Viele Büroordner verwenden die Namenskonvention "Chinesische Beschreibung + Nummerncode". Wenn später nur die Nummer beibehalten werden soll, ist die manuelle Umbenennung sehr ineffizient. Dieser Artikel erklärt anhand von Screenshots, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool in der Ordnernamenverarbeitung "Text aus Ordnernamen löschen" wählen und den Operationstyp auf "Alle chinesischen Zeichen" setzen, um chinesische Zeichen aus Ordnernamen stapelweise zu entfernen. Dies eignet sich für häufige Büroszenarien wie Projektdaten, Kundenverzeichnisse, Sicherungsverzeichnisse und Nummernarchive.
Wenn sich immer mehr Materialien ansammeln, wird die Benennung von Ordnern oft uneinheitlich. So existieren beispielsweise im selben Verzeichnis gleichzeitig Ordner wie „报告03“, „备份1000“, „财务606“, „会议808“, „客户202“. Anfangs ist eine solche Benennung praktisch, da der chinesische Teil den Zweck angibt und die Zahl die Nummerierung darstellt; doch beim Zusammenführen von Materialien, beim Systemimport, bei der einheitlichen Archivierung oder bei der Migration auf andere Plattformen kann der chinesische Teil eher störend wirken. Viele Benutzer möchten dann die chinesischen Zeichen aus den Ordnernamen stapelweise entfernen und nur die numerische Nummerierung beibehalten.
Wenn man dies manuell im Windows Explorer durchführt, muss man jeden Ordner einzeln auswählen, F2 drücken oder per Rechtsklick umbenennen und dann die chinesischen Zeichen löschen. Bei vielen Ordnern ist diese Methode sehr ineffizient. Dieser Artikel zeigt am Beispiel von HeSoft Doc Batch Tool , wie man mit einer Bürosoftware stapelweise Ordnernamen umbenennen und alle chinesischen Schriftzeichen per Klick aus dem Namen entfernen kann. Der Vorgang eignet sich für gewöhnliche Büroanwender ohne Skriptkenntnisse sowie für Personen, die häufig Verzeichnisse mit doc, docx, xlsx, pdf und Bildmaterialien verwalten.
Anwendungsszenarien: Warum chinesische Zeichen aus Ordnernamen entfernt werden sollten
Das stapelweise Entfernen chinesischer Zeichen aus Ordnernamen dient nicht nur der Kürzung des Namens, sondern in der Regel einem standardisierteren Materialverwaltungsprozess.
- Nummerierte Archivierung: Bereinigt man z. B. „项目001“, „设计004“, „照片77“ in „001“, „004“, „77“, erleichtert dies die Sortierung und Suche nach Nummern.
- Systemimportbeschränkungen: Einige Geschäftssysteme, Backup-Tools oder Skriptprozesse sind weniger tolerant gegenüber Pfaden mit chinesischen Zeichen. Eine vorherige Bereinigung reduziert Fehler.
- Stapelweise Materialauslieferung: Bei der Übergabe an Kunden oder Partner sind einheitliche, nummerierte Verzeichnisse übersichtlicher.
- Standardisierung historischer Verzeichnisse: Sind die Formate von über lange Zeit angesammelten Ordnernamen uneinheitlich, kann man zuerst die chinesischen Zeichen entfernen und danach eine weitere Ergänzung, Sortierung oder Kategorisierung vornehmen.
- Reduzierung manueller Fehler: Die regelbasierte Stapelverarbeitung vermeidet Probleme wie das Übersehen einzelner chinesischer Zeichen oder das versehentliche Löschen der numerischen Nummerierung.
Wichtig zu betonen ist, dass dieser Artikel die „Ordnernamen“ behandelt, nicht den Inhalt der Dateien. Unabhängig davon, ob sich Word-Dokumente, Excel-Tabellen, PPT, PDF, Bilder oder Videos im Ordner befinden, betrifft dieser Vorgang nur die äußeren Ordnernamen.
Ergebnisvorschau: Vor der Verarbeitung enthalten die Namen chinesische Beschreibungen
Der folgende Screenshot vor der Verarbeitung zeigt ein typisches Büroverzeichnis. Die Ordnernamen bestehen aus chinesischen Zeichen und Zahlen. Der chinesische Teil umfasst „报告“, „备份“, „财务“, „导出“, „归档“, „会议“, „客户“, „设计“, „项目“, „照片“, der numerische Teil „03“, „1000“, „606“, „55“, „99“, „808“, „202“, „004“, „001“, „77“.
Die roten Markierungen zeigen den zu löschenden chinesischen Teil. Bei einer solchen Benennungsstruktur eignet sich die Verarbeitung mit einer Stapelverarbeitungssoftware hervorragend, sofern die Regel klar definiert ist, während eine manuelle Einzelumbenennung ungeeignet ist.
Ergebnisvorschau: Nach der Verarbeitung sind die chinesischen Zeichen gelöscht, nur die Nummerierung bleibt
Nach Abschluss der Verarbeitung bestehen die Ordnernamen nur noch aus Zahlen. Man sieht, dass aus „报告03“ „03“ wurde, aus „备份1000“ „1000“, aus „财务606“ „606“, aus „导出55“ „55“, aus „归档99“ „99“, aus „会议808“ „808“, aus „客户202“ „202“, aus „设计004“ „004“, aus „项目001“ „001“ und aus „照片77“ „77“.
Dieses Ergebnis zeigt, dass die Software die chinesischen Schriftzeichen aus den Ordnernamen gelöscht, die numerische Nummerierung jedoch beibehalten hat. Für Nummerierungen mit führenden Nullen wie „001“ oder „004“ eignet sich diese Methode besonders gut für die Stapelarchivierung.
Schritt 1: In der Bürosoftware den Funktionsbereich Ordnername aufrufen
Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool achten Sie zunächst auf die linke Navigationsleiste. Die Oberfläche enthält mehrere Einstiegspunkte für die Büroverarbeitung, z. B. Dateiname, Ordnername, Datei organisieren, Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools, Textwerkzeuge, Bildwerkzeuge, Videowerkzeuge, Audiowerkzeuge usw. Da es bei dieser Aufgabe um die Änderung von Ordnernamen geht, sollte „Ordnername“ gewählt werden.
Im Funktionsbereich Ordnername sieht man mehrere Karten zu ordnerbezogenen Funktionen. Hier muss „Text aus Ordnernamen löschen“ ausgewählt werden. Im Screenshot befindet sich diese Funktion an 5. Stelle. Der Kartentitel lautet eindeutig „Text aus Ordnernamen löschen“, der Beschreibungstext dazu „Text aus Ordnernamen stapelweise löschen“.
Die Auswahl der korrekten Funktion ist entscheidend. Wählt man versehentlich Dateiname oder Datei organisieren, ist das Verarbeitungsobjekt möglicherweise nicht der Ordnername. Bei Stapelvorgängen vermeidet die richtige Werkzeugauswahl im ersten Schritt effektiv spätere Nacharbeit.
Schritt 2: Stapelweise zu verarbeitende Ordnereinträge hinzufügen
Nach dem Aufruf der Seite „Text aus Ordnernamen löschen“ zeigt der obere Bereich der Oberfläche den Arbeitsablauf: Zu verarbeitende Einträge auswählen, Verarbeitungsoptionen einstellen, Speicherort einstellen, Verarbeitung starten. Der erste Schritt besteht darin, die umzubenennenden Ordner hinzuzufügen.
Klicken Sie rechts oben auf „Ordner hinzufügen“ und wählen Sie den zu verarbeitenden Ordner aus. Nach dem Hinzufügen zeigt die Liste für jeden Ordner die Nummer, den Namen, den Pfad, das Erstellungsdatum, das Änderungsdatum und die Aktionen an. Im Screenshot wurden bereits 10 Ordner hinzugefügt, deren Pfade alle unter D:\test\ liegen und deren Namen mit den Ordnern im Effektvorschaubild übereinstimmen.
Bevor Sie auf „Weiter“ klicken, sollten Sie die Tabelle sorgfältig prüfen. Stellen Sie sicher, dass die Spalte „Name“ tatsächlich die Ordner enthält, aus denen chinesische Zeichen gelöscht werden sollen, und dass in der Spalte „Pfad“ kein anderes Verzeichnis ausgewählt wurde. Sollte eine Zeile nicht verarbeitet werden müssen, können Sie diese über das Löschsymbol rechts in der Zeile entfernen. Wurde die gesamte Liste falsch ausgewählt, klicken Sie auf „Leeren“ und fügen die Ordner erneut hinzu. Am Ende der Liste wird die Anzahl der Einträge mit 10 angezeigt, was die Überprüfung der Menge erleichtert.
Schritt 3: Löschregel auf „Alle chinesischen Schriftzeichen“ einstellen
Nach einem Klick auf „Weiter“ gelangen Sie zu den „Verarbeitungsoptionen“. Dies ist der Kern der gesamten Stapelumbenennung, da die Software den entsprechenden Text basierend auf dem von Ihnen gewählten Aktionstyp löscht.
Die Oberfläche zeigt mehrere Optionen an, z. B. „Alle Ziffern“, „Alle Leerzeichen“, „Die letzten paar Zeichen von rechts“, „Alle Inhalte zwischen zwei Texten“, „Alle chinesischen Schriftzeichen“, „Alle Inhalte“, „Alle Inhalte links von einem bestimmten Text“, „Positionsbereich“, „Alle englischen Buchstaben“, „Alle Inhalte rechts von einem bestimmten Text“ usw. Ist das Ziel, chinesische Zeichen aus Ordnernamen zu löschen, sollte „Alle chinesischen Schriftzeichen“ gewählt werden.
Nach der Wahl von „Alle chinesischen Schriftzeichen“ betrachtet die Software den chinesischen Zeichenteil im Ordnernamen als Löschobjekt. Beispielsweise wird bei „会议808“ das „会议“ gelöscht und „808“ bleibt erhalten; bei „照片77“ wird „照片“ gelöscht und „77“ bleibt erhalten. Diese Regel eignet sich für Namen, bei denen das Chinesische vorne und die Zahl hinten steht, ebenso wie für Fälle, in denen im Namen mehrere chinesische Zeichen gemischt vorkommen.
Wenn Ihr Bedarf nicht das Löschen sämtlicher chinesischer Zeichen ist, sondern nur ein bestimmtes festes Wort, z. B. nur das Löschen der beiden Zeichen „备份“, können Sie nicht einfach die Regel dieses Tutorials anwenden, sondern müssen dies mit anderen Textlöschoptionen in der Software kombinieren. Das Beispiel in diesem Artikel konzentriert sich auf das vollständige Löschen aller chinesischen Schriftzeichen.
Schritt 4: Speicherort festlegen und Verarbeitung gemäß Assistent starten
Sobald die Regeleinstellungen abgeschlossen sind, klicken Sie erneut auf „Weiter“. Gemäß dem Workflow oben auf der Seite führt die Software danach zu „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“. Da es sich um eine Stapelverarbeitung für Ordnernamen handelt, muss der Benutzer den abschließenden Bestätigungen gemäß den Anweisungen der Oberfläche folgen.
Vor dem eigentlichen Start wird empfohlen, noch einmal drei Informationen zu überprüfen: Erstens, das Verarbeitungsobjekt ist der Ordnername, nicht der Dateiinhalt. Zweitens, alle hinzugefügten Ordner sind diejenigen, aus denen chinesische Zeichen entfernt werden sollen. Drittens, der Aktionstyp ist auf „Alle chinesischen Schriftzeichen“ eingestellt. Wenn Sie nach der Bestätigung die Verarbeitung ausführen, reduzieren Sie das Risiko von Fehlern bei der Stapelumbenennung.
Nach Abschluss der Verarbeitung können Sie das Ergebnis im ursprünglichen Verzeichnis überprüfen und sehen, wie die Ordnernamen vom Format mit chinesischen Zeichen und Zahlen in das reine Zahlenformat geändert wurden. Im Vergleich zur manuellen Umbenennung ist der gesamte Prozess schneller und eignet sich besser für die einheitliche Verarbeitung vieler Ordner.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Ist eine Änderung der Ordnersortierung nach dem Löschen der chinesischen Zeichen normal?
Ja. Wenn sich der Ordnername ändert, sortiert der Explorer möglicherweise nach den neuen Namen neu. Nach der Verarbeitung kann die Anzeige z. B. „001, 03, 004, 55, 77, 99, 202, 606, 808, 1000“ usw. lauten, abhängig von der aktuellen Systemansicht und den Sortierregeln.
2. Warum sollte man zuerst den Pfad überprüfen?
Eine Stapelverarbeitung betrifft viele Einträge auf einmal. Wenn der Pfad falsch ist, könnte man versehentlich Ordner umbenennen, die nicht verarbeitet werden sollen. Daher ist es sehr wichtig, die Spalte „Pfad“ in der Listenansicht zu prüfen, besonders wenn sich die Namen verschiedener Projektverzeichnisse ähneln.
3. Werden die darin enthaltenen docx-, doc-, xlsx- und pdf-Dateien umbenannt?
Dieses Tutorial verwendet Funktionen aus der Kategorie „Ordnername“. Das Verarbeitungsobjekt ist der Ordnername, nicht die Namen der im Ordner befindlichen Dateien. Interne Dateien werden normalerweise nicht einzeln umbenannt, nur weil aus dem übergeordneten Ordnernamen chinesische Zeichen gelöscht wurden.
4. Was tun, wenn man die chinesischen Zeichen nach der Verarbeitung wiederherstellen möchte?
Nach dem stapelweisen Löschen chinesischer Zeichen können die ursprünglichen chinesischen Beschreibungen in der Regel nicht automatisch aus der Nummerierung abgeleitet werden. Daher wird empfohlen, wichtige Verzeichnisse vorher zu sichern oder die Verarbeitungswirkung zuerst mit einer kleinen Anzahl von Testordnern zu prüfen. Erst nach Bestätigung der korrekten Regel sollte das gesamte Verzeichnis auf einmal verarbeitet werden.
5. Werden im Namen enthaltene englische Zeichen gelöscht?
Gewählt wurde diesmal „Alle chinesischen Schriftzeichen“, die Zielobjekte sind chinesische Zeichen. Aus den Optionen der Oberfläche geht hervor, dass es eine separate Option „Alle englischen Buchstaben“ für englische Buchstaben gibt. Daher dient die Regel in diesem Tutorial hauptsächlich dem Löschen chinesischer Zeichen, nicht dem Löschen von Englisch oder Ziffern.
Zusammenfassung: Effizienz der Ordnerverwaltung durch regelbasierte Verarbeitung steigern
Die stapelweise Entfernung chinesischer Zeichen aus Ordnernamen ist eine typische, repetitive Büroaufgabe. HeSoft Doc Batch Tool unterteilt solche Aufgaben in klare Schritte: Funktionsbereich Ordnername aufrufen, „Text aus Ordnernamen löschen“ wählen, zu verarbeitende Ordner hinzufügen, Aktionstyp auf „Alle chinesischen Schriftzeichen“ einstellen und abschließend die Verarbeitung gemäß Assistent durchführen.
Für Benutzer, die Projektnummern, Kundenverzeichnisse, Backup-Ordner, Finanzunterlagen oder historische Archive verwalten müssen, ist diese Methode der Stapelumbenennung effizienter und stabiler als manuelle Vorgänge. Es wird empfohlen, vor der Verarbeitung einer großen Anzahl von Ordnern zuerst einige Testexemplare zu verwenden, um zu bestätigen, dass das Ergebnis den Erwartungen entspricht, und dann das gesamte Verzeichnis auf einmal zu verarbeiten.