Lorsqu'il y a des dizaines, voire des centaines de documents Word dans un dossier qui doivent modifier le contenu de manière unifiée, il faut non seulement du temps pour l'ouvrir un par un, puis utiliser la recherche et la substitution, mais il est également facile de le modifier. Cet article montre comment utiliser le remplacement par lots des noms de pays dans plusieurs fichiers docx HeSoft Doc Batch Tool , Remplacez Australia et USA dans plusieurs fichiers Word par Canada et Japon respectivement, et expliquez les effets avant et après le traitement, les étapes opérationnelles spécifiques et les précautions pour aider les utilisateurs à terminer rapidement les mises à jour du contenu du document par lots.
Dans le bureau quotidien, de nombreuses personnes rencontreront des problèmes similaires: certains mots fixes dans un lot de documents Word doivent être remplacés uniformément, tels que le changement de nom de l'entreprise, la mise à jour du modèle de produit, l'ajustement du nom de la région, la modification des termes du modèle de contrat et les anciens termes dans le matériel de formation Remplacer, etc. S'il n'y a qu'un seul document, ouvrez Word manuellement et utilisez la recherche et la substitution; mais s'il existe de nombreux fichiers docx, doc et qu'il y a plus d'un mot clé dans chaque fichier qui doit être modifié, le traitement un par un sera très inefficace.
Ce que cet article veut résoudre est le problème du «remplacement par lots de plusieurs mots-clés dans de nombreux fichiers Word». Ce qui suit sera combiné avec des captures d'écran pour montrer comment utiliser le logiciel de bureau" HeSoft Doc Batch Tool Outil Word dans "pour la recherche unifiée et le remplacement de plusieurs fichiers Word. Dans l'exemple, vous devez remplacer "Australia" dans plusieurs documents par "Canada" et "USA" par "Japan". Cette méthode de traitement simultané d'un à un et de plusieurs ensembles de mots-clés convient à la modification par lots du contenu du document docx et peut réduire considérablement la duplication du travail.
Scènes applicables
La fonctionnalité de remplacement de recherche par lots Word est disponible pour tous les scénarios nécessitant une modification unifiée du contenu textuel dans plusieurs documents. Par exemple, le personnel administratif doit remplacer l'ancienne entreprise par une nouvelle entreprise; le personnel juridique doit mettre à jour certaines clauses du modèle de contrat par lots; les enseignants doivent remplacer l'ancien nom dans les données Word du didacticiel par un nouveau nom; le commerce électronique ou le fonctionnement du produit doit être modifié par lots Le nom de la marque, le nom de spécification, le nom du pays et de la région dans le manuel; les traducteurs ou les localisateurs doivent remplacer uniformément les termes dans un lot de fichiers docx.
Si vous ne comptez que sur le traitement manuel, les risques courants comprennent: un grand nombre de fichiers ouverts, ce qui prend beaucoup de temps; il existe plusieurs contenus de remplacement, et il est facile de rater l'un d'entre eux; le nombre d'occurrences dans différents documents est incohérent et le coût d'inspection est élevé; il n'est pas facile de suivre après un remplacement erroné. Utilisation HeSoft Doc Batch Tool Ce type de logiciel de traitement par lots pour les scènes de bureau peut regrouper «la sélection de fichiers, la définition de mots-clés et l'exécution par lots» en un seul processus, adapté aux utilisateurs qui ont besoin de traiter de manière stable et répétée un grand nombre de documents.
Aperçu des effets: quels changements avant et après le traitement
Regardez d'abord la situation du fichier avant le traitement. Il y a 6 documents Word dans le dossier exemple, et les noms de fichiers sont 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx. Cela montre que cette fois n'est pas un seul remplacement de fichier Word, mais une opération par lots pour plusieurs fichiers docx.
Ouvrez l'un des documents Word avant le traitement et vous pouvez voir le contenu d'introduction des variétés de pommes dans la page. Dans le champ "Country of Origin", le contenu de gauche est affiché comme "Australia" et le contenu de droite comme "USA". La flèche rouge dans la capture d'écran indique les deux mots-clés qui doivent être remplacés.
Une fois le traitement terminé, ouvrez le document et voyez que la «Australia» d'origine est devenue «Canada» et «USA» est devenue «Japon». Les images, la disposition du tableau et les autres contenus textuels du document restent inchangés et seuls les mots-clés spécifiés sont remplacés.
On peut voir à partir de la comparaison avant et arrière que cette méthode convient au remplacement simultané de plusieurs groupes de texte dans plusieurs fichiers Word. Tant que la correspondance entre "Rechercher des mots-clés" et "Remplacer les mots-clés" est définie dans le logiciel, le logiciel peut être traité par lots sans ouvrir manuellement chaque document un par un pour fonctionner.
Étape 1: Accédez à l'outil Word et sélectionnez la fonction de recherche de remplacement
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez "Outils Word" dans la catégorie des fonctionnalités de gauche. L'interface principale affichera plusieurs capacités de traitement par lots liées à Word, telles que l'ajout de filigranes, la suppression d'images, la conversion de formats, etc. Cette fois, vous souhaitez utiliser l'élément 1 "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word".
Une fois que vous avez cliqué sur la fonction, le logiciel entre dans le processus de traitement «Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word». Le rôle de cette fonctionnalité est très clair: rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word. C'est l'entrée la plus directe pour les utilisateurs qui ont besoin de modifier uniformément le texte dans les documents docx et doc.
Il convient de noter ici que le positionnement du logiciel dans la capture d'écran n'est pas un simple lecteur de documents, mais une boîte à outils pour le traitement par lots de fichiers de bureau. Il divise les opérations répétitives courantes de Word en outils indépendants, et les utilisateurs peuvent sélectionner des fonctions en fonction des tâches, réduisant ainsi les clics répétés et le temps de traitement manuel.
Étape 2: Ajouter plusieurs fichiers Word à traiter
Après être entré dans la page des fonctionnalités, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. Des boutons tels que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir de dossiers", "Vider" et "Plus" sont fournis en haut de l'interface. Si vous ne traitez que quelques fichiers, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers"; si un grand nombre de documents Word ont été placés de manière centralisée dans un dossier, vous pouvez utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier", qui convient mieux aux scènes par lots.
Dans l'exemple, 6 fichiers docx ont été importés. Vous pouvez voir le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification et d'autres informations dans la liste. Chaque ligne représente un document en attente, le chemin du fichier est affiché sous le dossier test du disque D et l'extension est docx. Le bas de l'interface affiche un nombre d'enregistrements de 6, indiquant que le logiciel a identifié avec succès 6 fichiers Word qui doivent être traités.
Avant de passer officiellement à l'étape suivante, il est conseillé aux utilisateurs de vérifier si la liste des fichiers est complète. Si vous constatez que vous avez importé un fichier qui n'a pas besoin d'être traité, vous pouvez utiliser l'opération de suppression sur le côté droit de la liste pour le supprimer; s'il y a plus de fichiers, vous pouvez également utiliser la fonction "Filtrage" et "Tri" sur l'interface pour faciliter la vérification. Après avoir confirmé qu'il n'y a pas de problème avec les fichiers en attente, cliquez sur "Suivant" en bas.
Étape 3: Définir la méthode de recherche et plusieurs mots-clés de remplacement
La deuxième étape consiste à définir les options de traitement. Dans cette page, vous devez d'abord sélectionner la méthode de recherche. La sélection sélectionnée dans la capture d'écran est "Recherche précise du texte", et il y a une option "Recherche de texte avec flou à l'aide de formules" à côté. Les mots anglais fixes à remplacer dans cet exemple sont Australia et USA, il est donc plus intuitif de choisir "trouver du texte précisément" et plus approprié pour éviter les correspondances floues inutiles.
Des options supplémentaires sont également disponibles dans la page, notamment "Ignorer la casse des lettres" et "correspondre au mot complet au lieu d'une partie du mot". Ces deux options doivent être déterminées en fonction du contenu réel du document. Par exemple, si différentes formes de casse telles que usa, Usa, USA peuvent apparaître dans le document, vous pouvez envisager des paramètres liés à la casse; si vous craignez qu'un mot-clé ne fasse partie d'un autre mot, vous devez vous concentrer sur la correspondance complète des mots. Les points clés de la capture d'écran sont des substitutions de texte précises, il suffit donc de conserver les paramètres de l'exemple.
Il y a deux listes sous la page: à gauche, "Liste des mots-clés à rechercher" et à droite, "Liste des mots-clés remplacés". Les deux listes sont au cœur du remplacement par lots de plusieurs mots-clés. Dans l'exemple, entrez Australia sur la première ligne à gauche, Canada sur la première ligne à droite; USA sur la deuxième ligne à gauche et Japan sur la deuxième ligne à droite. Le logiciel établira une correspondance en fonction du numéro de ligne, c'est-à-dire remplacer Australia par Canada et USA par Japan.
Lors de la configuration de plusieurs ensembles de mots de remplacement, assurez-vous que le nombre de lignes et l'ordre des côtés gauche et droit sont cohérents. Si la première ligne à gauche est l'ancien mot, la première ligne à droite doit indiquer le nouveau mot correspondant; n'écrivez pas l'ordre des mots de remplacement, sinon le contenu peut être remplacé par un mauvais résultat. Après avoir confirmé que la liste des mots-clés est correcte, cliquez sur "Suivant".
Étape 4: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Comme vous pouvez le voir à partir du processus d'interface, les étapes suivantes incluent "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Lors de la modification par lots d'un fichier Word, il est important d'enregistrer l'emplacement. Pour faciliter la vérification des résultats, il est recommandé d'enregistrer les fichiers traités dans un nouveau dossier afin d'éviter d'écraser directement les fichiers d'origine. De cette façon, même si vous constatez que le paramètre de mot-clé est incorrect, vous pouvez revenir au fichier d'origine pour le retraitement.
Après être entré dans l'étape de sauvegarde de l'emplacement, sélectionnez l'emplacement de sortie selon les instructions de l'interface du logiciel. Après avoir confirmé la position de sortie, entrez l'étape "Démarrer le traitement". Le logiciel ouvrira et traitera le contenu du document Word un par un conformément à la liste de fichiers importée précédemment, et remplacera plusieurs ensembles de mots-clés définis par lots. Une fois le traitement terminé, les utilisateurs n'ont qu'à ouvrir la vérification des fichiers à l'emplacement de sortie.
S'il y a un grand nombre de documents, il est recommandé de tester d'abord un petit nombre d'échantillons de documents, de confirmer que l'effet de remplacement est conforme aux attentes, puis d'importer le dossier complet pour le traitement par lots. Il s'agit d'une approche plus sûre lors du traitement de documents importants tels que les contrats, les offres, les rapports et les informations sur les produits.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Est-il possible de remplacer plusieurs mots-clés à la fois?Peut. Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran, le logiciel fournit une «liste de mots-clés à rechercher» et une «liste de mots-clés remplacés». Tant que vous remplissez la relation correspondante par ligne, vous pouvez définir plusieurs ensembles de contenu de remplacement à la fois.
2. docx et doc peuvent-ils gérer?L'importation dans l'exemple de capture d'écran est un fichier docx. Étant donné que cette fonctionnalité appartient à l'outil Word, vous pouvez importer le fichier correspondant en fonction du format Word pris en charge par le logiciel lorsqu'il est utilisé. Il est recommandé de confirmer l'extension du fichier et l'identification du logiciel avant le traitement.
3. Les images et les tableaux sont-ils affectés lors du remplacement?On peut voir à partir des rendus que les images Apple, la structure du tableau et la majeure partie de la composition du document n'ont pas changé et que les changements sont concentrés sur le texte spécifié. Cependant, différentes structures de documents peuvent être différentes. Les fichiers importants doivent être sauvegardés ou exportés vers un nouveau répertoire.
4. Besoin de faire attention à la casse du mot clé?Besoin. Ce que vous recherchez dans l'exemple est Australia et USA, qui appartiennent au texte explicite. S'il existe une écriture incohérente de la casse dans votre document, vous devez utiliser l'option "Ignorer la casse des lettres" pour déterminer si elle est activée.
5. Pourquoi est-il recommandé d'enregistrer dans un nouveau dossier?Une fois le traitement par lots exécuté, plusieurs fichiers seront affectés en même temps. Si vous écrasez directement le fichier d'origine, le coût de récupération est plus élevé après avoir trouvé une erreur. Enregistrer dans un nouveau dossier peut conserver la version d'origine pour faciliter le contraste et le retour.
Résumé
Le remplacement par lots de plusieurs mots-clés dans de nombreux fichiers Word consiste essentiellement à transférer des recherches manuelles répétées et des actions de remplacement au logiciel. Par HeSoft Doc Batch Tool , L'utilisateur peut d'abord entrer plusieurs fichiers docx, puis définir la correspondance de plusieurs groupes de "anciens mots-clés-nouveaux mots-clés", et enfin sortir les résultats du traitement de manière unifiée. Dans l'exemple, Australia et USA dans les 6 fichiers Word sont remplacés respectivement par Canada et Japon, et les effets avant et arrière sont clairement visibles.
Si vous devez souvent traiter des documents Word tels que des contrats, des rapports, des manuels, des modèles, des packs de données, etc., il est recommandé de rassembler les fichiers qui doivent être modifiés dans un dossier, de remplacer les règles par un petit nombre de tests d'échantillons, puis de les importer par lots pour un traitement formel. Cela peut non seulement améliorer l'efficacité, mais aussi réduire le risque de mauvaises erreurs et de mauvaises erreurs.