Wenn viele Seiten umbrüche in mehreren Word-Dokumenten vorhanden sind, ist das manuelle Löschen nicht nur langsam, sondern auch leicht zu übersehen. In diesem Artikel wird die Verwendung der Anforderungen für die Bereinigung von Seiten umsetzungen in Word-, Docx-und Doc-Dateien beschrieben HeSoft Doc Batch Tool Schließen Sie die Substitution der Batch-Suche ab. Durch das Importieren mehrerer Dateien, die Auswahl von "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word", das Ausfüllen von Seiten umbruch variablen und das Leerzeichen des Ersatz inhalts können Sie die Seiten umbrüche im Dokument stapel weise löschen, wodurch das Layout des Haupt textes kontinuierlicher wird und für die Daten erfassung und das Zusammenführen von Dokumenten geeignet ist Szenen wie Einheitlichkeit des Formats.
Viele Menschen stoßen beim Organisieren von Word-Dokumenten auf ähnliche Probleme: Sie möchten den Inhalt nur kontinuierlich setzen, stellen jedoch fest, dass die Mitte des Dokuments immer gezwungen ist, zur nächsten Seite zu wechseln. Nach dem Öffnen der Bearbeitungs marke wird im Text ein "Seiten umbruch" angezeigt. Wenn es sich nur um eine Word-Datei handelt, ist das manuelle Löschen akzeptabel. Wenn es sich jedoch um ein Projekt paket, ein Kurs paket, ein Papier anhänge oder eine Berichts sammlung handelt, enthält es eine große Anzahl von Docx-und Doc-Dateien, und jede Datei ist mit Seiten umbrüche gemischt, die manuell einzeln gelöscht werden. Sehr ineffizient.
In diesem Artikel wird eine Methode vorgestellt, die besser für Büros zenen geeignet ist: Verwenden HeSoft Doc Batch Tool , Importieren Sie mehrere Word-Dateien gleichzeitig und lokalisieren Sie Seiten umbrüche stapel weise und löschen Sie sie über die Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen". Der gesamte Vorgang erfordert nicht, dass Word-Dokumente einzeln geöffnet werden, und Sie müssen nicht wiederholt die Lösch taste in jeder Datei drücken. Für Benutzer, die Dateien stapel weise verarbeiten, Doppel arbeit reduzieren und die Effizienz der Dokumenten erfassung verbessern müssen, ist dies eine stabilere und kontroll iertere Verarbeitung methode.
Anwendbares Szenario: Warum Seiten umbrüche eine Stapel verarbeitung erfordern
Der Seiten umbruch selbst ist kein Fehler. Es hat einen klaren Zweck im offiziellen Satz, z. B. das Starten neuer Kapitel auf der nächsten Seite, das Trennen von Cover und Katalog und das Trennen von Anhängen in einer separaten Seite. Bei vielen Dokumenten bearbeitungs arbeiten wird der Seiten umbruch jedoch zu einem Interferenz element. Häufige Situationen umfassen: Hinzufügen redundanter Seiten umbrüche beim Kopieren von Inhalten von Webseiten in Word, unnötige Seiten umbrüche werden angezeigt, nachdem PDF zu Word übertragen wurde, Seiten umbrüche in der ursprünglichen Vorlage beibehalten werden, bevor mehrere Kapitel zusammen geführt werden, und die alte Version des Doc-Dokuments wird nach dem Konvertieren in docx nicht fortlaufend; in den von anderen bereit gestellten Informationen, jeder Absatz wird zwangsweise paginiert.
Diese Seiten umbrüche wirken sich auf das Lese erlebnis und den nachfolgenden Satz aus. Wenn beispiels weise Dokumente zusammen geführt werden, wird der Inhalt, der kontinuierlich angezeigt werden könnte, auf mehrere Seiten verteilt, beim Drucken werden zusätzliche leere Seiten generiert, und das Seiten layout ist nach dem Anpassen der Schriftart oder der Ränder immer noch unangemessen. Darüber hinaus ist die manuelle Verarbeitung von Seiten umbruch nicht zuverlässig, wenn die Anzahl der Dateien groß ist. Der Benutzer löscht möglicher weise nur die vor ihm angezeigten Seiten umbrüche, vermisst jedoch die Seiten umbrüche auf der folgenden Seite oder löscht versehen tlich den Inhalt des Textes während des Löschvorgangs.
Daher ist der Wert der Batch-Suche, um Word-Seiten umbrüche zu ersetzen: Lassen Sie die Software alle Zieldateien gemäß einer einheitlichen Regel verarbeiten. Solange die Regeln korrekt festgelegt sind, können mehrere Docx-und Doc-Dokumente nach demselben Standard bereinigt werden, wodurch menschliche Unterschiede verringert und viel Zeit gespart wird.
Effekt vorschau: Vor der Verarbeitung sind offen sichtliche Seiten markierungen zu sehen
In einem Beispiel diagramm vor der Verarbeitung erscheint unter der Word-Seite die Markierung "Seiten umbruch", und das rote rechteckige Feld und die Pfeile geben deutlich an, wo es sich befindet. Diese Markierung zeigt an, dass hier ein erzwungener Seiten kontroll ierer vorhanden ist und der nachfolgende Inhalt auf die nächste Seite verschoben wird, um zu beginnen. Diese Art von Seiten umbruch muss normaler weise für Dokumente gelöscht werden, die eine fortlaufende Lesung oder eine spätere Zusammenlegung erfordern.
Beachten Sie, dass Seiten umbrüche manchmal nicht leicht zu erkennen sind. Das Wort "Seiten umbruch" wird vom Benutzer nur dann intuitiv angezeigt, wenn das Bearbeitungs zeichen in Word angezeigt wird. Wenn das Bearbeitungs zeichen nicht geöffnet ist, sieht der Benutzer möglicher weise nur einen großen leeren Abschnitt am unteren Rand der Seite, der leicht mit einer leeren Absatz zeile oder einem Problem mit den Seiten einstellungen verwechselt werden kann. Das Batch-Verarbeitung werkzeug erkennt Seiten umbrüche durch Variablen, wodurch das Suchen von Seite zu Seite mit bloßem Auge vermieden werden kann.
Effekt vorschau: Der Seiten umbruch verschwindet nach der Verarbeitung und das Dokument wird weiterhin nach unten gesetzt
Das verarbeitete Beispiel diagramm zeigt, dass die gepunktete Linie "Seiten umbruch" im ursprünglichen roten Feld gelöscht wurde. Die obligato rische Paginierung wird auf der Seite nicht mehr angezeigt, und der folgende Inhalt kann gemäß den automatischen Satz regeln von Word weiter verknüpft werden. Der Bereich, auf den der rote Pfeil zeigt, behält nur normale Absätze oder leere Positionen bei und ist kein "Seiten umbruch" mehr.
Dieses Ergebnis zeigt, dass die Ersatz regel für die Batch-Suche in Kraft getreten ist. Bei mehreren Dateien wendet die Software für jedes Word-Dokument in der Import liste dieselbe Regel an. Nach der Verarbeitung kann der Benutzer mehrere Dateien nach dem Zufalls prinzip überprüfen, wobei der Schwerpunkt darauf liegt, ob der ursprüngliche Speicherort des Seiten umsatzes bereinigt wurde und ob der Inhalt des Textes vollständig ist.
Schritt 1: Suchen Sie das Word-Such ersatz werkzeug in der Software
Öffnen Sie zuerst HeSoft Doc Batch Tool . Die linke Seite der Software ist in mehrere Werkzeug kategorien unterteilt, die nach Dateityp und Office-Aufgaben unterteilt sind, einschl ießlich Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools usw. Da es sich in diesem Artikel um Word-Dokument-Seiten umbrüche handelt, müssen Sie das "Word-Tool" eingeben.
Wählen Sie in der Liste der Word-Tools "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen". Die Funktion befindet sich auf der ersten Karte im Screenshot, die als "Batch-Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern im Inhalt der Word-Datei" beschrieben wird. Obwohl das "Schlüssel wort" im Funktions namen geschrieben ist, kann in Kombination mit der nachfolgenden Benutzer oberfläche festgestellt werden, dass es nicht nur normalen Text, sondern auch Variablen zur Verarbeitung spezieller Inhalte in Word verwenden kann. Seiten umbrüche werden genau durch Variablen dargestellt.
Der Zweck der Auswahl dieser Funktion besteht darin, eine Batch-Such-und Ersetzung aufgabe zu erstellen: Geben Sie zuerst an, welche Word-Dateien verarbeitet werden sollen, geben Sie dann an, welche Inhalte zu suchen sind, und geben Sie schließlich an, welche Inhalte ersetzt werden sollen. Wenn der Ersetzung inhalt leer ist, entspricht dies dem Löschen des gesuchten Inhalts. In diesem Tutorial wird dieser Mechanismus verwendet, um Seiten umbrüche zu entfernen.
Schritt 2: Importieren Sie die Word-Datei, in der Sie den Seiten umbruch bereinigen möchten
Nach dem Aufrufen der Funktions seite besteht der erste Schritt darin, "die zu verarbeiten den Datensätze auszuwählen". In der oberen rechten Ecke der Benutzer oberfläche werden Aktions schaltflächen wie "Dateien hinzufügen", "Dateien aus Ordnern importieren", "Leeren" und "Mehr" bereit gestellt. Für eine kleine Anzahl von Dateien können Sie "Dateien hinzufügen" verwenden. Für Fälle, in denen sich viele Docx-oder Doc-Dokumente in einem Ordner befinden, ist es bequemer, "Dateien aus einem Ordner importieren" zu verwenden.
Im Screenshot wurden 6 Word-Dateien mit den Dateinamen 1.docx bis 6.docx importiert. In der Liste werden Informationen wie Datei pfad, Erweiterung, Erstellung szeit und Änderungs zeit angezeigt. Die Funktion dieser Tabelle besteht nicht nur darin, Dateien anzuzeigen, sondern vor allem vor der Stapel verarbeitung zu überprüfen: ob die Datei richtig ausgewählt ist, ob Dokumente gemischt werden müssen, die nicht verarbeitet werden müssen, und ob die Erweiterung den Erwartungen entspricht.
Wenn Sie feststellen, dass eine Datei nicht an der Verarbeitung beteiligt sein sollte, können Sie sie über die Schaltfläche Löschen in der Spalte "Aktionen" entfernen. Wenn der Import falsch ist, können Sie ihn auch mithilfe von "Leeren" erneut hinzufügen. Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Datei liste korrekt ist, klicken Sie unten auf der Seite auf "Weiter", um die Einstellungen für die Verarbeitung optionen aufzurufen. Nach Abschluss dieses Schritts weiß die Software, welche nachfolgenden Regeln für Word-Dokumente ausgeführt werden sollen.
Schritt 3: Füllen Sie die Seiten umbruch variablen aus und lassen Sie den Ersatz inhalt leer
Nachdem Sie "Verarbeitung optionen festlegen" eingegeben haben, müssen Sie die Such methode und die Liste der Schlüssel wörter festlegen. Die Auswahl im Screenshot lautet "Text genau suchen". Füllen Sie in der Liste der zu suchen den Schlüssel wörter {hesoft.word.page} aus. Dies ist die kritisch ste Einstellung für dieses Tutorial, die den Seiten umbruch in einem Word-Dokument darstellt.
Warum können Sie die drei Wörter "Seiten umbruch" nicht direkt eingeben? Weil Seiten umbrüche in Word kein gewöhnlicher Text sind. Die im Dokument angezeigte Markierung "Seiten umbruch" ist nur eine Eingabe aufforderung, die von der Bearbeitungs oberfläche angezeigt wird, damit Benutzer sie erkennen können, und entspricht nicht dem Text "Seiten umbruch" im Text. Wenn Sie "Seiten umbruch" als normale Texts uche verwenden, können Sie den Kontroll symbol möglicher weise nicht wirklich löschen. Die Bedeutung der von der Software bereit gestellten Variablen besteht darin, bestimmte Schreib methoden zu verwenden, um solche speziellen Elemente darzustellen.
In der "Liste der ersetzten Schlüssel wörter" auf der rechten Seite wird der Screenshot nicht ausgefüllt, und die Benutzer oberfläche fordert "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" auf. Die Bedeutung dieser Einstellung lautet also: Suchen Sie alle Seiten umbrüche und ersetzen Sie sie durch leere. Mit anderen Worten, die Software entfernt Seiten umbrüche aus jeder Word-Ziel datei. Wenn der Benutzer den Seiten umbruch durch einen festen Beschreibung stext ersetzen möchte, kann er den Text auch rechts ausfüllen. Wenn das Ziel jedoch darin besteht, den Satz zu bereinigen, wird im Allgemeinen empfohlen, ihn leer zu halten.
Beim Ausfüllen von Variablen wird empfohlen, den Eintrag "Variablen" in der Benutzer oberfläche zu verwenden oder {hesoft.word.page} genau gemäß dem Screenshot einzugeben. Die geschweiften Klammern, englischen Punkte und die Reihenfolge der Wörter müssen konsistent sein. Klicken Sie nach dem Einrichten erneut auf "Weiter".
Schritt 4: Legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Verarbeitung
Der dritte Schritt des Software prozesses ist das Festlegen des Speicherorts. Beim Stapeln von Dokumenten ist der Speicherort sehr wichtig. Um das Risiko zu verringern, wird empfohlen, die verarbeitete Datei in einem neuen Verzeichnis zu speichern, anstatt die Original datei direkt zu überschreiben. Auf diese Weise können Sie die Original datei erneut ausführen, auch wenn Sie feststellen, dass einige Dokumente nach der Verarbeitung den ursprünglichen Seiten umbruch beibehalten müssen.
Nachdem die Einstellungen für den Speicherort abgeschlossen sind, gehen Sie zum vierten Schritt "Verarbeitung starten". Die Software verarbeitet die Dateien in der Reihenfolge der Import liste: Lesen Sie den Word-Inhalt, suchen Sie nach den Paging-Variablen, ersetzen Sie sie durch leer und geben Sie das verarbeitete Ergebnis aus. Der Benutzer muss nicht jedes Dokument öffnen und jede Änderung manuell speichern.
Nach Abschluss der Verarbeitung wird eine Ergebnis prüfung empfohlen. Sie können eine der Dateien öffnen, in denen ursprünglich festgestellt wurde, dass ein Seiten umbruch vorhanden ist, das Word-Bearbeitungs zeichen öffnen und prüfen, ob am ursprünglichen Seiten umbruch weiterhin "Seiten umbruch" angezeigt wird. Wenn die Markierung verschwindet und der Inhalt des Textes noch vollständig ist, bedeutet dies, dass das Batch-Löschen der Seiten umbrüche erfolgreich war. Bei wichtigen Dokumenten können Sie mehrere verschiedene Dokumente überprüfen, um sicher zustellen, dass die Regeln konsistent sind.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Sind Seiten umbrüche und leere Seiten dasselbe?Nicht. Das Seiten umbruch zeichen führt dazu, dass der Inhalt zwangsweise geändert wird. Leere Seiten können jedoch auch durch Segment ierungs zeichen, Absatz abstand, Tabellen platz, Bild umfassung, Seiten ränder usw. verursacht werden. Durch das Entfernen eines Seiten umsatzes kann das durch einen Seiten umbruch verursachte Problem behoben werden, jedoch nicht unbedingt alle leeren Seiten.
2. Wird der Text gelöscht, wenn der Ersatz inhalt leer gelassen wird?Füllen Sie einfach die Seiten umbruch variable {hesoft.word.page} in der Such liste aus und ersetzen Sie das leere Objekt durch das Seiten umbruch selbst, nicht den Text. Um Fehl bedienungen zu vermeiden, füllen Sie nicht gleichzeitig andere unsichere Schlüssel wörter aus.
3. Müssen Sie Word schließen?Es wird empfohlen, die zu bearbeitete Zieldatei vor der Stapel verarbeitung zu schließen. Wenn die Datei von Word belegt wird, kann dies das Lesen oder Speichern der Software beeinträchtigen. Das Schließen der Datei kann auch verhindern, dass Sie die Versions verwirrung während der Verarbeitung manuell ändern.
4. Kann ich viele Dateien gleichzeitig importieren?Die Position ierung dieses Tools ist die Stapel verarbeitung von Büro dokumenten. Bei einer großen Anzahl von Word-Dateien kann die Effizienz durch "Dateien aus Ordnern importieren" gesteigert werden. Wenn Sie jedoch zum ersten Mal eine bestimmte Regel verwenden, wird empfohlen, sie mit einer kleinen Anzahl von Beispielen zu testen und die Ergebnisse zu bestätigen, bevor Sie alle Dateien verarbeiten.
5. Ist es normal, dass die Anzahl der Seiten des Dokuments nach der Verarbeitung verringert wird?Normal. Nachdem der Seiten umbruch gelöscht wurde, wird der nachfolgende Inhalt vorwärts gesetzt und die Anzahl der Seiten kann reduziert werden. Dies ist normaler weise genau das, was den Seiten umbruch bereinigt.
Zusammenfassung
Wenn zu viele Seiten umbrüche für mehrere Word-Dateien vorhanden sind, wird nicht empfohlen, nacheinander zu öffnen und nacheinander zu löschen. Ein effizienterer Ansatz ist die Verwendung HeSoft Doc Batch Tool , Wählen Sie im Word-Tool "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen", importieren Sie die zu verarbeiten den Docx-und Doc-Dateien, verwenden Sie die Variable {hesoft.word.page}, um Seiten umbrüche zu finden, und lassen Sie den Ersatz inhalt leer, um das Löschen abzuschließen.
Die Vorteile dieser Methode sind klare Regeln, kontroll ierbarer Verarbeitung bereich und geeignet für Stapel dateien. Unabhängig davon, ob es sich um das Organisieren von Daten, das Zusammenführen von Dokumenten oder das einheitliche Berichts format handelt, kann es verwendet werden, um Doppel arbeit zu reduzieren. Es wird empfohlen, zuerst die Sicherungs datei vor zubereiten und dann einen kleinen Test gemäß den Schritten in diesem Artikel durch zuführen. Nachdem Sie den Effekt bestätigt haben, können Sie die Word-Seiten umbrüche im gesamten Ordner stapel weise bereinigen.