Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool Convertissez plusieurs fichiers OFD par lots en images JPG et concentrez-vous sur la façon de sélectionner "Toutes les pages" comme plage de traitement. Convient aux scènes de bureau où des factures électroniques, des documents électroniques, des archives ou des pages de documents de mise en page doivent être convertis en images. En important des fichiers par lots, en définissant une plage de pages, en configurant la densité de pixels de l'image et en enregistrant l'emplacement, les utilisateurs peuvent effectuer l'exportation page par page de plusieurs OFD à la fois, réduisant les opérations répétées d'ouverture une par une, de capture d'écran page par page ou d'enregistrement manuel.
Dans le bureau quotidien, les documents OFD deviennent de plus en plus courants, tels que les factures électroniques, les bons électroniques, les documents officiels électroniques, les documents d'archivage des contrats, etc. L'avantage d'OFD est que la mise en page est fixe et adaptée à l'archivage, mais dans la circulation réelle, nous devons parfois convertir chaque page du fichier OFD en images JPG: par exemple, le téléchargement vers un système commercial qui ne prend que en charge les images, l'insertion dans un document Word ou un rapport PowerPoint, Envoyez-le à des collègues qui ne peuvent pas ouvrir l'OFD, ou pour la prévisualisation d'images, la collecte de données et la sauvegarde d'archivage.
S'il n'y a qu'un seul fichier OFD, les captures d'écran manuelles ou les outils de conversion de fichier unique peuvent à peine être complétés; mais lorsque le nombre de fichiers devient une douzaine, des dizaines, et même chaque OFD a plusieurs pages, ouvrez un par un et exportez page par page. Cela prend beaucoup de temps, et il est facile de rater des pages et des pages erronées. Cet article explique comment utiliser un logiciel de bureau" HeSoft Doc Batch Tool ", Convertit par lots toutes les pages du fichier OFD en images au format JPG. La valeur fondamentale du logiciel est le traitement par lots de fichiers, la réduction du travail répété et l'amélioration de l'efficacité du bureau. Il est particulièrement adapté aux scénarios qui nécessitent un traitement centralisé d'un grand nombre de documents de mise en page.
Scène applicable: Quand avez-vous besoin de convertir toutes les pages OFD en images par lots
OFD à JPG n'est pas un simple changement de format, il résout le problème de bureau de «fichier consultable, téléchargeable, distribuable et réutilisable». De nombreux systèmes ou environnements de collaboration ne prennent pas directement en charge la prévisualisation OFD, mais la prise en charge des formats d'image tels que JPG et JPEG est très courante. Par conséquent, une fois la page OFD exportée en tant qu'image, le fichier sera plus utilisé.
Les scènes courantes incluent les catégories suivantes:
- Facture électronique, archivage électronique des factures:Certains systèmes financiers ou de remboursement nécessitent le téléchargement de documents d'image. Une fois que la page de facture OFD est convertie en JPG par lots, elle peut être téléchargée directement en fonction de l'image.
- Affichez des documents officiels et des documents de certification:Lorsque le document OFD est transféré dans tous les départements, le destinataire peut ne pas avoir installé le lecteur OFD, ce qui est plus facile à visualiser après la conversion en image.
- Résumé des données à Word, PPT:Lorsque certaines pages de l'OFD doivent être placées dans des fichiers doc, docx, ppt et pptx, le format d'image est plus pratique à insérer et à mettre en page.
- Aperçu en masse et relecture:En transférant plusieurs fichiers OFD en JPG par page, vous pouvez afficher rapidement les vignettes dans le dossier pour faciliter la vérification manuelle du contenu.
- Sauvegarde à long terme et partage:Les fichiers image sont très compatibles et peuvent être ouverts sur différents appareils et systèmes, ce qui convient comme format de sauvegarde supplémentaire.
Cet article se concentre sur la conversion par lots de plusieurs fichiers OFD et l'exportation de toutes les pages. En d'autres termes, non seulement convertir la page d'accueil, mais non seulement traiter un seul fichier, mais convertir tous les fichiers OFD importés en images JPG par page, ce qui convient aux tâches de bureau avec une forte répétabilité et un grand nombre de fichiers.
Aperçu de l'effet: plusieurs fichiers OFD avant le traitement, obtenez le résultat de l'image JPG après le traitement
Avant le traitement: fichiers OFD à convertir
À partir de la capture d'écran avant le traitement, vous pouvez voir qu'il y a 4 fichiers OFD dans le dossier actuel, avec les noms de fichiers 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd. Ce type de fichier nécessite généralement un lecteur OFD spécial pour l'ouvrir. Si vous souhaitez l'utiliser dans une visionneuse d'images ordinaire, un système Web ou un environnement mobile, vous devez d'abord le convertir au format d'image.
Si ces 4 fichiers sont traités manuellement, vous devez au moins répéter les étapes d'ouverture du fichier, de sélection de pages, d'exportation d'images et de confirmation de l'emplacement d'enregistrement. Plus il y a de fichiers, plus les opérations répétées sont évidentes et plus la probabilité d'erreur est élevée. La valeur des outils de traitement par lots réside dans la concentration de ces actions répétées dans un processus.
Après le traitement: Générer des résultats d'images JPG organisés par fichier
Les captures d'écran après le traitement montrent que les 4 fichiers OFD d'origine ont été convertis en dossiers de résultats correspondants, les vignettes de page peuvent être vues dans le dossier et le format de résultat est JPG. Pour l'OFD multi-pages, le logiciel exporte les pages sous forme d'images en fonction de la plage de traitement définie; ce tutoriel sélectionne «Toutes les pages», de sorte que chaque page OFD participe à la conversion.
Cette méthode de sortie est pratique pour la gestion ultérieure: les utilisateurs peuvent rechercher des images dans le dossier de résultats correspondant au fichier d'origine, réduisant ainsi la confusion causée par le mélange de plusieurs fichiers. Pour les factures électroniques, les contrats, les bons, les certificats et autres documents, la conservation en groupes de documents est également plus propice à l'archivage.
Étapes de l'opération: utiliser HeSoft Doc Batch Tool Transformation de toutes les pages OFD en JPG
Ci-dessous, le processus complet est expliqué selon la capture d'écran de l'opération. L'interface des différentes versions peut être légèrement différente, mais l'idée principale est la même: entrez d'abord la fonction "Convertir OFD en image JPG", puis importez le fichier OFD, sélectionnez la plage de traitement comme "Toutes les pages", puis suivez l'assistant pour définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement.
Étape 1: Sélectionnez la fonction «Convertir OFD en images JPG» sur la page d'accueil du logiciel
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, vous pouvez trouver "OFD Convertir des images JPG" sur la page d'accueil ou dans la liste des fonctionnalités. Dans la capture d'écran, la carte de fonction est située dans la zone liée à "Plus d'outils", et la description de la fonction est "Convertir des fichiers OFD en images au format JPG par lots".
Le but de cette étape est d'entrer dans le module de conversion par lots correct. Étant donné que le logiciel contient également d'autres fonctions de traitement par lots telles que OFD to PDF, XPS to PDF, CAO to PDF, etc., lors de la sélection de la fonction, assurez-vous que la "conversion OFD en image JPG" est actuellement entrée, de sorte que les fichiers importés ultérieurs suivront OFD Transformer les images Traitement logique.
Une fois que vous entrez dans la fonction, le logiciel ouvre une interface de traitement étape par étape. À partir de la capture d'écran, vous pouvez voir que le processus comprend à peu près «sélectionner l'enregistrement à traiter», «définir les options de traitement», «définir l'emplacement d'enregistrement» et «démarrer le traitement». Cette conception orientée est adaptée aux tâches par lots, car les utilisateurs peuvent vérifier progressivement les fichiers, les paramètres et les emplacements de sortie pour réduire le risque de mauvaise utilisation.
Étape 2: Ajouter ou importer des fichiers OFD à convertir à partir d'un dossier
Après être entré dans l'interface «Convertir OFD en images JPG», la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. En haut à droite de l'interface, des entrées de fonctionnement telles que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir de dossiers", "Vider" et "Plus" sont fournies. 4 fichiers OFD ont été importés dans la capture d'écran, et le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification et la colonne d'opération sont affichés dans la liste.
Si vos fichiers OFD sont dispersés à différents endroits, vous pouvez utiliser "Ajouter des fichiers" pour les joindre un par un; si les fichiers sont placés dans le même dossier, il est plus approprié d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier", de sorte que vous pouvez ajouter les fichiers OFD dans le dossier à la fois à la liste des tâches. Après l'importation, vous devez vous concentrer sur les éléments suivants:
- Le nom du fichier est-il correct:Confirmez que ce qui apparaît dans la liste est un fichier OFD qui doit être converti, tel que 1.ofd, 2.ofd, etc.
- Si le chemin du fichier est correct:La colonne de chemin peut aider à confirmer la source du fichier et à éviter de mal sélectionner le fichier du même nom dans d'autres répertoires.
- Si l'extension est ofd:La fonction actuelle est utilisée pour OFD vers JPG, le fichier d'importation doit être au format OFD.
- Si le nombre d'enregistrements répond aux attentes:Le bas de la capture d'écran montre "Nombre d'enregistrements: 4", indiquant que la tâche de masse actuelle contient 4 fichiers.
Si vous avez ajouté par erreur un fichier qui n'a pas besoin d'être traité, vous pouvez le supprimer via l'icône de suppression dans la colonne Actions; si la liste est incorrecte, vous pouvez également utiliser "Vider" pour sélectionner à nouveau. Après confirmation, cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder aux paramètres des options de traitement.
Étape 3: Sélectionnez "Toutes les pages" dans la plage de traitement
La deuxième étape consiste à définir les options de traitement. Pour l'objectif de «convertir toutes les pages d'un fichier OFD en images par lots», le paramètre le plus critique est la «plage de traitement». Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran, la plage de traitement fournit des options telles que "Toutes les pages", "Quelques pages en face", "Quelques pages à la fin", "Pages impaires", "Pages paires" et "Personnalisation".
Ce que ce tutoriel implémente consiste à exporter toutes les pages de chaque fichier OFD, vous devez donc sélectionner "Toutes les pages". "Toutes les pages" a été sélectionné dans la capture d'écran, ce qui signifie que le logiciel convertira la page complète de chaque fichier OFD dans la liste d'importation, au lieu de convertir uniquement la page d'accueil, la page de fin ou certaines pages spécifiées.
Le résultat attendu de cette étape est le suivant: quel que soit un fichier OFD avec 1 page, 2 pages ou plus, tant que le fichier est dans la liste des tâches et que la plage de traitement est sélectionnée comme "Toutes les pages", sa page sera convertie en image JPG. Ceci est très important pour l'archivage en bloc, car manquer une page peut entraîner des matériaux incomplets.
Étape 4: Définir la densité de pixels de l'image PPI, en tenant compte de la clarté et de la taille du fichier
Dans la même interface d'options de traitement, vous pouvez également voir le paramètre "densité de pixels d'image (PPI)" avec une valeur de 300 dans la capture d'écran. PPI affecte la clarté et le volume de fichier des images exportées. De manière générale, plus la valeur est élevée, plus l'image est claire, mais le fichier JPG généré peut également être plus grand; lorsque la valeur est faible, le volume du fichier sera plus petit, mais le petit texte et les détails du sceau peuvent ne pas être assez clairs.
Pour les documents OFD tels que les factures électroniques, les contrats, les documents officiels et les documents de certification, 300 PPI est généralement un choix de clarté plus couramment utilisé, qui peut garantir l'effet de lecture et convient également à l'impression ou au téléchargement ultérieurs. S'il n'est utilisé que pour un aperçu rapide, il peut être réduit en fonction des besoins réels; s'il y a des exigences de clarté plus élevées pour les sceaux, les codes QR et les lignes fines, il doit être soigneusement défini en fonction des exigences commerciales.
La capture d'écran montre également un commutateur pour "assembler plusieurs pages en une très longue image". Étant donné que l'objectif de cet article est de "convertir toutes les pages en images", si vous souhaitez générer des images séparément pour chaque page, vous pouvez généralement garder le commutateur fermé; si votre entreprise doit fusionner plusieurs pages de contenu en une longue image, vous pouvez utiliser le commutateur fourni par l'interface. Une fois la configuration terminée, cliquez sur "Suivant".
Étape 5: Appuyez sur l'assistant pour définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
La barre de processus de la capture d'écran montre qu'il y a deux étapes suivantes: "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Après être entré dans l'étape de sauvegarde de l'emplacement, il est recommandé de sélectionner un répertoire de sortie facile à identifier, tel qu'un dossier nommé d'après le nom du projet, la date ou "ofd vers le résultat jpg". De cette façon, une fois le traitement terminé, vous pouvez trouver rapidement l'image JPG générée pour éviter toute confusion avec le fichier OFD d'origine.
Lors de la définition de l'emplacement de sauvegarde, il est recommandé de faire attention à deux points: Premièrement, le répertoire de sortie doit avoir suffisamment d'espace disque, car le transfert d'images par lots OFD de plusieurs pages peut générer plus de fichiers JPG; deuxièmement, essayez de ne pas définir le répertoire de sortie trop compliqué pour faciliter le téléchargement ultérieur, la compression, le partage ou l'archivage.
Après avoir terminé la configuration de l'emplacement de sauvegarde, entrez dans l'étape «Démarrer le traitement» et suivez les instructions de l'interface pour démarrer la conversion par lots. Le logiciel exécute la tâche en suivant la liste des fichiers et les options de traitement précédemment importées. Une fois le traitement terminé, vous pouvez voir l'image JPG générée par la page OFD ou le dossier de résultats correspondant dans le répertoire d'enregistrement spécifié pour afficher les résultats.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi choisir "Toutes les pages" au lieu de tourner uniquement certaines pages par défaut?
Si votre objectif est d'archiver complètement ou de soumettre des documents, vous devez vous assurer que chaque page est convertie. La sélection de Toutes les pages peut éviter d'exporter uniquement la page d'accueil, les pages impaires ou les plages personnalisées qui manquent de contenu. En particulier pour les contrats, les bons, les pièces jointes aux factures et autres documents, toute omission d'une page peut affecter l'examen.
2. Besoin de trier les fichiers OFD avant d'importer par lots?
Il est recommandé de placer les fichiers OFD à traiter dans le même dossier et de confirmer que les noms de fichiers sont clairs, qu'il n'y a pas de fichiers en double ou sans rapport. Cela sera plus efficace lors de l'utilisation de "Importer des fichiers à partir de dossiers", et il est également pratique de vérifier les résultats en fonction du fichier après le traitement.
3. Quel est le paramètre PPI approprié?
Utilisez 300 PPI dans la capture d'écran, qui est un paramètre plus courant lorsque les documents de bureau tournent des images. Il convient à la plupart des textes, formulaires, factures et sceaux officiels. Si vous utilisez uniquement pour la prévisualisation d'écran, vous pouvez choisir une valeur inférieure en fonction de la situation réelle; si vous utilisez pour l'impression, l'audit ou si vous devez conserver les détails, il est recommandé de ne pas le définir trop bas.
4. Que dois-je faire si j'ai trop de fichiers après le traitement?
Une fois que l'OFD de plusieurs pages est converti en JPG par lots, le nombre d'images peut augmenter considérablement. Il est recommandé d'utiliser une structure de répertoire de sortie claire, telle que la création de dossiers par lot, client, mois ou type d'entreprise. Une fois le traitement terminé, il peut également être compressé et emballé selon les besoins pour faciliter l'envoi et la sauvegarde.
5. Besoin de sauvegarder OFD d'origine avant la conversion?
Il est recommandé de conserver le fichier OFD d'origine. Les images JPG sont faciles à visualiser et à télécharger, mais OFD est toujours adapté à la conservation à long terme en tant que fichier de mise en page. Une approche plus sûre est la suivante: l'OFD d'origine est utilisé pour l'archivage officiel, et le JPG converti est utilisé pour la soumission, la prévisualisation, le partage ou le téléchargement du système.
Résumé: Utilisez le traitement par lots pour compléter toutes les pages OFD en JPG, plus adapté au bureau haute fréquence
La conversion de fichiers OFD en images JPG semble être simplement un besoin de conversion de format, mais dans un grand nombre de scénarios de fichiers, elle affecte directement l'efficacité du bureau. Par HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez transformer le travail répété «ouvrir un par un, exporter page par page et enregistrer un par un» en un processus standard «d'importation par lots, de réglage unifié et de traitement unique».
Les points clés de la démonstration de cet article sont les suivants: importer plusieurs fichiers OFD dans la fonction "Convertir OFD en images JPG", sélectionner "Toutes les pages" dans la plage de traitement, définir la densité de pixels de l'image PPI selon les besoins, puis définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement. Une fois terminé, chaque page OFD sera convertie en images JPG pour faciliter le téléchargement, la visualisation, l'archivage et le partage.
Si vous traitez fréquemment des factures électroniques, des documents OFD, des bons électroniques ou d'autres documents de mise en page, il est recommandé de fixer ce type de processus de conversion par lots. La prochaine fois que vous rencontrez plusieurs fichiers OFD et que vous devez transférer des images, suivez directement les étapes de cet article pour réduire considérablement le temps de clic répété et de vérification manuelle, et rendre le traitement des documents de bureau plus stable et plus efficace.