Lors du remboursement et de l'archivage, de l'organisation financière, de la vérification des factures et du téléchargement de documents entre systèmes, de nombreuses entreprises ont souvent besoin de convertir un grand nombre de factures électroniques OFD en un format image unifié. Ouvrir et enregistrer manuellement chaque fichier est non seulement chronophage, mais aussi sujet aux erreurs. Cet article, basé sur l'interface réelle du logiciel bureautique " HeSoft Doc Batch Tool ", explique en détail comment convertir par lots plusieurs fichiers OFD en images JPG, y compris les scénarios applicables, les effets avant et après traitement, les étapes spécifiques et les précautions courantes. Après l'avoir lu, vous pourrez rapidement effectuer la tâche de conversion de fichiers OFD en images, ce qui convient au traitement de fichiers par lots tels que les factures électroniques, les pièces jointes de justificatifs et les documents d'archives.
Dans le cadre du remboursement des frais, de l’archivage des factures électroniques, du téléchargement de documents et de la consultation multiplateforme, la conversion des factures électroniques OFD en images est un besoin très courant. De nombreux systèmes ou scénarios de communication sont plus adaptés à l’utilisation directe d’images JPG, plutôt qu’à la conservation du format OFD d’origine. Surtout lorsque l’on a des dizaines, voire des centaines de factures électroniques, les ouvrir une par une est non seulement fastidieux, mais prend aussi beaucoup de temps.
Si vous avez justement besoin de convertir un grand nombre de factures électroniques OFD en images par lots, la méthode présentée dans cet article est idéale. Prenons l’exemple du logiciel bureautique HeSoft Doc Batch Tool , et suivons le processus opératoire de l’interface réelle pour vous guider à travers toute la procédure, de l’importation des fichiers OFD à la sortie des images JPG.
Scénarios d’application
La conversion par lots d’OFD en images JPG est généralement adaptée aux scénarios bureautiques suivants :
- Archivage pour le remboursement des frais : Convertir uniformément les factures électroniques OFD en images pour faciliter leur téléchargement dans le système de remboursement ou leur archivage.
- Organisation des pièces de facturation : Les factures OFD reçues de plusieurs fournisseurs doivent être uniformément organisées au format image pour en faciliter la consultation et le classement.
- Téléchargement inter-systèmes : Certaines plateformes métier, systèmes OA ou outils tiers ne prennent pas en charge le téléchargement direct des OFD et n’acceptent que les formats d’image comme JPG ou PNG.
- Communication et diffusion : Lors de l’envoi à des collègues, clients ou auditeurs, le format image est plus intuitif et plus facile à ouvrir.
- Traitement de fichiers par lots : Traiter plusieurs fichiers OFD en une seule fois, réduisant les clics répétitifs et les opérations de conversion manuelles.
Aperçu des résultats : Avant et après traitement
Avant traitement : Le fichier est une facture électronique au format .ofd, nécessitant généralement un logiciel spécialisé pour être ouvert et visualisé.
Après traitement : Le fichier est converti par lots en images JPG, ce qui facilite l’aperçu, l’envoi, le téléchargement, l’impression ou l’insertion dans des documents bureautiques tels que Word, Excel, PPT.
D’après l’interface, l’objectif de cette fonction est clair : convertir par lots des fichiers OFD en images au format JPG. Pour les documents au format standard comme les factures électroniques, cette méthode de traitement est particulièrement adaptée à un usage bureautique quotidien.
Procédure pas à pas
Première étape : Accéder à la fonction « Conversion OFD en JPG »
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , trouvez le module correspondant sur la page d’accueil des fonctions.
Comme le montre la capture d’écran, les cartes de fonctions de la page d’accueil incluent « 2. Convertir OFD en image JPG ». Cliquez directement sur cette fonction pour accéder à l’interface de conversion par lots.
Objectif de cette étape : Accéder à l’outil de traitement approprié pour se préparer à lancer la tâche de conversion OFD en image.
Résultat attendu : La page redirige vers l’interface d’opération « Convertir OFD en image JPG ».
Deuxième étape : Ajouter les fichiers de factures électroniques OFD à traiter
Après être entré dans la page de fonction, le logiciel s’arrête d’abord à l’étape « 1 Sélectionner les enregistrements à traiter ».
En haut à droite de l’interface, on peut voir les boutons suivants :
- Ajouter des fichiers
- Importer des fichiers depuis un dossier
- Vider
- Plus
Si vous ne traitez qu’un petit nombre de factures électroniques, vous pouvez cliquer sur Ajouter des fichiers pour sélectionner manuellement plusieurs fichiers OFD. Si vos factures sont regroupées dans un même répertoire, il est plus approprié de cliquer sur Importer des fichiers depuis un dossier pour les importer en une seule fois.
Après l’importation, la liste affiche pour chaque fichier :
- N°
- Nom
- Chemin
- Extension
- Date de création
- Date de modification
Si un fichier n’a pas besoin d’être traité, il peut être supprimé individuellement dans la colonne « Actions ».
Objectif de cette étape : Ajouter de manière unifiée toutes les factures électroniques OFD à convertir dans la liste des tâches.
Résultat attendu : L’interface affiche la liste complète des fichiers OFD, et le nombre d’enregistrements est visible en bas, par exemple « Nombre d’enregistrements : 4 » sur la capture d’écran. Après confirmation, cliquez sur le bouton Suivant en bas.
Troisième étape : Définir les options de traitement
Après être entré dans « 2 Définir les options de traitement », vous pouvez configurer la manière dont les images de sortie sont générées.
Comme le montre la capture d’écran, cette page comporte principalement les options suivantes :
1. Définir la plage de traitement
Dans « Plage de traitement », vous pouvez choisir :
- Toutes les pages
- Les premières pages
- Les dernières pages
- Les pages impaires
- Les pages paires
- Personnalisé
Dans la plupart des scénarios de conversion de factures électroniques OFD en images, on choisit généralement directement Toutes les pages. La capture d’écran montre d’ailleurs que « Toutes les pages » est sélectionné.
Objectif de cette étape : Déterminer quelles pages de chaque fichier OFD doivent être converties en images JPG.
Résultat attendu : Le logiciel exécutera la conversion par lots selon la plage de pages que vous avez sélectionnée.
2. Définir la densité de pixels de l’image (PPP)
Dans le champ « Densité de pixels de l’image (PPP) », la capture d’écran montre la valeur 300.
Cela signifie généralement que l’image de sortie aura une qualité d’affichage assez nette, adaptée à la consultation, à l’archivage et à l’aperçu avant impression des factures.
Objectif de cette étape : Contrôler la netteté des images JPG de sortie.
Résultat attendu : L’image générée maintient un équilibre relatif entre netteté et taille du fichier. Pour des documents comme les factures électroniques, 300 PPP est généralement un réglage pratique.
3. Assembler plusieurs pages en une image longue ou non
L’interface comporte également l’option « Assembler plusieurs pages en une très longue image », affichée sous forme d’interrupteur.
Si votre fichier OFD comporte plusieurs pages et que vous souhaitez obtenir une seule image longue en sortie, vous pouvez l’activer. Si vous souhaitez que chaque page soit exportée comme une image JPG distincte, laissez-le désactivé. Sur la capture d’écran, cette option est désactivée.
Objectif de cette étape : Décider de la forme de sortie pour les OFD multipages, en images séparées ou en une seule image longue.
Résultat attendu : Obtenir un résultat d’image plus adapté selon vos besoins d’archivage ou de téléchargement.
Une fois les réglages terminés, cliquez sur Suivant en bas pour continuer la procédure.
Quatrième étape : Définir l’emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
D’après la barre de progression de la procédure, il reste encore les étapes « 3 Définir l’emplacement de sauvegarde » et « 4 Commencer le traitement ». Bien que les captures d’écran ne montrent pas le contenu détaillé de ces deux pages, on peut raisonnablement déduire du flux de l’interface que vous n’avez plus qu’à :
- Choisir le répertoire de sauvegarde pour les images JPG converties ;
- Confirmer les paramètres de la tâche ;
- Lancer le traitement par lots.
Objectif de cette étape : Spécifier l’emplacement de sortie et exécuter officiellement la tâche de conversion OFD en JPG.
Résultat attendu : Le logiciel effectue automatiquement la conversion par lots de plusieurs factures électroniques OFD en images, sans nécessiter de traitement manuel une par une.
Questions fréquentes ou points d’attention
1. Pour les factures électroniques, choisir « Toutes les pages » ou des pages spécifiques ?
Si le contenu de la facture est complet et comporte peu de pages, privilégiez Toutes les pages. Si vous n’avez besoin que de la page de couverture, de la première page, ou seulement d’extraire une partie du contenu, choisissez alors les premières pages, les dernières ou une plage personnalisée selon vos besoins.
2. Un réglage PPP plus élevé est-il toujours meilleur ?
Pas nécessairement. Plus le PPP est élevé, plus l’image est généralement nette, mais la taille du fichier peut aussi être plus grande. Si c’est principalement pour la consultation et l’archivage standard, 300 PPP est souvent suffisant. S’il s’agit simplement d’un téléchargement sur le web ou d’une diffusion temporaire, vous pouvez peser le pour et le contre selon les besoins réels.
3. Faut-il assembler les factures OFD multipages en une image longue ?
Si l’usage ultérieur est l’envoi par messagerie instantanée, la consultation continue ou la capture d’écran unique pour conservation, une image longue peut être plus pratique. S’il est nécessaire de télécharger, vérifier ou classer page par page, il est conseillé de conserver une sortie en pages séparées.
4. Comment améliorer l’efficacité lors de l’importation par lots ?
Lorsque de nombreuses factures électroniques OFD se trouvent dans le même dossier, utiliser directement Importer des fichiers depuis un dossier est plus efficace que de les ajouter une par une.
5. Il est conseillé de vérifier la liste des fichiers avant la conversion
Avant de commencer le traitement, il est recommandé de vérifier le nom, le chemin et le nombre d’enregistrements des fichiers pour s’assurer qu’aucun autre fichier OFD n’a été ajouté par erreur et qu’aucune facture électronique à convertir n’a été omise.
Résumé
Pour les professionnels de la finance, des RH, de l’administration et des archives qui doivent organiser un grand nombre de factures électroniques, convertir par lots des factures électroniques OFD en images JPG consiste essentiellement à confier le travail répétitif de traitement de fichiers au logiciel bureautique. Avec HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez accomplir la tâche de conversion OFD en image plus efficacement en suivant le flux : accéder à la fonction, importer les fichiers par lots, régler la plage de pages et le PPP, choisir l’emplacement de sauvegarde, puis lancer le traitement.
Comparé à l’ouverture et à l’enregistrement manuel un par un, ce type de traitement par lots fait gagner beaucoup de temps et convient mieux aux scénarios bureautiques fréquents du quotidien. Si vous avez actuellement un lot de factures électroniques OFD à convertir en images, il est conseillé de suivre directement les étapes de cet article, d’abord tester le résultat avec un petit échantillon de fichiers, puis après confirmation, de procéder au traitement du lot complet pour une efficacité accrue.