Cet article est destiné aux utilisateurs de bureau qui ont besoin d'organiser des modèles Word, de nettoyer les numéros et de remplacer les abréviations anglaises. HeSoft Doc Batch Tool Complétez le remplacement par lots d'expressions régulières pour plusieurs fichiers docx. Dans l'exemple, les abréviations à trois majuscules sont appariées via [A-Z]{3}, les nombres consécutifs sont appariés via \ d et remplacés respectivement par A et B. L'article est lancé à partir des scénarios applicables, des effets avant et après le traitement, des étapes de fonctionnement du logiciel, de la logique de réglage des formules et des précautions courantes, aidant les utilisateurs à effectuer un grand nombre de modifications unifiées des fichiers Word en moins de temps.
Après une réutilisation à long terme des modèles Word, du matériel de cours, des descriptions de projet et des documents de formation, de nombreux anciens numéros, abréviations en anglais, exemples de chiffres ou contenu occupé s'accumulent souvent. S'il ne s'agit que d'un document, il est acceptable de rechercher et de remplacer manuellement; mais s'il y a plusieurs fichiers docx ou doc dans un dossier et que chaque fichier a un contenu similaire, la modification un par un deviendra un travail répétitif inefficace. Ce qui est plus difficile, c'est que le contenu à remplacer peut ne pas être exactement le même mot-clé, mais un type de texte du même format, tel que trois lettres majuscules, des chiffres consécutifs, des numéros de format fixe, etc.
Cet article combine des exemples de captures d'écran pour vous présenter comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool La capacité de remplacement par lots de Word dans, le nettoyage par lots des numéros et des abréviations anglaises dans les modèles Word via des formules de caractères génériques d'expressions régulières. Dans l'exemple, nous remplacons les trois abréviations en majuscules dans plusieurs fichiers docx par A et les nombres continus par B. Cette méthode convient à diverses scènes de bureau telles que la désensibilisation des documents, le nettoyage de modèles, la normalisation du contenu et la révision des anciennes données.
Scènes applicables: nettoyage par lots des numéros, des abréviations et des espaces réservés dans un document Word
Le remplacement par lots d'expressions régulières convient au traitement de texte avec "un contenu différent mais un format cohérent". Par rapport à la recherche et à la substitution ordinaires, son avantage n'est pas de remplacer un mot fixe, mais de remplacer un type de contenu conforme à certaines règles.
Par exemple, dans le document Word dans la capture d'écran, les abréviations en majuscules telles que BOT et ELA apparaissent dans le titer et le corps, ainsi que des chiffres tels que 60, 3 et 5. Si vous traitez mot-clé par mot, vous devez d'abord lister toutes les abréviations et tous les nombres; si vous utilisez une formule, vous pouvez utiliser [A-Z]{3} pour «trois majuscules consécutives» et \ d pour «nombres consécutifs». De cette façon, deux règles peuvent couvrir plusieurs contenus.
Cette méthode convient aux besoins de bureau suivants:
- Désensibilisation du modèle:Remplacez le numéro d'exemple, le code du cours, le code du projet et le numéro de montant par un caractère uniforme pour éviter de divulguer les informations d'origine.
- Révisé du document:Remplacez les anciens champs, les anciennes abréviations et les anciens numéros de l'ancien modèle par le nouveau contenu.
- Normalisation des données:Unifier les expressions similaires dans plusieurs documents Word dans le même format.
- Organiser le matériel pédagogique ou de formation:Traitement par lots des heures, des numéros de page, des codes et des abréviations dans le matériel de cours.
- Génération de données de test par lots:Remplacez le texte réel par des espaces réservés tels que A et B pour la démonstration ou le test.
Si vous faites souvent face à un grand nombre de fichiers Word et que vous devez effectuer le même type de modifications, l'utilisation d'un logiciel de bureau pour le traitement par lots permet de gagner du temps et de garantir la cohérence du traitement que de compter uniquement sur des opérations manuelles.
Aperçu des effets: quels changements avant et après le remplacement par lots
Avant le traitement: plusieurs fichiers docx en attente d'un nettoyage unifié
La capture d'écran du dossier avant le traitement montre un total de six fichiers Word de 1.docx à 6.docx. Ces fichiers ont des noms simples mais représentent des tâches de masse courantes: plusieurs fichiers ont une structure de contenu similaire et nécessitent le même ensemble de règles de remplacement.
Après avoir ouvert l'un des fichiers Word, vous pouvez voir que le titer du document est BOT-Experiential-Learning-Activity, et ELA, 60 heures et d'autres contenus apparaissent dans le corps du texte. La flèche rouge dans la capture d'écran indique où vous devez vous concentrer. On peut en déduire que si plusieurs autres fichiers contiennent également des abréviations et des nombres similaires, le remplacement manuel prendra beaucoup de temps.
Ces éléments à traiter sont dispersés dans le titer, le texte principal, la liste et le texte explicative. Ils ne sont pas nécessairement les mêmes, mais il y a des règles évidentes: BOT et ELA appartiennent à trois lettres majuscules; 60, 3 et 5 sont des nombres. Ces lois peuvent être identifiées à la fois en utilisant des expressions régulières.
Après traitement: les abréviations et les nombres sont remplacés par du contenu occupé par des règles
Dans la capture d'écran traitée, l'abréviation à trois chiffres en majuscules conforme à [A-Z]{3} est remplacée par A, et le nombre continu conforme à \ d est remplacé par B. Vous pouvez voir que le BOT au début du titer est devenu A, l'ELA dans le corps devient également A et la position numérique devient B.
De tels résultats conviennent au nettoyage et à la désensibilisation des documents. Par exemple, lorsque la structure du document est affichée au monde extérieur, si vous ne souhaitez pas exposer le code réel et les chiffres spécifiques, vous pouvez les remplacer par des espaces réservés. Le traitement par lots garantit que plusieurs fichiers utilisent le même ensemble de normes de remplacement par rapport au remplacement manuel.
Étapes: Remplacer le texte régulier dans Word par lots avec un logiciel
Étape 1: Ouvrez la classification des outils Word, entrez dans la fonction de recherche de remplacement
Dans HeSoft Doc Batch Tool Dans l'interface principale, la navigation de gauche contient plusieurs classifications de traitement de fichiers. Selon la capture d'écran, la sélection actuelle estOutils Word. Dans la carte de fonction à droite, le premier élément estRechercher et remplacer des mots-clés dans WordQui est la description pour rechercher et remplacer les mots-clés dans le contenu du fichier Word par lots.
Une fois cette fonction sélectionnée, le logiciel entre dans un processus de remplacement par lots dédié. Il convient de noter ici que cette fonction gère le contenu du document Word, pas le remplacement du nom du fichier ou le remplacement du nom du dossier. Si vous souhaitez modifier les mots clés dans le corps, le titer et le paragraphe, vous devez accéder à cette fonction sous l'outil Word.
Étape 2: Ajouter ou importer des fichiers Word en attente à partir d'un dossier
Après être entré dans la page des fonctionnalités, la première est "Sélectionner les enregistrements à traiter". Dans la capture d'écran, vous pouvez voir que le coin supérieur droit de la page aAjouter un fichier,Importer des fichiers à partir d'un dossier,ViderEtPlus. Six fichiers docx ont été ajoutés à la liste actuelle, de 1.docx à 6.docx.
Si vous souhaitez traiter uniquement des documents Word individuels, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers". L'utilisation de Importer des fichiers à partir d'un dossier est plus efficace si tous les fichiers se trouvent dans le même dossier. Après l'importation, la liste affiche des informations telles que le nom du fichier, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification. Grâce à ces informations, vous pouvez confirmer que le fichier est correctement ajouté à la tâche.
Le résultat attendu de cette étape est que tous les fichiers Word qui doivent être nettoyés avec des numéros et des abréviations sont entrés dans la liste et ne contiennent pas de fichiers qui n'ont pas besoin d'être traités. Après confirmation, cliquez sur "Suivant" pour accéder aux paramètres des règles de traitement.
Étape 3: Sélectionnez la formule pour trouver le texte flou
Dans la page "Définir les options de traitement", vous devez d'abord définir le mode de recherche. Il y a deux options dans la capture d'écran:Recherche précise du texteEtUtiliser le flou de formule pour trouver du texte. Étant donné que cet exemple ne recherche pas de mots fixes, mais de trois lettres majuscules et de nombres consécutifs, sélectionnez "Utiliser la formule pour brouiller le texte".
Après avoir sélectionné une recherche de flou de formule, le logiciel reconnaît le contenu Word selon la formule que vous avez saisie. Par rapport à une recherche précise, la recherche de formules est plus adaptée au traitement de plusieurs textes différents mais de format similaire. Par exemple, BOT et ELA ne sont pas le même mot, mais ils sont tous deux conformes à la règle des trois majuscules, ils peuvent donc être appariés à la même formule.
Étape 4: Remplissez la formule de mot-clé que vous devez rechercher
Dans la "Liste des mots-clés à rechercher" à gauche, la capture d'écran remplit deux lignes:
- [A-Z]{3}
- \ D
La signification de la première ligne [A-Z]{3} est de faire correspondre trois lettres anglaises majuscules consécutives. Il peut couvrir des abréviations telles que BOT et ELA. La deuxième ligne \ d signifie correspondre à un nombre continu, qui peut couvrir 60, 3, 5 et ainsi de suite.
En utilisation réelle, plus la formule est large, plus le contenu correspondant est grand; plus la formule est précise, plus le risque de remplacement par erreur est faible. Par conséquent, lors du nettoyage des modèles Word, configurez-le soigneusement en fonction du contenu cible. Si vous souhaitez simplement remplacer un numéro de format spécifique, vous ne devez pas simplement utiliser une formule trop large.
Étape 5: Remplissez la liste des mots-clés après le remplacement
Dans la "Liste des mots-clés remplacés" à droite, la capture d'écran est remplie:
- A
- B
Les côtés gauche et droit correspondent par ligne: le contenu correspondant à la première ligne de gauche [A-Z]{3} est remplacé par la première ligne A à droite; le contenu correspondant à la deuxième ligne \ d à gauche est remplacé par la deuxième ligne B à droite. De cette façon, les trois abréviations majuscules du document deviendront A et les nombres consécutifs deviendront B.
Si le contenu remplacé doit conserver certains formats fixes, vous pouvez remplir le texte correspondant à droite. Dans la capture d'écran, vous pouvez également voir l'invite "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer". Par conséquent, si une ligne ne remplit pas le contenu de remplacement, le texte correspondant peut être supprimé. Sauvegardez à l'avance lorsque vous effectuez des opérations de suppression.
Étape 6: Entrez dans l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Après avoir défini les options de traitement, cliquez sur "Suivant". Les étapes de l'assistant en haut de la page sont affichées, et les suivantes incluent "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Lorsque vous remplacez le contenu Word par lots, il est recommandé d'enregistrer les résultats du traitement dans un nouvel emplacement au lieu d'écraser le fichier d'origine. Ceci est facile à revenir en arrière et à comparer les effets avant et après le traitement.
Après avoir confirmé l'emplacement de sauvegarde, entrez dans le traitement de démarrage. Le logiciel effectue des remplacements de règles un par un pour les fichiers Word de la liste. Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier de sortie pour vérifier l'emplacement clé, tel que le titer, le premier paragraphe du corps, la liste des numéros, etc., pour confirmer si l'abréviation et le nombre deviennent A et B comme prévu.
La logique des paramètres de formule: comment comprendre [A-Z]{3} et \ d
De nombreux utilisateurs se sentiront compliqués en entendant des «expressions régulières», mais la formule dans cet exemple n'est pas difficile à comprendre.[A-Z]Représente une lettre en majuscule anglaise,{3}Signifie que le contenu précédent apparaît 3 fois de suite, donc[A-Z]{3}Cela signifie trois lettres majuscules consécutives. BOT et ELA respectent cette règle.
\ DReprésente un nombre, Signifie apparaître une ou plusieurs fois, donc\ DReprésente un nombre continu. 60 est deux nombres consécutifs, 3 est un nombre et 2026 est quatre nombres consécutifs, tous peuvent être reconnus par cette formule.
L'avantage de l'utilisation de formules dans le remplacement par lots de Word est que de grandes quantités de contenu similaire peuvent être écrasées avec très peu de règles. Cependant, en raison de la grande couverture, il est nécessaire de clarifier la plage de correspondance avant le traitement formel et de faire des tests à petite échelle si nécessaire.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi tester avant de remplacer par lots?
Les expressions régulières correspondent au contenu selon les règles. Si les règles sont trop larges, elles peuvent être remplacées par du texte qui ne doit pas être remplacé. Par exemple, \ d correspondra à tous les nombres consécutifs, et la date, le numéro de page et le numéro peuvent être affectés. Par conséquent, il est recommandé de sélectionner un exemple de document pour le traitement, puis de traiter tous les fichiers par lots après confirmation du résultat.
2. Pourquoi certains anglais minuscules n'ont-ils pas été remplacés?
La capture d'écran utilise [A-Z]{3}, qui cible les lettres majuscules. "Ignorer la casse des lettres" dans l'interface n'est pas coché, de sorte que le contenu minuscule ne sera pas traité de la même manière. Si vous devez gérer un texte mixte en majuscules et en minuscules, vous devez l'ajuster en fonction des règles réelles.
3. Le remplacement par A et B est-il juste un exemple?
Oui. La capture d'écran remplace les trois abréviations majuscules par A et le nombre par B, qui sont principalement utilisées pour démontrer l'effet de la règle. Dans la pratique, vous pouvez les remplacer par de nouveaux codes de département, des espaces réservés, du texte standard ou tout autre contenu nécessaire.
4. L'ordre de plusieurs règles est-il important?
Important. Plusieurs règles sont remplies par liste et correspondent ligne par ligne au contenu de remplacement à droite. Pour les tâches complexes, l'ordre des règles peut affecter le résultat final. Il est recommandé de commencer par un petit nombre de règles et de les augmenter progressivement pour éviter que trop de paramètres ne soient difficiles à vérifier.
5. Comment accepter les documents traités?
Vous pouvez d'abord ouvrir le fichier de sortie et comparer les emplacements clés avant et après le traitement. Concentrez-vous sur la vérification des domaines tels que le titer, le premier paragraphe, le voisinage du tableau, les listes de numéros et les références de numéros de page. Après confirmation, les résultats du traitement sont ensuite utilisés pour l'archivage, la publication ou le partage ultérieur.
Résumé: Utiliser le remplacement par lots d'expressions régulières pour améliorer l'efficacité de la finition des modèles Word
Le nettoyage par lots des numéros et des abréviations en anglais dans les modèles Word résout essentiellement les problèmes de travail répété et de cohérence des règles. Par HeSoft Doc Batch Tool , L'utilisateur peut importer plusieurs fichiers docx à la fois, puis utiliser la formule pour trouver du texte flou pour définir une expression régulière et remplacer uniformément le contenu conforme aux règles. [A-Z]{3} et \ d dans l'exemple de cet article sont utilisés pour faire correspondre trois majuscules et des nombres consécutifs respectivement, et enfin pour obtenir l'abréviation remplacée par A et le nombre remplacée par B.
Si vous travaillez sur un grand nombre de documents Word et que vous devez remplacer par lots des mots-clés, des numéros de nettoyage par lots, du contenu désensibilisé par lots ou des modèles standardisés par lots, il est recommandé d'utiliser ce processus de traitement par lots orienté. Sauvegardez d'abord le fichier d'origine, puis importez le document en attente, définissez la formule et remplacez le contenu, sélectionnez l'emplacement de sauvegarde et commencez le traitement. Cela peut prendre moins de temps pour effectuer plus de modifications de fichiers et réduire le risque d'omission causé par la modification manuelle un par un.