여러 Word 문서에서 반복적으로 나타나는 동일한 유형의 텍스트를 수동으로 찾아 삭제하는 것은 매우 비효율적입니다. 본 문서에서는 사무 환경에 더 적합한 방법을 소개합니다: HeSoft Doc Batch Tool 의 Word 키워드 찾기 및 바꾸기 기능을 사용하여 삭제할 키워드를 한 줄씩 입력하고 바꿀 내용을 비워두면, 여러 docx 파일에서 지정한 텍스트를 일괄 삭제할 수 있습니다. 문서에는 처리 전후 효과, 상세 단계 및 주의사항이 포함되어 있어 자료 정리, 내용 비식별화 및 템플릿 정리에 적합합니다.
일상 업무에서 많은 Word 문서가 동일한 템플릿이나 동일한 자료에서 비롯되어 반복적으로 삭제해야 하는 텍스트가 나타날 수 있습니다. 예를 들어 예제 문서에서 "Country of origin" 뒤의 Australia, USA를 일괄 삭제해야 합니다. Word 파일을 하나씩 열어 찾기 기능을 사용해 삭제하면 절차가 반복될 뿐만 아니라 파일 수가 많아 누락될 가능성이 있습니다. 이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 여러 Word, docx 문서의 키워드를 일괄적으로 공백으로 바꾸어 빠르게 삭제하는 방법을 소개합니다.
적용 시나리오
Word 키워드 일괄 삭제는 다양한 업무 시나리오에 적용됩니다: 문서 내 국가, 지역, 부서, 이름 등 고정 필드 일괄 삭제, 외부 자료 공유 전 민감어 삭제, 이전 docx 파일 정리 시 이전 프로젝트명 제거, 템플릿의 예시 텍스트 일괄 비우기 등이 있습니다. 대상 텍스트가 명확한 고정 내용이라면 일괄 찾기 및 바꾸기를 통해 완료할 수 있습니다.
효과 미리보기: 키워드 포함 상태에서 키워드 삭제 완료까지
처리 전 폴더에는 여러 Word 문서가 있으며, 이 예에서는 6개의 docx 파일입니다. 일괄 처리 전에 이 파일들이 이번에 정리할 대상인지 반드시 확인해야 합니다.
문서를 열면 표 내용에 Australia 및 USA 같은 텍스트가 있는 것을 볼 수 있습니다. 스크린샷의 빨간색 화살표는 삭제해야 할 키워드 위치를 표시하며, 이 내용들은 여러 영역에 분산되어 있어 수동으로 하나씩 처리하면 번거롭습니다.
처리가 완료되면 동일한 위치의 키워드가 삭제되고 필드 레이블과 기존 레이아웃만 남습니다. 이미지, 표, 기타 텍스트 내용은 키워드 삭제로 인해 전체적으로 제거되지 않으므로, 문서 구조를 유지해야 하는 정리 작업에 적합합니다.
조작 단계
1단계: "Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 선택. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 연 후, 왼쪽에서 "Word 도구"로 들어갑니다. 기능 목록에서 "Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 클릭합니다. 이 항목은 Word 파일 내용을 일괄 찾아 바꾸는 기능으로, "키워드 삭제"를 구현하는 기본 기능입니다.
2단계: 처리할 파일 가져오기.기능에 진입하면 페이지 상단에 "파일 추가" 및 "폴더에서 파일 가져오기"가 있습니다. 파일이 모두 같은 폴더에 있다면 폴더에서 가져오기를 사용하는 것이 더 편리합니다. 가져오기가 완료되면 소프트웨어가 목록에 번호, 이름, 경로, 확장자 등의 정보를 표시합니다. 이 예에서는 1.docx부터 6.docx까지 모두 추가되었으며 레코드 수는 6입니다.
3단계: 키워드 삭제 규칙 설정."다음"을 클릭하여 처리 옵션으로 들어갑니다. "찾기 방식"에서 "정확한 텍스트 찾기"를 선택한 다음, 왼쪽 "찾을 키워드 목록"에 삭제할 내용을 입력하며 각 키워드는 한 줄씩 입력합니다. 이 예에서는 Australia와 USA를 입력합니다. 오른쪽 "바꿀 키워드 목록"은 비워 둡니다. 인터페이스에 "입력하지 않으면 삭제로 간주"라고 안내되어 있습니다. 이 단계를 통해 소프트웨어가 찾은 키워드를 바로 비우도록 설정됩니다.
4단계: 마법사에 따라 저장 및 처리를 계속 진행.키워드 설정을 완료한 후 계속해서 다음 단계로 이동하여 저장 위치를 설정하고 처리 시작 단계로 들어갑니다. 결과를 쉽게 확인하려면 처리된 문서를 새 폴더에 출력하고 원본 파일을 직접 덮어쓰지 않는 것이 좋습니다. 처리가 완료되면 결과 파일을 열어 키워드가 삭제되었는지 확인합니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
키워드는 줄 단위로 입력해야 합니다.인터페이스 예시에서 Australia와 USA는 각각 다른 줄에 있습니다. 이렇게 하면 소프트웨어가 여러 찾을 내용을 더 쉽게 인식하고, 이후 규칙 누락 여부를 확인하기도 용이합니다.
대소문자 및 완전한 단어 일치에 주의하세요.인터페이스에는 "대소문자 무시", "단어의 일부가 아닌 완전한 단어 일치" 등의 추가 옵션이 있습니다. 실제 문서에 따라 선택 여부를 결정해야 합니다. 대소문자 차이로 인한 누락 삭제가 걱정된다면 대소문자 무시를 고려할 수 있고, 완전한 단어만 삭제하려면 완전한 단어 일치 옵션에 주목해야 합니다.
바꾸기 리스트가 비어 있으면 삭제를 의미합니다.오른쪽에 다른 텍스트를 입력하면 일괄 바꾸기가 되지만, 비워 두면 일괄 삭제가 됩니다. 정식 실행 전에 오른쪽 리스트에 실수로 내용이 입력되지 않았는지 확인해야 합니다.
먼저 테스트 후 일괄 처리하세요.키워드가 짧거나 다른 단어의 일부로 나타날 수 있는 경우, 먼저 소량의 파일로 효과를 테스트하여 정상 텍스트가 잘못 삭제되는 것을 방지하는 것이 좋습니다.
요약
여러 Word 문서에서 동일한 유형의 텍스트를 일괄 삭제하려면 "키워드를 찾아 공백으로 바꾸기" 방식을 통해 빠르게 완료할 수 있습니다. HeSoft Doc Batch Tool 은(는) 파일 가져오기, 규칙 설정, 저장 출력 및 처리 시작을 마법사 프로세스로 통합하여 많은 양의 docx, doc 문서 처리에 적합합니다. 자주 자료를 정리하거나 템플릿을 수정하거나 민감 정보를 삭제해야 하는 사용자에게는 이러한 일괄 작업을 일상 업무 프로세스에 포함시켜 반복적으로 파일을 여는 시간 비용을 줄이는 것이 좋습니다.