Cet article est destiné aux utilisateurs qui doivent traiter un grand nombre de fichiers Word, expliquant comment supprimer par lots les mots-clés spécifiés dans le document docx sans ouvrir les documents un par un. Exemples via HeSoft Doc Batch Tool Importez 6 fichiers Word, définissez Australia et USA pour rechercher des mots-clés et laissez le contenu de remplacement vide, afin que le logiciel puisse supprimer automatiquement ces mots. L'article affiche les effets avant et après le traitement, les entrées de fonctions, l'importation de fichiers, les paramètres de mots clés, l'enregistrement et les suggestions d'exécution dans l'ordre des captures d'écran pour aider les utilisateurs à améliorer l'efficacité du nettoyage des documents.
Lorsque vous devez supprimer le même lot de mots-clés dans de nombreux fichiers Word, le plus chronophage n'est pas de supprimer l'action elle-même, mais d'ouvrir le fichier, de rechercher, de remplacer, d'enregistrer et de fermer à plusieurs reprises. S'il n'y a que deux ou trois fichiers acceptables, mais face à un dossier entier de documents docx et doc, cette méthode est très inefficace. Cet article explique comment ne pas ouvrir les fichiers Word un par un, directement via HeSoft Doc Batch Tool Supprimer par lots les mots-clés spécifiés dans le document.
Dans l'exemple, il y a 6 fichiers docx dans le dossier, et le corps du document contient des mots tels que Australia et USA. L'objectif est de supprimer ces mots clés et de conserver d'autres textes, images et typographies. Cette méthode convient à la suppression par lots de scènes de bureau telles que les mots sensibles, les anciens noms, les noms de zone, les valeurs de champ et les remarques internes.
Scène applicable: un grand nombre de fichiers Word nécessitent un nettoyage unifié des mots-clés
La suppression par lots de mots-clés est courante dans la publication de documents, l'archivage, la désensibilisation et l'organisation de modèles. Par exemple, si l'entreprise se prépare à envoyer des informations au monde extérieur, elle doit supprimer le logo de la zone interne; l'école organise les documents pédagogiques et doit supprimer les invites de réponse; l'entreprise met à jour le contenu de la marque et doit supprimer l'ancien nom de marque; le rapport d'archivage de l'équipe de projet doit nettoyer certaines informations client. Tant que ces mots-clés apparaissent à plusieurs reprises dans plusieurs fichiers Word, ils peuvent être traités par la recherche par lots et la substitution.
HeSoft Doc Batch Tool La valeur est de transformer le travail répété en une opération régulière. Les utilisateurs n'ont qu'à importer des fichiers, définir des mots-clés et enregistrer des emplacements, et le logiciel traitera plusieurs fichiers selon les règles. Pour les personnes qui travaillent souvent avec des documents, cela permet d'économiser beaucoup de temps de fonctionnement mécanique.
Aperçu des effets: les mots-clés à supprimer avant le traitement sont distribués dans le corps du texte
Avant le traitement, il y a plusieurs documents Word dans le dossier, par exemple 1.docx à 6.docx. Ils peuvent tous contenir des mots-clés qui doivent être supprimés.
Ouvrez le document Word avant le traitement et vous pouvez voir que la page contient des tableaux, des images et plusieurs paragraphes de texte. Australia et USA marqués par la flèche rouge sont les mots-clés à supprimer par lots cette fois. Ils apparaissent derrière le champ "Country of Origin:".
Si vous le traitez manuellement, vous devez rechercher Australia et USA séparément dans chaque fichier, puis supprimer et enregistrer. Plus il y a de documents, plus le coût de la répétition est élevé. L'outil Lot peut appliquer ces deux mots-clés à tous les fichiers d'importation à la fois.
Effet post-traitement: les mots-clés sont supprimés, la composition originale du document est essentiellement conservée
Dans la capture d'écran traitée, Australia et USA ne sont plus affichés et la position correspondante devient vide. Les bordures du tableau, les images Apple, le texte du titer et d'autres descriptions existent toujours.
Cela montre que la suppression par lots de mots-clés peut permettre un nettoyage de texte plus précis. Il ne reconstruit pas le document entier, ni ne supprime la page entière, mais remplace le contenu par vide en fonction des mots-clés définis. Ceci est très important pour les documents Word qui doivent être conservés pour la typographie.
Étape 1: Accédez à la page Outils Word
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Dans la navigation de gauche, cliquez sur "Outils Word". Une variété de fonctions par lots liées à Word seront affichées sur la droite, telles que l'ajout de filigranes, la suppression des blancs, la conversion des formats, etc. Cette fois, vous devez utiliser "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word".
Une fois la fonction sélectionnée, le logiciel passe à la page de guide. Cette fonction peut être utilisée pour remplacer un mot par un autre ou pour remplacer un mot clé par un mot vide. Ce dernier est le mot clé de suppression par lots mentionné dans cet article.
Étape 2: Ajouter un fichier ou importer à partir d'un dossier
Sur la page Sélectionner les enregistrements à traiter, il y a "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers à partir d'un dossier" dans le coin supérieur droit. Si vos fichiers Word se trouvent dans le même répertoire, nous vous recommandons d'importer à partir d'un dossier; si vous ne souhaitez traiter que quelques fichiers, vous pouvez les ajouter manuellement.
La liste après l'importation dans la capture d'écran affiche 6 fichiers, tous avec des extensions docx. Le tableau affiche également des informations telles que le chemin du fichier, l'heure de création et l'heure de modification. La liste doit être soigneusement vérifiée avant le traitement pour éviter d'ajouter des documents qui ne devraient pas être traités à la tâche par lots. Cliquez sur "Suivant" après confirmation.
Étape 3: Définir les mots-clés et laisser le résultat de remplacement vide
Sur la page Paramètres des options de traitement, sélectionnez "Rechercher du texte exactement". Entrez ensuite les mots-clés à supprimer dans la liste des mots-clés à rechercher. Dans l'exemple, entrez Australia et USA, une ligne distincte pour chaque mot clé.
La liste des mots-clés remplacés à droite reste vide. La capture d'écran indique "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer", qui est le paramètre clé de la suppression par lots. Si un autre texte est rempli à droite, il deviendra un remplacement; s'il n'est pas rempli, les mots-clés correspondants à gauche seront supprimés.
Faites attention à la précision lors de la définition des mots-clés. Pour les mots-clés anglais, il est nécessaire de confirmer si la casse et l'orthographe sont cohérentes avec le document; pour les mots-clés chinois, évitez de saisir des mots courants trop courts. Il est recommandé de tester dans un petit nombre de fichiers avant de traiter tous les fichiers après avoir confirmé l'effet.
Étape 4: Définir l'emplacement de sauvegarde et démarrer une tâche en masse
Après avoir cliqué sur "Suivant", le processus passe à "Définir l'emplacement de sauvegarde", puis "Démarrer le traitement". Pour des raisons de sécurité, il est recommandé d'enregistrer les fichiers traités dans un nouveau dossier et de ne pas écraser directement les originaux uniques. Cela permet une récupération rapide lorsque des erreurs de réglage sont détectées.
Une fois le traitement effectué, le logiciel applique la même règle à chaque fichier Word de la liste. Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier de sortie pour le vérifier. Les résultats de l'exemple montrent que le mot-clé spécifié a été supprimé, indiquant que l'opération a réussi.
Questions fréquemment posées et considérations
1. N'avez-vous vraiment pas besoin d'ouvrir Word un par un?Du point de vue du processus d'exploitation, les utilisateurs doivent uniquement importer des fichiers dans le logiciel et définir des règles, et n'ont pas besoin d'ouvrir manuellement chaque document Word un par un pour le rechercher et le remplacer. Cependant, il est toujours recommandé de vérifier le fichier de sortie après le traitement.
2. Que signifie remplacer la liste comme vide?Indique que le mot clé trouvé est remplacé par du contenu vide, c'est-à-dire supprimé. La zone de droite de la capture d'écran a déjà demandé "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer".
3. Comment être plus sûr quand il y a beaucoup de fichiers?Copiez une sauvegarde de fichier, puis traitez-la par lots. Après chaque lot de traitement, l'effet est vérifié et confirmé avant de continuer.
4. Que dois-je faire si le mot clé apparaît dans plusieurs positions?Les substitutions de recherche par lots sont généralement traitées sur les mots-clés correspondants dans le document, de sorte que vous pouvez supprimer ces emplacements avant de les confirmer.
Résumé: Remportez l'opération de suppression de Word en double à un logiciel de traitement par lots
Vous pouvez également supprimer par lots les mots-clés spécifiés dans plusieurs documents docx sans ouvrir Word un par un. Le processus de base est: dans HeSoft Doc Batch Tool Entrez dans l'outil Word, sélectionnez "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", importer les fichiers qui doivent être traités, sélectionner le texte de recherche précis, remplir les mots-clés à supprimer et laisser le contenu remplacé vide, et enfin définir l'emplacement d'enregistrement et commencer à le traiter. Pour un grand nombre de tâches de nettoyage de fichiers Word, cette méthode peut réduire les opérations manuelles répétées et améliorer la cohérence du traitement. Il est recommandé de tester avec le fichier de sauvegarde avant de l'utiliser pour un traitement par lots officiel.