De nombreux dossiers de bureau adoptent une convention de nommage "description en chinois + numéro". Lors du rangement ultérieur, si l'on souhaite conserver uniquement le numéro, le renommage manuel serait très inefficace. Cet article explique par des captures d'écran réelles comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool , choisir "Supprimer le texte dans les noms de dossier" dans le traitement des noms de dossier, et définir le type d'opération sur "Tous les caractères chinois", afin de supprimer par lot les caractères chinois dans les noms de dossier. Cela s'applique aux scénarios de bureau à haute fréquence tels que les documents de projet, les répertoires clients, les répertoires de sauvegarde et l'archivage numéroté.
À mesure que les documents s'accumulent, la dénomination des dossiers a tendance à devenir moins uniforme. Par exemple, dans un même répertoire, on peut trouver à la fois des dossiers tels que « Rapport03 », « Sauvegarde1000 », « Finance606 », « Réunion808 », « Client202 », etc. Au début, cette méthode de dénomination est pratique, car le chinois indique l'usage et les chiffres servent de numérotation ; mais lors de la consolidation des données, de l'importation dans un système, de l'archivage unifié ou de la migration multiplateforme, la partie en chinois peut au contraire devenir une gêne. À ce stade, de nombreux utilisateurs souhaitent supprimer en masse les caractères chinois des noms de dossiers pour ne conserver que les numéros.
Si l'on utilise manuellement l'Explorateur Windows, il faut sélectionner les dossiers un par un, appuyer sur F2 ou cliquer avec le bouton droit pour renommer, puis supprimer le chinois. Dès que le nombre de dossiers est élevé, cette méthode est très inefficace. Cet article prendra HeSoft Doc Batch Tool comme exemple pour montrer comment utiliser un logiciel bureautique pour renommer des dossiers par lot et supprimer en un clic tous les caractères chinois des noms. La procédure convient aux utilisateurs de bureau ordinaires sans connaissances en scripts, ainsi qu'aux personnes qui organisent fréquemment des répertoires de documents doc, docx, xlsx, pdf et d'images.
Scénarios applicables : pourquoi supprimer les caractères chinois des noms de dossiers
Supprimer en masse les caractères chinois des noms de dossiers ne vise pas seulement à raccourcir les noms, mais sert généralement un processus de gestion documentaire plus standardisé.
- Archivage numéroté : réorganiser « Projet001 », « Conception004 », « Photo77 » en « 001 », « 004 », « 77 » pour faciliter le tri et la recherche par numéro.
- Limitations d'importation système : certains systèmes métier, outils de sauvegarde ou scripts sont peu compatibles avec les chemins contenant du chinois ; nettoyer le chinois en amont peut réduire les anomalies.
- Livraison de documents par lot : lors de la remise à un client ou un partenaire, des répertoires aux numéros uniformisés sont plus clairs.
- Normalisation des répertoires historiques : face à un formatage disparate des noms de dossiers accumulés sur le long terme, on peut d'abord supprimer le chinois, puis procéder à un remplissage, un tri ou une classification ultérieurs.
- Réduction des erreurs humaines : le traitement par lot basé sur des règles permet d'éviter l'oubli manuel d'un sinogramme ou la suppression accidentelle d'un numéro.
Il est important de souligner que cet article traite des « noms de dossiers », et non du contenu des fichiers. Que les dossiers contiennent des documents Word, des feuilles Excel, des présentations PPT, des PDF, des images ou des vidéos, l'opération décrite ici ne concerne que les noms des dossiers de niveau supérieur.
Aperçu du résultat : avant le traitement, les noms contiennent une description en chinois
La capture d'écran avant traitement ci-dessous montre un répertoire bureautique typique. Les noms de dossiers sont composés de chinois et de chiffres. La partie en chinois comprend « Rapport, Sauvegarde, Finance, Exportation, Archivage, Réunion, Client, Conception, Projet, Photo », et la partie numérique comprend « 03, 1000, 606, 55, 99, 808, 202, 004, 001, 77 ».
Les marques rouges indiquent les caractères chinois à supprimer. Pour ce type de structure de nom, tant que la règle est claire, il est tout à fait approprié d'utiliser un logiciel de traitement par lot, plutôt que de continuer à renommer manuellement un par un.
Aperçu du résultat : après le traitement, le chinois est supprimé, seuls les numéros sont conservés
Une fois le traitement terminé, les noms de dossiers deviennent de purs numéros. On peut voir que « Rapport03 » devient « 03 », « Sauvegarde1000 » devient « 1000 », « Finance606 » devient « 606 », « Exportation55 » devient « 55 », « Archivage99 » devient « 99 », « Réunion808 » devient « 808 », « Client202 » devient « 202 », « Conception004 » devient « 004 », « Projet001 » devient « 001 », et « Photo77 » devient « 77 ».
Ce résultat montre que le logiciel supprime les sinogrammes des noms de dossiers, tandis que les numéros sont conservés. Pour les numéros avec des zéros non significatifs à conserver, comme « 001 » ou « 004 », cette méthode est également plus adaptée pour un archivage par lot.
Étape 1 : Accéder à la fonction de nom de dossier dans le logiciel bureautique
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , observez d'abord la barre de navigation de gauche. L'interface contient plusieurs entrées de traitement bureautique, telles que Nom de fichier, Nom de dossier, Organisation de fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, Outils texte, Outils image, Outils vidéo, Outils audio, etc. La tâche actuelle consistant à modifier les noms de dossiers, il faut donc sélectionner « Nom de dossier ».
Une fois dans la zone fonctionnelle Nom de dossier, vous pouvez voir plusieurs cartes de fonctionnalités liées au nommage des dossiers. Ici, il faut choisir « Supprimer le texte dans le nom de dossier ». Sur la capture d'écran, cette fonctionnalité se trouve en 5ème position. Le titre de la carte indique clairement « Supprimer le texte dans le nom de dossier », avec le texte descriptif « Supprimer en masse le texte dans les noms de dossiers ».
Choisir la bonne fonction est crucial. Si vous entrez par erreur dans les fonctions Nom de fichier ou Organisation de fichiers, l'objet du traitement risque de ne pas être les noms de dossiers. Pour les opérations par lot, choisir le bon module d'outil dès la première étape permet d'éviter efficacement d'avoir à recommencer par la suite.
Étape 2 : Ajouter les dossiers à traiter par lot
Après être entré dans la page « Supprimer le texte dans le nom de dossier », le flux de travail s'affiche en haut de l'interface : sélectionner les enregistrements à traiter, définir les options de traitement, définir l'emplacement de sauvegarde, démarrer le traitement. La première étape consiste à ajouter les dossiers que vous souhaitez renommer.
Cliquez sur « Ajouter un dossier » en haut à droite, et sélectionnez les dossiers à traiter. Après l'ajout, la liste affiche pour chaque dossier le numéro d'ordre, le nom, le chemin, la date de création, la date de modification et les opérations. La capture d'écran montre que 10 dossiers ont été ajoutés, leurs chemins se trouvant tous sous D:\test\, et leurs noms correspondant à ceux de l'illustration avant traitement.
Avant de cliquer sur « Suivant », il est conseillé de vérifier attentivement le tableau. Confirmez que la colonne « Nom » contient bien les dossiers dont il faut supprimer le chinois, et que la colonne « Chemin » ne pointe pas vers d'autres répertoires. Si une ligne ne nécessite pas de traitement, vous pouvez la supprimer via l'icône de suppression à droite de cette ligne ; si la liste entière est incorrecte, vous pouvez cliquer sur « Vider » puis ajouter à nouveau. Le bas de la liste indique un nombre d'enregistrements de 10, ce qui facilite la vérification de la quantité.
Étape 3 : Définir la règle de suppression sur « Tous les sinogrammes »
Après avoir cliqué sur « Suivant », vous entrez dans « Définir les options de traitement ». C'est ici le cœur de toute la tâche de renommage par lot, car le logiciel supprimera le texte correspondant en fonction du type d'opération que vous choisissez.
L'interface présente plusieurs options, telles que « Tous les chiffres », « Tous les blancs », « Les derniers caractères », « Tout le contenu entre deux textes », « Tous les sinogrammes », « Tout le contenu », « Tout le contenu à gauche d'un texte », « Plage de positions », « Toutes les lettres anglaises », « Tout le contenu à droite d'un texte », etc. Si l'objectif est de supprimer les caractères chinois du nom de dossier, il faut sélectionner « Tous les sinogrammes ».
En sélectionnant « Tous les sinogrammes », le logiciel ciblera la partie en sinogrammes du nom de dossier pour la suppression. Par exemple, dans « Réunion808 », « Réunion » sera supprimé, et « 808 » conservé ; dans « Photo77 », « Photo » sera supprimé, et « 77 » conservé. Cette règle convient lorsque le chinois précède les chiffres, ou dans les cas où plusieurs caractères chinois apparaissent de manière mixte dans le nom.
Si votre besoin n'est pas de supprimer tout le chinois, mais seulement un mot fixe, par exemple supprimer uniquement les deux caractères « Sauvegarde », vous ne pouvez pas appliquer simplement la règle de ce tutoriel et devrez configurer d'autres options de suppression de texte du logiciel. L'exemple de cet article se concentre sur la « suppression de tous les sinogrammes chinois ».
Étape 4 : Suivre l'assistant pour l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
Une fois la règle définie, cliquez sur « Suivant ». Conformément au flux en haut de la page, le logiciel passera ensuite à « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Démarrer le traitement ». Comme il s'agit d'une tâche de traitement par lot de noms de dossiers, l'utilisateur doit suivre les invites de l'interface pour effectuer la confirmation finale.
Avant de démarrer officiellement, il est conseillé de passer à nouveau en revue trois informations : premièrement, l'objet du traitement est le nom de dossier, et non le contenu du fichier ; deuxièmement, tous les dossiers ajoutés sont ceux dont on doit supprimer le chinois ; troisièmement, le type d'opération a bien été réglé sur « Tous les sinogrammes ». Exécuter le traitement après avoir confirmé ces points permet de réduire les risques liés au renommage en masse.
Une fois le traitement terminé, en vérifiant l'effet dans le répertoire d'origine, on peut voir que les noms de dossiers sont passés du format « chinois + chiffres » à un format de numérotation numérique pure. Comparé au renommage manuel, l'ensemble du processus est plus rapide et plus adapté au traitement uniformisé d'un grand nombre de dossiers.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Est-il normal que l'ordre de tri des dossiers change après la suppression du chinois ?
C'est normal. Après la modification du nom de dossier, l'Explorateur peut les re-trier selon les nouveaux noms. Par exemple, après traitement, ils peuvent s'afficher comme « 001, 03, 004, 55, 77, 99, 202, 606, 808, 1000 », ce qui dépend de la vue actuelle et des règles de tri du système.
2. Pourquoi est-il important de vérifier d'abord le chemin ?
Un traitement par lot affecte plusieurs enregistrements à la fois. Si le chemin est incorrect, des dossiers qui ne devraient pas être modifiés pourraient être renommés. Il est donc crucial d'examiner la colonne « Chemin » sur la page de la liste, en particulier lorsque les noms des répertoires de plusieurs projets sont similaires.
3. Les fichiers docx, doc, xlsx, pdf à l'intérieur des dossiers seront-ils renommés ?
Ce tutoriel utilise la fonction sous la catégorie « Nom de dossier ». L'objet du traitement est le nom du dossier, pas les noms des fichiers qu'il contient. Les fichiers internes ne sont généralement pas renommés séparément suite à la suppression du chinois du nom du dossier parent.
4. Que faire si l'on souhaite restaurer le chinois après le traitement ?
Après une suppression en masse du chinois, il n'est pas toujours possible de déduire automatiquement la description originale en chinois à partir du numéro. Par conséquent, pour les répertoires importants, il est conseillé de faire d'abord une sauvegarde, ou de tester d'abord l'effet du traitement sur un petit nombre de dossiers. N'exécutez le traitement complet du répertoire qu'après avoir confirmé que la règle est correcte.
5. Les caractères anglais dans le nom seront-ils supprimés ?
Cette fois-ci, l'option choisie est « Tous les sinogrammes », qui cible les caractères chinois. D'après les options de l'interface, il existe une option distincte « Toutes les lettres anglaises » pour les caractères anglais. La règle utilisée dans ce tutoriel sert donc principalement à supprimer les sinogrammes, et non l'anglais ou les chiffres.
Résumé : Utiliser un traitement basé sur des règles pour améliorer l'efficacité de l'organisation des dossiers
La suppression en masse des caractères chinois dans les noms de dossiers est une tâche bureautique répétitive typique. HeSoft Doc Batch Tool décompose ce type de tâche en étapes claires : accéder à la fonction Nom de dossier, choisir Supprimer le texte dans le nom de dossier, ajouter les dossiers à traiter, définir le type d'opération sur « Tous les sinogrammes », et enfin suivre l'assistant pour terminer le traitement.
Pour les utilisateurs qui ont besoin d'organiser des numéros de projets, des répertoires clients, des dossiers de sauvegarde, des documents financiers ou des archives historiques, cette méthode de renommage par lot est plus efficace et plus stable que l'opération manuelle. Il est conseillé, avant de traiter officiellement un grand nombre de dossiers, de tester d'abord avec quelques échantillons, de confirmer que l'effet produit correspond à vos attentes, puis de traiter l'intégralité du répertoire en une seule fois.