Face aux mots-clés qui apparaissent à plusieurs reprises dans plusieurs documents Word, la recherche manuelle et la substitution sont peu efficaces et sujettes aux erreurs. Cet article passe HeSoft Doc Batch Tool Démonstration du processus de remplacement par lots de mots clés pour plusieurs fichiers docx: sélectionnez d'abord la fonction de recherche et de remplacement de mots clés dans Word, puis importez le fichier, et enfin définissez plusieurs ensembles de règles de remplacement telles que Australia au Canada et USA au Japon pour aider le personnel de bureau à compléter rapidement le contenu du document Mise à jour unifiée.
S'il n'y a qu'un seul document Word dans un dossier qui doit être modifié, il n'est pas compliqué d'utiliser la recherche et la substitution après ouverture manuelle. Mais dans le travail réel, nous sommes souvent confrontés à un lot de documents: plusieurs modèles de contrat, plusieurs documents de description de produit, plusieurs pièces jointes à des rapports et plusieurs supports de didacticiels de formation, qui contiennent tous des mots-clés identiques ou similaires. Une fois que ces mots clés doivent être mis à jour de manière unifiée, ouvrez le fichier docx copie par copie avant de fonctionner, cela deviendra un travail répétitif qui prend du temps et est sujet aux erreurs.
Cet article se concentre sur la nécessité de rechercher et de remplacer par lots plusieurs mots-clés de document docx, montrant comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool Terminez la modification par lots du contenu du fichier Word. Dans l'exemple, il y a 6 documents Word dans le dossier. Vous devez changer Australia dans le contenu du document en Canada et USA en Japan. Vous pouvez comprendre ce cas comme un remplacement de nom de pays, ou vous pouvez le comparer à une mise à jour unifiée des champs de bureau tels que le nom de l'entreprise, le nom de la marque, le nom du projet, le numéro, l'adresse et le contact.
Scène applicable: il convient particulièrement lorsque plusieurs contenus Word doivent être mis à jour de manière unifiée
La valeur fondamentale du remplacement par lots des mots-clés de document Word consiste à réduire le processus d'ouverture répétée, de recherche répétée et d'enregistrement répété. Il est particulièrement adapté aux scénarios suivants: l'un est la mise à jour des fichiers de modèle, tels que les changements de nom et d'adresse de l'entreprise dans les contrats, les accords, les devis et les avis; le second est la révision des documents de données, tels que l'ancien modèle dans le manuel du produit est remplacé par un nouveau modèle, les anciens termes du matériel de formation sont remplacés par de nouveaux termes; le troisième est la compilation des données de livraison du projet, par exemple, le nom du client, le nom de la région et le code du projet dans plusieurs rapports doivent être unifiés; le quatrième est la maintenance du document historique, comme le remplacement par lots d'expressions qui ne sont plus utilisées à partir d'anciennes versions de données.
Dans ces scénarios, il y a souvent plus d'un mot clé et plus d'un document. Lors du traitement manuel, l'utilisateur doit rechercher à plusieurs reprises le premier mot, remplacer le premier mot, rechercher le deuxième mot et remplacer le deuxième mot dans chaque mot. S'il y a des dizaines de documents et plus d'une douzaine de mots-clés, la charge de travail augmentera de façon exponentielle. En utilisant la fonction de traitement par lots du logiciel bureautique, vous pouvez importer tous les fichiers dans la même tâche, configurer toutes les correspondances de mots-clés en une seule fois, puis laisser le logiciel s'exécuter automatiquement.
Effets de pré-traitement: plusieurs fichiers Word et contenu à remplacer
À partir de la capture d'écran du fichier avant le traitement, vous pouvez voir qu'il y a 6 documents Word dans le dossier actuel, et les noms de fichiers sont de 1.docx à 6.docx. Ils appartiennent tous au format docx et sont des formats de document Word courants. Pour ce type de données par lots enregistrées par numéro, si elles sont vérifiées et modifiées un par un, il est difficile de garantir que chaque document est traité en place.
En regardant le contenu du document avant le traitement, la page est un document Word avec des tableaux et des images. Dans les informations sur la variété de pommes à gauche, le pays de l'origine est derrière Australia et le champ correspondant à droite est USA. La flèche rouge dans la capture d'écran indique les deux emplacements de mots-clés qui doivent être remplacés. Comme il existe également des éléments de composition tels que des images, des bordures de tableau, du texte en gras et des sauts de lignes de paragraphe dans le document, les utilisateurs veulent généralement changer uniquement le texte sans endommager la structure originale du document.
Effet post-traitement: les mots-clés spécifiés sont remplacés et la composition du document reste normale
Après avoir terminé la recherche et la substitution par lots, ouvrez le document Word traité pour voir que l'emplacement marqué à l'origine comme Australia a été changé en Canada, et l'emplacement marqué à l'origine comme USA a été changé en Japan. D'autres contenus conservent toujours la structure d'origine. Par exemple, l'image est toujours à son emplacement d'origine, la colonne du tableau existe toujours et le titer du champ est toujours affiché en gras.
Ce résultat est essentiel pour la scène de bureau. Ce dont les utilisateurs ont besoin, ce n'est pas de régénérer un nouveau document vierge, mais de modifier avec précision le texte spécifié sur la base des données Word d'origine. Grâce à la fonction de remplacement par lots, plusieurs fichiers docx peuvent être mis à jour conformément au même ensemble de règles de mot-clé sans modification manuelle.
Étapes: de la sélection des fonctionnalités aux paramètres de règle de mot-clé
Étape 1: Trouver la fonction de remplacement de mot-clé dans l'outil Word
Démarrage HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, le menu de gauche contient la page d'accueil, le flux de tâches, tous les outils, les noms de fichiers, les noms de dossiers, l'organisation de fichiers, les outils Word, les outils Excel, les outils PowerPoint, les outils PDF et d'autres catégories. Étant donné que cette tâche traite du contenu du document Word, vous devez entrer dans la classification des outils Word.
Dans la liste des outils Word, sélectionnez Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word. Dans la capture d'écran, la fonction se trouve dans l'élément 1, et la description de la fonction est de rechercher et de remplacer les mots-clés dans le contenu du fichier Word par lots. Ce n'est que lorsque vous sélectionnez cet élément que vous pouvez entrer dans un processus dédié à la modification par lots du contenu textuel de Word.
Le résultat attendu de cette étape est d'entrer dans une page de traitement étape par étape au lieu de rester dans l'interface d'aperçu des outils. Pour les utilisateurs qui l'utilisent pour la première fois, il est très important de confirmer d'abord le nom de la fonction, car le même logiciel peut également avoir des fonctions telles que la modification du format des paragraphes de police, la suppression d'images, le remplacement des images et la conversion des formats Word. Ils résolvent des problèmes différents.
Étape 2: Importer le fichier docx qui nécessite un traitement par lots
Après être entré dans la fonction Rechercher et remplacer les mots clés dans Word, la page entre d'abord dans la sélection des enregistrements à traiter. La partie supérieure fournit deux entrées principales pour l'ajout de fichiers et l'importation de fichiers à partir de dossiers. L'ajout de fichiers convient pour sélectionner un petit nombre de documents spécifiés; l'importation de fichiers à partir d'un dossier convient pour importer plusieurs données Word dans un répertoire à la fois. 6 fichiers docx ont été importés avec succès dans la capture d'écran. La liste montre le nom de fichier, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification.
Ne vous précipitez pas pour l'étape suivante après l'importation. Il est recommandé de vérifier d'abord trois points: premièrement, si le nombre d'enregistrements est cohérent avec les attentes, et le nombre d'enregistrements affiché en bas de la capture d'écran est de 6; deuxièmement, si le chemin du fichier est correct pour éviter de traiter le mauvais dossier; troisièmement, si l'extension répond aux exigences de cette tâche, les exemples sont docx. Après confirmation, cliquez sur le bas Suivant pour accéder aux paramètres des options de traitement.
Si vous constatez qu'un fichier ne doit pas être impliqué dans le traitement, vous pouvez supprimer l'enregistrement correspondant dans la colonne Actions à droite de la liste. Si le fichier importé est incorrect dans son ensemble, vous pouvez également utiliser le vidage pour sélectionner à nouveau. Cette inspection pré-importation peut réduire les retouches ultérieures, en particulier lors de la modification par lots de documents officiels.
Étape 3: Définir la liste des mots-clés après la recherche précise du texte et le remplacement
Dans la page Paramètres des options de traitement, vous devez d'abord sélectionner la méthode de recherche. Dans la capture d'écran, il y a une recherche précise du texte, et il y a une option pour utiliser la formule pour trouver le texte. Pour les tâches de remplacement de mots-clés connus, telles que le remplacement explicite d'Australia par Canada et de USA par Japan, il est plus facile à comprendre en utilisant une recherche précise de texte et plus adapté aux utilisateurs de bureau ordinaires.
Il y a deux zones d'entrée clés sous la page: à gauche, une liste de mots-clés à rechercher et à droite, une liste de mots-clés remplacés. Ils correspondent avec des numéros de ligne. Les paramètres de la capture d'écran sont: Australia sur la ligne 1 à gauche, Canada sur la ligne 1 à droite; USA sur la ligne 2 à gauche et Japan sur la ligne 2 à droite. Après cette configuration, lorsque le logiciel traite chaque document Word, il recherche les mots-clés de gauche à son tour et les remplace par de nouveaux mots-clés sur la même ligne à droite.
Si vous souhaitez traiter plus de mots-clés, vous pouvez continuer à les ajouter par ligne. Par exemple, indiquez l'ancien nom de la société à la ligne 3, indiquez le nouveau nom de la société à la ligne 3 à droite; indiquez l'ancien modèle de produit à la ligne 4 et le nouveau modèle de produit à la ligne 4 à droite. Lorsque vous remplissez, vous devez maintenir le même nombre de lignes sur les côtés gauche et droit pour éviter les omissions, les dislocation ou le remplacement d'un mot clé par un mauvais contenu. Pour les tables de remplacement avec plus de contenu, il est recommandé de trier la relation correspondante dans le tableau, puis de la copier dans le logiciel pour la configuration.
Étape 4: Ajuster les options supplémentaires selon les besoins
Sous la méthode de recherche, l'interface fournit des options supplémentaires, notamment en ignorant la casse de la lettre et en faisant correspondre le mot complet au lieu d'une partie du mot. Ces options affectent la plage de correspondance des mots-clés. Par exemple, lorsque des mots-clés peuvent apparaître dans différents cas de casse dans un document, vous pouvez envisager d'ignorer la casse; si les mots-clés sont très courts et peuvent ne faire qu'une partie d'autres mots, la correspondance de mots complets peut réduire le risque de remplacement par erreur.
L'exemple de capture d'écran montre principalement la substitution de texte exacte, sans afficher le résultat de la coche supplémentaire. Par conséquent, lorsqu'il est utilisé dans la pratique, il est recommandé de choisir soigneusement en fonction du contenu du document. Pour les documents officiels, il est plus sûr de tester d'abord avec une ou deux copies, de confirmer que la portée de remplacement est conforme aux attentes, puis de traiter tous les documents par lots.
Étape 5: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Vous pouvez voir à partir du processus en haut de la page que la fonction est divisée en quatre étapes: sélectionner les enregistrements à traiter, définir les options de traitement, définir l'emplacement d'enregistrement et démarrer le traitement. Après avoir terminé les paramètres de mot-clé, cliquez sur Suivant pour accéder aux paramètres de l'emplacement de sauvegarde. L'emplacement de sauvegarde est utilisé pour stocker les fichiers Word traités. Pour faciliter la comparaison des effets avant et après le traitement, il est recommandé de sélectionner un nouveau dossier de sortie.
Enfin, en entrant dans la phase de démarrage du traitement, le logiciel traitera les documents Word un par un selon la liste de fichiers importée précédemment, et effectuera une recherche et une substitution par lots en fonction de la liste de mots-clés. Une fois le traitement terminé, ouvrez le document de résultat dans le dossier de sortie et concentrez-vous sur plusieurs types de contenu: si les mots-clés remplacés sont corrects, si le contenu non spécifié reste inchangé et si la composition du tableau et de l'image est normale. L'effet post-traitement dans la capture d'écran a été montré, Australia et USA ont été remplacés par de nouveaux noms de pays.
Questions fréquemment posées et considérations
Si le remplacement par mot-clé affecte les images et les tableaux
À partir de l'exemple d'effet, la structure des images et des tableaux dans le document existe toujours après le traitement, et la substitution se produit principalement sur les mots-clés de texte. Pour les documents Word avec une typographie complexe, il est toujours recommandé d'ouvrir plusieurs fichiers de résultats pour vérification après traitement, en particulier les pages contenant des tableaux, des images et des formats spéciaux.
Pourquoi vérifier la liste d'importation en premier
Le traitement par lots est efficace, mais cela signifie également qu'une fois le mauvais fichier sélectionné, l'erreur est rapidement amplifiée. Vérifiez le nom de fichier, le chemin, l'extension et le nombre d'enregistrements après l'importation pour découvrir le problème à l'avance. La liste dans la capture d'écran montre clairement 6 enregistrements et le chemin de chaque fichier, ce qui est une base importante pour confirmer la portée avant le traitement.
Que se passe-t-il lorsque le mot de remplacement est vide
Si vous ne remplissez pas l'invite sur le côté droit de la zone de réglage, cela signifie que si le mot-clé remplacé est laissé vide, il peut être utilisé pour supprimer le terme de recherche correspondant. Si votre objectif est de remplacer plutôt que de supprimer, assurez-vous que le nouveau contenu est déjà rempli dans la ligne de droite. Avant de commencer une tâche par lots, vérifiez surtout s'il y a des lignes vides supprimées par erreur dans la liste de droite.
Comment réduire le risque de remplacement par erreur
Le remplacement erroné vient généralement du mot-clé trop court, du contexte inunique ou de l'erreur de correspondance du numéro de ligne. Les méthodes de réduction des risques comprennent: l'utilisation de mots-clés plus complets; la sélection de mots complets correspondants si nécessaire; la sauvegarde du fichier d'origine avant le traitement; le test avec une petite quantité de documents; le contrôle ponctuel des fichiers clés après le traitement. Pour les documents importants tels que les contrats, les offres et les informations financières, ces étapes ne doivent pas être omises.
Résumé: Remporter plusieurs modifications répétées de Word à un outil de traitement par lots
La recherche et la substitution par lots de plusieurs mots-clés de document docx est une tâche de bureau créative typique à haute répétition et faible. La modification manuelle copie par copie prend non seulement du temps, mais est également sujette aux erreurs manquées et erronées. Par HeSoft Doc Batch Tool , Les utilisateurs peuvent choisir de trouver et de remplacer les mots-clés dans Word dans l'outil Word, importer plusieurs fichiers Word, définir plusieurs groupes de mots de recherche et de mots de remplacement, puis sortir uniformément les résultats du traitement.
Pour les utilisateurs qui doivent modifier le contenu du fichier Word par lots, il est recommandé de trier la liste de remplacement, puis de suivre les étapes de cet article. Qu'il s'agisse du nom du pays, du nom de la société, du modèle de produit ou d'autres champs fixes dans le fichier docx, tant que la relation de remplacement est claire, l'efficacité peut être améliorée grâce au traitement par lots, ce qui rend la mise à jour du document plus stable et contrôlable.