In diesem Artikel wird beschrieben, wie die Word-Batch-Such-und Ersetzung funktion in Office-Software verwendet wird, um Schlüssel wörter in mehreren docx-Dokumenten gleichzeitig über die Platzhalter formel für reguläre Ausdrücke zu verarbeiten. Im Beispiel gibt es 6 Word-Dateien, die vor der Verarbeitung verschiedene Text formen wie BOT, ELA, 60 usw. enthalten. Nach der Verarbeitung können sie gemäß den Regeln durch Ziel inhalte wie A und B ersetzt werden. Der Artikel wird mit Screenshots der Benutzer oberfläche kombiniert, um den gesamten Prozess von der Auswahl von Tools, dem Importieren von Dateien, dem Festlegen von Formeln zum Suchen von Text unschärfe bis zum Beginn der Verarbeitung zu erläutern, der für Stapel revisions szenarien wie Verträge, Berichte, Kurs materialien und englische Dokumente geeignet ist.
Wenn nur ein oder zwei Wörter in einer Datei ersetzt werden müssen, öffnen Sie Word direkt und verwenden Sie "Suchen und Ersetzen", um dies zu tun. Wenn Sie jedoch Dutzende, Hunderte von Docx-oder Doc-Dokumenten gleichzeitig verarbeiten möchten, ist der zu ersetzende Inhalt kein festes Wort, es handelt sich um "kontinuierliche Großbuchstaben", "Zahlen", "bestimmte Arten von Code" und andere regelmäßige Texte, und manuelle Vorgänge sind sehr ineffizient. Das Problem, das in diesem Artikel gelöst werden soll, ist: Verwenden Sie die Platzhalter formel für reguläre Ausdrücke, um viele Schlüssel wörter in Word-Dokumenten stapel weise zu ersetzen und das wiederholte Öffnen, Suchen, Ersetzen und Speichern zu reduzieren.
Unten HeSoft Doc Batch Tool Zum Beispiel zeigt es, wie Sie den regel konformen Inhalt in mehreren Word-Dateien in großen Mengen ersetzen. Die Software ist für die Stapel verarbeitung von Office-Dokumenten positioniert und eignet sich für die Verarbeitung sich wiederholen der Aufgaben in Word, Excel, PDF und anderen Dateien. Dieser Artikel konzentriert sich auf die Funktion "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word".
Anwendbare Szenarien: Welche Word-Batch-Ersetzung aufgaben eignen sich für reguläre Ausdrücke
Reguläre Ausdrücke eignen sich für die Ersetzung aufgabe "Inhalt ist regelmäßig, aber nicht vollständig festgelegt". Beispiels weise enthält das Dokument viele dreistellige Großbuchstaben wie BOT und ELA, die auch im Titel, im Text, in der Liste und in Klammern angezeigt werden können. Beispiels weise enthält das Dokument eine große Anzahl von Zahlen wie 60, 2, 5 usw., die einheitlich ersetzt und ausgeblendet werden müssen Oder konvertieren Sie in bestimmte Zeichen. Wenn Sie nacheinander Schlüssel wörter eingeben, ist es nicht nur leicht zu übersehen, sondern es ist auch schwierig, alle Varianten zu überschreiben.
Zu den gängigen Anwendungs szenarien gehören: Stapeln von englischen Abkürzungen in mehreren Word-Kurs materialien, Stapeln von Nummern, Beträgen, Seitenzahlen oder Codes im Docx-Bericht, Ersetzen sensibler Zahlen in mehreren Doc-Dokumenten durch einheitliche Platzhalter, in Verträgen und Benachricht igungen Ersetzen Sie den Projekt code gemäß den Regeln im Handbuch. Durch reguläre Ausdrücke können Sie die Such bedingung von "einem festen Wort" auf "einen bestimmten Text" erweitern.
Effekt vorschau: Verschiedene Schlüssel wörter in mehreren Docx-Dateien vor der Verarbeitung
Im Beispiel werden 6 Word-Dokumente mit den Dateinamen 1.docx bis 6.docx bearbeitet. In der tatsächlichen Arbeit kann die Anzahl höher sein. Der Schlüssel besteht darin, die zu verarbeiten den Dateien zur Aufgaben liste hinzuzufügen.
Öffnen Sie eines der Dokumente und Sie können sehen, dass der Text mehrere Inhalte enthält, die ersetzt werden müssen. Zum Beispiel der BOT im Titel, der ELA im Text und die Nummer 60 usw. Diese Inhalte sind auf verschiedene Absätze verteilt. Wenn jedes Dokument manuell ersetzt wird, nimmt die Zeit mit der Anzahl der Dateien schnell zu.
Effekt vorschau: Beenden Sie den Stapel austausch gemäß den Formel regeln nach der Verarbeitung
Nach Abschluss der Verarbeitung wurde der formeln konforme Inhalt durch das Ziel zeichen ersetzt. Im Beispiel wird der Inhalt, der der dreistelligen Großbuchstaben regel entspricht, durch A und der Inhalt, der der numerischen Regel entspricht, durch B ersetzt. Es ist ersichtlich, dass sich der übereinstimmende Inhalt in Titel, Text, Klammern und Listen beschreibung geändert hat, was darauf hinweist, dass die Batch-Ersetzung nicht nur eine bestimmte Position behandelt, sondern den Inhalt von Word-Dokumenten gemäß den Regeln scannt.
Aktions schritte: Verwenden Sie Formel-Unschärfe, um Text zu finden, um Word-Inhalte in großen Mengen zu ersetzen
Schritt 1: Gehen Sie zum Word-Tool und wählen Sie Suchen Ersetzen Funktion
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Danach wählen Sie auf der linken Seite "Word Tools". Auf der Haupt oberfläche werden mehrere Stapel verarbeitung eingänge für Word-Dokumente angezeigt, darunter das Hinzufügen von Wasser zeichen, das Konvertieren von Formaten und das Löschen von Bildern. Hier müssen Sie "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word" auswählen, da unser Ziel darin besteht, den Inhalt der Word-Datei in großen Mengen zu finden und zu ersetzen.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, den Prozess zu betreten, der speziell mit der Ersetzung von Word-Schlüssel wörtern befasst ist. Nach der Eingabe führt die Software den Benutzer durch die Datei auswahl, die Verarbeitung optionen, den Speicherort und den Beginn der Verarbeitung.
Schritt 2: Hinzufügen von Word-Dateien, die verarbeitet werden müssen
Nach dem Aufrufen der Funktions seite lautet das erste "Wählen Sie den Datensatz aus, der verarbeitet werden muss". Über der Benutzer oberfläche befinden sich zwei Eingänge, "Dateien hinzufügen" und "Dateien aus Ordnern importieren". Wenn die Anzahl der Dateien gering ist, können Sie "Dateien hinzufügen" verwenden. Wenn sich die Dateien im selben Ordner befinden, ist es bequemer, "Dateien aus dem Ordner importieren" zu verwenden.
6 docx-Dateien wurden im Screenshot importiert und die Liste zeigt die Seriennummer, den Namen, den Pfad, die Erweiterung, die Erstellung szeit und die Änderungs zeit an. Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Dateien in der Liste korrekt sind, klicken Sie unten auf "Weiter". Wenn Sie versehen tlich eine Datei hinzufügen, können Sie sie über das Lösch symbol in der Aktions spalte entfernen, um die Verarbeitung von Dokumenten zu vermeiden, die nicht geändert werden müssen.
Schritt 3: Festlegen von Such regeln für reguläre Ausdrücke und Ersetzen von Inhalten
Wählen Sie auf der Seite "Verarbeitung optionen festlegen" die Option "Text mit Formel unschärfe suchen". Dieser Schritt ist sehr wichtig, da die normale genaue Suche zum Ersetzen fester Wörter geeignet ist und in diesem Beispiel reguläre Ausdrucks regeln verwendet werden, um einer Art von Text zu entsprechen.
Geben Sie die Regel in die Liste der zu suchen den Schlüssel wörter ein und geben Sie das entsprechende Ersetzung serge bnis in die Liste der ersetzten Schlüssel wörter ein. Die Such regel in der ersten Zeile im Beispiel lautet[A-Z]{3}Ersetzen Sie durchA., Zeigt an, dass 3 aufeinander folgende englische Großbuchstaben übereinstimmen. Die Such regel in der zweiten Zeile lautet\ DErsetzen Sie durchB.Bedeutet, dass die aufeinander folgenden Zahlen übereinstimmen. Die Liste auf beiden Seiten entspricht Zeilen, die erste Regel zeile entspricht der Ersetzung swert der ersten Zeile und die zweite Regel zeile entspricht der Ersetzung swert der zweiten Zeile.
Wenn Sie zwischen Groß-und Kleinschreibung unterscheiden möchten, können Sie in der Benutzer oberfläche auf die Option "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren" achten. Im Beispiel werden haupt sächlich Großbuchstaben behandelt, also verwenden Sie[A-Z]{3}Kann den Übereinstimmung bereich klarer ausdrücken. Klicken Sie nach Abschluss der Einrichtung auf "Weiter", um den Speicherort festzulegen und mit der Verarbeitung zu beginnen.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Reguläre Ausdrücke sollten zuerst in einem kleinen Bereich getestet werden.Die Fähigkeit, reguläre Regeln abzustimmen, ist sehr stark. Wenn die Formel zu weit geschrieben ist, kann der Inhalt ersetzt werden, der nicht ersetzt werden sollte. Zum Beispiel\ DEs wird mit allen fortlaufenden Zahlen übereinstimmen und die Text nummer, Seitenzahl, Jahr und Stunden nummer können getroffen werden. Daher wird empfohlen, den Effekt zuerst mit einer kleinen Anzahl von Kopien zu testen.
2. Es wird empfohlen, die Original datei vor der Verarbeitung zu sichern.Die Batch-Ersetzung wirkt sich auf mehrere Word-Dokumente gleichzeitig aus. Obwohl dies effizient ist, bedeutet dies auch, dass die Fehler einstellungen schnell vergrößert werden. Es wird empfohlen, die Original-Docx-und Doc-Dateien in den Sicherungs ordner zu kopieren und dann die Stapel verarbeitung für die Kopie durch zuführen.
3. Achten Sie auf die Entsprechung zwischen dem Suchelement und dem Ersetzung element in jeder Zeile.Im Beispiel entsprechen die zweizeilige Such regel A bzw. B. Wenn die Ersetzung liste leer ist oder die Anzahl der Zeilen inkonsistent ist, können die Ergebnisse nicht den Erwartungen entsprechen. Das Ausfüllen sollte zeilen weise überprüft werden.
4. Verwechseln Sie reguläre Ausdrücke nicht mit normalem Text.Wenn Sie "Text mit Formel unschärfe suchen" auswählen, wird die Eingabe gemäß den Formel regeln verstanden. Wenn Sie nur normale Wörter ersetzen, können Sie den Text genau suchen. Wenn Sie eine Art von Inhalt abgleichen müssen, verwenden Sie die Formel für die Fuzzy-Suche.
Zusammenfassung
Verwenden Sie HeSoft Doc Batch Tool Mit der Funktion zum Suchen und Ersetzen von Word-Schlüssel wörtern können Sie die wiederholten Ersetzung arbeiten in mehreren Word-Dokumenten in einem Prozess zentralisieren. Bei Office-Dateien wie docx und doc kann der Inhalt, solange er regelmäßig ist, schnell abgeglichen und durch die Platzhalter formel für reguläre Ausdrücke ersetzt werden. Es wird empfohlen, die Dateien zu sortieren und die Original dokumente zu sichern, wenn Sie sie tatsächlich verwenden, und dann den Prozess "Werkzeug auswählen-Datei importieren-Formel regeln festlegen-Speicherort festlegen-Verarbeitung starten" auszuführen, um die Effizienz zu verbessern und fehlerhafte Ersetzungen zu reduzieren Risiko.