Lorsque plusieurs documents Word contiennent du texte spécifié qui doit être supprimé, il faut non seulement du temps pour ouvrir et supprimer les fichiers un par un, mais il est également facile de les manquer. Cet article utilise la suppression par lots de mots clés tels que Australia, USA dans le fichier docx comme exemple pour illustrer comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool , Grâce à la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", laissez le contenu de remplacement vide pour réaliser la suppression par lots de mots-clés dans plusieurs fichiers Word, ce qui convient au nettoyage des données, à la finition des modèles, au traitement des informations sensibles et à d'autres scénarios.
S'il y a beaucoup de documents Word dans un dossier et que le même mot clé apparaît dans chaque document, tel que le nom de pays, le code de projet, le nom du client ou le mot sensible, il sera très inefficace d'ouvrir manuellement le fichier docx un par un. Le problème à résoudre dans cet article est le suivant: comment supprimer par lots les mots-clés de nombreux fichiers Word et minimiser les opérations en double et le risque de suppression manquée. Ci-dessous HeSoft Doc Batch Tool Par exemple, la démonstration remplace par lots le texte spécifié dans plusieurs fichiers Word par vide, de manière à obtenir l'effet de suppression du mot-clé.
Scènes applicables
Cette méthode de traitement par lots convient aux scènes qui nécessitent un nettoyage unifié du contenu des documents Word, docx et doc. Par exemple, supprimez certains noms de zone lors de l'organisation des informations sur les produits; supprimez des noms de clients spécifiques avant d'envoyer des documents; nettoyez le texte de position dans les modèles par lots; ou supprimez uniformément les anciens mots-clés des documents historiques. La valeur des logiciels de bureau est de réduire la duplication du travail. Lorsque le nombre de fichiers passe de quelques à des dizaines ou des centaines, les outils de traitement par lots peuvent gagner du temps.
Aperçu des effets: quels changements avant et après le traitement
Avant le traitement, il y a plusieurs documents Word en attente dans le dossier, et l'exemple contient 6 fichiers de 1.docx à 6.docx.
Ouvrez l'un des documents et vous pouvez voir que le contenu contient des mots-clés qui doivent être supprimés, tels que Australia dans le paragraphe de gauche et USA dans le paragraphe de droite. Ces textes sont situés derrière "Country of Origin" et doivent être supprimés uniformément de plusieurs fichiers Word.
Après le traitement, vérifiez le contenu du document. Les positions initialement affichées en Australia et USA ont été vidées et les autres structures du corps, des images et des tableaux sont toujours conservées. En d'autres termes, le but de cette opération n'est pas de supprimer l'intégralité du contenu, mais de supprimer avec précision le mot clé spécifié.
Étapes de fonctionnement
Dans la première étape, entrez dans l'outil Word et sélectionnez la fonction.Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Sur la gauche, sélectionnez "Outils Word" et cliquez sur "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word". Cette fonction est utilisée pour rechercher par lots le texte spécifié dans le contenu du fichier Word et le remplacer par un nouveau texte; lorsque le contenu de remplacement est vide, vous pouvez implémenter la suppression par lots de mots-clés.
La deuxième étape consiste à ajouter le fichier Word à traiter.Après être entré dans la page des fonctionnalités, dans l'étape "Sélectionner les enregistrements à traiter", vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers" ou utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier". 6 fichiers docx ont été importés dans la capture d'écran, et la liste affichera le nom du fichier, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification, ce qui est pratique pour confirmer la plage de fichiers à traiter cette fois.
La troisième étape consiste à définir les règles de recherche et de suppression.Cliquez sur Suivant pour accéder à "Paramètres des options de traitement". Sélectionnez "Recherche précise du texte" dans "Recherche", de sorte que le logiciel correspondra au contenu du texte saisi. Entrez ensuite les mots-clés à supprimer, tels que Australia et USA, ligne par ligne dans la liste des mots-clés à rechercher. La "Liste des mots-clés remplacés" sur la droite reste vide, et l'interface indique également "Si vous ne remplissez pas, vous pouvez supprimer", il suffit donc de ne pas remplir le contenu de remplacement ici.
Dans la quatrième étape, continuez à définir l'emplacement de sauvegarde et commencez le traitement.Selon le processus d'interface, les étapes suivantes sont "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Il est recommandé de sélectionner un nouvel emplacement de sortie pour enregistrer le fichier traité afin de le distinguer du fichier d'origine. Après avoir confirmé que la liste des fichiers et les mots-clés sont corrects, le logiciel parcourra automatiquement le document Word ajouté, recherchant et supprimant les mots-clés correspondants.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi le contenu de remplacement peut-il être supprimé sans le remplir?La logique de la substitution de recherche par lots consiste à remplacer le texte trouvé par le contenu spécifié. Si la liste de mots-clés remplacée est vide, cela équivaut à remplacer Australia et USA trouvés par du contenu vide, de sorte que ces mots-clés ne seront plus affichés dans le document.
2. Puis-je supprimer plusieurs mots-clés à la fois?Peut. À partir de la capture d'écran, la liste de mots-clés prend en charge la saisie de plusieurs contenus par ligne. Par exemple, Australia et USA occupent une ligne, et le logiciel le traitera par lots par liste.
3. Voulez-vous sauvegarder avant de traiter?Il est recommandé de conserver le fichier d'origine ou d'enregistrer le résultat dans un nouvel emplacement. Le traitement par lots implique plusieurs fichiers. Une fois les règles mal remplies, la portée de l'impact sera relativement importante et il est plus sûr de sauvegarder ou de stocker la sortie en premier.
4. doc et docx peuvent-ils gérer cela?Un exemple de capture d'écran est un fichier docx. En utilisation réelle, vous pouvez confirmer le type de fichier via l'extension dans la liste après avoir importé le fichier, puis traiter le document Word selon la plage de prise en charge du logiciel.
Résumé
La suppression par lots de mots clés dans un fichier Word peut être effectuée essentiellement par "Rechercher et remplacer par vide". Utilisation HeSoft Doc Batch Tool À ce moment-là, il vous suffit de sélectionner "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", d'importer plusieurs documents, de saisir les mots-clés à supprimer et de laisser le contenu de remplacement vide pour terminer le nettoyage par lots. Pour les utilisateurs qui traitent fréquemment un grand nombre de documents Word et docx, cette méthode peut réduire considérablement les opérations répétées et améliorer l'efficacité du bureau. Il est recommandé de tester les règles avec un petit nombre de fichiers avant le traitement formel, puis de les exécuter par lots après avoir confirmé que les résultats sont corrects.