Angesichts der gleichen Art von Text, der in mehreren Word-Dokumenten immer wieder vorkommt, ist die manuelle Suche und Löschung ineffizient. In diesem Artikel wird eine Methode vorgestellt, die besser für Büros zenen geeignet ist: Verwenden HeSoft Doc Batch Tool Die Funktion zum Suchen und Ersetzen von Word-Schlüssel wörtern gibt zeilen weise die zu löschenden Schlüssel wörter ein und lässt den ersetzten Inhalt leer, um den angegebenen Text in mehreren Docx-Dateien stapel weise zu löschen. Der Artikel enthält Effekte vor und nach der Verarbeitung, detaillierte Schritte und Vorsicht maßnahmen, die für die Daten erfassung, die Desensi bilisierung von Inhalten und die Bereinigung von Vorlagen geeignet sind.
Im täglichen Büro können viele Word-Dokumente aus demselben Satz von Vorlagen oder demselben Datensatz stammen, und einige Texte, die gelöscht werden müssen, werden wiederholt angezeigt. Im Beispiel dokument müssen beispiels weise Australien und USA nach "Country of Origin" einheitlich bereinigt werden. Wenn Sie die Word-Dateien einzeln öffnen und dann mit der Such funktion löschen, werden nicht nur die Schritte wiederholt, sondern es kann auch übersehen werden, weil zu viele Dateien vorhanden sind. Dieser Artikel beschreibt die Verwendung von HeSoft Doc Batch Tool , Ersetzen Sie Schlüssel wörter in mehreren Word-und Docx-Dokumenten stapel weise durch leere, um ein schnelles Löschen zu erreichen.
Anwendbare Szenarien
Das Batch-Löschen von Word-Schlüssel wörtern eignet sich für eine Vielzahl von Office-Szenarien: Bereinigen Sie feste Felder wie Land, Region, Abteilung und Name im Dokument stapel weise, löschen Sie vertrauliche Wörter, bevor Sie Daten an die Außenwelt weitergeben, entfernen Sie den alten Projektnamen, wenn Sie historische Docx-Dateien organisieren, und entfernen Sie die Vorlage Der Beispiel text wird einheitlich gelöscht. Solange der Zieltext eindeutig fester Inhalt ist, kann er durch Batch-Suche ersetzt werden.
Effekt vorschau: Von Schlüssel wörtern zu Schlüssel wörtern, die geleert werden
Vor der Verarbeitung enthält der Ordner eine Reihe von Word-Dokumenten. In diesem Beispiel befinden sich 6 Docx-Dateien. Stellen Sie vor der Stapel verarbeitung sicher, dass diese Dateien diesmal bereinigt werden.
Nach dem Öffnen des Dokuments können Sie sehen, dass Text wie Australia und USA im Inhalt der Tabelle vorhanden ist. Der rote Pfeil im Screenshot markiert die Position der Schlüssel wörter, die gelöscht werden müssen. Der Inhalt ist in verschiedenen Bereichen verteilt. Es ist umständlich, ihn einzeln manuell zu verarbeiten.
Nach Abschluss der Verarbeitung wurden die Schlüssel wörter an derselben Position gelöscht, sodass nur die Feld bezeichnung und der ursprüngliche Satz übrig bleiben. Bilder, Tabellen und andere Textinhalte wurden aufgrund des Löschens von Schlüssel wörtern nicht als Ganzes entfernt, was für Bereinigung aufgaben geeignet ist, bei denen die Dokumenten struktur beibehalten werden muss.
Betriebs schritte
Schritt 1: Wählen Sie "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen".Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Danach geben Sie auf der linken Seite das "Word-Tool" ein. Klicken Sie in der Liste der Funktionen auf "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen". Dieser Eintrag wird verwendet, um den Inhalt der Word-Datei in Stapeln zu finden und zu ersetzen. Er ist die Grund funktion zum "Löschen von Schlüssel wörtern".
Schritt 2: Importieren Sie die zu verarbeiten den Dateien.Sobald Sie die Funktion eingegeben haben, stehen oben auf der Seite "Dateien hinzufügen" und "Dateien aus Ordnern importieren" zur Verfügung. Wenn sich die Dateien im selben Ordner befinden, ist es bequemer, den Import aus dem Ordner zu verwenden. Nach dem Import zeigt die Software die Seriennummer, den Namen, den Pfad, die Erweiterung und andere Informationen in der Liste an. In diesem Beispiel wurden alle 1.docx bis 6.docx hinzugefügt, und die Anzahl der Datensätze beträgt 6.
Schritt 3: Legen Sie die Regeln für das Löschen von Schlüssel wörtern fest.Klicken Sie auf "Weiter", um die Verarbeitung optionen aufzurufen. Wählen Sie unter "Such methode" die Option "Text genau suchen" und geben Sie auf der linken Seite "Liste der zu suchenden Schlüssel wörter" den zu löschenden Inhalt ein, wobei jedes Schlüssel wort eine separate Zeile enthält. Geben Sie in diesem Beispiel Australia und USA ein. Die "Liste der ersetzten Schlüssel wörter" auf der rechten Seite wird nicht ausgefüllt, da die Benutzer oberfläche "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" anzeigt. Dieser Schritt bestimmt, dass die Software die gesuchten Schlüssel wörter direkt löscht.
Schritt 4: Befolgen Sie den Assistenten, um das Speichern und Verarbeiten fortzusetzen.Fahren Sie nach Abschluss der Keyword-Einstellung mit dem nächsten Schritt fort, um den Speicherort festzulegen, und rufen Sie dann den Start prozess auf. Um die Überprüfung der Ergebnisse zu erleichtern, wird empfohlen, das verarbeitete Dokument in einen neuen Ordner auszugeben und die Original datei nicht direkt zu überschreiben. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die Ergebnis datei, um zu überprüfen, ob das Schlüssel wort gelöscht wurde.
Häufig gestellte Fragen oder Überlegungen
Schlüssel wörter sollten zeilen weise eingegeben werden.Aus dem Beispiel der Benutzer oberfläche geht hervor, dass sich Australia und USA in verschiedenen Zeilen befinden. Dies erleichtert die Software, mehrere zu findende Inhalte zu identifizieren, und erleichtert die spätere Überprüfung, ob die Regeln fehlen.
Beachten Sie die Übereinstimmung von Groß-und Kleinschreibung und vollständigen Wörtern.In der Benutzer oberfläche gibt es zusätzliche Optionen wie "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren", "Übereinstimmung mit einem vollständigen Wort anstelle eines Teils eines Wortes". Ob Sie überprüfen möchten, hängt vom tatsächlichen Dokument ab: Wenn Sie befürchten, dass unterschied liche Groß-und Kleinschreibung zu fehlenden Löschungen führen, können Sie die Groß-und Kleinschreibung ignorieren. Wenn Sie nur vollständige Wörter löschen möchten, müssen Sie auf die vollständige Wort übereinstimmung option achten.
Ersetzen Sie die Liste als leer für das Löschen.Wenn auf der rechten Seite ein anderer Text eingegeben wird, wird er zum Batch-Ersatz, wenn er leer bleibt, zum Batch-Löschen. Stellen Sie vor der formellen Implementierung sicher, dass in der Liste rechts kein Fehler enthalten ist.
Zuerst testen und dann chargen.Wenn das Schlüssel wort relativ kurz ist oder in anderen Wörtern angezeigt werden kann, wird empfohlen, den Effekt zuerst mit einer kleinen Anzahl von Dateien zu testen, um zu vermeiden, dass normaler Text versehen tlich gelöscht wird.
Zusammenfassung
Das stapel weise Löschen derselben Text klasse durch mehrere Word-Dokumente kann schnell durch "Schlüssel wörter suchen und durch leer ersetzen" erfolgen. HeSoft Doc Batch Tool Integrieren Sie den Datei import, die Regel einstellung, das Speichern der Ausgabe und die Start verarbeitung in einen Assistenten, der für die Verarbeitung einer großen Anzahl von Docx-und Doc-Dokumenten geeignet ist. Für Benutzer, die häufig Daten bereinigen, Vorlagen ändern oder vertrauliche Informationen löschen müssen, wird empfohlen, diese Art von Stapel vorgängen in den täglichen Büro prozess einzu beziehen, um die Zeit kosten für das wiederholte Öffnen von Dateien zu verringern.