Lorsqu'il y a un grand nombre de dépages dans plusieurs documents Word, la suppression manuelle un par un est non seulement lente, mais aussi facile à manquer. Cet article décrit comment utiliser les besoins de nettoyage de pagination dans les fichiers Word, docx et doc HeSoft Doc Batch Tool Complétez la recherche de remplacement par lots. En important plusieurs fichiers, en sélectionnant "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", en remplissant les variables de pagination et en laissant le contenu de remplacement vide, vous pouvez supprimer les séparateurs de page dans le document par lots, ce qui rend la composition du texte plus continue, adaptée au tri des données, des scènes telles que la fusion de documents et l'unification du format.
De nombreuses personnes rencontreront des problèmes similaires lors de l'organisation de documents Word: elles veulent simplement que le contenu soit mis en page en continu, mais elles constatent que le milieu du document est toujours forcé de passer à la page suivante. Après avoir ouvert la balise d'édition, j'ai vu que la "pagination" était cachée dans le corps. S'il ne s'agit que d'un fichier Word, la suppression manuelle est acceptable; mais s'il s'agit d'un pack de données de projet, d'un pack de données de cours, d'une pièce jointe de thèse ou d'une collection de rapports, il y a un grand nombre de fichiers docx et doc, et chaque fichier est mélangé avec un split page, et il est supprimé manuellement un par un. Très inefficace.
Cet article présente une approche plus adaptée à la scène de bureau: en utilisant HeSoft Doc Batch Tool , Importez plusieurs fichiers Word à la fois, et localisez et supprimez les dépages par lots grâce à la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word". L'ensemble du processus ne nécessite pas d'ouvrir les documents Word un par un, ni d'appuyer à plusieurs reprises sur la touche de suppression dans chaque fichier. Il s'agit d'une méthode de traitement plus stable et plus contrôlable pour les utilisateurs qui ont besoin de traiter des fichiers par lots, de réduire la duplication du travail et d'améliorer l'efficacité de l'organisation des documents.
Scène applicable: Pourquoi la pagination nécessite un traitement par lots
La pagination elle-même n'est pas une erreur. Il a des objectifs clairs dans la composition officielle, tels que laisser les nouveaux chapitres partir de la page suivante, séparer la couverture et le catalogue et laisser les annexes former des pages séparées. Mais dans de nombreux travaux d'organisation de documents, la pagination devient un élément d'interférence. Les situations courantes comprennent: la pagination redondante est introduite lors de la copie de contenu de la page Web vers Word; la pagination inutile apparaît après le transfert du PDF vers Word; la pagination dans le modèle d'origine est conservée avant la fusion de plusieurs chapitres; l'ancienne version du document doc est convertie en docx et la composition n'est pas continue; dans les informations fournies par d'autres, chaque segment de contenu est forcé de pagination.
Ces pagination affecteront l'expérience de lecture et la composition ultérieure. Par exemple, lorsque des documents sont fusionnés, le contenu qui peut être affiché en continu est dispersé en plusieurs pages; des pages vides supplémentaires sont générées lors de l'impression; après avoir ajusté la police ou les marges de la page, la disposition de la page est toujours déraisonnable. De plus, le traitement manuel de la pagination n'est pas fiable lorsque le nombre de fichiers est élevé. Les utilisateurs peuvent uniquement supprimer la pagination qu'ils voient devant eux, mais omettent la pagination dans les pages suivantes, ou ils peuvent supprimer par erreur le contenu du corps pendant le processus de suppression.
Par conséquent, la valeur de la recherche par lots pour remplacer la pagination Word est de laisser le logiciel traiter tous les fichiers cibles selon des règles uniformes. Tant que les règles sont correctement définies, plusieurs documents docx et doc peuvent être nettoyés selon la même norme, réduisant les différences humaines et économisant beaucoup de temps.
Aperçu de l'effet: vous pouvez voir la balise de pagination évidente avant le traitement
Dans l'exemple de figure avant le traitement, la marque "pagination" apparaît sous la page Word, et la boîte rectangulaire rouge et la flèche indiquent clairement sa position. Cette balise signifie qu'il existe un contrôleur de pagination obligatoire ici, et le contenu ultérieur sera poussé vers la page suivante pour commencer. Pour les documents qui nécessitent une lecture continue ou une fusion ultérieure, ce type de pagination doit généralement être supprimé.
Notez que la pagination n'est parfois pas facile à repérer. Les mots "pagination" ne peuvent être visuellement vus par l'utilisateur que lorsque la balise d'édition est affichée dans Word. Si la balise d'édition n'est pas ouverte, ce que l'utilisateur peut voir, c'est qu'il y a un grand espace vide au bas de la page, et il est facile de penser à tort qu'il s'agit d'une ligne de paragraphe vide ou d'un problème de configuration de page. L'outil de traitement par lots peut éviter la recherche page par page à l'œil nu en identifiant les variables.
Aperçu de l'effet: la pagination disparaît après le traitement et le document continue d'être mis en page
L'exemple de diagramme traité montre que la ligne pointillée «pagination» de l'emplacement d'origine de la boîte rouge a été supprimée. La balise de pagination obligatoire n'apparaît plus dans la page et le contenu suivant peut continuer à être connecté conformément aux règles de composition automatique de Word. La zone indiquée par la flèche rouge ne conserve que des paragraphes ordinaires ou des positions vides, et n'est plus une "pagination".
Ce résultat montre que la règle de remplacement de recherche par lots est entrée en vigueur. Pour plusieurs fichiers, le logiciel applique les mêmes règles à chaque document Word de la liste d'importation. Après le traitement, les utilisateurs peuvent vérifier au hasard plusieurs fichiers, en se concentrant sur la vérification si l'emplacement de la pagination d'origine a été nettoyé et si le contenu du texte est complet.
Étape 1: Trouver l'outil de remplacement Word dans le logiciel
Commencez par ouvrir HeSoft Doc Batch Tool . Le côté gauche du logiciel est divisé en plusieurs catégories d'outils par type de fichier et tâches de bureau, y compris les outils Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc. Étant donné que cet article traite de la pagination de document Word, vous devez entrer dans l'outil Word.
Dans la liste des outils Word, sélectionnez "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word". Dans la capture d'écran, la fonction se trouve dans la première carte, qui est décrite comme "Rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word". Bien que le nom de la fonction soit écrit comme "mot-clé", combiné à l'interface suivante, vous pouvez voir qu'il peut non seulement gérer du texte ordinaire, mais également utiliser des variables pour gérer le contenu spécial dans Word. La pagination est exprimée par des variables.
Le but de la sélection de cette fonction est d'établir une tâche de remplacement de recherche par lots: spécifiez d'abord les fichiers Word à traiter, puis spécifiez le contenu à rechercher, et enfin spécifiez le contenu à remplacer. Si le contenu de remplacement est vide, cela équivaut à supprimer le contenu trouvé. Ce tutoriel consiste à utiliser ce mécanisme pour supprimer la pagination.
Étape 2: Importer le fichier Word que vous souhaitez nettoyer la pagination
Après être entré dans la page des fonctionnalités, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. Dans le coin supérieur droit de l'interface, vous trouverez des boutons d'action tels que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir d'un dossier", "Vider" et "Plus". Pour un petit nombre de fichiers, vous pouvez utiliser "Ajouter des fichiers"; pour les cas où il y a beaucoup de documents docx ou doc dans un dossier, il est plus pratique d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier".
6 fichiers Word ont été importés dans la capture d'écran avec les noms de fichiers 1.docx à 6.docx. La liste affiche des informations telles que le chemin d'accès du fichier, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification. La fonction de ce formulaire n'est pas seulement d'afficher les fichiers, mais, plus important encore, de permettre aux utilisateurs de vérifier avant le traitement par lots: si le fichier est sélectionné, s'il y a des documents qui n'ont pas besoin d'être traités, et si l'extension est conforme aux attentes.
Si vous constatez qu'un fichier ne doit pas être impliqué dans le traitement, vous pouvez le supprimer via le bouton Supprimer de la colonne Actions. Si l'importation est erronée, vous pouvez également l'ajouter après «vider». Après avoir confirmé que la liste des fichiers est correcte, cliquez sur "Suivant" en bas de la page pour accéder aux paramètres des options de traitement. Une fois cette étape terminée, le logiciel sait quels documents Word exécuter les règles suivantes.
Étape 3: Remplissez la variable de pagination et laissez le contenu de remplacement vide
Après être entré dans "Définir les options de traitement", vous devez définir le mode de recherche et la liste des mots-clés. La sélection dans la capture d'écran est "Recherche précise du texte". Dans la liste des mots-clés à rechercher, remplissez {hoft. word.page}. C'est le paramètre le plus critique de ce tutoriel, qui représente un séparateur de page dans un document Word.
Pourquoi ne puis-je pas saisir directement les trois mots "pagination"? Parce que la pagination dans Word n'est pas du texte ordinaire. La balise "pagination" affichée dans le document n'est qu'une invite affichée par l'interface d'édition pour permettre à l'utilisateur de reconnaître, et n'est pas la même chose que le texte "pagination" dans le corps. Si vous utilisez "pagination" comme recherche de texte ordinaire, vous ne pourrez peut-être pas vraiment supprimer le contrôleur. La signification des variables fournies par le logiciel est d'utiliser une écriture spécifique pour représenter ces éléments spéciaux.
Dans la "Liste des mots-clés remplacés" à droite, la capture d'écran ne remplit pas le contenu, et l'interface indique "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer". Donc, la signification de ce paramètre est: recherchez toutes les dépages et remplacez-les par des vides. En d'autres termes, le logiciel supprime la pagination de chaque fichier Word cible. Si l'utilisateur souhaite remplacer la pagination par un texte explicatif fixe, il peut également remplir le texte sur la droite; mais si l'objectif est de nettoyer la composition, il est généralement recommandé de le garder vide.
Lors du remplissage des variables, il est recommandé d'utiliser la sélection d'entrée "Variables" dans l'interface, ou de saisir {hoft. word.page} en stricte conformité avec la capture d'écran. Les accolades, les points anglais et l'ordre des mots doivent être cohérents. Une fois la configuration terminée, cliquez à nouveau sur "Suivant".
Étape 4: Définir l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement
La troisième étape du processus logiciel consiste à définir l'emplacement de sauvegarde. Lors de la modification par lots d'un document, il est important de sauvegarder l'emplacement. Pour réduire les risques, il est recommandé d'enregistrer les fichiers traités dans un nouveau répertoire au lieu d'écraser directement les fichiers d'origine. De cette manière, même si certains documents doivent encore conserver la pagination d'origine après le traitement, ils peuvent être réutilisés à partir du fichier d'origine.
Une fois la position de sauvegarde définie, entrez dans la quatrième étape "Démarrer le traitement". Le logiciel traitera les fichiers selon la liste d'importation: lit le contenu de Word, recherche la variable de pagination, la remplace par vide et sort le résultat du traitement. Les utilisateurs n'ont pas besoin d'ouvrir chaque document, ni d'enregistrer manuellement chaque modification.
Après le traitement, il est recommandé de faire une vérification des résultats. Vous pouvez ouvrir l'un des fichiers qui était à l'origine déterminé à l'existence de la pagination, ouvrir la balise d'édition Word et voir si l'emplacement de la pagination d'origine affiche également le «dégénérateur». Si la balise disparaît et que le contenu du corps est toujours complet, cela signifie que la suppression par lots de la pagination a réussi. Pour les documents importants, vous pouvez vérifier plusieurs fichiers différents pour confirmer que les règles sont appliquées de manière cohérente.
Questions fréquemment posées et considérations
1. La pagination et la page vierge sont-elles la même chose?Non. La pagination entraînera un changement de page obligatoire du contenu, mais la page vierge peut également être causée par le fractionnement, l'espacement des paragraphes, l'occupation du tableau, l'enrouement de l'image, les marges de page et d'autres raisons. La suppression de la pagination peut résoudre le problème de changement de page causé par la pagination, mais elle n'élimine pas nécessairement toutes les pages virales.
2. Le contenu de remplacement sera-t-il laissé vide pour supprimer le corps?Tant que la liste de recherche est remplie avec la variable de pagination {heoft. word.page}, l'objet remplacé par vide est la pagination elle-même, pas le texte principal. Pour éviter les erreurs, ne remplissez pas d'autres mots-clés incertains en même temps.
3. Besoin de fermer Word?Il est recommandé de fermer le fichier cible en cours d'édition avant le traitement par lots. Si le fichier est occupé par Word, il peut affecter la lecture ou l'enregistrement du logiciel. La fermeture du fichier peut également éviter toute confusion de version causée par les modifications manuelles pendant le traitement.
4. Est-il possible d'importer beaucoup de fichiers à la fois?Le positionnement de l'outil est le traitement par lots de documents de bureau. Pour un grand nombre de fichiers Word, l'efficacité peut être améliorée grâce à "Importer des fichiers à partir de dossiers". Mais lorsque vous utilisez une règle pour la première fois, il est recommandé de tester d'abord un petit nombre d'échantillons, puis de traiter tous les fichiers après confirmation du résultat.
5. Est-il normal que le nombre de pages du document diminue après le traitement?Normal. Une fois la pagination supprimée, le contenu ultérieur sera composé en avant et le nombre de pages peut diminuer. C'est généralement le but du nettoyage de la pagination.
Résumé
Il n'est pas recommandé de continuer à ouvrir et à supprimer un par un lorsqu'il y a trop de délocalisateurs de fichiers Word. Une approche plus efficace consiste à utiliser HeSoft Doc Batch Tool , Sélectionnez "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" dans l'outil Word, importer les fichiers docx et doc qui doivent être traités, utiliser la variable {hoft. word.page} pour trouver la pagination et laisser le contenu de remplacement vide pour terminer la suppression.
Les avantages de cette méthode sont des règles claires, une plage de traitement contrôlable et des fichiers par lots. Qu'il s'agisse d'organiser des données, de fusionner des documents ou d'unifier le format de rapport, il peut être utilisé pour réduire la duplication du travail. Il est recommandé de préparer le fichier de sauvegarde d'abord, puis de suivre les étapes de cet article pour effectuer un test à petite échelle. Après avoir confirmé l'effet, vous pouvez nettoyer par lots la pagination Word dans tout le dossier.