Cuando hay contenido similar pero no idéntico en varios documentos de Word, abrir archivos docx o doc uno por uno para encontrar y eliminar manualmente lleva mucho tiempo. Con la ayuda de HeSoft Doc Batch Tool , Puede usar expresiones regulares para hacer coincidir texto de manera difusa de acuerdo con las reglas, como eliminar abreviaturas de tres letras mayúsculas, números de números, etc. en lotes. Este artículo combina los efectos antes y después del procesamiento y los pasos de operación del software para demostrar cómo limpiar las palabras clave de destino en varios archivos de Word en lotes a la vez a través de la función "Buscar y reemplazar palabras clave en Word".
Al organizar una gran cantidad de documentos de Word, a menudo se encuentra con una situación: el contenido que se eliminará no es una palabra fija, sino un tipo de texto regular. Por ejemplo, tres abreviaturas mayúsculas, números, números, códigos, horas de clase, etc. que aparecen repetidamente en el documento. Si abre los archivos docx o doc uno por uno y luego los procesa manualmente con la función de búsqueda incorporada de Word, no solo llevará mucho tiempo, sino que también se filtrará fácilmente.
Este artículo describe cómo utilizar el software de oficina" HeSoft Doc Batch Tool ", Borra las palabras clave en múltiples Word a través de expresiones regulares. La idea central es encontrar el texto de destino con la regla de coincidencia de fórmulas y dejar el contenido de reemplazo en blanco para lograr la eliminación por lotes.
Escenarios aplicables
Las expresiones regulares eliminan las palabras clave de Word en lotes, adecuadas para procesar texto con reglas obvias pero no exactamente el mismo contenido. Los escenarios comunes incluyen:
- Elimine las abreviaturas en inglés de varios archivos de Word en lotes, como BOT, ELA y otras combinaciones de letras en tres mayúsculas.
- El contenido digital del documento se elimina en lotes, por ejemplo, números consecutivos como 60, 2026, 001, etc.
- Limpie el número, el código, la palabra de marcado o los campos residuales de la plantilla en los documentos docx y doc.
- Ejecute el mismo conjunto de reglas de búsqueda y reemplazo para docenas o cientos de archivos de Word para reducir la duplicación de trabajo.
Como puede ver en la captura de pantalla, este ejemplo debe tratar con varios documentos de Word en la misma carpeta, los nombres de archivo son 1.docx a 6.docx.
Vista previa del efecto: comparación antes y después del procesamiento
Antes del procesamiento: hay palabras clave regulares en el documento que deben eliminarse
En el contenido de Word antes del procesamiento, puede ver que la posición del título contiene "BOT", el cuerpo contiene "ELA" y el número "60". Estos no son necesariamente iguales cada vez, pero cumplen con ciertas reglas: por ejemplo, las tres letras mayúsculas pueden coincidir con una expresión regular [A-Z]{3}, y los números consecutivos pueden coincidir con \ d.
Después del procesamiento: las palabras clave coincidentes se eliminan en lotes
Una vez completado el procesamiento, se ha eliminado el contenido que cumple con las reglas, como "BOT", "ELA" y "60" en el texto original. Dado que la lista de palabras clave reemplazadas esta vez está vacía, el software eliminará directamente el texto coincidente y conservará el resto del contenido del documento.
Pasos de operación
Paso 1: vaya a la herramienta de Word, seleccione Buscar la función de reemplazo
Abrir" HeSoft Doc Batch Tool ", Seleccione" Herramientas de Word "en la categoría de la izquierda. Busque y haga clic en "Buscar y reemplazar palabras clave en Word" en la lista de herramientas. Esta función se utiliza para buscar y reemplazar palabras clave en el contenido del archivo de Word por lotes, y también se puede eliminar por lotes dejando el contenido de reemplazo en blanco.
Propósito de la operación: ingrese a la entrada de la función de procesamiento por lotes del contenido de Word para prepararse para la posterior adición de archivos docx, doc y la configuración de reglas de expresión regular.
Paso 2: Agregue el documento de Word que necesita ser procesado
Después de ingresar a la página de funciones, el software ingresará al paso 1 "Seleccionar registros para procesar". Puede hacer clic en "Agregar archivo" para seleccionar documentos de Word uno por uno, o puede hacer clic en "Importar archivos de una carpeta" para importar varios archivos de Word en una carpeta a la vez.
Como puede ver en la captura de pantalla, se han importado 6 archivos docx y la lista muestra el nombre del archivo, la ruta, la extensión, la hora de creación y la hora de modificación. Después de confirmar que el archivo es correcto, haga clic en "Siguiente" en la parte inferior.
Propósito de la operación: agregue el archivo de Word que necesita eliminar las palabras clave en lotes a la lista de procesamiento. El resultado esperado es que todos los documentos pendientes aparecen en la lista de archivos y se muestra el número de registros.
Paso 3: Seleccione "Buscar texto con desenfoque de fórmula"
Después de ir al paso 2 "Establecer opciones de procesamiento", seleccione "Usar fórmulas para difuminar para encontrar texto" en "Buscar". La "fórmula" aquí puede entenderse como buscar texto de acuerdo con las reglas, es decir, usar una escritura similar a una expresión regular para una coincidencia difusa.
En este ejemplo, se establecen dos reglas de palabras clave para buscar:
- [A-Z]{3}: coincide con 3 letras mayúsculas consecutivas, como BOT, ELA.
- \ D: coincide con uno o más números consecutivos, por ejemplo, 60.
La "lista de palabras clave reemplazadas" a la derecha está vacía, y la interfaz indica "columnas sin completar significa eliminar". Por lo tanto, esta operación no es para reemplazar la palabra clave con otro texto, sino para eliminar directamente el contenido coincidente.
Propósito de la operación: haga coincidir una clase de texto en lotes a través de expresiones regulares, en lugar de buscar solo una palabra fija. El resultado esperado es que todo el contenido que cumpla con las reglas se reconoce como objeto pendiente.
Paso 4: Continúe configurando la ubicación de guardado y comience a procesar
Después de completar la configuración de la regla de palabras clave, haga clic en "Siguiente". Según el proceso en la parte superior de la página, se ingresarán los enlaces "Establecer ubicación para guardar" e "Iniciar procesamiento". Se recomienda guardar los archivos procesados en una nueva carpeta para distinguirlos del documento de Word original y para verificar los resultados.
Propósito de la operación: Determine la ubicación de salida del archivo docx o doc después del procesamiento y realice la tarea de reemplazo de búsqueda por lotes. El resultado esperado es que el software atraviesa automáticamente varios documentos de Word que se han agregado, eliminando todas las palabras clave que coinciden con las expresiones regulares.
Descripción de las reglas de expresión regular
Al eliminar palabras clave de Word en lotes, la forma en que se escribe la expresión regular determina el rango de eliminación. Cuanto más precisa sea la regla, más controlable será el resultado del procesamiento.
- [A-Z]{3} significa que coincide con 3 letras mayúsculas consecutivas. Si hay BOT, ELA, ABC, etc. en el documento, se coincidirá.
- \ D significa que coincide con números consecutivos. Si 60, 2026, 12345, etc. aparecen en el documento, se coincidirá.
- Si solo desea eliminar un cierto tipo de número, se recomienda probar las reglas en un pequeño número de documentos antes de procesar todos los archivos en lotes.
Cabe señalar que las expresiones regulares coinciden por regla. Si la regla se establece demasiado amplia, es posible que se elimine el contenido que no desea eliminar. Por ejemplo, [A-Z]{3} coincide con todas las combinaciones de tres mayúsculas en inglés, no solo con una abreviatura específica.
Preguntas y precauciones frecuentes
1. ¿Por qué la lista de palabras clave reemplazadas puede estar vacía?
En esta función, la "lista de palabras clave reemplazadas" a la derecha sugiere "columnas sin llenar significa eliminar". En otras palabras, si solo completa las reglas de palabras clave que debe buscar en el lado izquierdo y no completa el contenido de reemplazo en el lado derecho, el software eliminará el texto coincidente.
2. ¿Es adecuado para el procesamiento por lotes de archivos doc y docx?
Esta función pertenece a la función de reemplazo de búsqueda por lotes en la herramienta Word, adecuada para manejar el contenido de documentos de Word. A juzgar por el ejemplo de captura de pantalla, se importa un archivo docx; si hay archivos de formato de Word como doc y docx en el trabajo real, puede importarlos y procesarlos de acuerdo con la compatibilidad del software al agregar el archivo.
3. ¿A qué debo prestar atención antes de eliminar contenido con expresiones regulares?
Se recomienda hacer una copia de seguridad del archivo original o guardar el resultado del procesamiento en una nueva ubicación. Las expresiones regulares coinciden con el texto por regla y pueden eliminar más contenido una vez que la regla cubre un área grande. Para documentos importantes, se recomienda probar primero una pequeña cantidad de documentos de muestra.
4. ¿Por qué se dejan espacios, corchetes o guiones después de la eliminación?
En este ejemplo, se eliminan las propias palabras clave coincidentes, como BOT, ELA, 60. Los espacios, corchetes, guiones, etc. alrededor de la palabra clave generalmente se conservan si no se escriben en las reglas. Si desea eliminar junto con el símbolo, debe ajustar aún más las reglas de coincidencia de acuerdo con el contenido del documento.
Resumen
Utilice" HeSoft Doc Batch Tool "Puede convertir el trabajo que originalmente necesitaba abrir los documentos de Word uno por uno y buscar y eliminar uno por uno en un procesamiento por lotes único. Para múltiples archivos docx y doc con palabras clave regulares, números, números o abreviaturas en inglés, use expresiones regulares para desenfocar la búsqueda y luego deje el contenido de reemplazo en blanco para completar rápidamente la eliminación por lotes.
Si a menudo necesita organizar una gran cantidad de archivos de Word, se recomienda crear reglas uniformes con herramientas de procesamiento por lotes primero y luego centralizar la operación. Esto no solo reducirá el trabajo repetitivo, sino que también reducirá la probabilidad de eliminación manual y mal funcionamiento.