Cuando se trata de documentos de Word que contienen información confidencial, existe el riesgo de que los objetos no previstos vean los documentos directamente a través de correo o dispositivos móviles, por lo que a menudo necesitamos proteger los archivos. Con la función de configurar la contraseña de apertura del archivo de Word, puede establecer un control de acceso básico para el documento, y solo los usuarios que ingresan la contraseña correcta pueden ver y editar el contenido del documento. Este método no cambia el formato y la composición tipográfica originales del documento, pero también evita eficazmente el acceso no autorizado. Las herramientas para cifrar documentos son: HeSoft Doc Batch Tool , Herramienta de compresión, función de cifrado que viene con el sistema Windos. Hablemos de las características funcionales de estas herramientas y los métodos de operación específicos.
Vista previa del efecto
Antes del procesamiento, puede abrir directamente para ver el contenido del documento:
Después del procesamiento, debe ingresar la contraseña correctamente para abrir el documento:
Uno, HeSoft Doc Batch Tool
Ventajas:
- Admite establecer contraseñas para una gran cantidad de archivos al mismo tiempo, y la operación es eficiente.
- Puede configurar métodos de cifrado como contraseña de apertura de archivos, contraseña de solo lectura de contenido de archivos y contraseña de edición restringida para admitir las necesidades de cifrado enriquecidas de los usuarios.
Desventajas:
- Debe instalar el software en su computadora para usar esta función.
Pasos de operación:
1. Abrir 【 HeSoft Doc Batch Tool 】, Haga clic en [Herramientas de Word], la interfaz del software mostrará las funciones de procesamiento para documentos de Word, como se muestra en la figura siguiente, y luego haga clic en [Word Agregar protección con contraseña].
2. Haga clic en [Agregar archivo] para agregar todos los archivos de Word que deben cifrarse. El número y el tamaño de los archivos no están limitados aquí.
3. Después de ingresar a la página de configuración de contraseña, seleccione el tipo de contraseña que debe cifrarse y haga clic en el control deslizante antes de la opción, y luego complete la contraseña en el cuadro de entrada.
4. Luego, configure la ubicación de almacenamiento del archivo para comenzar a ejecutar el procesamiento. Una vez que se hayan cifrado los documentos, la interfaz del software se mostrará de la siguiente manera.
2. Cifrado con software de compresión
Ventajas:
- Muchos usuarios tienen su propio software de compresión o función de compresión en sus sistemas informáticos, que se pueden usar directamente y la operación es muy simple.
- El proceso de compresión de archivos puede reducir el tamaño del archivo, ahorrar espacio de memoria y facilitar la transmisión.
- Puede comprimir una gran cantidad de documentos en el mismo paquete comprimido para establecer una contraseña a la vez.
Desventajas:
- Después de comprimir el archivo, debe ingresar la contraseña y descomprimirlo nuevamente, lo que hace que los pasos para abrir el archivo sean más engorrosos.
- No se admite el establecimiento de contraseñas separadas para varios archivos a la vez.
Pasos de operación:
1. En el Explorador, busque y seleccione el archivo que necesita ser comprimido, haga clic con el botón derecho en el nombre del archivo y haga clic en [Agregar al archivo comprimido] en la barra de menú emergente.
2. El sistema mostrará una ventana de configuración de compresión. Seleccione [Agregar contraseña] y aparecerá una ventana de configuración de contraseña. Después de completar la contraseña que desea establecer, haga clic en [Confirmar] para completar la configuración de cifrado.
3. Después de abrir el paquete comprimido, debe ingresar la contraseña correctamente para abrir el documento de Word cifrado.
3. Función de cifrado de archivos del sistema de Windows
Ventajas:
- La función de cifrado que viene con el sistema Windows puede cifrar Word, Excel, pdf y otros archivos. Los usuarios de Windows pueden usarlo directamente en la computadora sin instalar otro software.
Desventajas:
- Los documentos no se pueden procesar por lotes y solo se puede procesar un archivo de palabras por operación, lo que no es adecuado para usuarios que necesitan procesar una gran cantidad de archivos.
- Es posible que la protección de los archivos no sea suficiente y que otros dispositivos puedan abrir y ver el contenido del documento sin problemas después del cifrado.
Pasos de operación:
1. Busque el archivo que desea cifrar en el Explorador, haga clic con el botón derecho en el nombre del archivo, en la lista de menú emergente, haga clic en [Propiedades] y aparecerá una ventana de información del archivo.
2. Continúe haciendo clic en [General] → [Avanzado], marque [Contenido cifrado para proteger datos], luego haga clic en [Aceptar] y guarde la configuración.
3. Una vez completada la configuración, aparecerá el siguiente mensaje de bloqueo al abrir el archivo nuevamente.
Resumen
Este artículo comparte tres métodos para cifrar archivos de palabras. Además de establecer una contraseña para abrir archivos, también puede establecer una contraseña para ver y editar, que no está involucrada en otros métodos. Además, el método 1 también admite el cifrado por lotes de archivos, que es muy adecuado para usuarios que necesitan procesar una gran cantidad de archivos a la vez.
Método 2. Comparación trifásica Método 1, su efecto de cifrado puede no ser ideal. El uso de la función de compresión para cifrar archivos, aunque tiene las ventajas de reducir el tamaño del archivo y facilitar la transmisión, abrir paquetes comprimidos es más engorroso que abrir documentos y no es necesariamente compatible con dispositivos móviles. Utilice las funciones integradas del sistema Windows para cifrar. Sin el paso de establecer claramente una contraseña, el documento cifrado aún puede abrirse directamente y la seguridad es insuficiente.
Por lo tanto, se recomienda utilizar el método uno. Puede establecer directamente una contraseña de apertura para el documento de Word, que no solo puede garantizar la simplicidad del proceso de apertura del documento, sino también garantizar la seguridad del documento.