Cuando trabajamos o gestionamos archivos, a veces necesitamos crear nuevas carpetas por fecha, crear carpetas de materiales por nombre de proyecto o crear carpetas independientes para diferentes clientes por nombre. Generalmente, nuestra operación habitual es crear primero una nueva carpeta y luego cambiarle el nombre según nuestras necesidades. Hacerlo manualmente uno por uno es demasiado repetitivo, y además, ver muchas carpetas puede cansar la vista fácilmente. No solo reduce la eficiencia, sino que también puede provocar errores al renombrar.
Entonces, ¿cómo podemos abordar la generación rápida y masiva de carpetas estandarizadas y, al mismo tiempo, renombrarlas de forma directa y flexible? A continuación, abordaremos este tema presentando un método práctico que le ayudará a dominar técnicas claras de gestión de archivos, mejorando enormemente la eficiencia en la organización documental. ¡Siga los pasos y compruébelo usted mismo!
¿En qué situaciones necesitamos generar carpetas masivamente y personalizar sus nombres?
Gestión de archivos de proyectos
En la colaboración de grandes equipos empresariales en un proyecto, para facilitar el seguimiento de las diferentes fases, necesitamos generar carpetas independientes con nombres personalizados según las tareas o fechas. De esta manera, los miembros del equipo pueden encontrar rápidamente los archivos necesarios, evitando el caos documental y el tiempo perdido en búsquedas, lo que acelera la eficiencia laboral.
Organización de materiales documentales
En el ámbito educativo, los profesores necesitan crear carpetas separadas para diferentes cursos o estudiantes, y diferenciarlas rápidamente. Por ejemplo, generar una carpeta con el nombre de cada alumno y organizar los contenidos internos según el plan de estudios. Esto permite a los educadores gestionar eficientemente grandes volúmenes de material de aprendizaje, garantizando un orden impecable.
Generación de archivos de copia de seguridad
En escenarios de respaldo y archivado de datos empresariales, normalmente se requiere generar múltiples carpetas según criterios temporales o de negocio, y asignarles nombres de archivo personalizados. Este método facilita tanto la consulta como la gestión clara de los archivos históricos.
Vista previa del efecto de copiar carpetas masivamente y cambiar sus nombres
Antes del proceso:
Después del proceso:
Pasos para copiar carpetas masivamente y modificar sus nombres
1. Abra 【 HeSoft Doc Batch Tool 】 y seleccione 【Gestión de archivos】 - 【Crear nuevas carpetas masivamente a partir de carpetas existentes】.
2. Haga clic en 【Añadir carpeta】 para importar las carpetas o subcarpetas seleccionadas. También puede arrastrarlas directamente al área inferior y luego hacer clic en Siguiente.
3. En la interfaz de configuración, active la opción 【Ignorar todos los archivos, conservar solo la estructura de carpetas】. Al activarla, se filtrarán automáticamente los archivos dentro de las carpetas, evitando que se copien en las nuevas carpetas. Si desea incluir archivos en las nuevas carpetas, puede desactivar esta opción. Luego, en la sección inferior 【Nueva lista de nombres】, introduzca los nombres de las carpetas que desea crear (un nombre por línea). Una vez confirmados, haga clic en Siguiente. A continuación, haga clic en Examinar para elegir la ubicación donde se guardarán los nuevos archivos.
4. Espere unos segundos hasta que finalice el proceso. Haga clic en la ruta para abrir la carpeta y comprobar que las carpetas se han generado masivamente con los nombres personalizados.
