Lorsque nous travaillons ou gérons des fichiers, il peut être nécessaire de créer des dossiers par date, par nom de projet ou de créer des dossiers séparés pour différents clients par nom. Habituellement, l'opération courante consiste à créer un nouveau dossier, puis à le renommer selon nos besoins. Le faire manuellement, un par un, est trop répétitif, et avec de nombreux dossiers, il est facile de se fatiguer les yeux, ce qui réduit l'efficacité et peut entraîner des erreurs de renommage.
Alors, comment pouvons-nous gérer la génération rapide et en masse de dossiers standardisés tout en ayant la possibilité de les renommer directement et avec flexibilité ? Ensuite, autour de cette question, je vais vous présenter une méthode pratique pour vous aider à acquérir des techniques claires de gestion de fichiers, améliorant considérablement l'efficacité du classement des fichiers. Suivez-moi pour voir comment faire !
Dans quelles situations faut-il générer des dossiers en masse et personnaliser les noms de fichiers ?
Gestion des fichiers de projet
Lors de la collaboration d'une grande équipe d'entreprise sur un projet, pour faciliter l'avancement aux différentes étapes du projet, nous devons personnaliser les noms en fonction des tâches ou des dates et générer des dossiers indépendants. Ainsi, les membres de l'équipe peuvent rapidement trouver les fichiers nécessaires, évitant de perdre du temps à chercher des fichiers à cause du désordre, ce qui permet d'améliorer rapidement l'efficacité au travail.
Classement de la documentation
Dans les cours scolaires, les enseignants doivent créer des dossiers séparés pour différents cours ou élèves et les distinguer rapidement, par exemple en générant un dossier nommé d'après chaque élève, avec des fichiers créés à l'intérieur selon le contenu du cours. Cela nous permet d'aider les professionnels de l'éducation à gérer efficacement une grande quantité de matériel d'apprentissage des étudiants, en garantissant l'ordre et la clarté.
Génération de fichiers de sauvegarde
Dans les scénarios où les données de l'entreprise doivent être sauvegardées et archivées, il est généralement nécessaire de générer plusieurs dossiers en fonction de la date ou de l'activité, et de personnaliser les noms des dossiers correspondants. Cette méthode facilite non seulement la recherche, mais permet également de gérer clairement les fichiers historiques.
Aperçu de l'effet de la copie en masse de dossiers et du changement de leur nom
Avant traitement :
Après traitement :
Étapes pour copier des dossiers en masse et modifier leurs noms
1、Ouvrez 【 HeSoft Doc Batch Tool 】, sélectionnez 【Gestion des fichiers】-【Créer de nouveaux dossiers en masse à partir de dossiers existants】.
2、Cliquez sur 【Ajouter un dossier】, importez le dossier ou sous-dossier sélectionné, vous pouvez aussi le faire glisser directement ci-dessous, puis cliquez sur Suivant.
3、Dans l'interface des paramètres, activez l'option 【Ignorer tous les fichiers, conserver uniquement la structure des dossiers】. Une fois activée, elle filtre automatiquement les fichiers dans les dossiers, empêchant leur copie automatique dans les nouveaux dossiers. Si vous avez besoin que des fichiers soient placés dans les nouveaux dossiers, vous pouvez désactiver cette option. Ensuite, dans la 【Nouvelle liste de noms】 ci-dessous, entrez les noms des dossiers à créer, un nom par ligne. Une fois confirmé, cliquez sur Suivant. Puis cliquez sur Parcourir, choisissez l'emplacement de sauvegarde des nouveaux fichiers.
4、Attendez quelques secondes que le traitement se termine, cliquez sur le chemin pour ouvrir le dossier et vous pourrez constater que les dossiers ont été générés en masse avec les noms personnalisés.
