De nombreux documents Word exportés à partir de pages Web, de PDF et de systèmes seront mélangés à un grand nombre de sauts de ligne supplémentaires, de retour en douceur ou de lignes vides. Il faut beaucoup de temps pour ouvrir docx et doc un par un pour les supprimer manuellement. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool À titer d'exemple, montrez comment utiliser la fonction de recherche et de remplacement des mots clés dans Word, localiser les trains durs et logiciels par lots via des variables de changement de ligne, et laisser le contenu de remplacement vide pour la suppression par lots, ce qui convient pour organiser des rapports, des articles, des contrats, des procès-verbaux de réunion, etc. Un grand nombre de fichiers Word.
Lors de l'organisation d'un document Word, l'un des problèmes les plus gênants est qu'il y a trop de sauts de ligne: un morceau de texte est divisé en plusieurs lignes, le contenu de la page Web copiée est renvoyé à la fin de chaque ligne, et le document docx après la conversion PDF apparaît beaucoup de retour logiciel, ou le document est mélangé à de nombreux paragraphes vierges. S'il n'y a qu'un seul fichier, il peut être traité en utilisant Word avec sa propre recherche et substitution; mais s'il y a des dizaines ou des centaines de fichiers Word qui doivent être nettoyés de manière unifiée, il faut non seulement du temps pour ouvrir et remplacer un par un, mais il est également facile de manquer.
Ce que cet article résout est ce problème spécifique: comment remplacer ou supprimer par lots les sauts de ligne dans de nombreux fichiers Word, y compris les sauts de ligne de paragraphe courants, les sauts de ligne manuels, les retournements logiciels, etc. Le logiciel de bureau utilisé ici est dans la capture d'écran HeSoft Doc Batch Tool , Son positionnement est un outil de traitement par lots pour les fichiers de bureau tels que Word, Excel et PDF. La valeur fondamentale est de concentrer les opérations de fichiers en double dans un processus et de réduire le temps nécessaire pour modifier manuellement les documents un par un.
Scènes applicables: quels problèmes de changement de ligne Word conviennent au traitement par lots
La suppression par lots des sauts de ligne Word ne vise pas seulement à rendre le document plus compact, elle est courante dans de nombreux scénarios de bureau réels. Par exemple, après avoir copié des données anglaises de la page Web vers Word, chaque ligne a un changement de ligne à la fin de chaque ligne, ce qui entraîne le démontage des paragraphes consécutifs d'origine; après la conversion de PDF en docx, il y a un grand nombre de sauts de ligne manuels dans le document, ce qui affecte la composition secondaire; lorsque les instructions, les listes et les procès-verbaux de réunion exportés sont triés dans un document officiel, il y a beaucoup de lignes vierges et de retour sans signification au milieu; les formats de plusieurs fichiers doc et docx collectés par l'équipe ne sont pas uniformes et doivent être nettoyés avant l'archivage.
Si ces fichiers sont nombreux, trois problèmes se posent avec le traitement manuel. Premièrement, l'efficacité est faible et chaque fichier doit être ouvert, recherché, remplacé et enregistré; deuxièmement, les normes ne sont pas cohérentes et les effets traités par différents membres du personnel peuvent être différents; troisièmement, il est facile de manquer certains fichiers ou certains types de changement de ligne. HeSoft Doc Batch Tool DansRechercher et remplacer des mots-clés dans WordFonction, vous pouvez remplacer les sauts de ligne par lots en tant que contenu spécial qui peut être trouvé. Lorsque le contenu de remplacement est laissé vide, l'effet de la suppression par lots des sauts de ligne peut être obtenu.
Aperçu de l'effet: il y a beaucoup de sauts de ligne redondants avant le traitement
La capture d'écran de pré-traitement suivante montre un problème typique: la balise de format est affichée dans le document Word, et il y a non seulement des paragraphes normaux dans le texte principal, mais aussi des marques de changement de ligne continues. Plusieurs lignes de sauts de ligne vierges peuvent être vues dans la zone de la boîte rouge, ce qui entraînera l'allongement de la mise en page du document, la segmentation du texte principal et des inconvénients lors de la copie ultérieure, de la composition, de la génération de répertoires ou du format unifié.
Cette situation est très courante dans les documents anglais, les résumés académiques, le contenu de copie de page Web et le contenu PDF en Word. La suppression d'un seul document n'est pas difficile, mais s'il existe des problèmes similaires avec plusieurs fichiers docx dans le même répertoire, il doit être résolu par des idées de traitement par lots.
Aperçu de l'effet: la nouvelle ligne est supprimée après le traitement et le contenu est fusionné en texte continu
La capture d'écran traitée peut voir que le texte initialement dispersé sur plusieurs lignes a été fusionné dans des paragraphes plus continus et que les sauts de ligne vierges supplémentaires ont disparu. Pour les documents qui nécessitent une composition supplémentaire, ce résultat est plus pratique pour définir uniformément les paragraphes, les tailles de police et les espacages, et il est également plus approprié de continuer à organiser le format par lots.
Il est important de noter que la suppression des sauts de ligne permet de connecter directement le contenu adjacent. Si le document reposait à l'origine sur des changements de ligne pour séparer le titer, l'auteur, le corps du texte ou le symbole du projet, il est recommandé d'utiliser un petit nombre de fichiers pour tester l'effet avant le traitement formel. Pour les cas où vous souhaitez simplement supprimer des lignes vides et ne pas fusionner tous les paragraphes, vous devez également sélectionner une recherche appropriée en fonction de la structure du document.
Étapes: Supprimer les sauts de ligne Word avec la recherche par lots Remplacer
Étape 1: Accédez à l'outil Word et sélectionnez la fonction de recherche de remplacement
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après avoir sélectionné dans la barre de navigation de gaucheOutils Word. Trouver dans la liste des outilsRechercher et remplacer des mots-clés dans Word. Dans la capture d'écran, cette fonctionnalité se trouve dans le premier élément de la liste des outils Word. Le texte de la description montre qu'elle est utilisée pour rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word.
Le but de cette étape est d'entrer dans le processus de traitement qui peut modifier le contenu de plusieurs fichiers Word par lots. Les substitutions de recherche Word ordinaires ne peuvent généralement être orientées que vers les documents actuellement ouverts, et la fonction ici est de gérer un traitement unifié pour un lot de fichiers, il est donc plus approprié pour traiter les sauts de ligne dans plusieurs fichiers docx et doc.
Étape 2: Ajouter le fichier Word à traiter
Une fois que vous entrez dans la page des fonctionnalités, le logiciel entre dans un processus orienté. La première étape estSélection des enregistrements à traiter. Dans la capture d'écran, vous pouvez voir qu'il y a au-dessusAjouter un fichier,Importer des fichiers à partir d'un dossier,ViderAttendez le bouton, 6 fichiers docx ont été ajoutés au tableau, et les chemins sont tous dans le répertoire de test du disque D.
Si le nombre de fichiers Word à traiter est faible, vous pouvez utiliser l'ajout de fichiers pour sélectionner un par un; s'il y a beaucoup de documents dans un dossier, l'importation de fichiers à partir d'un dossier vous fera économiser plus de temps. Après l'ajout, le tableau listera le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification et d'autres informations pour confirmer si le bon fichier est sélectionné. Après avoir confirmé que la liste des fichiers est correcte, cliquez sur en basProchaine étapeAccédez aux paramètres des options de traitement.
Étape 3: Définir la méthode de recherche pour trouver le texte avec précision
Dans la deuxième étapeDéfinir les options de traitementDans, l'interface fournit un moyen de trouver. La sélection dans la capture d'écran estRecherche précise du texteÀ côté de l'option pour trouver du texte avec le flou de formule. Pour l'objectif clair de suppression des sauts de ligne, il est plus intuitif et plus facile de contrôler les résultats en utilisant la recherche précise.
La signification de la recherche précise du texte est la suivante: le logiciel suivra le contenu saisi dans le document Word pour trouver le contenu correspondant. Parce que les sauts de ligne ne sont pas du texte ordinaire visible, vous devez utiliser l'interfaceVariablesVenez le dire. Deux variables sont déjà renseignées dans la liste des mots-clés à rechercher dans la capture d'écran:{Hesoft. word.new_line}Et{Hesoft. word.soft_new_line}.
Étape 4: Localiser les sauts de ligne et le retour en douceur dans Word avec des variables
Dans un document Word, il n'y a pas qu'une seule nouvelle ligne courante. Le retour de paragraphe normal est généralement utilisé pour terminer un paragraphe, et le retour manuel ou le retour en douceur est souvent utilisé pour passer à la ligne suivante dans le même paragraphe. Des documents de différentes sources peuvent mélanger ces deux types de sauts de ligne, donc deux variables sont ajoutées à la capture d'écran:
{Hesoft. word.new_line}Utilisé pour rechercher le contenu de la classe de nouvelle ligne ou de nouvelle ligne de paragraphe dans Word.
{Hesoft. word.soft_new_line}: Utilisé pour trouver le contenu de la classe de nouvelle ligne douce et de nouvelle ligne manuelle dans Word.
Placez les deux variables à gaucheListe des mots clés à rechercherCela signifie que le logiciel trouvera ces deux types de contenu de nouvelle ligne dans chaque fichier Word. L'avantage de ceci est que la couverture est plus complète, en particulier pour les situations où on ne sait pas si le changement de ligne dans le document est un retour dur ou un retour souple.
Étape 5: Remplacer le contenu vide pour obtenir la suppression par lots des sauts de ligne
La droite de la capture d'écran estListe des mots clés après remplacementÀ côté de l'invite claireNe pas remplir signifie supprimer. Par conséquent, si l'objectif est de supprimer les sauts de ligne au lieu de remplacer les sauts de ligne par des espaces, des virgules ou d'autres textes, le contenu correspondant à droite peut être laissé vide.
Ceci est très critique: si vous recherchez une variable de nouvelle ligne dans la liste et que vous ne remplissez pas le contenu de la liste, cela revient à dire au logiciel de supprimer le caractère de nouvelle ligne trouvé. Après le traitement par lots, les sauts de ligne correspondants dans plusieurs fichiers Word seront supprimés et le texte sera fusionné en contenu continu comme dans les captures d'écran post-traitement.
Si votre document souhaite conserver l'intervalle entre les mots après avoir supprimé le changement de ligne, vous pouvez également envisager de remplacer le changement de ligne par un espace en fonction des besoins réels de composition. Cependant, à partir de cette capture d'écran et de cette cible, la démonstration est de supprimer directement les sauts de ligne, de sorte que la liste de remplacement à droite reste vide.
Étape 6: Continuer à définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Depuis le processus en haut de l'interface, vous pouvez voir qu'après avoir terminé les options de traitement, il y aDéfinir l'emplacement de sauvegardeEtCommencer le traitementDeux étapes. Après avoir cliqué sur Suivant, suivez l'assistant logiciel pour continuer à spécifier l'emplacement d'enregistrement du résultat du traitement, puis entrez pour commencer le traitement.
Lors de la modification par lots du contenu Word, il est recommandé de ne pas écraser directement les originaux uniques, en particulier lorsque vous traitez un grand nombre de fichiers pour la première fois. Vous pouvez enregistrer les fichiers traités dans un nouveau répertoire, vérifier d'abord quelques documents docx, confirmer que l'effet de suppression des sauts de ligne est conforme aux attentes, puis l'utiliser pour l'archivage formel ou la composition ultérieure.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Que faire si le texte est connecté ensemble après avoir supprimé une nouvelle ligne
C'est le résultat le plus courant de la suppression en bloc des sauts de ligne. Parce que le caractère de saut de ligne est supprimé, le texte situé à l'origine dans les lignes supérieure et inférieure sera directement adjacent. S'il n'y a pas d'espaces à la fin de chaque ligne dans le texte original, des mots ou des phrases peuvent apparaître après la suppression. Pour les documents anglais, vous pouvez remplacer le changement de ligne par un espace si nécessaire au lieu de laisser une suppression vide. Pour les documents chinois, il est généralement plus approprié de les supprimer directement si une phrase est à l'origine démontée par erreur.
2. Quelle est la différence entre un retour dur et un retour souple
Le retour dur signifie généralement la fin du paragraphe, et le retour souple ressemble plus à un changement de ligne manuel dans le même paragraphe. Différentes sources de documents génèrent différents types de nouvelles lignes. Utilisez {heoft. word.new_line} et {heoft. word.soft_new_line} dans la capture d'écran pour couvrir ces deux types de situations en même temps et améliorer l'intégrité du nettoyage par lots.
3. Pouvez-vous supprimer uniquement les lignes vides
Si des lignes vides dans le document sont mélangées avec des changements de ligne ordinaires, vous devez définir le contenu de recherche avec plus de soin. Ce que cet article montre, c'est la suppression par lots des sauts de ligne eux-mêmes, qui s'applique aux scènes où vous souhaitez fusionner le texte. Si vous souhaitez uniquement supprimer les lignes vides continues et conserver les changements de ligne de paragraphe normaux, il est recommandé de tester différents paramètres avec un petit nombre d'échantillons de documents pour éviter de supprimer la structure de paragraphe nécessaire.
4. Soutenir les fichiers docx et doc?
À partir de la capture d'écran, vous pouvez voir un exemple d'extension de fichier avec docx, le nom de la fonction du logiciel est orienté vers le fichier Word. En fait, les formats courants de fichiers Word incluent docx et doc. Avant le traitement, il est recommandé de confirmer que le fichier peut être reconnu par le logiciel et ajouté à la liste; si l'ancienne version du fichier doc est dans un format compliqué, il est également recommandé de sauvegarder et de tester.
5. Pourquoi il est recommandé de sauvegarder en premier
La substitution par lots est une modification au niveau du contenu et peut affecter plusieurs fichiers une fois que la configuration est erronée. Bien que le traitement par lots puisse améliorer considérablement l'efficacité, cela signifie également que les erreurs seront rapidement amplifiées. Par conséquent, il est préférable de copier un fichier original ou d'enregistrer le résultat dans un nouveau dossier avant de le traiter officiellement.
Résumé: Remporter le nettoyage des changements de ligne Word en double à un outil de traitement par lots
Lorsqu'un seul document Word doit supprimer une nouvelle ligne, la recherche manuelle et la substitution peuvent être résolues; mais face à plusieurs fichiers docx et doc, une approche plus efficace consiste à utiliser la capacité de traitement par lots dans le logiciel bureautique. HeSoft Doc Batch Tool ParRechercher et remplacer des mots-clés dans WordFonction, convertissez le contenu spécial tel que les sauts de ligne et les retournements logiciels en variables configurables, puis réalisez la suppression par lots en remplaçant le contenu vide.
Selon le processus de cet article, vous n'avez besoin que de trois choses: ajoutez d'abord le fichier Word qui doit être traité, puis entrez les variables liées à la nouvelle ligne dans la liste de recherche, et enfin laissez le contenu de remplacement vide et continuez à enregistrer et à commencer le traitement. De cette manière, le travail répété qui devait initialement ouvrir les documents un par un et supprimer les changements de ligne un par un peut être effectué en une tâche par lots. Pour les utilisateurs qui organisent fréquemment des données, traitent des rapports, nettoient le contenu PDF en Word ou unifie le format de document, ce type de traitement par lots peut considérablement gagner du temps et réduire le risque de fuites manuelles.