Cet article est destiné aux utilisateurs de bureau qui ont besoin de modifier le contenu docx par lots, expliquant comment passer HeSoft Doc Batch Tool Utilisez la fonction de recherche de texte flou de formule pour remplacer par lots le contenu normalisé tel que les abréviations anglaises et les nombres continus dans le document Word. L'article combine des effets avant et après le traitement et des captures d'écran des opérations logicielles pour expliquer l'importation de fichiers, les paramètres de règles, le processus d'enregistrement et de traitement, et rappelle aux utilisateurs de faire attention à la plage de correspondance des expressions régulières et de sauvegarder les fichiers d'origine.
La modification par lots du contenu du fichier docx est une exigence haute fréquence dans de nombreux scénarios de bureau. Par exemple, un lot d'instructions de cours, de matériel de projet, de modèles de contrat ou de documents institutionnels contient tous le même type d'abréviations et de chiffres anglais. Les utilisateurs souhaitent remplacer ces contenus par de nouvelles balises. Si vous ouvrez le document Word un par un et le modifiez manuellement, non seulement cela perdra du temps, mais il est également facile de rater le contenu caché dans les paragraphes ou les listes.
Cet article combinera des captures d'écran réelles pour montrer comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool Complétez la recherche de remplacement par lots de fichiers docx. L'exemple utilise la fonction "formule floue pour trouver du texte", qui correspond à trois abréviations en majuscules via la règle d'expression régulière [A-Z]{3}, fait correspondre des nombres consécutifs via \ d et les remplace respectivement par A et B. Après avoir lu cet article, vous pouvez maîtriser un ensemble de méthodes multiplexables de remplacement par lots de mots clés.
Scène applicable: traitement par lots du contenu docx au lieu d'ouvrir Word un par un
Lorsque le nombre de fichiers est faible, le problème peut être résolu en utilisant la substitution de recherche après l'ouverture de Word. Mais lorsque le nombre de fichiers augmente ou que les règles de remplacement deviennent plus nombreuses, le traitement manuel devient inefficace. Il y a 6 fichiers docx dans l'exemple de capture d'écran, peut-être des dizaines, voire des centaines dans le travail réel. La valeur des outils de traitement par lots est évidente à ce stade.
Les scénarios appropriés pour utiliser la méthode de cet article incluent:
- Remplacez par lots le code du cours, le code du département et l'abréviation anglaise dans plusieurs fichiers docx.
- Remplacez par lots le contenu numérique du document Word par un espace réservé unifié pour la désensibilisation ou la démonstration.
- Nettoyez le contenu d'un lot de fichiers de modèle et remplacez l'ancien contenu conforme au nouveau contenu.
- Traitement unifié des rapports Word exportés à partir du système, réduisant la vérification manuelle copie par copie.
- Vous devez utiliser des expressions régulières, des caractères génériques et des règles de formule pour faire correspondre des mots-clés non fixes.
HeSoft Doc Batch Tool Il s'agit d'un logiciel de traitement par lots pour les fichiers de bureau, dont la fonction est de faciliter les opérations de documents répétitives, mécaniques et sujettes aux erreurs. Pour les scénarios de traitement de fichiers tels que Word, Excel et PDF, les idées de lots peuvent généralement gagner beaucoup de temps.
Aperçu de l'effet: il y a plusieurs fichiers Word en attente avant le traitement
La capture d'écran du fichier avant le traitement montre qu'il y a 6 documents Word dans le dossier actuel: 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx et 6.docx. Ils peuvent tous contenir des mots clés qui doivent être remplacés. Si vous utilisez des méthodes manuelles, vous devez les ouvrir, les rechercher, les remplacer et les enregistrer un par un.
Regardez la capture d'écran du contenu Word avant le traitement. Il existe de nombreuses abréviations et chiffres anglais dans le document. Par exemple, BOT pour la position du titer, ELA dans le corps et 60 pour les heures. Ces contenus sont répartis dans différents paragraphes et peuvent facilement être manqués lors de l'inspection manuelle.
L'objectif à atteindre dans cet exemple n'est pas de remplacer uniquement BOT ou seulement 60, mais de remplacer uniformément tout le contenu conforme à des règles spécifiques. Il est donc nécessaire d'utiliser des règles de formule plutôt que des recherches de mots ordinaires.
Effet post-traitement: le mot-clé est remplacé par le contenu spécifié par la règle
Dans la capture d'écran traitée, le contenu original conforme à la règle des trois lettres majuscules est devenu A et le contenu numérique d'origine est devenu B. La partie en surbrillance jaune montre le résultat après le remplacement. Par exemple, le BOT dans le titer est remplacé par A, et les abréviations et les chiffres dans le corps ont également changé en conséquence.
On peut voir à partir des résultats que la substitution par lots n'agit pas seulement sur un seul texte, mais peut couvrir plusieurs correspondances dans le document Word. Cette méthode est plus efficace pour la modification par lots de fichiers docx, le remplacement unifié des mots-clés et le nettoyage du texte normalisé dans le document.
Étape 1: Ouvrez le logiciel et entrez dans Word pour trouver la fonction de remplacement
Commencez par ouvrir HeSoft Doc Batch Tool . Sélectionnez "Outils Word" sur le côté gauche de l'interface principale, puis trouvez "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word" dans la fiche de fonctionnalités. Dans la capture d'écran, la fonction se trouve dans l'élément 1 de la liste des outils Word, indiquant qu'il s'agit d'une entrée dédiée pour le remplacement de contenu Word.
Le but de cette étape est de s'assurer que les opérations de suivi sont effectuées autour du contenu du fichier Word. Il existe d'autres outils Word dans l'interface logicielle, tels que l'ajout de filigranes, la suppression d'images, la conversion de PDF, la conversion de Docx, etc., mais cet article traite du remplacement de mots-clés, vous devez donc sélectionner "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word".
Après avoir accédé à cette fonction, l'interface affichera un processus étape par étape: sélectionnez les enregistrements à traiter, définissez les options de traitement, définissez l'emplacement d'enregistrement et démarrez le traitement. En suivant ce processus, la probabilité d'omission d'étapes peut être réduite.
Étape 2: Ajouter un fichier ou importer docx à partir d'un dossier
À l'étape 1, «Sélectionner les enregistrements à traiter», vous pouvez sélectionner un ou plusieurs documents via «Ajouter un fichier» ou importer par lots des fichiers Word dans un dossier via «Importer des fichiers à partir d'un dossier». Dans l'exemple de capture d'écran, 6 fichiers docx apparaissent déjà dans la liste de traitement.
La liste contient des champs tels que le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification, etc. Grâce à ces informations, vous pouvez confirmer que le fichier a été importé correctement. Dans l'exemple, le chemin se trouve à D:\ test et l'extension est docx, indiquant que la tâche actuelle traitera les 6 documents Word importés dans le répertoire.
Si vous souhaitez traiter uniquement certains de ces fichiers, vous pouvez vérifier la liste après l'importation et supprimer les enregistrements indésirables. Si l'importation est erronée, vous pouvez également réimporter après «vider». Après confirmation, cliquez sur "Suivant".
Opération Étape 3: Sélectionnez la formule pour trouver le texte flou
Après être entré dans l'étape 2 "Définir les options de traitement", vous devez d'abord déterminer la méthode de recherche. L'interface fournit "Recherche précise du texte" et "Recherche de texte flou à l'aide de formules". La recherche précise convient pour remplacer des mots complètement fixes; la recherche floue de formule convient pour remplacer un type de texte conforme aux règles. Dans cet exemple, sélectionnez «Rechercher du texte avec un flou de formule».
Dans la liste des mots-clés à rechercher, saisissez:
- [A-Z]{3}
- \ D
Dans la liste des mots clés remplacés, saisissez:
- A
- B
Cela représente deux ensembles de relations de substitution: le premier groupe remplace 3 majuscules consécutives par A; le deuxième groupe remplace les nombres consécutifs par B. Étant donné que le logiciel prend en charge la saisie de liste, les utilisateurs peuvent définir plusieurs ensembles de règles de remplacement de recherche à la fois pour réduire les configurations répétées.
Si vos besoins réels sont différents, vous pouvez les remplacer par leurs propres règles. Par exemple, si vous ne traitez que des nombres, vous ne conservez que la ligne \ d; si vous ne traitez que des abréviations en majuscules, vous ne conservez que la ligne [A-Z]{3}. La clé est de faire correspondre les règles de recherche et le contenu de remplacement par ligne.
Étape 4: Confirmez les options supplémentaires et passez à l'étape suivante
Sous la zone des paramètres de règle, vous pouvez voir l'option "Ignorer la casse des lettres". Cette option affecte la plage de correspondance des lettres. Cet exemple utilise [A-Z]{3}, le but est de faire correspondre les lettres majuscules, donc si vous ne voulez traiter que les abréviations en majuscules, n'élargissez pas la plage de correspondance à volonté. Pour les scènes qui doivent correspondre à la casse en même temps, vous pouvez choisir en fonction des besoins réels.
Une fois la configuration terminée, cliquez sur "Suivant" en bas de la page. Ensuite, j'irais dans "Définir l'emplacement de sauvegarde". Lors du traitement par lots de plusieurs documents Word, il est recommandé de sortir dans un nouveau dossier au lieu d'écraser directement le fichier d'origine. Cela peut faciliter la comparaison des effets avant et après le traitement, et peut également éviter une modification irréversible causée par des erreurs de réglage des règles.
Enfin, passez à l'étape "Démarrer le traitement" et effectuez une substitution par lots. Le logiciel recherche et remplace plusieurs fichiers docx par lots en fonction de la liste des fichiers importés et des règles définies.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi sauvegarder les fichiers avant de les traiter?
Les expressions régulières correspondent au texte par règles et peuvent être remplacées par quelque chose que vous ne vous attendiez pas si la règle est large. La sauvegarde du fichier Word d'origine ou la sortie vers un nouveau répertoire peut réduire le risque de modification par lots.
2. [A-Z]{3} correspond-il uniquement à BOT dans la capture d'écran?
Non. Il correspond à tous les 3 lettres majuscules consécutives. BOT, ELA, etc. dans la capture d'écran peuvent être appariés. Si le document contient trois autres abréviations en majuscules, elles seront également traitées.
3. \ d convient à toutes les scènes de remplacement numérique?
\ D correspondra à des nombres consécutifs. Il convient aux scénarios qui nécessitent un remplacement unifié des nombres, mais si vous souhaitez simplement remplacer un certain type de numéro ou un nombre à un emplacement spécifique, vous devez concevoir des règles plus précises.
4. La liste des mots-clés après le remplacement doit-elle être remplie?
Si vous souhaitez remplacer le contenu spécifié, vous devez le remplir. L'interface indique "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer", donc si le côté droit d'une ligne est vide, le texte correspondant peut être supprimé. Il doit être soigneusement vérifié avant le traitement.
5. Comment accepter le résultat après le remplacement par lots?
Il est recommandé d'ouvrir d'abord quelques fichiers de sortie, en se concentrant sur la vérification de l'emplacement des mots-clés possibles tels que le titer, le corps, la liste, l'en-tête et le pied de page. Après avoir confirmé que le résultat est conforme aux attentes, le fichier de sortie sera utilisé pour les travaux officiels.
Résumé
Pour les tâches de remplacement de mots clés dans plusieurs fichiers docx, l'utilisation de formules de caractère générique d'expressions régulières est plus efficace que la saisie de mots clés un par un si le contenu est régulier. HeSoft Doc Batch Tool Il fournit un processus de recherche et de remplacement par lots pour les fichiers Word. Les utilisateurs doivent uniquement importer des fichiers, sélectionner des formules pour rechercher le texte, remplir la liste de recherche et de remplacement, puis définir l'emplacement d'enregistrement et commencer le traitement.
L'exemple de cet article utilise [A-Z]{3} et \ d pour remplacer les abréviations et les chiffres anglais respectivement, montrant les idées de base du traitement par lots du contenu Word. En utilisation réelle, il est recommandé de tester les règles avec une petite quantité de fichiers, de confirmer l'effet de traitement, puis de les appliquer par lots au dossier complet, afin d'améliorer l'efficacité du bureau tout en garantissant la précision.