Ante el mismo tipo de texto que aparece repetidamente en varios documentos de Word, la búsqueda y eliminación manual es muy ineficiente. Este artículo presenta un enfoque más adecuado para escenarios de oficina: use HeSoft Doc Batch Tool La función de búsqueda y reemplazo de palabras clave de Word, ingrese las palabras clave que se eliminarán línea por línea y deje el contenido reemplazado en blanco, eliminando así el texto especificado en múltiples archivos docx en lotes. El artículo contiene efectos antes y después del procesamiento, pasos detallados y precauciones, adecuados para la clasificación de datos, la desensibilización del contenido y la limpieza de plantillas.
En la oficina diaria, muchos documentos de Word pueden provenir del mismo conjunto de plantillas o del mismo lote de datos, y algunos textos que deben eliminarse aparecerán repetidamente. Por ejemplo, en el documento de ejemplo, Australia y EE. UU. Después de "País de origen" deben limpiarse de manera uniforme. Si abre los archivos de Word uno por uno y luego usa la función de búsqueda para eliminarlos, no solo los pasos se repiten, sino que también pueden faltar debido a demasiados archivos. Este artículo describe cómo utilizar HeSoft Doc Batch Tool , Reemplace las palabras clave en múltiples documentos de Word y docx en lotes con vacíos para lograr una eliminación rápida.
Escenarios aplicables
La eliminación por lotes de palabras clave de Word es adecuada para una variedad de escenarios de oficina: limpieza por lotes de campos fijos como países, regiones, departamentos y nombres en documentos; eliminación de palabras sensibles antes de compartir datos; eliminación de nombres de proyectos antiguos al organizar archivos docx históricos; El texto de muestra se borra de manera uniforme. Siempre que el texto de destino sea un contenido fijo claro, se puede hacer mediante la búsqueda y sustitución por lotes.
Vista previa del efecto: de contener palabras clave a palabras clave se borran
Antes del procesamiento, hay un lote de documentos de Word en la carpeta, en este ejemplo, 6 archivos docx. Antes del procesamiento por lotes, debe confirmar que estos archivos son los objetos que se limpiarán esta vez.
Después de abrir el documento, puede ver que hay texto como Australia y USA en el contenido de la tabla. La flecha roja en la captura de pantalla indica la posición de la palabra clave que debe eliminarse. El contenido se distribuye en diferentes áreas, lo que será más engorroso si se procesa manualmente uno por uno.
Una vez completado el procesamiento, se han eliminado las palabras clave en la misma ubicación, dejando solo la etiqueta de campo y el diseño original. Las imágenes, tablas y otro contenido de texto no se eliminan en su conjunto debido a la eliminación de palabras clave, lo que es adecuado para tareas de limpieza que necesitan mantener la estructura del documento.
Pasos de operación
Paso 1: Seleccione "Buscar y reemplazar palabras clave en Word".Abrir HeSoft Doc Batch Tool Después de eso, vaya a "Herramientas de Word" a la izquierda. Haga clic en "Buscar y reemplazar palabras clave en Word" en la lista de características. Esta entrada se utiliza para buscar y reemplazar por lotes el contenido del archivo de Word, que es la función básica de "eliminar palabras clave".
Paso 2: Importe el archivo que se va a procesar.Una vez en la función, "Agregar archivos" e "Importar archivos desde una carpeta" están disponibles en la parte superior de la página. Si los archivos están en la misma carpeta, es más conveniente usar la importación desde la carpeta. Después de la importación, el software muestra el número de serie, el nombre, la ruta, la extensión y más en la lista. En este ejemplo, se han agregado todos los 1.docx a 6.docx y el número de registros es 6.
Paso 3: establezca reglas de eliminación de palabras clave.Haga clic en "Siguiente" para acceder a las opciones de procesamiento. Seleccione "Buscar texto exacto" en "Cómo buscar" e ingrese el contenido que se eliminará en la "Lista de palabras clave que se deben buscar" a la izquierda, cada palabra clave en una línea separada. Este ejemplo ingresa Australia y USA. La "lista de palabras clave reemplazadas" a la derecha no se completa porque la interfaz indica "Si no lo hace, significa eliminar". Este paso determina que el software vaciará directamente las palabras clave que encuentra.
Paso 4: Presione el asistente para continuar con el almacenamiento y el procesamiento.Después de completar la configuración de la palabra clave, continúe con el siguiente paso para establecer la ubicación de guardado y luego ingrese al proceso de inicio. Para facilitar la verificación de los resultados, se recomienda enviar los documentos procesados a una nueva carpeta y no sobrescribir directamente los archivos originales. Una vez completado el procesamiento, abra el archivo de resultados para comprobar si la palabra clave se ha eliminado.
Preguntas o consideraciones frecuentes
Las palabras clave deben ingresarse línea por línea.De los ejemplos de interfaz, Australia y EE. UU. Se encuentran en diferentes filas. Esto facilita que el software identifique múltiples contenidos a buscar y también facilita la verificación posterior de si faltan las reglas.
Tenga en cuenta que el caso y las palabras completas coinciden.Hay opciones adicionales en la interfaz, como "Ignorar el caso de las letras", "hacer coincidir palabras completas en lugar de partes de palabras". La verificación o no depende del documento real: si le preocupan las diferentes mayúsculas y minúsculas, puede considerar ignorar las mayúsculas y minúsculas; si solo desea eliminar la palabra completa, debe prestar atención a la opción de coincidencia de palabras completa.
Reemplazar la lista vacía significa eliminar.Si se ingresa otro texto a la derecha, se convierte en reemplazo por lotes; si se mantiene vacío, se elimina por lotes. Asegúrese de que la lista de la derecha no se complete por error antes de la implementación formal.
Pruebe primero y luego haga lotes.Cuando las palabras clave son relativamente cortas o pueden aparecer en otras palabras, se recomienda probar el efecto con una pequeña cantidad de archivos para evitar la eliminación accidental de texto normal.
Resumen
La eliminación masiva de la misma clase de texto en varios documentos de Word se puede hacer rápidamente mediante "buscar palabras clave y reemplazarlas con vacías". HeSoft Doc Batch Tool La importación de archivos, la configuración de reglas, la salida de guardado y el procesamiento inicial se integran en un flujo de asistente, que es adecuado para procesar una gran cantidad de documentos docx y doc. Para los usuarios que a menudo necesitan limpiar datos, modificar plantillas o eliminar información confidencial, se recomienda incorporar tales operaciones por lotes en el proceso de oficina diario para reducir el costo de tiempo de abrir archivos repetidamente.