Wenn sich Dutzende oder Hunderte von Word-Dokumenten in einem Ordner befinden und die Schlüssel wörter einheitlich geändert werden müssen, ist es zeit aufwändig, die Docx-oder Doc-Dateien nacheinander zu öffnen und manuell zu suchen und zu ersetzen, und es ist leicht, Änderungen zu verpassen. In diesem Artikel wird die Verwendung mehrerer Schlüssel wörter in mehreren Word-Dateien als Beispiel verwendet, um die Verwendung zu demonstrieren HeSoft Doc Batch Tool Importieren Sie mehrere Dokumente gleichzeitig, legen Sie mehrere Gruppen von Suchwörtern und Ersatz wörtern fest und schließen Sie die Stapel verarbeitung gemäß dem Assistenten ab, der für die einheitliche Wartung von Verträgen, Materialien, Vorlagen, Produkt dokumenten und anderen Inhalten geeignet ist.
Im täglichen Büro werden viele Menschen auf ein solches Szenario stoßen: Einige Wörter in einer Reihe von Word-Dateien müssen einheitlich aktualisiert werden, z. B. das Ersetzen alter Regionalnamen, alter Firmennamen, alter Produktnamen und alter Nummern durch neue Inhalte. Wenn es nur eine Datei gibt, können Sie die Suche und Ersetzung von Word verwenden. Wenn jedoch viele Docx-und Doc-Dokumente vorhanden sind und mehrere Schlüssel wörter in jedem Dokument ersetzt werden müssen, wird sie einzeln geöffnet, einzeln eingegeben und einzeln gespeichert. Wiederholte Arbeit.
Das Problem, das in diesem Artikel gelöst werden soll, ist: So ersetzen Sie mehrere Schlüssel wörter in vielen Word-Dateien stapel weise. Durch HeSoft Doc Batch Tool , Sie können mehrere Word-Dateien gleichzeitig zur Verarbeitung liste hinzufügen und dann mehrere Gruppen von "Such schlüssel wörtern" und "Ersatz schlüssel wörtern" auf derselben Einstellungs seite ausfüllen, damit die Software den Datei inhalt gemäß den Regeln stapel weise verarbeiten kann. Das Folgende kombiniert den Screenshot, um den Effekt vor der Verarbeitung, den Effekt nach der Verarbeitung und den spezifischen Betriebs prozess vollständig zu veranschaulichen.
Anwendbare Szenarien: In welchen Fällen müssen Word-Datei-Schlüssel wörter stapel weise ersetzt werden
Die Batch-Suche, um Word-Inhalte zu ersetzen, ist ideal für Szenarien, in denen eine einheitliche Wartung einer großen Anzahl von Dokumenten erforderlich ist. Nachdem das Unternehmen beispiels weise seinen Namen geändert hat, muss der alte Firmenname im historischen Vertrag, im Angebot und im Handbuch durch einen neuen Namen ersetzt werden. Nachdem die Produkt informationen aktualisiert wurden, müssen das Modell, die Parameter, der Herkunftsort, die Kontakt person und andere Informationen in mehreren Dokumenten einheitlich geändert werden In den Materialien, Projekt dokumenten und Angebots unterlagen wurde dieselbe Charge alter Schlüssel wörter angezeigt. Eine schnelle Korrektur kann auch durch Batch-Substitution erfolgen.
Aus dem Beispiel im Screenshot ist ersichtlich, dass die zu verarbeiten den Dateien 1.docx bis 6.docx sind. Insgesamt 6 Word-Dokumente. Der Inhalt des Dokuments enthält eine Einführung in Apfels orten, wobei der Name des Landes nach "Country of Origin" geändert werden muss. Vor der Verarbeitung befinden sich Schlüssel wörter wie Australien und USA im Dokument. Nach der Verarbeitung werden diese Wörter durch Canada und Japan ersetzt. Obwohl die Anzahl der Dateien nicht groß ist, funktioniert dieses Beispiel auch für mehr Docx-oder Doc-Dateien.
Effekt vorschau: Word-Datei und Keyword-Status vor der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung werden mehrere Word-Dokumente in einem Ordner abgelegt und die Dateinamen in der Reihenfolge 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx angezeigt. Wenn diese Arten von Dateien einzeln geöffnet und verarbeitet werden, selbst wenn nur zwei oder drei Wörter pro Datei geändert werden, nimmt dies viel Zeit in Anspruch, und es ist leicht, durch Schritte wie Fenster wechsel, Kopieren und Einfügen sowie Speichern von Dateien zu übersehen.
Nach dem Öffnen eines der Word-Dokumente sehen Sie, dass sich im Text mehrere Informations felder befinden, z. B. Size, Country of Origin, Color, Taste, Good for, Availability usw. Was ersetzt werden muss, ist speziell im Screenshot markiert: Australia im linken Beispiel und USA im rechten Beispiel. Dies zeigt, dass diesmal nicht nur ein festes Wort ersetzt wird, sondern mehrere Sätze verschiedener Schlüssel wörter gleichzeitig verarbeitet werden.
Effekt vorschau: Substitution serge bnis nach Massen verarbeitung
Öffnen Sie nach Abschluss der Stapel verarbeitung die Word-Dokument prüfung. Sie können sehen, dass das ursprüngliche Australia Kanada und das ursprüngliche USA Japan geworden ist. Die Bilder, die Tabellen struktur, die Feld namen und andere Text inhalte im Dokument bleiben unverändert, nur die festgelegten Schlüssel wörter ändern sich. Bei Word-Stapel verarbeitung aufgaben, bei denen der ursprüngliche Satz beibehalten und nur der angegebene Textinhalt geändert werden muss, kann diese Methode die manuelle Überprüfung und wiederholte Bearbeitung erheblich reduzieren.
Es ist zu beachten, dass der Kern des Batch-Ersatzes nicht einfach darin besteht, "die gesamte Datei in ein Wort zu ändern", sondern mehrere Sätze von Ersetzung beziehungen gleichzeitig zu konfigurieren. Beispiels weise entspricht die erste Zeile Australien Kanada und die zweite Zeile USA Japan. Wenn die Software jede Word-Datei verarbeitet, sucht und ersetzt sie gemäß diesen Entsprechungen, um eine einheitliche Aktualisierung mehrerer Dokumente und mehrerer Schlüssel wörter zu erreichen.
Schritt 1: Geben Sie das Word-Tool ein und wählen Sie die Such ersatz funktion
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Später sehen Sie auf der linken Seite verschiedene Arten von Werkzeug kategorien, einschl ießlich Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools usw. Da der Inhalt der Word-Datei dieses Mal verarbeitet werden soll, müssen Sie zuerst die Kategorie "Word-Tools" eingeben.
Wählen Sie in der Liste der Word-Tools "1. Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen". Aus der Eingabe aufforderung der Benutzer oberfläche geht hervor, dass diese Funktion zum "Batch-Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern im Word-Datei inhalt" verwendet wird, was genau den in diesem Artikel zu verarbeiteten Aufgaben entspricht. Der Zweck der Auswahl dieser Funktion besteht darin, den Verarbeitung prozess speziell für das Ersetzen von Word-Dokument inhalten aufzurufen, anstatt andere Aufgaben wie Dateiname-Änderung, Format anpassung oder Bild verarbeitung.
Schritt 2: Hinzufügen von Word-Dateien, die in großen Mengen verarbeitet werden müssen
Wenn Sie die Funktion "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word" aufrufen, wird die Benutzer oberfläche in einen geführten Prozess überführt. Der erste Schritt besteht darin, "die Datensätze auszuwählen, die verarbeitet werden müssen". Über dieser Seite sehen Sie die Schaltflächen "Dateien hinzufügen", "Dateien aus Ordnern importieren", "Leeren", "Mehr" usw. Wenn Sie nur wenige bestimmte Dokumente verarbeiten müssen, können Sie "Dateien hinzufügen" verwenden. Wenn sich alle Docx-oder Doc-Dateien im selben Ordner befinden, ist es bequemer, "Dateien aus dem Ordner importieren" zu verwenden.
Im Screenshot wurden 6 Dateien importiert, und die Liste zeigt Informationen wie Seriennummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit und Änderungs zeit an. Sie können sehen, dass der Datei pfad D:\ test \ 1.docx bis D:\ test \ 6.docx ist und die Erweiterung docx ist. Die Funktion dieser Liste besteht darin, Benutzern zu ermöglichen, vor der formellen Verarbeitung zu bestätigen: Welche Dateien werden stapel weise ersetzt, ob der Datei pfad korrekt ist und ob Dokumente hinzugefügt werden, die nicht verarbeitet werden sollten. Wenn Sie feststellen, dass eine Datei nicht verarbeitet werden muss, können Sie sie über den Aktions bereich auf der rechten Seite der Liste löschen. Wenn der Import falsch ist, können Sie auch "Entleeren" verwenden, um sie erneut auszuwählen.
Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Datei liste korrekt ist, klicken Sie unten auf der Seite auf "Weiter", um die Einstellungen für die Regeln zum Ersetzen von Schlüssel wörtern aufzurufen. Es wird empfohlen, diesen Schritt nicht fortzusetzen, sondern zuerst die Anzahl und den Pfad der Dokumente zu überprüfen, insbesondere wenn wichtige Dokumente wie Verträge, formelle Benachricht igungen und Kunden informationen verarbeitet werden. Durch die Sicherste llung der Richtigkeit der Ziel dokumente werden nachfolgende Nacharbeiten reduziert.
Schritt 3: Legen Sie die Such methode und die Substitution beziehung mehrerer Sätze von Schlüssel wörtern fest
Der zweite Schritt ist "Verarbeitung optionen festlegen", was auch der kritisch ste Schritt beim Stapeln von Word-Schlüssel wörtern ist. Die "Such methode" im Screenshot wählt "Text genau suchen", was bedeutet, dass die Software den eingegebenen Textinhalt genau abstimmt. Sie können auch die Option "Text mit Formel unschärfe finden" daneben sehen. In diesem Beispiel wird jedoch die genaue Suche verwendet, um klar zu wissen, welche Wörter ersetzt werden sollen.
Im Bereich "Zusätzliche Optionen" sehen Sie "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren" und "Übereinstimmung mit einem vollständigen Wort anstelle eines Teils eines Wortes". Diese beiden Optionen werden verwendet, um den Übereinstimmung bereich zu steuern. Wenn Sie beispiels weise englische Schlüssel wörter ersetzen und Australia, Australia und AUSTRALIA erkennen möchten, können Sie die Option für Groß-und Kleinschreibung entsprechend den tatsächlichen Bedürfnissen in Betracht ziehen. Wenn Sie befürchten, dass ein Wort nur ein Teil eines anderen längeren Wortes ist, können Sie es mit "Übereinstimmung mit einem vollständigen Wort" kombinieren Nicht Teil eines Wortes ", um das Risiko einer falschen Ersetzung zu verringern. Diese zusätzlichen Optionen sind im Screenshot nicht aktiviert, was darauf hinweist, dass der genaue Standard text dieses Mal ersetzt wird.
Unterhalb der Seite befinden sich zwei Listen: Links befindet sich die "Liste der zu suchen den Schlüssel wörter" und rechts die "Liste der ersetzten Schlüssel wörter". In diesem Beispiel füllen Sie Australia in der linken Zeile 1 und USA in der zweiten Zeile aus, Kanada in der rechten Zeile 1 und Japan in der zweiten Zeile. Die Software stellt die Korrespondenz gemäß den Zeilen her, dh Australia wird durch Canada und USA durch Japan ersetzt. Achten Sie beim Ausfüllen besonders auf die Eins-zu-Eins-Entsprechung der Zeilennummern auf beiden Seiten. Sie können nicht zwei Zeilen links und nur eine Zeile rechts ausfüllen, da sonst das Ersetzung serge bnis möglicher weise nicht den Erwartungen entspricht.
In der Benutzer oberfläche wird auch die Eingabe aufforderung "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" angezeigt. Wenn das Ersatz schlüssel wort auf der rechten Seite leer bleibt, kann der auf der linken Seite gefundene Inhalt gelöscht werden. Diese Funktion ist sehr nützlich, wenn Sie festen Wasser zeichen text bereinigen und einheitliche Markierungen löschen. Wenn Sie jedoch nur Schlüssel wörter ersetzen, sollten Sie den neuen Inhalt rechts ausfüllen.
Schritt 4: Setzen Sie den Speicher ort fort und starten Sie die Stapel verarbeitung
Klicken Sie nach Abschluss der Einstellung der Keyword-Liste auf "Weiter" und folgen Sie dem Schnitts telle assistenten, um "Speicherort festlegen" einzugeben. Die Einstellung des Speicherorts ist wichtig, da sich die Stapel verarbeitung auf mehrere Word-Dateien auswirkt. Im eigentlichen Büro wird empfohlen, die verarbeiteten Dateien in einem neuen Ordner zu speichern oder die Original dateien vor der Verarbeitung zu sichern. Selbst wenn Sie feststellen, dass die Keyword-Konfiguration falsch ist, können Sie zum Original dokument zurückkehren und es erneut verarbeiten.
Nachdem Sie den Speicherort festgelegt haben, fahren Sie mit dem Schritt "Verarbeitung starten" fort. Die Software verarbeitet jedes Word-Dokument nacheinander basierend auf der zuvor importierten Datei liste und der festgelegten Schlüssel wort korrespondenz. Nach Abschluss der Verarbeitung können Sie mehrere Dokumente für Stichproben öffnen und sich darauf konzentrieren, zu bestätigen, ob die Ersatz wörter korrekt sind, ob das Layout des Dokuments normal bleibt und ob spezielle Inhalte vorhanden sind, die zusätzliche Verarbeitung erfordern.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Wenn mehrere Schlüssel wörter ersetzt werden, warum sollten sie Zeile für Zeile entsprechen?Weil die Software wissen muss, welches neue Wort jedem alten Wort entspricht. Das Suchwort in der linken Zeile wird mit dem Ersatz wort in der rechten Zeile gekoppelt. Wenn Sie mehrere Sätze von Schlüssel wörtern eingeben, wird daher empfohlen, die Reihenfolge in der Tabelle oder im Text zu organisieren und sie dann in die entsprechende Liste zu kopieren.
2. Können sowohl doc als auch docx so behandelt werden?Aus diesem Screenshot ist die Beispiel datei erweiterung docx. Für andere Dateien im Word-Format wird empfohlen, dass die Software die Ergebnisse tatsächlich unterstützt und importiert. Wenn die Datei der Liste hinzugefügt werden kann und die Erweiterung angezeigt wird, können Sie mit dem Assistenten fortfahren.
3. Wie ver meide ich einen falschen Ersatz?Versuchen Sie beim Festlegen von Schlüssel wörtern, vollständigen und klaren Text zu verwenden, und geben Sie nicht nur kurze Fragmente ein. Bei der Verarbeitung englischer Inhalte können Sie Optionen wie "Abgleichen eines vollständigen Wortes anstelle eines Teils eines Wortes" kombinieren, um zu vermeiden, dass die Zeichen in einem bestimmten Wort ersetzt werden.
4. Benötigen Sie eine Sicherung vor dem Ersetzen?Eine Sicherung wird empfohlen. Der Vorteil der Stapel verarbeitung ist die hohe Effizienz, bedeutet aber auch, dass mehrere Dateien gleichzeitig eingerichtet werden können. Bei wichtigen Dokumenten ist es am besten, zuerst einen Test zu kopieren und zu bestätigen, dass die Ergebnisse den Erwartungen entsprechen, bevor Sie alle Dateien verarbeiten.
Zusammenfassung
Das Stapeln mehrerer Schlüssel wörter in mehreren Word-Dateien reduziert im Wesentlichen das wiederholte Öffnen, Suchen, Eingeben und Speichern von manuellen Vorgängen. Durch HeSoft Doc Batch Tool , Sie können zuerst eine Reihe von Docx-Dokumenten importieren, dann mehrere Gruppen von Suchbegriffen und Ersatz wörtern festlegen und schließlich den Assistenten zum Speichern und Verarbeiten drücken. Bei Vertrags vorlagen, Produkt materialien, Projekt dokumenten, Schulungs materialien und anderen Dokumenten, die einheitlich aktualisiert werden müssen, kann diese Methode die Effizienz erheblich verbessern und die Wahrscheinlichkeit fehlender Änderungen verringern. Wenn Sie eine große Anzahl von Word-Dateien zur Hand haben und denselben Schlüssel wort stapel ändern müssen, können Sie die Regeln mit einer kleinen Anzahl von Dateien testen und sie dann stapel weise auf den gesamten Ordner anwenden.