrements correspond au nombre réel de fichiers à traiter. Après confirmation, cliquez en basProchaine étapePour entrer dans les paramètres de règle de traitement.
Étape 3: Sélectionnez la recherche exacte du texte, remplissez la variable de pagination
Après avoir atteint l'étape 2 "Définir les options de traitement", vous pouvez voir la zone "Définir les options de mot-clé". "Méthode de recherche" sélectionnée dans la capture d'écranRecherche précise du texte. Étant donné que la pagination est un objet spécial explicite qui ne nécessite pas de correspondance floue, il est plus simple d'utiliser une recherche précise.
Dans la liste des mots clés à rechercher, saisissez{Hesoft. word.page}. Ce contenu n'est pas du texte ordinaire, mais une variable utilisée dans le logiciel pour représenter la pagination Word. Vous pouvez également voir l'entrée "Variables" au-dessus de la capture d'écran, indiquant que la fonction prend en charge l'utilisation de variables pour représenter un contenu spécial.
Cette étape est au cœur de tout le tutoriel. De nombreux utilisateurs ont échoué dans leurs tentatives de supprimer la pagination car ils traitent la pagination comme du texte. Par exemple, lorsque vous entrez un "pagination" dans la zone de recherche, vous ne pouvez trouver que les trois caractères chinois qui existent réellement dans le document, et vous ne pouvez pas correspondre à l'objet de pagination de Word. Après avoir utilisé la variable {hesoft.word.page}, le logiciel peut reconnaître et gérer la pagination selon les règles.
Lors du remplissage, il est recommandé de noter trois points: premièrement, utilisez des accolades anglaises; deuxièmement, ne manquez pas le point au milieu de la variable; troisièmement, n'entrez pas plus d'espaces avant et après la variable. Toute erreur de caractère peut entraîner une déstrouvable de la pagination.
Étape 4: Le contenu de remplacement reste vide, ce qui signifie la suppression de la pagination
Dans la zone de droite, vous pouvez voir la "Liste des mots-clés remplacés", et il y a un indice à côté de "Supprimer si vous ne remplissez pas". Donc, si l'objectif est de supprimer la pagination Word par lots, le côté droit n'a pas besoin d'entrer quoi que ce soit de remplacement, reste vide.
Après cette configuration, la variable de pagination trouvé sur le côté gauche sera remplacée par un contenu vide lors de l'exécution du logiciel. En d'autres termes, la pagination est supprimée du document et ne devient pas un autre texte. Cette logique est similaire à "remplacer par vide" dans Word avec sa propre recherche de substitution, mais l'avantage est qu'elle peut agir sur plusieurs fichiers.
Si l'utilisateur a des besoins particuliers, tels que le remplacement de la pagination par un saut de ligne ordinaire, un texte à séparation fixe ou un autre contenu, le contenu de remplacement peut être rempli à droite en fonction de la situation réelle. Mais dans le scénario de nettoyage du changement de page forcé, le paramètre le plus courant est de laisser vide sur le côté droit.
Étape 5: Définir l'emplacement de sauvegarde et effectuer le traitement par lots
À partir du processus supérieur, vous pouvez voir qu'après avoir défini les options de traitement, il y a l'étape 3 "Définir l'emplacement de sauvegarde" et l'étape 4 "Démarrer le traitement". Après avoir terminé la variable de pagination et le paramètre de remplacement vide, cliquez sur le basProchaine étape, Continuez à définir l'emplacement de sauvegarde en suivant les instructions de l'interface.
Lors du traitement par lots de fichiers Word, il est recommandé d'enregistrer les résultats dans un nouveau répertoire de sortie. De cette manière, le fichier d'origine peut être conservé, ce qui est pratique pour comparer les changements de pagination avant et après le traitement, et peut également éviter de ne pas récupérer après une mauvaise opération. En particulier pour les documents officiels, les contrats, les articles, les données client et autres documents, il est recommandé de les sauvegarder avant de les traiter par lots.
Après avoir défini l'emplacement de sauvegarde, entrez l'étape de démarrage du traitement et laissez le logiciel traiter tous les fichiers Word dans l'ordre de la liste. Une fois le traitement terminé, ouvrez la vérification du document dans le répertoire de sortie. Vous pouvez vous référer à la capture d'écran post-traitement plus tôt dans cet article pour confirmer si la pagination a disparu et si le corps est aligné en continu comme prévu.
Questions fréquentes ou considérations
La pagination et la page vierge sont-elles la même chose?
Non. La pagination peut provoquer une page vierge, mais la page vierge peut également être causée par des paragraphes vides, des séparateurs, la hauteur de la table, les marges de la page et l'espacement entre l'avant et l'arrière du segment. Cette méthode est principalement utilisée pour supprimer un séparateur de page. Si vous avez toujours une page vierge après la suppression de la pagination, vous devez continuer à vérifier s'il existe d'autres facteurs de formatage dans le document.
Pourquoi y a-t-il des marques de paragraphe après le traitement?
La position de traitement dans la capture d'écran peut toujours voir la balise de paragraphe, qui est une balise d'édition normale pour Word, qui n'est pas la même chose que la pagination. La suppression de la pagination annule uniquement le changement de page obligatoire et ne supprime pas automatiquement tous les paragraphes vides. Si vous devez compresser davantage les lignes vides, vous pouvez combiner d'autres opérations pour nettoyer le contenu vierge.
Besoin de sauvegarder vos fichiers avant le traitement par lots?
La sauvegarde est recommandée. Bien que l'objectif opérationnel de cet article soit clair, il suffit de supprimer la pagination, mais le traitement par lots affectera plusieurs fichiers en même temps. Une fois que les règles sont mal remplies, par exemple trouver du contenu mal rempli ou remplacer le contenu qui ne répond pas aux attentes, cela peut affecter l'ensemble du lot de documents. Conserver les documents originaux dans un répertoire séparé est une habitude de bureau plus sûre.
Est-il possible de traiter uniquement une partie du fichier?
Peut. Comme vous pouvez le voir à partir de la liste des fichiers dans la capture d'écran, chaque fichier importé a un enregistrement indépendant et une opération de suppression à droite. Si certains documents n'ont pas besoin d'être nettoyés pour le moment, vous pouvez les supprimer de la liste avant de commencer le traitement ou importer uniquement les fichiers qui doivent être traités.
Docx et doc fonctionnent-ils de la même manière?
L'importation dans l'exemple de capture d'écran est un fichier docx. Pour les fichiers doc, il est recommandé de vérifier si le logiciel peut être importé et traité correctement. Si vous pouvez rejoindre la liste et effectuer la recherche et la substitution, vous pouvez vous référer à la même méthode pour utiliser la variable de pagination. Dans le travail réel, si le format de fichier est plus ancien, il peut également être converti en docx avant de le traiter uniformément.
Résumé: Transformer le nettoyage de la pagination d'une opération manuelle à une tâche par lots
Le problème de la pagination Word peut sembler simple, mais lorsqu'il est traité à plusieurs reprises dans plusieurs fichiers, il se transforme rapidement en un travail répétitif inefficace. Par HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez importer plusieurs documents docx ou doc dans la même tâche, utiliser la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", utiliser {hoft. word.page} comme objet de recherche et laisser la liste de mots-clés remplacée vide pour réaliser la suppression de la pagination par lots.
Cette méthode convient à une variété de scènes de bureau telles que l'organisation de documents, l'archivage des données, le nettoyage après PDF en Word, la composition unifiée des rapports et l'optimisation avant impression. Il est recommandé de tester les règles avec un petit nombre de fichiers, de confirmer que l'effet est conforme aux attentes après le traitement, puis de mettre en œuvre l'ensemble du lot de fichiers. Par rapport à l'ouverture et à la suppression manuelle de Word un par un, le traitement par lots peut gagner beaucoup de temps et rendre les règles de nettoyage de l'ensemble du lot de documents cohérentes. Si vous êtes confronté à un problème de pagination dans un grand nombre de fichiers Word, vous pouvez essayer de le gérer immédiatement en suivant les étapes de cet article.