De nombreuses entreprises ont souvent besoin de convertir un grand nombre de factures électroniques OFD au format d'image lors du dépôt de remboursement, du tri financier, de la vérification des factures et du téléchargement de données entre les systèmes. Si une copie est ouverte manuellement et stockée séparément, cela prend non seulement du temps, mais est également sujet aux erreurs. Cet article combinera le logiciel de bureau" HeSoft Doc Batch Tool L'interface réelle de "explique clairement comment convertir plusieurs fichiers OFD en images JPG par lots, y compris les scènes applicables, les effets avant et après le traitement, les étapes de fonctionnement spécifiques et les précautions courantes. Après l'avoir lu, vous pouvez rapidement terminer la tâche de transfert d'image OFD, qui convient au traitement des factures électroniques, des pièces jointes, des fichiers et d'autres fichiers par lots.
Dans les scénarios de remboursement financier, d'archivage électronique des factures, de téléchargement de données et de visualisation multiplateforme,Conversion de facture électronique OFD en imageEst un besoin très commun. De nombreux systèmes ou scénarios de communication sont plus adaptés à l'utilisation directe d'images JPG que de conserver le format OFD d'origine. Surtout quand il y a des dizaines ou des centaines de factures électroniques en main, il n'est pas seulement gênant de les ouvrir une par une, mais cela prendra également beaucoup de temps.
Si vous avez besoinConvertit beaucoup de factures électroniques OFD en images par lots, La méthode décrite dans cet article est très appropriée. Voici un logiciel de bureau HeSoft Doc Batch Tool Par exemple, suivez le processus de fonctionnement de l'interface réelle pour vous emmener tout au long du processus d'importation des fichiers OFD à la sortie des images JPG.
Scènes applicables
OFD en images JPG en vrac, généralement pour les scènes de bureau suivantes:
- Archivage des remboursements financiers: Transformer uniformément les factures électroniques OFD en images pour faciliter le téléchargement sur le système de remboursement ou l'archivage.
- Organiser les informations sur les factures: Les factures OFD émises par plusieurs fournisseurs doivent être organisées dans un format d'image pour une visualisation et une classification faciles.
- Téléchargement inter-système: Certaines plates-formes commerciales, systèmes OA ou outils tiers ne prennent pas en charge le téléchargement direct d'OFD et n'acceptent que les formats d'image tels que JPG et PNG.
- Communication et transmission: Lorsque vous envoyez des collègues, des clients ou des auditeurs, le format d'image est plus intuitif et le seuil d'ouverture est plus bas.
- Traitement des fichiers par lotsTraitement unique de plusieurs fichiers OFD, réduction des clics répétés et des opérations de conversion manuelle.
Aperçu des effets: avant et après traitement
Avant le traitement:Les fichiers sont des factures électroniques au format. ofd et nécessitent généralement un logiciel spécialisé pour les ouvrir.
Après le traitement:Les fichiers sont convertis en images JPG par lots, ce qui est pratique pour la prévisualisation, l'envoi, le téléchargement, l'impression ou l'insertion dans des documents de bureau tels que Word, Excel, PPT, etc.
Comme vous pouvez le voir à partir de l'interface, l'objectif de cette fonctionnalité est clair:Convertir des fichiers OFD en images au format JPG en vrac. Pour les documents standard tels que les factures électroniques, cette méthode de traitement est idéale pour une utilisation quotidienne au bureau.
Étapes de fonctionnement
Première étape: Accédez à la fonction "OFD en images JPG"
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, trouvez le module correspondant sur la page d'accueil de la fonction.
Comme le montre la capture d'écran, la carte de fonction de la page d'accueil contient"2. Convertir OFD en images JPG". Cliquez directement sur cette fonction pour accéder à l'interface de conversion par lots.
Le but de cette étape:Entrez dans le bon outil de traitement et préparez-vous à effectuer la tâche OFD en images.
Résultats attendus:La page passe à l'interface de fonctionnement de "conversion OFD en images JPG".
Étape 2: Ajouter le fichier de facture électronique OFD qui doit être traité
Après être entré dans la page de fonction, le logiciel restera dans"1 Sélection des enregistrements à traiter"Étapes.
Les boutons suivants peuvent être vus en haut à droite de l'interface:
- Ajouter un fichier
- Importer des fichiers à partir d'un dossier
- Vider
- Plus
Si vous ne traitez que de petites factures électroniques, vous pouvez cliquer surAjouter un fichierSélectionner manuellement plusieurs fichiers OFD; si vos factures sont concentrées dans le même répertoire, il est plus approprié de cliquer surImporter des fichiers à partir d'un dossier, Importation par lots à la fois.
Une fois importé, la liste affiche pour chaque fichier:
- Numéro de série
- Nom
- Chemin
- Extensions
- Temps de création
- Temps de modification
Si un fichier n'a pas besoin d'être traité, vous pouvez également le supprimer séparément dans la colonne Actions.
Le but de cette étape:Ajoutez toutes les factures électroniques OFD à convertir à la liste des tâches.
Résultats attendus:La liste complète des fichiers OFD est affichée dans l'interface, et le nombre d'enregistrements peut être vu en bas, comme "Enregistrement: 4" dans la capture d'écran. Après confirmation, cliquez sur le basProchaine étape.
Étape 3: Définir les options de traitement
Entrer dans"2 Définir les options de traitementAprès cela, vous pouvez définir la méthode de sortie de l'image.
Comme le montre la capture d'écran, cette page a principalement les options suivantes:
1. Définir la plage de traitement
Dans la plage de traitement, vous pouvez choisir:
- Toutes les pages
- Les premières pages
- Quelques pages à la fin
- Pages impaires
- Pages paires
- Personnalisation
Pour la plupartOFD facture électronique en imageLa scène, généralement directement sélectionnéeToutes les pagesÇa va. "Toutes les pages" est également sélectionné dans la capture d'écran.
Le but de cette étape:Déterminer quelles pages doivent être converties en images JPG pour chaque fichier OFD.
Résultats attendus:Le logiciel effectue une conversion par lots selon la plage de pages que vous avez sélectionnée.
2. Définir la densité de pixels de l'image (PPI)
Dans la "densité de pixels de l'image (PPI)", ce que vous remplissez dans la capture d'écran est300.
Cela signifie généralement que les images de sortie auront un effet d'affichage plus clair, adapté à la visualisation des factures, à l'archivage et à la prévisualisation avant l'impression.
Le but de cette étape:Contrôle la netteté des images JPG de sortie.
Résultats attendus:L'image résultante maintient un équilibre relatif entre la clarté et le volume du fichier. Pour les documents tels que les factures électroniques, 300 PPI est généralement un paramètre plus pratique.
3. Si plusieurs pages sont épissées sur le graphique de croissance
Il y a aussi "dans l'interfaceCouplez plusieurs pages en une très longue image"Option et affiché sous forme de commutateur.
Si votre fichier OFD est un contenu de plusieurs pages et que vous souhaitez que la sortie finale soit une image longue, vous pouvez l'ouvrir; si vous voulez que chaque page soit sortie en tant qu'image JPG indépendante, vous pouvez la garder fermée. Cette option est désactivée dans la capture d'écran.
Le but de cette étape:Détermine le format de sortie de l'OFD à plusieurs pages, qu'il s'agisse d'une image de pagination ou d'un long graphique.
Résultats attendus:Obtenez des résultats d'image plus appropriés en fonction de vos besoins d'archivage ou de téléchargement.
Une fois les paramètres terminés, cliquez sur le basProchaine étape, Continuez le processus de suivi.
Étape 4: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
À partir de la barre de progression du processus, vous pouvez voir qu'il y a"3 Définir l'emplacement de sauvegarde"Et"4 Démarrer le traitement"Deux étapes. Bien que la capture d'écran ne montre pas les détails de ces deux pages, mais selon le processus d'interface peut être raisonnablement jugé, il vous suffit de:
- Sélectionnez le répertoire d'enregistrement des images JPG après la conversion;
- Confirmer les paramètres de la tâche;
- Commencez le traitement par lots.
Le but de cette étape:Spécifiez l'emplacement de sortie et effectuez officiellement la tâche OFD vers JPG.
Résultats attendus:Le logiciel termine automatiquement la conversion d'image de plusieurs factures électroniques OFD par lots sans traitement manuel un par un.
Questions fréquentes ou considérations
1. La facture électronique sélectionne-t-elle "Toutes les pages" ou spécifier la page?
Si le contenu de la facture est complet et que le nombre de pages est petit, la préférence est donnéeToutes les pages. Si vous avez seulement besoin de la page de couverture, de la page d'accueil ou d'extraire seulement une partie du contenu, sélectionnez les premières pages, les dernières pages ou la plage personnalisée selon vos besoins.
2. Plus le paramètre PPI est élevé, mieux c'est?
Pas nécessairement. Plus le PPI est élevé, plus l'image est claire, mais le volume du fichier peut également être plus grand. S'il est principalement utilisé pour la visualisation et l'archivage général, 300 PPI est généralement déjà plus approprié. S'il ne s'agit que d'un téléchargement de page Web ou d'une diffusion temporaire, vous pouvez peser en fonction des besoins réels.
3. Les factures OFD à plusieurs pages doivent-ils être épelées en images longues?
Si les scènes d'utilisation ultérieures sont envoyées par chat, visualisées en continu ou conservées en captures d'écran uniques, les images longues peuvent être plus pratiques; si vous devez télécharger page par page, vérifier page par page ou enregistrer par catégorie, il est recommandé de conserver la sortie de pagination.
4. Comment améliorer l'efficacité lors de l'importation par lots?
Lorsque de nombreuses factures électroniques OFD sont placées dans le même dossier, utilisez directementImporter des fichiers à partir d'un dossierSera plus efficace et éviter d'ajouter une copie.
5. Il est recommandé de vérifier la liste des fichiers avant la conversion
Avant de commencer le traitement, il est recommandé de vérifier le nom du fichier, le chemin et le nombre d'enregistrements pour s'assurer qu'aucun autre fichier OFD n'a été ajouté par erreur et qu'il n'y a pas de facture électronique qui doit être convertie.
Résumé
Pour le personnel des finances, du personnel, de l'administration et des archives qui a besoin d'un grand nombre de factures électroniques,Convertir des factures électroniques OFD en images JPG en vrac, Essentiellement, le traitement répétitif des documents est confié à un logiciel de bureau. Utilisation HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez effectuer la tâche de conversion d'image OFD plus efficacement grâce au processus «Entrer dans la fonction-importer des fichiers par lots-définir la plage de page et PPI-sélectionner l'emplacement de sauvegarde-commencer le traitement».
Par rapport à l'ouverture manuelle une par une et à un stockage un par un, ce type de traitement par lots fait plus de temps et convient mieux aux scènes de bureau quotidiennes à haute fréquence. Si vous avez actuellement un lot de factures électroniques OFD qui doivent être converties en images, il est recommandé de suivre les étapes de cet article. Commencez par tester l'effet avec un petit lot de documents, puis traitez l'ensemble du lot après confirmation, ce qui sera plus efficace.