So löschen Sie den Inhalt rechts neben dem angegebenen Text in Ordnernamen stapelweise und behalten die Trennmarkierung bei

Wenn viele Ordnernamen Status-, Versions- oder Bemerkungssuffixe enthalten, ist das einzelne Umbenennen nicht nur zeitaufwendig, sondern führt auch leicht zu übersehenen Änderungen oder versehentlichem Löschen. Dieser Artikel verwendet „END“ im Ordnernamen als Trennmarkierung und zeigt, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool alle Inhalte rechts von diesem Text in einem Schritt löschen und dabei „END“ selbst beibehalten. Der Artikel enthält Vorher-Nachher-Effekte, Ordnerimport, Einrichtung der Löschregeln, Ergebnisprüfung und Hinweise und eignet sich für Batch-Umbenennungsszenarien wie Projektarchivierung, Materialorganisation und Datenbereinigung.

Bei der Projektarchivierung, der Organisation von Kundendaten, der Klassifizierung von Bildmaterial oder der Bereinigung von Stapeldaten enthalten Ordnernamen häufig Status-, Versions- und Verwendungsangaben. In Namen wie „Backup_START_tempFiles_END_Final“ oder „Project_START_alpha_END_Report“ muss tatsächlich „END“ und der Inhalt links davon erhalten bleiben, während Suffixe wie „Final“, „Report“ oder „Done“, die sich rechts vom angegebenen Text befinden, einheitlich gelöscht werden müssen.

Bei nur wenigen Ordnern lässt sich das manuelle Umbenennen per Rechtsklick noch bewältigen; wenn die Anzahl jedoch auf Dutzende, Hunderte oder noch mehr ansteigt, führt das einzelne Ändern zu viel repetitiver Arbeit und kann Probleme wie übersehene Löschungen, Löschungen an der falschen Stelle oder uneinheitliche Namensformate verursachen. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie mit der Bürosoftware HeSoft Doc Batch Tool sämtliche Inhalte rechts von einem bestimmten Text in vielen Ordnernamen stapelweise löschen können. Im Beispiel dient „END“ als Positionierungstext, wobei „END“ selbst erhalten bleibt und die unterschiedlich langen Endbestandteile schließlich in einem Durchgang bereinigt werden.

1. Anwendbare Szenarien

Diese Methode zur stapelweisen Änderung von Ordnernamen eignet sich für Namen mit festem Trenntext, bei denen der Inhalt rechts vom Trenntext jedoch nicht einheitlich ist. Anders als beim Suchen und Löschen eines festen Suffixes konzentriert sich diese Methode auf die „Positionsbeziehung“: Zuerst wird der angegebene Text gefunden, danach werden alle Zeichen rechts davon gelöscht. Unabhängig davon, ob rechts „Final“, „Release“, „Archive“ oder andere Texte unterschiedlicher Länge stehen, kann daher nach derselben Regel verarbeitet werden.

• Archivierung von Projektordnern: Löschen von Phasenangaben, Genehmigungsstatus oder Lieferkennzeichen am Ende von Projektnamen.
• Organisation von Bild- und Videomaterial: Entfernen von Bearbeitungsstatus wie Edited, Done oder Approved, die sich nach festen Markierungen in Materialverzeichnissen befinden.
• Vereinheitlichung von Kundendaten: Beibehalten von Kundennummern und Geschäftskennzeichen sowie Löschen temporärer Anmerkungen auf der rechten Seite.
• Bereinigung von Sicherungsverzeichnissen: Löschen von Sicherungsstatus, Migrationshinweisen oder Versionsanmerkungen in Ordnernamen.
• Aufbereitung von Stapeldaten: Abschneiden von Namen anhand einheitlicher Trennwörter, damit die Verzeichnisanzeige übersichtlicher wird.

Zu beachten ist, dass dieses Tutorial Ordnernamen bearbeitet und nicht den Textinhalt in Word-, doc-, docx-, Excel-, xlsx-, PDF- oder Bilddateien. Die Software benennt Ordnernamen stapelweise nach den festgelegten Regeln um; daher sollten vor der Ausführung das zu verarbeitende Verzeichnis und der Positionierungstext bestätigt werden.

2. Vorschau der Ergebnisse: Änderungen vor und nach der Verarbeitung

1. Ordnernamen vor der Verarbeitung

Vor der Verarbeitung befinden sich im Beispielverzeichnis mehrere Ordnergruppen. Ihr gemeinsames Merkmal ist, dass alle Namen „END“ enthalten und sich rechts von „END“ noch durch Unterstriche verbundene Statustexte wie Final, Release, Archive, Clean, Approved, Paid, Public, Edited, Report und Done befinden.

Im Screenshot ist zu erkennen, dass sich die Inhalte rechts von „END“ bei den verschiedenen Ordnern unterscheiden. Bei einer gewöhnlichen Ersetzung fester Texte müsste jedes Suffix einzeln behandelt werden; mit der Regel „Alle Inhalte rechts von einem bestimmten Text löschen“ genügt es dagegen, „END“ als Positionierungsgrundlage zu verwenden, um diese unterschiedlichen Endungen abzudecken.

2. Ordnernamen nach der Verarbeitung

Nach Abschluss der Stapelverarbeitung werden die Unterstriche und Statustexte rechts von „END“ gelöscht, während „END“ selbst erhalten bleibt. Zum Beispiel:

• Backup_START_tempFiles_END_Final → Backup_START_tempFiles_END
• Client_START_2024Draft_END_Archive → Client_START_2024Draft_END
• Invoice_START_batch001_END_Paid → Invoice_START_batch001_END
• Task_START_removeThis_END_Done → Task_START_removeThis_END

Die Ordner bleiben nach der Verarbeitung weiterhin vorhanden; geändert haben sich nur die Namen. Alle Ordner enden auf „END“, wodurch die Namensstruktur einheitlicher wird. Dies zeigt auch, dass im Beispiel die Option „Diesen Text einschließen“ nicht aktiviert war, sodass die Software nur die Inhalte rechts vom Positionierungstext gelöscht und „END“ nicht mit entfernt hat.

3. Vorgehensweise: Alle Inhalte rechts von einem angegebenen Text stapelweise löschen

Schritt 1: Funktion zur Bearbeitung von Ordnernamen öffnen

Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der linken Funktionskategorie „Ordnernamen“. Die Hauptoberfläche zeigt mehrere Funktionen rund um das stapelweise Umbenennen von Ordnern an, darunter Suchen und Ersetzen, Text einfügen, Präfixe und Suffixe hinzufügen, Groß-/Kleinschreibung konvertieren sowie Text löschen.

Da das Ziel diesmal nicht das Ersetzen eines festen Begriffs ist, sondern das Löschen sämtlicher unterschiedlich langer Inhalte rechts vom Positionierungstext, wählen Sie „Text aus Ordnernamen löschen“.

Ziel dieses Schritts ist es, die Aufgabenseite zu öffnen, die speziell für das Löschen von Text aus Ordnernamen vorgesehen ist. Bei einer großen Anzahl von Verzeichnissen vermeidet die Übergabe der Umbenennungsregeln an eine Stapelverarbeitungs-Bürosoftware das wiederholte Öffnen des Umbenennungsfelds und das manuelle Auswählen von Zeichen.

Schritt 2: Zu verarbeitende Ordner hinzufügen

Nach dem Öffnen der Funktionsseite befinden Sie sich in der Phase „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Klicken Sie oben rechts auf „Ordner hinzufügen“, um die Verzeichnisse in die Liste aufzunehmen, die stapelweise umbenannt werden sollen. Nach dem Hinzufügen zeigt die Seite Informationen wie Nummer, Name, Pfad, Erstellungszeit und Änderungszeit an.

Im Beispiel wurden insgesamt 10 Datensätze hinzugefügt; die Namen in der Liste stimmen mit dem Screenshot vor der Verarbeitung überein. Dabei sollten insbesondere die Spalten „Name“ und „Pfad“ geprüft werden, um sicherzustellen, dass keine Verzeichnisse enthalten sind, die nicht umbenannt werden sollen. Falls ein Datensatz nicht verarbeitet werden soll, kann er über das Löschsymbol in der Spalte „Aktion“ der jeweiligen Zeile aus der Aufgabenliste entfernt werden; bei einer erneuten Auswahl kann auch die Schaltfläche „Leeren“ auf der Seite verwendet werden. Klicken Sie nach der Bestätigung unten auf „Weiter“.

Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist, dass alle Zielordner in die Liste der zu verarbeitenden Datensätze aufgenommen wurden und die Anzahl der Datensätze mit der tatsächlich zu ändernden Anzahl übereinstimmt. Die Genauigkeit einer Stapelaufgabe hängt maßgeblich davon ab, ob der Importbereich korrekt ist; überspringen Sie daher die Überprüfung nicht.

Schritt 3: „Alle Inhalte rechts von einem bestimmten Text“ auswählen

Nach dem Aufrufen von „Verarbeitungsoptionen festlegen“ werden verschiedene Aktionstypen angezeigt. Wählen Sie „Alle Inhalte rechts von einem bestimmten Text“, um der Software mitzuteilen, dass ein bestimmter Text als Grenze dienen und der Inhalt rechts davon als Löschbereich behandelt werden soll.

Tragen Sie anschließend im Pflichtfeld „Text“ die Positionsmarkierung ein. In diesem Beispiel wird „END“ eingetragen. Der Text muss mit den tatsächlichen Zeichen im Ordnernamen übereinstimmen; wenn im Namen das englische Großbuchstaben-END verwendet wird, darf nicht versehentlich End, end oder eine andere Schreibweise eingetragen werden.

Im Beispiel bleibt die Option „Diesen Text einschließen“ deaktiviert. Aus dem Endergebnis lässt sich ableiten, dass diese Einstellung den Positionierungstext „END“ beibehält und nur die Zeichen rechts davon löscht. Das bedeutet, dass der Name „Design_START_oldVersion_END_Approved“ zu „Design_START_oldVersion_END“ wird.

Klicken Sie nach Abschluss der Einstellungen unten auf der Seite auf „Weiter“ und folgen Sie dem Ablauf der Oberfläche zu den Phasen „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“. Da es sich um eine Aufgabe zum Ändern von Ordnernamen handelt, sollten Sie vor dem Fortfahren erneut prüfen, ob die Regel den Erwartungen entspricht, und dann die Verarbeitung starten. Überprüfen Sie nach Abschluss der Aufgabe im Datei-Explorer die tatsächlichen Namen.

Schritt 4: Ergebnis der Stapelumbenennung überprüfen

Prüfen Sie nach Abschluss der Verarbeitung nicht nur den ersten Datensatz. Es wird empfohlen, mehrere Ordner am Anfang, in der Mitte und am Ende der Liste stichprobenartig zu kontrollieren und dabei insbesondere drei Punkte zu bestätigen: ob der angegebene Text erhalten geblieben ist, ob der Inhalt rechts davon vollständig gelöscht wurde und ob der ursprüngliche Name links davon unverändert geblieben ist.

In diesem Beispiel wurden alle 10 Ordner von Namen mit unterschiedlichen Statussuffixen einheitlich in Namen umgewandelt, die auf „END“ enden. Dies zeigt, dass die Regeleinstellung und das Ausführungsergebnis übereinstimmen.

4. Häufige Fragen und Hinweise

1. Sollte „Diesen Text einschließen“ aktiviert oder deaktiviert sein?

Wenn die Trennmarkierung erhalten bleiben und nur der Inhalt rechts davon gelöscht werden soll, sollte die Option wie in diesem Beispiel deaktiviert bleiben. Nach der Verarbeitung ist „END“ weiterhin vorhanden. Wenn die Geschäftsanforderung verlangt, auch den Positionierungstext mit zu löschen, muss die Option „Diesen Text einschließen“ in der Oberfläche entsprechend angepasst und das Ergebnis zuerst anhand weniger Kopien überprüft werden.

2. Wird der Unterstrich rechts vom Text ebenfalls gelöscht?

Ob er gelöscht wird, hängt davon ab, auf welcher Seite des Positionierungstexts sich der Unterstrich befindet. Im Beispiel lautet der Name „END_Final“; der Unterstrich steht rechts von „END“, gehört daher zum rechten Inhalt und verschwindet nach der Verarbeitung zusammen mit Final. Befindet sich der Unterstrich links vom Positionierungstext, gehört er nicht zum Löschbereich dieses Vorgangs.

3. Was tun, wenn manche Ordner den angegebenen Text nicht enthalten?

Vor der Stapelverarbeitung sollte die Namensstruktur geprüft und bestätigt werden, dass die Zielordner den Positionierungstext tatsächlich enthalten. Bei Verzeichnissen mit uneinheitlichem Format wird eine gruppenweise Verarbeitung empfohlen, um unterschiedliche Namensregeln nicht in derselben Aufgabe zu vermischen. Nach der Ausführung sollten auch unveränderte Einträge kontrolliert werden, um festzustellen, ob der Text nicht übereinstimmt oder der Name selbst nicht der Regel entspricht.

4. Ist ein möglichst kurzer Positionierungstext besser?

Nein. Ist der Positionierungstext zu kurz, kann er an anderen Stellen des Ordnernamens ebenfalls auftreten und die Positionsbestimmung mehrdeutig machen. Empfohlen wird eine vollständige Markierung, die die linke und rechte Struktur eindeutig trennt, wie beispielsweise „_END“ oder ein im Arbeitsablauf vereinbartes Trennwort. Die konkrete Eingabe hängt davon ab, welche Zeichen erhalten bleiben sollen.

5. Ist vor der eigentlichen Verarbeitung eine Sicherung erforderlich?

Die Stapelumbenennung wirkt sich in einem Durchgang auf mehrere Verzeichnisnamen aus. Bei wichtigen Projekten, gemeinsam genutzten Daten oder Pfaden, auf die andere Programme verweisen, wird empfohlen, zuerst eine Namensliste zu sichern oder einige Ordner zu Testzwecken zu kopieren. Nach der Umbenennung von Ordnern ändern sich auch deren Pfade; bestehende Verknüpfungen, Skripte oder Referenzbeziehungen müssen möglicherweise ebenfalls überprüft werden.

5. Zusammenfassung

Beim stapelweisen Löschen von Inhalten rechts von einem angegebenen Text in Ordnernamen kommt es darauf an, den richtigen Löschtyp auszuwählen, den genauen Positionierungstext einzutragen und zu entscheiden, ob dieser Text erhalten bleiben soll. Im vorliegenden Beispiel genügt es, in HeSoft Doc Batch Tool die Ordner zu importieren, „Alle Inhalte rechts von einem bestimmten Text“ auszuwählen, „END“ einzutragen und „Diesen Text einschließen“ deaktiviert zu lassen, um verschiedene unterschiedliche Suffixe einheitlich zu bereinigen.

Im Vergleich zum manuellen Umbenennen jedes einzelnen Ordners kann die Stapelverarbeitung mit der Bürosoftware wiederholte Eingaben erheblich reduzieren und trägt zugleich dazu bei, einheitliche Namensregeln sicherzustellen. Es wird empfohlen, zunächst die zu verarbeitenden Ordner zusammenzustellen, die Regel anhand weniger Kopien zu überprüfen und erst nach Bestätigung des Ergebnisses den vollständigen Stapel auszuführen, um so Verarbeitungseffizienz und Verzeichnissicherheit gleichermaßen zu berücksichtigen.