Dans de nombreux documents Word, si un grand nombre de dépages manuelles sont mélangées, il faut non seulement du temps pour ouvrir le fichier docx ou doc un par un, mais il est également facile de l'omettre. Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool , Grâce à la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", recherchez par lots les caractères de pagination dans plusieurs fichiers Word et supprimez-les ou remplacez-les par le contenu spécifié si nécessaire. L'article combine les effets avant et après le traitement et les captures d'écran des opérations logicielles pour expliquer en détail le processus de suppression, d'enregistrement et de traitement des fichiers d'importation, de définition de variables de pagination et de remplacement de contenu vide. Il convient à l'organisation par lots de rapports, articles, compilation de données et documents Word convertis.
La pagination est un problème très courant mais facilement ignoré lors de l'organisation de nombreux documents Word. Par exemple, après la conversion de PDF en Word, la copie de contenu à partir de pages Web, la fusion de plusieurs rapports, l'organisation de documents de réunion ou de documents de thèse, le document peut être mélangé à de nombreux séparateurs de page manuels. Il est acceptable de supprimer un ou deux pagination dans un seul fichier, mais s'il y a des dizaines ou des centaines de fichiers docx ou doc, chaque fichier doit être ouvert, afficher la balise d'édition, localiser la pagination, puis supprimé manuellement, il deviendra un travail très répétitif et sujet aux erreurs.
Ce que cet article veut résoudre, c'est le problème spécifique de "remplacer ou supprimer par lots des pagination dans de nombreux fichiers Word". Nous allons utiliser HeSoft Doc Batch Tool Ce type de logiciel bureautique traite les séparateurs de page dans plusieurs fichiers Word en recherchant et en remplaçant le contenu Word par lots. Vous pouvez choisir de supprimer la pagination directement ou de la remplacer par un autre contenu, tel qu'un saut de ligne, un espace ou un texte spécifié. Pour les scènes qui nécessitent une composition unifiée, un nettoyage des pages supplémentaires et l'élimination des pages videuses anormales, cette méthode de traitement par lots peut considérablement réduire le travail répété.
Scènes applicables: quels fichiers Word conviennent pour la suppression de pages par lots
La suppression par lots de la pagination Word ne s'applique pas uniquement à un type de document. Tant que vous avez plusieurs fichiers Word sous la main et qu'il y a des dépages indésirables dans ces fichiers, vous pouvez envisager d'utiliser cette méthode pour un traitement unifié. Les scènes courantes incluent:
Tout d'abord, organisez le document après PDF en Word. Une fois que de nombreux PDF sont convertis en docx, des dépages ou des contrôleurs de pagination similaires sont insérés à la fin de chaque page, ce qui empêche le contenu d'être naturellement organisé en continu. Si vous nettoyez manuellement fichier par fichier, la charge de travail est énorme.
Deuxièmement, la composition unifiée du matériel de conférence, du matériel de formation et des rapports de projet. Le format du fichier Word soumis par différentes personnes est incohérent et certaines personnes inséreront manuellement une pagination pour contrôler la mise en page. Lors de la dernière agrégation, ces pagination peuvent provoquer une page vierge, une dislocation du titer ou des paragraphes forcés à la page suivante.
Troisièmement, la normalisation par lots de documents longs tels que les articles, les documents techniques et les documents anglais. L'exemple dans la capture d'écran est le document Word avec le contenu anglais. Après avoir ouvert la balise d'édition d'affichage, vous pouvez voir qu'il y a une "pagination" au milieu. Si un lot de documents similaires nécessite une composition continue, le traitement par lots sera plus stable que l'inspection manuelle.
Quatrièmement, le nettoyage du format avant l'archivage par lots de fichiers Word tels que docx et doc. Avant d'archiver, d'imprimer, de convertir des PDF ou d'importer dans d'autres systèmes, supprimer les séparateurs de page indésirables peut réduire les problèmes de mise en page ultérieurs.
Aperçu de l'effet: il existe des dépages dans le document Word avant le traitement
La capture d'écran avant le traitement montre une page de document Word. Le document ouvre l'affichage de la balise d'édition, de sorte que la balise de paragraphe, la balise d'espaces et la "pagination" marquée par la boîte rouge peuvent être clairement vus. Cette pagination est située après le paragraphe principal du texte et obligera le contenu suivant à partir de la nouvelle page, ce qui peut entraîner un grand espace vide au milieu de la page ou une connexion de contenu anormale.
Si vous avez un seul fichier, vous pouvez sélectionner manuellement ce "pagination" dans Word et le supprimer. Mais dans le bureau réel, ce n'est souvent pas un fichier, mais plusieurs documents Word dans un dossier entier ont des problèmes similaires. À l'heure actuelle, le traitement manuel est non seulement lent, mais il peut également y avoir des omissions, des suppressions accidentelles ou des incohérences dans différentes normes de traitement de fichiers.
Aperçu de l'effet: la pagination a été supprimée ou remplacée après le traitement
Dans la capture d'écran traitée, la marque de texte "pagination" dans la boîte rouge d'origine n'apparaît plus, indiquant que le contrôleur de pagination a été nettoyé. Le contenu du document n'est plus déconnecté de force par la pagination, et les paragraphes suivants peuvent continuer à s'afficher conformément aux règles de composition normales.
Il convient de noter qu'après avoir supprimé la pagination, les marques de paragraphe ordinaires ou les marques de ligne vides peuvent toujours être vues dans la capture d'écran. C'est normal. La pagination n'est pas le même type d'objet que le retour normal et les paragraphes vierges: cet article montre que la pagination est supprimée ou remplacée par lots dans Word, et ne supprime pas automatiquement toutes les lignes vides et tous les paragraphes vierges. Si vous devez encore nettoyer le contenu vierge, vous pouvez utiliser la fonction de nettoyage de contenu vierge correspondante une fois que le traitement de pagination est terminé et que le résultat est confirmé.
Étape 1: Accédez à l'outil Word et sélectionnez la fonction de recherche de remplacement
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, vous pouvez voir plusieurs classifications de traitement de fichiers de bureau sur le côté gauche, telles que les outils Word, Excel, PowerPoint, PDF, texte, image, etc. Étant donné que cette fois, il s'agit de la pagination dans le document Word, vous devez accéder à l'outil Word à gauche.
Dans la liste des outils Word, sélectionnez 1. Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word. La description de cette fonctionnalité dans la capture d'écran est "Rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word". Bien que la pagination ne soit pas du texte ordinaire, le contenu spécial dans Word peut être représenté par des variables dans cette fonction, de sorte que la recherche par lots de pagination et la suppression ou la substitution.
Le but de cette étape est d'entrer dans le module fonctionnel qui peut modifier le contenu du corps de Word par lots. Par rapport à l'ouverture directe de Word pour la recherche un par un, la capacité de traitement par lots du logiciel bureautique peut traiter plusieurs fichiers à la fois, ce qui est particulièrement adapté aux tâches avec un grand nombre de fichiers, des règles claires et des actions de traitement cohérentes.
Étape 2: Ajouter le fichier Word à traiter
Une fois que vous entrez dans la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", le logiciel entre dans un processus orienté. En haut, vous pouvez voir quatre étapes: sélectionner les enregistrements à traiter, définir les options de traitement, définir l'emplacement d'enregistrement et démarrer le traitement. La première étape consiste à ajouter le fichier Word à traiter à la liste des tâches.
En haut à droite de l'interface, vous pouvez voir des boutons tels que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir d'un dossier", "Vider" et "Plus". Si vous ne traitez qu'un petit nombre de documents spécifiés, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers"; s'il y a beaucoup de documents Word dans un dossier qui nécessitent une suppression unifiée de la pagination, il est préférable de cliquer sur "Importer des fichiers à partir d'un dossier". Après l'importation, le tableau affiche le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification et la colonne d'action.
6 fichiers docx ont été importés dans la capture d'écran, avec des noms allant de 1.docx à 6.docx, indiquant que le logiciel traitera ces fichiers comme un lot d'enregistrements. Vous pouvez supprimer les fichiers qui n'ont pas besoin d'être traités via le bouton Supprimer de la colonne Actions, ou vous pouvez utiliser des boutons tels que "Filtrer" et "Trier" pour aider à organiser la liste. Après avoir confirmé que la portée du fichier est correcte, cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder aux paramètres des options de traitement.
Le résultat attendu de cette étape est que tous les documents Word qui doivent être supprimés ou remplacés par des séparateurs de page apparaissent dans la liste et que le nombre de fichiers, le type de fichier et le chemin d'accès sont confirmés correctement. Assurez-vous de vérifier la liste avant le traitement par lots pour éviter de traiter les documents non pertinents ensemble.
Étape 3: Définir la méthode de recherche et spécifier la variable de pagination
Après être entré dans la deuxième étape "Définir les options de traitement", vous devez indiquer au logiciel ce qu'il faut rechercher et ce qu'il faut remplacer après l'avoir trouvé. Dans la capture d'écran, "Méthode de recherche" sélectionne "Recherche précise du texte". Pour la demande de traitement de la pagination cette fois, il est recommandé de maintenir cette méthode de recherche précise, car nous voulons cibler des objets spéciaux clairs, plutôt que de faire correspondre de manière floue certains mots.
Dans la "Liste des mots-clés à rechercher", rempli dans la capture d'écran{Hesoft. word.page}. Ce n'est pas le texte visible dans le corps ordinaire, mais une variable utilisée par le logiciel pour représenter la pagination Word. L'entrée "Variables" peut également être vue dans l'interface, indiquant que la fonction prend en charge la recherche de contenu spécial dans le document Word via des variables. Pour supprimer la pagination par lots, la clé est d'utiliser cette variable de pagination au lieu de saisir les trois caractères chinois «pagination».
Le but de cette étape est de permettre au logiciel de localiser la pagination dans chaque fichier Word importé. Lorsque de nombreux utilisateurs voient le mot «pagination» dans Word, ils peuvent facilement penser à tort que les mots «pagination» peuvent être supprimés en recherchant directement. En fait, le "pagination" affiché dans Word est une invite visuelle pour l'édition de la balise et n'est pas équivalent au texte principal. Par conséquent, lorsque vous recherchez une substitution par lots, vous devez utiliser la variable de pagination fournie par le logiciel pour faire correspondre l'objet.
Étape 4: Laissez le contenu de remplacement vide lors de la suppression de la pagination
Sur la même page de paramètres, à gauche se trouve "Liste des mots-clés à rechercher" et à droite, "Liste des mots-clés remplacés". La liste de droite dans la capture d'écran est vide, et l'interface indique "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer". Cela signifie que lorsque le logiciel trouve la variable de pagination remplie à gauche, si le contenu de remplacement n'est pas rempli à droite, la pagination rechertée sera supprimée.
Donc, si votre objectif est de "supprimer la pagination dans le fichier Word par lots", la façon dont les paramètres peuvent être résumés comme suit: Remplissez à gauche{Hesoft. word.page}Le côté droit reste vide, puis passez à l'étape suivante. Après ce traitement, la pagination elle-même sera supprimée et le document ne sera plus forcé à changer de page en raison de cette pagination.
Si votre objectif n'est pas de supprimer, mais plutôt de remplacer la pagination Word par lots, vous pouvez remplir le contenu que vous souhaitez remplacer dans la liste des mots-clés remplacés à droite. Par exemple, si vous souhaitez utiliser un certain paragraphe de texte fixe, un certain contenu séparé ou un autre contenu pouvant être entré au lieu d'une pagination, vous pouvez remplir le contenu correspondant sur la droite. La règle de remplacement spécifique doit être basée sur la méthode de saisie prise en charge par l'interface actuelle. Pour la plupart des besoins de nettoyage de la typographie, laisser un espace sur la droite pour supprimer directement la pagination est la pratique la plus courante.
Une fois la configuration terminée, cliquez sur "Suivant" en bas de la page. Le résultat attendu de cette étape est le suivant: le logiciel sait déjà clairement que vous souhaitez rechercher la pagination Word et effectuer la suppression ou la substitution selon vos paramètres.
Étape 5: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement par lots
Vous pouvez voir en haut du processus qu'après avoir défini les options de traitement, vous devez entrer dans "Définir l'emplacement de sauvegarde", et enfin "Démarrer le traitement". Bien que la capture d'écran ne montre pas les détails spécifiques de la page d'emplacement de sauvegarde, à en juger par le processus de l'assistant, le logiciel vous demandera de confirmer le mode d'enregistrement ou l'emplacement d'enregistrement du fichier après le traitement avant l'exécution.
Pour assurer la sécurité des données, il est recommandé de préparer la sauvegarde du fichier d'origine avant le traitement par lots ou d'enregistrer les résultats dans un nouveau dossier. Surtout lors du traitement de documents importants tels que des contrats, des articles, des rapports officiels et des données clients, il n'est pas recommandé de remplacer directement les documents d'origine sans règles de vérification. Vous pouvez le tester une fois avec un petit nombre d'échantillons de documents, confirmer que l'effet de suppression de la pagination est conforme aux attentes, puis traiter le dossier complet.
Après avoir terminé le réglage de l'emplacement de sauvegarde, entrez dans la phase «Démarrer le traitement». Le logiciel suivra la liste de fichiers précédemment importée et appliquera la même règle de recherche et de remplacement pour chaque fichier Word: recherchez la variable de pagination et supprimez-la ou remplacez-la en fonction du contenu de remplacement à droite. Une fois le traitement terminé, ouvrez plusieurs des documents pour effectuer des contrôles ponctuels afin de confirmer si la pagination a disparu et si la connexion du texte principal répond aux exigences de composition.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi ne puis-je pas rechercher directement les trois mots "pagination"?
Parce que la "pagination" affichée dans Word est généralement l'effet d'affichage de la marque d'édition, pas les trois caractères chinois qui existent réellement dans le corps. Les variables de pagination du logiciel doivent être utilisées lors du traitement par lots, telles que celles remplies dans les captures d'écran{Hesoft. word.page}Afin de correspondre avec précision à l'objet de pagination dans le document Word.
2. La liste de remplacement à droite est vide, cela entraînera-t-il un échec de traitement?
Non. À partir de l'invite de capture d'écran, vous pouvez voir que "ne pas remplir signifie supprimer". En d'autres termes, si la variable de pagination est remplie dans la liste de recherche et que la liste de mots-clés remplacée est laissée vide, le logiciel supprimera la pagination découverte. C'est exactement ce que vous devez définir lorsque vous supprimez la pagination Word en bloc.
3. Pourquoi voyez-vous toujours des lignes vides ou des symboles de retour après avoir supprimé la pagination?
La pagination, la balise de paragraphe et la ligne vide sont des contenus différents. Après avoir supprimé la pagination, la position d'origine peut encore conserver la marque de paragraphe ordinaire, surtout s'il y a un retour avant et après la pagination. Tant que la balise "pagination" n'apparaît plus, cela signifie que la pagination a été traitée. Si vous devez supprimer les paragraphes vierges supplémentaires, vous devez utiliser la méthode de nettoyage de contenu vierge correspondante.
4. Cette méthode convient aux fichiers docx et doc?
L'extension de fichier exemple dans la capture d'écran est docx. En utilisation réelle, vous pouvez importer le document correspondant en fonction du type de fichier Word pris en charge par le logiciel. Pour les tâches de tri par lots Word courantes, docx est le format le plus courant; si votre fichier contient l'ancienne version du format doc, il est recommandé de tester une petite quantité avant de confirmer que le logiciel peut être lu et traité normalement avant de l'exécuter par lots.
5. Besoin de fermer Word avant le traitement par lots?
Il est recommandé de fermer le fichier Word en cours d'édition et d'éviter les conflits de fichiers ou d'enregistrement. Ne modifiez pas le même lot de documents dans Word en même temps pendant le traitement par lots. Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier de résultats pour vérifier la disposition.
6. Y aura-t-il d'autres contenus supprimés par erreur?
Ce tutoriel utilise une recherche précise des variables de pagination, ciblant les objets de pagination dans Word. Tant que la liste de recherche et la liste de remplacement sont définies correctement, cela n'affectera généralement pas le texte ordinaire. Cependant, pour être sûr, il est toujours recommandé de tester avec un fichier de sauvegarde ou une petite quantité d'échantillons, puis de traiter tous les fichiers après avoir confirmé l'effet.
Résumé: Réduire le travail répétitif du nettoyage de la pagination Word avec le traitement par lots
Lorsque des dépages indésirables existent dans plusieurs documents Word, la suppression manuelle des fichiers un par un prend du temps et est facile à manquer. Utilisation HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez transférer les opérations répétitives telles que "rechercher la pagination, supprimer la pagination ou remplacer la pagination" à un logiciel bureautique. L'ensemble du processus n'est pas compliqué: entrez dans l'outil Word, sélectionnez "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", importer le fichier docx ou doc qui doit être traité, utiliser la variable de pagination dans la liste de recherche{Hesoft. word.page}Laissez la liste de remplacement vide lors de la suppression, et enfin définissez l'emplacement de sauvegarde et commencez le traitement.
La valeur de cette approche réside dans des règles claires, une exécution par lots et des résultats unifiés. Pour les utilisateurs qui ont besoin d'organiser un grand nombre de rapports, de compiler des données, de convertir des documents ou des fichiers de composition, le travail répétitif peut être considérablement réduit et le temps peut être transféré de la suppression mécanique de la pagination à la vérification du contenu et à l'optimisation de la mise en page. Il est recommandé de sélectionner quelques exemples de tests de documents, de confirmer que les résultats avant et après le traitement sont conformes aux attentes, puis de supprimer par lots ou de remplacer les fichiers Word dans tout le dossier.