Les fichiers Word tels que les contrats, les données, les modèles, les manuels, etc. doivent souvent être mis à jour par lots, tels que l'ancien nom en nouveau nom, l'ancienne zone en nouvelle zone et l'ancien paramètre en nouveau paramètre. Cet article explique comment HeSoft Doc Batch Tool Sélectionnez la fonction de recherche et de remplacement de Word, ajoutez plusieurs fichiers docx, définissez une recherche précise du texte et plusieurs ensembles de mots de remplacement, et terminez l'enregistrement et le traitement pour aider les utilisateurs à effectuer rapidement un grand nombre de modifications unifiées de documents.
Dans le bureau d'entreprise et la maintenance des données, les documents Word n'existent souvent pas seuls. Un projet peut avoir plusieurs pièces jointes à un contrat, un produit peut avoir plusieurs documents explicatifs et un cours de formation peut avoir plusieurs ensembles de modèles de documents. Lorsque certains de ces mots-clés doivent être mis à jour, tels que le remplacement de l'ancien lieu d'origine, de l'ancien nom du client, de l'ancien nom de l'entreprise et de l'ancienne description des termes par un nouveau contenu, l'efficacité sera très faible si vous continuez à utiliser la méthode de recherche et de remplacement manuellement fichier par fichier.
Cet article s'articule autour de "Remplacer plusieurs mots-clés par lots de fichiers Word", combiné avec le processus complet de démonstration de capture d'écran. Dans l'exemple, vous devez remplacer Australia dans plusieurs documents docx par Canada et USA par Japan. Par HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez configurer ces règles à la fois et les appliquer par lots à plusieurs fichiers Word, réduisant ainsi la duplication du travail.
Scènes applicables: Pourquoi les contrats, les données, les modèles conviennent au remplacement par lots
Le remplacement par lots de mots-clés Word ne s'applique pas uniquement au matériel anglais dans les exemples. Dans le travail réel, les scénarios suivants sont courants: après le changement de nom de l'entreprise, le modèle de contrat historique, le devis et la procuration doivent être modifiés de manière unifiée; une fois les paramètres du produit ajustés, le manuel, le matériel promotionnel et la documentation technique doivent être mis à jour simultanément; après le changement de nom du projet, le plan, les procès-verbaux de réunion et les documents de rapport doivent être remplacés par lots; dans les données multilingues, certains mots fixes peuvent également nécessiter un ajustement unifié.
Les caractéristiques communes de ces tâches sont: de nombreux documents, des règles fixes et de nombreuses opérations répétées. Tant que vous pouvez énumérer clairement «quoi rechercher» et «quoi remplacer», il convient d'utiliser des outils de traitement par lots. La valeur fondamentale des logiciels de bureau ici n'est pas la complexité, mais de permettre aux utilisateurs d'accomplir beaucoup de traitement de document répétitif en moins d'étapes.
Aperçu des effets: plusieurs fichiers Word attendent une modification unifiée avant le traitement
Avant le traitement, de nombreux documents Word ont été préparés dans le dossier, avec des noms de fichiers de 1.docx à 6.docx. Pour les tâches de traitement par lots, il est recommandé de concentrer les fichiers qui doivent être modifiés dans un dossier, de sorte que l'importation soit plus intuitive et qu'il soit pratique de vérifier la portée du traitement par le suivi.
Après avoir ouvert le document, vous pouvez voir le contenu affiché sous forme de diagrammes et de descriptions de champs. La position indiquée par la flèche rouge est les mots clés à remplacer cette fois: Australia et USA. Ces mots sont situés derrière le champ Country of Origin dans le corps. Lors du remplacement manuel, vous devez rechercher Australia et USA dans chaque fichier Word, puis entrer Canada et Japan séparément. Plus le nombre de fichiers est important, plus le processus est sujet aux erreurs.
Aperçu des effets: les mots-clés ont été mis à jour en masse après le traitement
Après avoir examiné le document, vous pouvez voir qu'Australia a été mis à jour au Canada et USA a été mis à jour au Japon. L'image de pomme, le titer de la variété, la bordure du tableau et les autres contenus de champ dans le document restent les mêmes, indiquant que la cible de traitement se concentre sur le remplacement de mot-clé lui-même.
Cet effet de traitement est idéal pour les fichiers de bureau qui doivent conserver le format original de Word. Qu'il s'agisse du nom de la société dans le modèle de contrat ou du texte des paramètres dans les données de produit, tant que les règles de remplacement sont claires, la modification par lots peut être effectuée de la même manière.
Étape 1: Sélectionnez "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word"
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez "Outils Word" dans la barre de navigation de gauche. Plusieurs classifications de traitement par lots de documents peuvent être vues dans l'interface du logiciel, indiquant que son positionnement est orienté vers le traitement par lots de fichiers de bureau, aidant les utilisateurs à réduire les opérations répétées. Cette fois, le contenu du document Word est traité, il n'est donc pas nécessaire d'entrer dans les outils Excel, PDF ou Image.
Dans la page Outils Word, sélectionnez "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word". La description de cette carte de fonction dans la capture d'écran est "Rechercher et remplacer par lots les mots-clés dans le contenu du fichier Word", ce qui est exactement la tâche principale de cet article. Après avoir actionné cette fonction, le logiciel guidera l'utilisateur dans la sélection des fichiers, les options de traitement, l'emplacement d'enregistrement et le début du traitement par étapes.
Étape 2: Ajouter un fichier ou importer un document Word à partir d'un dossier
Après être entré dans la fonction, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. En haut de la page, vous pouvez voir des boutons tels que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir d'un dossier", "Vider" et "Plus". Dans des circonstances normales, si vous ne traitez que quelques fichiers, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers"; si un dossier est plein de documents Word en attente, vous pouvez cliquer sur "Importer des fichiers à partir du dossier", ce qui convient mieux aux tâches par lots.
Dans l'exemple, six fichiers docx sont importés et la liste affiche le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification de chaque fichier par numéro de série. La liste ici est équivalente à la liste de confirmation avant traitement. Les utilisateurs doivent confirmer que 1.docx à 6.docx sont tous des documents à modifier, si le chemin D:\ test \ est correct et si l'extension est conforme aux attentes. Après confirmation, cliquez sur "Suivant" en bas.
S'il y a un grand nombre de fichiers, il est recommandé d'organiser d'abord la version dans le dossier, par exemple en plaçant le fichier d'origine dans le dossier "en attente" et en plaçant le fichier traité dans le dossier "traité". Bien que la méthode spécifique de dénomination des dossiers ne soit pas affichée dans la capture d'écran, à partir de l'expérience de traitement par lots, une organization claire des fichiers peut rendre les inspections ultérieures plus sans souci.
Étape 3: Définir une recherche précise du texte et une liste de remplacement
La deuxième étape consiste à définir les options de traitement. "Recherche précise du texte" est sélectionné dans la capture d'écran sous "Méthode de recherche". Cela signifie que le logiciel trouvera et remplacera avec précision le texte saisi par l'utilisateur, ce qui est très approprié pour remplacer des mots-clés, des phrases, des noms, des numéros ou des paramètres clairs. La recherche de texte avec le flou de formule à côté n'est pas sélectionnée, donc cet exemple n'est pas une correspondance floue, mais une substitution exacte.
Deux options peuvent être vues dans "Options supplémentaires": "Ignorer la casse de la lettre" et "correspondre au mot complet au lieu d'une partie du mot". Ces deux paramètres sont déterminés en fonction du document réel. Par exemple, lorsque les mots-clés anglais peuvent avoir des différences de casse, vous pouvez envisager des paramètres liés à la casse; si les mots-clés sont plus courts et craignent de remplacer une partie d'autres mots, faites attention à la correspondance complète des mots. La clé de cet exemple de capture d'écran est une recherche précise et une liste de mots-clés.
Sur le côté gauche de la page se trouve la liste des mots-clés à rechercher et sur la droite la liste des mots-clés remplacés. L'exemple est rempli comme suit: 1 ligne Australia à gauche, 1 ligne Canada à droite; 2 ligne USA à gauche et 2 ligne Japan à droite. Le logiciel établira une relation de remplacement basée sur le même numéro de ligne, de sorte que l'ordre des listes gauche et droite doit être maintenu.
Si vous avez plus de mots-clés, vous pouvez également continuer à les ajouter par ligne. Par exemple, l'ancien nom de l'entreprise, le nouveau nom de l'entreprise, l'ancienne adresse, la nouvelle adresse, l'ancien modèle et le nouveau modèle peuvent tous être saisis en groupe. Évitez les espaces supplémentaires lors du remplissage, en particulier les contenus anglais, numérotés et symboliques, car les espaces peuvent également affecter les résultats de correspondance. L'interface invite également "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer", donc si vous ne voulez pas supprimer le mot original, ne laissez pas le comportement correspondant du côté droit vide.
Étape 4: Définir l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement
Une fois la règle de mot-clé définie, cliquez sur "Suivant". Comme vous pouvez le voir dans la barre de processus, les étapes suivantes incluent "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Lors de la modification en masse du contenu Word, le choix de l'emplacement d'enregistrement est très important. Il est recommandé de conserver les documents originaux lors du traitement des documents officiels et d'enregistrer les résultats de sortie dans un autre emplacement pour faciliter la comparaison et le retour.
Après avoir commencé les étapes de traitement, le logiciel suivra la liste de fichiers précédemment importée pour exécuter les règles une par une. Pour les 6 fichiers docx dans l'exemple, le système recherche l'Australie et USA à tour de rôle et les remplace par Canada et Japan, respectivement. Une fois le traitement terminé, l'utilisateur peut ouvrir le fichier de sortie pour vérifier si le résultat est conforme aux attentes.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Le remplacement de plusieurs mots-clés affectera-t-il les uns les autres?Il est généralement plus clair s'il n'y a pas de relation entre les mots-clés. Par exemple, Australia et USA sont deux mots distincts. S'il existe une relation d'inclusion entre les mots-clés, tels que "ABC" et "ABC Company", il est recommandé de trier l'ordre et les règles de remplacement et de les tester avec un petit nombre de fichiers.
2. Pourquoi est-il recommandé de tester d'abord un petit nombre de fichiers?Le traitement par lots affecte plusieurs documents à la fois. Testez d'abord avec 1 à 2 fichiers, vous pouvez confirmer si le mot-clé est correctement rempli, si le résultat du remplacement répond aux attentes, puis traiter tous les documents, ce qui est moins risqué.
3. Est-il possible de remplacer seulement certains fichiers?La plage de traitement peut être contrôlée par la liste d'importation. Ajoutez uniquement les fichiers Word qui doivent être modifiés à la liste, et les fichiers qui n'ont pas besoin d'être traités ne doivent pas être importés; s'ils ont été importés, vous pouvez les supprimer de la liste avant de continuer.
4. Que signifie le mot de remplacement à droite comme vide?La capture d'écran indique "Si vous ne remplissez pas, cela signifie suppression". En d'autres termes, les mots-clés que vous recherchez sur la gauche peuvent être supprimés s'ils ne correspondent pas à un nouveau contenu. Ce paramètre convient à la suppression du texte fixe, mais pas aux tâches de remplacement normales.
5. Comment réduire le remplacement par erreur?Essayez de saisir des mots-clés complets et n'utilisez pas de texte court; faites attention à la casse et aux limites de mots lors du traitement de l'anglais; sauvegardez l'original avant de traiter les documents officiels; recherchez les anciens mots-clés avec Word pour examen après le traitement.
Résumé
Le processus clé de remplacement par lots de plusieurs mots-clés pour les fichiers Word peut être résumé en quatre étapes: sélectionner la fonction de recherche et de remplacement Word, importer des documents docx ou doc qui doivent être traités, définir une recherche précise de texte et plusieurs groupes de listes de remplacement, et enfin définir l'emplacement d'enregistrement et commencer le traitement. HeSoft Doc Batch Tool Ces étapes sont transformées en un processus orienté, adapté aux documents de bureau tels que les contrats, les données, les modèles et les manuels qui doivent être mis à jour de manière unifiée. Par rapport au remplacement manuel un par un, il peut réduire la duplication du travail et améliorer la cohérence des modifications. Il est recommandé de sauvegarder les fichiers d'origine avant le traitement formel par lots et d'utiliser un petit nombre de documents pour vérifier les règles, puis de traiter le dossier complet après confirmation.