Face au même type de texte qui apparaît à plusieurs reprises dans plusieurs documents Word, l'efficacité de la recherche et de la suppression manuelle est faible. Cet article présente une approche plus adaptée à la scène de bureau: en utilisant HeSoft Doc Batch Tool La fonction de recherche et de remplacement du mot-clé Word, entrez les mots-clés à supprimer ligne par ligne et laissez le contenu remplacé vide, supprimant ainsi le texte spécifié dans plusieurs fichiers docx par lots. L'article contient des effets avant et après le traitement, des étapes détaillées et des précautions, adaptés au tri des données, à la désensibilisation du contenu et au nettoyage des modèles.
Dans le bureau quotidien, de nombreux documents Word peuvent provenir du même ensemble de modèles ou du même lot de données, et certains textes qui doivent être supprimés apparaissent à plusieurs reprises. Par exemple, dans l'exemple de document, Australia et USA après "Country of Origin" doivent être nettoyés uniformément. Si vous ouvrez le fichier Word un par un, puis utilisez la fonction de recherche pour le supprimer, non seulement les étapes sont répétées, mais elles peuvent également être manquées car il y a trop de fichiers. Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool , Remplacez par lots vides les mots-clés de plusieurs documents Word et docx pour obtenir une suppression rapide.
Scènes applicables
La suppression par lots des mots-clés Word convient à une variété de scénarios de bureau: nettoyage par lots des champs fixes tels que le pays, la région, le département et le nom dans le document; suppression des mots sensibles avant de partager des données; suppression de l'ancien nom de projet lors de l'organisation de l'historique des fichiers docx; le modèle L'exemple de texte est uniformément vidé. Tant que le texte cible est un contenu fixe clair, il peut être fait en recherchant des substitutions par lots.
Aperçu de l'effet: de contenir des mots clés à ce que les mots clés soient vidés
Avant le traitement, il y a un lot de documents Word dans le dossier, cet exemple est 6 fichiers docx. Avant le traitement par lots, vous devez confirmer que ces fichiers sont les objets à nettoyer cette fois.
Après avoir ouvert le document, vous pouvez voir qu'il existe des textes tels que Australia et USA dans le contenu du tableau. La flèche rouge dans la capture d'écran indique l'emplacement du mot-clé qui doit être supprimé. Ces contenus sont répartis dans différentes régions. Il sera fastidieux de les traiter manuellement un par un.
Une fois le traitement terminé, les mots-clés du même emplacement ont été supprimés, ne laissant que l'étiquette de champ et la composition originale. Les images, les tableaux et les autres contenus textuels ne sont pas supprimés en raison de la suppression des mots-clés, ce qui convient aux tâches de nettoyage qui doivent conserver la structure du document.
Étapes de fonctionnement
Étape 1: Sélectionnez "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word".Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sur le côté gauche, entrez "Outils Word". Cliquez sur "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word" dans la liste des fonctionnalités. Cette entrée est utilisée pour effectuer une recherche et une substitution par lots sur le contenu du fichier Word, qui est la fonction de base pour implémenter "supprimer le mot-clé".
Étape 2: Importer les fichiers à traiter.Lorsque vous entrez dans la fonction, "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers à partir de dossiers" sont disponibles en haut de la page. Si tous les fichiers se trouvent dans le même dossier, il est plus pratique d'utiliser l'importation à partir du dossier. Après l'importation, le logiciel affiche des informations telles que le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, etc. dans la liste. Dans cet exemple, 1.docx à 6.docx a été ajouté et le nombre d'enregistrements est de 6.
Troisième étape: définir la règle de suppression des mots clés.Cliquez sur "Suivant" pour accéder aux options de traitement. Sélectionnez "Rechercher exactement le texte" dans "Rechercher", puis entrez le contenu à supprimer dans la "Liste des mots-clés à rechercher" à gauche, avec une ligne distincte pour chaque mot clé. Entrez Australia et USA dans cet exemple. La "Liste des mots-clés remplacés" à droite n'est pas remplie car l'interface invite "Si vous ne remplissez pas, vous supprimez". Cette étape détermine que le logiciel videra directement les mots-clés qu'il trouve.
Étape 4: Suivez l'assistant pour terminer l'enregistrement et le traitement.Après avoir terminé le réglage des mots-clés, passez à l'étape suivante pour définir l'emplacement de sauvegarde, puis entrez le processus de démarrage. Pour faciliter la vérification des résultats, il est recommandé de sortir les documents traités dans un nouveau dossier et de ne pas écraser directement les fichiers d'origine. Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier de résultats pour vérifier si le mot clé a été supprimé.
Questions fréquentes ou considérations
Les mots-clés doivent être saisis ligne par ligne.D'après l'exemple de l'interface, Australia et USA sont sur des lignes distinctes. Il est plus pratique pour le logiciel d'identifier plusieurs contenus à trouver et de vérifier si les règles sont omises.
Notez la majuscule et la correspondance de mot complet.Il existe des options supplémentaires telles que "ignorer la casse de la lettre" et "correspondre au mot complet au lieu d'une partie du mot" dans l'interface. La sélection doit être déterminée en fonction du document réel: si vous craignez que la casse soit différente, vous pouvez envisager d'ignorer la casse; si vous voulez seulement supprimer le mot complet, vous devez vous concentrer sur l'option de correspondance de mot complet.
La liste de substitution est vide pour représenter la suppression.Si un autre texte est entré à droite, il devient une substitution par lots; s'il reste vide, il est supprimé par lots. Avant l'exécution formelle, assurez-vous que la liste de droite n'est pas mal remplie.
Testez d'abord puis par lots.Lorsque les mots-clés sont courts ou peuvent apparaître dans d'autres mots, il est recommandé de tester l'effet avec un petit nombre de fichiers pour éviter de supprimer le texte normal par erreur.
Résumé
Plusieurs documents Word suppriment le même type de texte par lots, ce qui peut être fait rapidement en recherchant des mots-clés et en les remplaçant par vide. HeSoft Doc Batch Tool Intégrez l'importation de fichiers, les paramètres de règles, l'enregistrement de la sortie et le démarrage du traitement dans un processus d'assistant, qui convient au traitement d'un grand nombre de documents docx et doc. Pour les utilisateurs qui ont souvent besoin de nettoyer les données, de modifier les modèles ou de supprimer des informations sensibles, il est recommandé d'inclure ces opérations par lots dans le processus de bureau quotidien afin de réduire le coût en temps d'ouverture répétée des fichiers.