Wenn es im selben Stapel von Word-Dokumenten viele Schlüssel wörter gibt, die einheitlich geändert werden müssen, ist es zeit aufwändig, Docx-oder Doc-Dateien nacheinander zu öffnen, um sie zu finden und zu ersetzen, und es ist leicht, Änderungen zu verpassen. In diesem Artikel wird die Ersetzung von Ländernamen in mehreren Word-Dateien als Beispiel verwendet, um die Verwendung zu erfahren HeSoft Doc Batch Tool Suchen und ersetzen Sie mehrere Schlüssel wörter im Inhalt der Word-Datei in Stapeln, um eine einmalige Konfiguration, Stapel verarbeitung und einheitliche Ausgabe zu realisieren, die für Büros zen arien geeignet sind, die eine Hochfrequenz wartung erfordern, z. B. Verträge, Berichte, Daten vorlagen und Produkt dokumente.
Im täglichen Büro treten häufig Situationen auf: In einem Ordner befinden sich Dutzende oder sogar Hunderte von Word-Dokumenten, und einige Schlüssel wörter müssen einheitlich ersetzt werden. Zum Beispiel die Änderung des Firmennamens, die Anpassung des Projektnamens, die Aktualisierung des Regional namens, das Upgrade des Produkt modells oder wie im Beispiel dieses Artikels müssen Sie dieAustraliaErsetzen Sie durchCanada,USAErsetzen Sie durchJapan. Wenn Sie die Word-Dateien einzeln öffnen und dann die Such-und Ersatz funktion verwenden, um sie manuell zu verarbeiten, werden nicht nur die Schritte wiederholt, sondern es ist auch leicht, eine Datei oder ein Schlüssel wort zu verpassen.
Das Problem, das in diesem Artikel gelöst werden soll, ist: So ersetzen Sie mehrere Schlüssel wörter in vielen Word-Dateien gleichzeitig. Im Folgenden werden Screenshots kombiniert, um die Verwendung von Office-Software zu demonstrieren HeSoft Doc Batch Tool Mit der Funktion "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word" können mehrere Docx-Dateien in großen Mengen durchsucht und ersetzt werden. Die Position ierung dieses Tools ist eine Software zur Stapel verarbeitung von Dokumenten für Office-Szenen. Der Kernwert besteht darin, wiederholte Vorgänge zu reduzieren und Datei aufgaben wie Word, Excel und PDF, die nacheinander manuell verarbeitet werden müssen, in Stapel prozesse umzuwandeln, wodurch die Verarbeitung effizienz und Konsistenz verbessert wird.
Anwendbare Szenarien: Welche Situationen eignen sich zum Batch-Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word-Dateien
Das Batch-Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word-Dokumenten eignet sich für alle Szenarien, in denen "die Anzahl der Dateien groß ist, die Ersatz regeln konsistent sind und die Kosten für manuelle Änderungen hoch sind". Beispiels weise muss das Verwaltungs personal den alten Abteilungs namen in mehreren Mitteilungen in den neuen Abteilungs namen ändern, das juristische Personal muss den alten Firmennamen, die alte Adresse und die alten Kontakte in der Vertrags vorlage durch neue Informationen ersetzen, das Markt-oder Betriebs personal muss das Produkt verwenden Das Modell, das Land, die Marke und die Website in den Informationen werden einheitlich aktualisiert. Lehrer oder Trainer müssen die Begriffe in den Handouts stapel weise ändern. Positionen wie Außenhandel, Daten erfassung und Datei pflege müssen häufig eine Reihe fester Texte in mehreren Docx-oder Doc-Dateien ersetzen.
Die traditionelle Methode besteht normaler weise darin, die erste Word-Datei zu öffnen, Strg H zu drücken, den Such inhalt einzugeben und den Inhalt zu ersetzen, auf Alle zu klicken, um sie zu ersetzen, zu speichern, zu schließen und mit der nächsten Datei fortzufahren. Es ist akzeptabel, wenn es nur wenige Dokumente gibt, aber wenn die Anzahl auf Dutzende von Exemplaren steigt, nimmt die Wiederholung arbeit erheblich zu. Sobald es mehr als ein Schlüssel wort gibt, z. B. das Ersetzen von Australien und USA sowie weitere Länder, Regionen, Marken oder Projektnamen, wird das Risiko einer manuellen Verarbeitung weiter erhöht. Der Vorteil der Verwendung von Batch-Processing-Tools besteht darin, dass Sie zuerst die Word-Datei leiten, die verarbeitet werden muss, und dann mehrere "Such schlüssel wörter" und "Ersatz schlüssel wörter" gleichzeitig konfigurieren. Die Software schließt den anschließenden Austausch automatisch ab.
Effekt vorschau: Änderungen des Word-Inhalts vor und nach der Verarbeitung
Aus der Liste der Dateien vor der Verarbeitung ist ersichtlich, dass sich in diesem Beispiel ordner 6 Word-Dokumente befinden und die Dateinamen 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx und 6.docx lauten. Diese Art von Docx-Datei, die nach Nummer gespeichert wird, ist bei der Stapel produktion von Daten, beim Exportieren von Vorlagen und beim Batch-Generieren von Berichten sehr häufig. Nicht ein einzelnes Word muss verarbeitet werden, sondern ein ganzer Stapel von Word-Dateien.
Öffnen Sie vor der Verarbeitung eines der Word-Dokumente. Sie können feststellen, dass der Inhalt des Dokuments Informationen zu Apfels orten enthält und die Seite Tabellen, Bilder und Text beschreibungen enthält. Der rote Pfeil markiert den Schlüssel, der ersetzt werden muss: die linke SeiteLand des originDer folgende Wert istAustraliaIst der Wert der entsprechenden Position auf der rechten SeiteUSA. Mit anderen Worten, dieser Vorgang besteht nicht nur darin, ein Wort zu ersetzen, sondern zwei Sätze von Schlüssel wörtern gleichzeitig in mehreren Word-Dateien zu verarbeiten.
Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die Ergebnis datei zur Überprüfung. Sie können die ursprüngliche linke Seite sehenAustraliaHat sich geändertCanadaAuf der rechten SeiteUSAHat sich geändertJapan. Die ursprüngliche Tabellen struktur, der Bildinhalt und andere Beschreibung stexte des Dokuments bleiben unverändert, und nur die Ziels chl üssel wörter werden ersetzt. Dies ist der ideale Effekt für die Batch-Suche und-Ersetzung: Ändern Sie den angegebenen Inhalt genau und minimieren Sie gleichzeitig manuelle Eingriffe.
Schritte: Ersetzen Sie mehrere Word-Schlüssel wörter stapel weise mit Office-Software
Im Folgenden wird der vollständige Vorgang in der Reihenfolge der Screenshots erläutert. Obwohl die Details der Benutzer oberfläche in verschiedenen Versionen leicht variieren können, sind die Kern ideen dieselben: Funktionen auswählen, Dateien importieren, Schlüssel wörter festlegen, weiterhin speichern und verarbeiten und schließlich die Ergebnisse überprüfen.
Schritt 1: Geben Sie das Word-Tool ein und wählen Sie Suchen Sie die Ersatz funktion
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Später sehen Sie auf der linken Seite mehrere Werkzeug kategorien, darunter Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools, Text-Tools, Bild-Tools usw. Da ich dieses Mal ein Word-Dokument verarbeiten möchte, geben Sie zuerst das linke einWord-ToolsKlassifizierung.
Wählen Sie in der Liste der Word-Tools die erste Funktion aus:Batch-Suche und Ersetzen von Schlüssel wörtern im Inhalt der Word-Datei. Die Funktions karte wird im Screenshot hervor gehoben, was darauf hinweist, dass sie zum Stapeln und Ersetzen von Textinhalten in Word verwendet wird. Die Funktion dieses Portals besteht darin, einen speziellen Aufgaben assistenten aufzurufen. Anschließend werden die Datei auswahl, die Keyword-Konfiguration, die Einstellung des Speicherorts und die Verarbeitung gemäß den Schritten abgeschlossen.
Es ist zu beachten, dass die Software auch viele andere Word-Batch-Funktionen bietet, z. B. das Hinzufügen von Wasser zeichen, das Ändern von Schriftarten und Absatz formaten, das Löschen von Leerzeichen, das Exportieren von Bildern, Word zu PDF, Word zu Doc oder Docx usw. Das Ziel dieses Mal ist es jedoch, Schlüssel wörter im Dokument inhalt zu ersetzen. Wählen Sie daher die Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen", um zu vermeiden, dass andere Verarbeitung prozesse eingegeben werden.
Schritt 2: Hinzufügen oder Importieren von Word-Dateien, die verarbeitet werden müssen
Nach dem Aufrufen der Funktions seite wird oben die aktuelle Aufgabe als angezeigtSuchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in WordUnd es gibt klare Schritte: Schritt 1 ist "Wählen Sie den zu verarbeiten den Datensatz aus", Schritt 2 ist "Verarbeitung optionen festlegen", Schritt 3 ist "Speicherort festlegen" und Schritt 4 ist "Verarbeitung starten". Dies zeigt, dass diese Funktion einen geführter Prozess verwendet, der für Benutzer geeignet ist, die mit Batch-Software nicht vertraut sind, um sie in der richtigen Reihenfolge auszuführen.
In Schritt 1 können Sie über die Seite gehenDateien hinzufügenSchaltfläche zum Hinzufügen einer einzelnen oder mehrerer Word-DateienDateien aus Ordnern importierenImportieren Sie Dokumente in einem Ordner gleichzeitig. 6 docx-Dateien wurden im Screenshot importiert. In der Liste werden Informationen wie Seriennummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit und Änderungs zeit angezeigt, um sicher zustellen, dass die Datei korrekt hinzugefügt wurde.
Aus der Liste ist ersichtlich, dass sich die 6 Dateien unter dem Pfad D:\ test befinden und die Erweiterungen alle docx sind. Wenn Sie tatsächlich mit Doc-Dateien umgehen, können Sie auch bestätigen, ob die Funktion Ihr Dateiformat unterstützt. Normaler weise wird vor dem Batch-Ersetzen empfohlen, die zu verarbeiten den Dateien in einen Ordner zu legen und eine Original-Sicherung beizu behalten. Selbst wenn die Ersatz regel falsch eingestellt ist, kann sie schnell zurück gezogen werden, ohne die Original daten zu beeinträchtigen.
Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Datei liste korrekt ist, klicken Sie unten auf der Seite aufWeiter, Geben Sie die Keyword-Einstellungs seite ein. Wenn eine Datei, die nicht verarbeitet werden muss, in der Liste angezeigt wird, können Sie sie gemäß dem Lösch vorgang in der Benutzer oberfläche entfernen. Wenn nach dem Import eine große Anzahl vorhanden ist, können Sie den Dateinamen und den Pfad auch anhand der Tabellen informationen überprüfen, um sicher zustellen, dass nur Word-Dokumente im Zielbereich verarbeitet werden.
Schritt 3: Legen Sie die Such methode und mehrere Sätze von Ersatz schlüssel wörtern fest
In Schritt 2 "Verarbeitung optionen festlegen" bietet die Benutzer oberfläche zunächst die Möglichkeit, dies zu finden. In diesem Beispiel wird ausgewähltText genau finden. Seine Bedeutung ist eine genaue Übereinstimmung mit dem Inhalt des eingegebenen Textes, die zum Ersetzen fester Schlüssel wörter wie eindeutiger Name, Nummer, Land, Stadt, Firmenname und Produktname geeignet ist. Daneben sehen Sie auch die Option "Text mit Formel unschärfe finden". In diesem Artikel wird jedoch die genaue Suche verwendet, sodass nur die genaue Ersetzung erläutert wird.
In den zusätzlichen Optionen zeigt die Benutzer oberfläche Optionen wie "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren", "Übereinstimmung mit einem vollständigen Wort anstelle eines Teils eines Wortes". Diese Optionen sind im Screenshot nicht aktiviert, was darauf hinweist, dass sie diesmal gemäß dem Standards tatus verarbeitet werden. Wenn Ihre Schlüssel wörter bei der tatsächlichen Verwendung einen Unterschied zwischen Groß-und Kleinschreibung aufweisen, können Sie entscheiden, ob die Groß-und Kleinschreibung je nach Dokuments ituation ignoriert werden soll. Wenn die Schlüssel wörter in Teilen anderer Wörter leicht angezeigt werden, sollten Sie die vollständige Wort übereinstimmung sorgfältig festlegen, um versehen tliche Ersetzungen zu vermeiden.
Die Schlüssel einstellungen befinden sich in den beiden folgenden Listen: Die linke Seite istListe der Schlüssel wörter, die gesucht werden müssenDie rechte Seite istListe der Stichwörter nach Ersetzen. Die beiden Seiten entsprechen der Zeile: Die erste Australia-Reihe links entspricht der ersten Reihe von Canada rechts, die zweite Reihe von USA links entspricht der zweiten Reihe von Japan rechts. Die Software ersetzt das im Dokument gesuchte Australia durch Canada und USA durch Japan gemäß dieser Korrespondenz.
Hier ist ein sehr wichtiges Funktions prinzip: Die Anzahl und Reihenfolge der Zeilen auf der linken und rechten Seite muss konsistent sein. Mit anderen Worten, die Schlüssel wörter in den Zeilen links werden durch den Inhalt der Zeilen rechts ersetzt. Wenn Sie 10 Sätze von Ersatz beziehungen haben, können Sie diese auch Zeile für Zeile auf die gleiche Weise ausfüllen. Beispiels weise entspricht der alte Projektname dem neuen Projektnamen, die alte Adresse der neuen Adresse und die alte Kontakt methode der neuen Kontakt methode. Wenn die rechte Seite einer bestimmten Zeile leer ist, kann dies als Löschen oder Nicht-Ersetzen verstanden werden. Sie sollten dies vor dem tatsächlichen Vorgang sorgfältig mit den Eingabe aufforderungen der Benutzer oberfläche bestätigen.
Schritt 4: Legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Stapel verarbeitung
Klicken Sie nach dem Einstellen der Keyword-Regeln unten aufWeiter. Gemäß der Schritt leiste über der Seite werden die Stufen "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten" später eingegeben. Speicherort Der Zweck dieses Schritts besteht darin, zu entscheiden, wo die Word-Datei nach der Verarbeitung gespeichert werden soll. Um den Vergleich zu erleichtern und das Überschreiben der Original datei zu vermeiden, wird empfohlen, einen neuen Ausgabe ordner wie "Datei nach dem Ersetzen", "Ausgabe ergebnis" oder einen nach Datum benannten Ordner auszuwählen.
Geben Sie nach Abschluss der Einstellung des Speicherorts die Start verarbeitung phase ein und starten Sie die Aufgabe gemäß den Eingabe aufforderungen der Benutzer oberfläche. Die Software sucht und ersetzt mehrere Word-Dateien nacheinander in der Liste. Im Vergleich zum manuellen Öffnen von 6 Dateien muss die Stapel verarbeitung methode die Ersatz regel nur einmal konfigurieren, und die Software wird sie automatisch ausführen. Je mehr Dateien vorhanden sind, desto offen sichtlicher ist die Zeiters parnis auf diese Weise.
Nach Abschluss der Verarbeitung wird empfohlen, mehrere Ergebnis dateien zur Überprüfung nach dem Zufalls prinzip zu öffnen, wobei geprüft wird, ob die Ziels chl üssel wörter erfolgreich ersetzt wurden und ob der Nicht ziel inhalt unverändert bleibt. Im Beispiel dieses Artikels wurden die verarbeiteten Screenshots verifiziert: Australia wurde erfolgreich durch Canada ersetzt, USA erfolgreich durch Japan, die Bilder und das Tabellen layout in der Dokumentation bleiben erhalten.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Warum sollten Sie beim Ersetzen mehrerer Schlüssel wörter auf die Reihenfolge achten?
Denn die Batch-Substitution nimmt normaler weise eine Eins-zu-Eins-Korrespondenz an. Die Such liste links und die Ersatz liste rechts stimmen in Zeilen überein. Wenn die Reihenfolge falsch ausgefüllt ist, kann A durch nicht entsprechenden Inhalt ersetzt werden. Überprüfen Sie daher Zeile für Zeile, bevor Sie auf Weiter klicken.
2. Können docx-und doc-Dateien verarbeitet werden?
Im Screenshot-Beispiel wird eine docx-Datei importiert. Wenn Sie bei der tatsächlichen Verwendung die Doc-Datei verarbeiten müssen, können Sie der Software zuerst eine Test datei hinzufügen, um zu überprüfen, ob sie normal erkannt werden kann. Bei alten Doc-Dokumenten können Sie auch zuerst in Docx konvertieren und dann den Stapel ersetzen.
3. Beeinflusst es Bilder, Tabellen und Formatierungen?
Aus den Beispielen rgeb nissen geht hervor, dass das Ziel der Operation die Texts chl üssel wörter im Word-Dokument sind. Nach der Verarbeitung bleiben die Tabelle, das Bild und der größte Teil des Layouts unverändert. Unterschied liche Dokuments trukturen sind jedoch unterschied lich komplex. Es wird empfohlen, vor der formalen Stapel verarbeitung eine kleine Anzahl von Dateien zum Testen zu verwenden.
4. Wie kann das Risiko eines falschen Austauschs verringert werden?
Sichern Sie zuerst die Original datei, versuchen Sie zweitens, klare und eindeutige Schlüssel wörter zu verwenden, wählen Sie erneut aus, ob die Groß-und Kleinschreibung nach Bedarf ignoriert werden soll und ob die vollständigen Wörter übereinstimmen. Nach der endgültigen Verarbeitung werden die Ergebnisse der Stichprobe überprüft. Für wichtige Dokumente wie Verträge, Gebote und Rechts texte ist eine manuelle Überprüfung erforderlich.
5. Wie viele Schlüssel wort gruppen sind geeignet, gleichzeitig zu ersetzen?
Solange die Ersatz beziehung klar ist, können mehrere Sätze von Schlüssel wörtern zur einheitlichen Verarbeitung in die Liste aufgenommen werden. Es wird jedoch nicht empfohlen, eine große Anzahl komplexer Regeln ohne Inspektion einzuführen, insbesondere wenn Wörter vorhanden sind, die Beziehungen wie "USA" und "US" enthalten. Die Substitution und die Übereinstimmung methode sollten zuerst bestätigt werden, um Ketten effekte zu vermeiden.
Zusammenfassung: Übergeben Sie die wiederholte Suche und den Ersatz zum Beenden an das Stapel verarbeitung werkzeug
Das Stapeln mehrerer Schlüssel wörter in vielen Word-Dateien ist im Wesentlichen eine sich wiederholende, aber genaue Office-Aufgabe. Verwenden Sie HeSoft Doc Batch Tool , Sie können die Vorgänge, die ursprünglich erforderlich waren, um Docx-Dokumente nacheinander zu öffnen und die Ersatz regeln nacheinander einzugeben, in den Stapel prozess "Datei importieren-Keyword-Korrespondenz ausfüllen-Speicherort festlegen-Verarbeitung starten" umwandeln. In Szenarien mit einer großen Anzahl von Dateien und klaren Ersatz regeln kann diese Methode die manuelle Betriebszeit erheblich verkürzen und auch die Wahrscheinlichkeit fehlender Änderungen verringern.
Wenn Sie sich mit einer Reihe von Word-Verträgen, Berichten, Produkt materialien, Schulungs dokumenten oder Vorlagen dateien befassen und den Firmennamen, die Region, den Projektnamen, das Produkt modell usw. einheitlich ersetzen müssen, können Sie die Schritte in diesem Artikel befolgen, um sie mit einer kleinen Anzahl von Dateien zu testen und dann zu vervollständigen Der Ordner führt eine Stapel verarbeitung durch. Dies stellt nicht nur sicher, dass der Austausch effekt kontroll ierbar ist, sondern auch den Wert der Office-Software für die Stapel verarbeitung von Dateien, die Reduzierung von Doppel arbeit und die Verbesserung der Effizienz voll ausschöpfen kann.