Lorsque nous travaillons ou gérons des fichiers, il peut être nécessaire de créer des dossiers par date, par nom de projet ou de créer des dossiers séparés pour différents clients par nom. Habituellement, l'opération courante consiste à créer un nouveau dossier, puis à le renommer selon nos besoins. Le faire manuellement, un par un, est trop répétitif, et avec de nombreux dossiers, il est facile de se fatiguer les yeux, ce qui réduit l'efficacité et peut entraîner des erreurs de renommage.
Alors, comment pouvons-nous répondre à ce besoin de générer rapidement des dossiers standardisés en lot, tout en permettant un renommage direct et flexible ? En nous concentrant sur cette question, nous allons vous présenter une méthode pratique pour vous aider à maîtriser des techniques claires de gestion de fichiers, ce qui améliorera considérablement l’efficacité de l’organisation de vos fichiers. Suivez-moi pour découvrir comment !
Dans quels cas générer des dossiers par lot et personnaliser les noms de fichiers ?
Gestion des fichiers de projet
Lorsqu’une grande équipe d’entreprise collabore sur un projet, pour faciliter le suivi des différentes étapes, nous devons créer des dossiers distincts en personnalisant leur nom selon la tâche ou la date. Ainsi, les membres de l’équipe peuvent retrouver rapidement les fichiers nécessaires, évitant la perte de temps liée au désordre des fichiers et améliorant nettement l’efficacité au travail.
Organisation de la documentation
Dans les cours à l’école, les enseignants doivent créer des dossiers séparés pour différents cours ou élèves, et pouvoir les distinguer rapidement, par exemple en générant pour chaque élève un dossier portant son nom, avec des fichiers internes structurés par contenu de cours. Cela permet aux professionnels de l’éducation de gérer efficacement une grande quantité de supports d’apprentissage et d’en garantir l’ordre et la clarté.
Génération de fichiers de sauvegarde
Lorsqu’une entreprise doit sauvegarder et archiver ses données, il est courant de générer plusieurs dossiers selon des critères temporels ou métier, et de personnaliser leurs noms. Cette méthode facilite la recherche et permet de gérer clairement l’historique des fichiers.
Aperçu du résultat de la copie de dossiers par lot avec changement de nom
Avant traitement :
Après traitement :
Étapes pour copier des dossiers par lot et modifier leurs noms
1. Ouvrez【 HeSoft Doc Batch Tool 】, sélectionnez【Gestion de fichiers】-【Créer de nouveaux dossiers par lot en fonction des dossiers existants】.
2. Cliquez sur【Ajouter un dossier】pour importer les dossiers ou sous-dossiers sélectionnés, ou faites-les glisser directement ci-dessous, puis cliquez sur Suivant.
3. Dans l’interface de paramétrage, activez l’option【Ignorer tous les fichiers, conserver uniquement la structure des dossiers】. Une fois activée, cela permet de filtrer automatiquement les fichiers contenus, afin d’éviter leur copie dans les nouveaux dossiers. Si vous avez besoin d’inclure des fichiers dans les nouveaux dossiers, vous pouvez désactiver cette option. Ensuite, dans la zone【Nouvelle liste de noms】ci-dessous, saisissez les noms de dossiers à créer, à raison d’un dossier par ligne. Une fois défini, cliquez sur Suivant. Puis cliquez sur Parcourir, et sélectionnez l’emplacement d’enregistrement des nouveaux fichiers.
4. Attendez quelques secondes que le traitement se termine, puis cliquez sur le chemin pour ouvrir le dossier et voir que les dossiers ont bien été générés en lot avec les noms personnalisés.
